郵件合并功能在中職學(xué)校管理工作中的應(yīng)用

摘 要： Microsoft Excel和Word是大家比較熟悉的辦公軟件，Excel著重對數(shù)據(jù)的處理，而Word著重對文字的處理，把它們結(jié)合起來，使用郵件合并功能可以批量地處理數(shù)據(jù)，能夠快速準(zhǔn)確地實現(xiàn)批量生成打印文檔。作者結(jié)合多年實踐經(jīng)驗，以打印河南省中等職業(yè)學(xué)校畢業(yè)證為例，介紹了數(shù)據(jù)處理及郵件合并功能操作的方法和步驟。

關(guān)鍵詞： 郵件合并 中職學(xué)校管理 應(yīng)用

在中等職業(yè)學(xué)校的管理工作中，打印大量的信封、信件、工資條、錄取通知書、學(xué)生學(xué)籍核對單、學(xué)生證、成績單、獲獎證書、獎狀、準(zhǔn)考證、畢業(yè)證等工作對管理人員來說，任務(wù)繁重，這些文檔各自的基本內(nèi)容和格式都相同，只是某些項目的具體內(nèi)容不同，如果單個排版輸出，則必定費時費力，且容易出錯，校對工作也很費力。筆者通過各種方法嘗試、比較和實踐，認(rèn)為利用Excel和Word郵件合并功能，可以高效率地解決上述問題，且簡單易學(xué)，易操作，現(xiàn)在以批量打印河南省中等職業(yè)學(xué)校畢業(yè)證為例，介紹使用郵件合并功能的方法和步驟。

一、分析畢業(yè)證文檔中的常量和變量

畢業(yè)證文檔中，“畢業(yè)證號”（即電子學(xué)籍號）、“姓名”、“性別”、“現(xiàn)年”、“入學(xué)年度”、“專業(yè)”、“學(xué)制”內(nèi)容是可變的信息即“變量”；學(xué)生入學(xué)當(dāng)年開學(xué)月份一般為九月，學(xué)生畢業(yè)年月，畢業(yè)證打印時間年月日，每年都有一個固定內(nèi)容，這些內(nèi)容都是“常量”。

二、建立畢業(yè)證書信息數(shù)據(jù)源及數(shù)據(jù)加工處理

為保證畢業(yè)證書信息和河南省職業(yè)學(xué)校學(xué)生學(xué)籍管理系統(tǒng)上的信息相一致，每年畢業(yè)生網(wǎng)上申請畢業(yè)后，我們一定要以學(xué)籍管理系統(tǒng)導(dǎo)出的畢業(yè)生數(shù)據(jù)庫作為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進行二次加工處理，生成最終用于郵件合并的畢業(yè)證書數(shù)據(jù)源，從系統(tǒng)導(dǎo)出的畢業(yè)生數(shù)據(jù)庫Excel表列標(biāo)題依次為“審批表序號”、“學(xué)號”、“姓名”、“性別”、“出生日期”、“入學(xué)時間”、“專業(yè)”、“計劃類別”。

我們新建一個Excel表格，重命名為“畢業(yè)證書數(shù)據(jù)源.xls”，根據(jù)畢業(yè)證內(nèi)容上的“變量”項目，“畢業(yè)證書數(shù)據(jù)源.xls”表中列標(biāo)題依次設(shè)為“序號”、“畢業(yè)證號”、“姓名”、“性別”、“現(xiàn)年”、“入學(xué)年度”、“專業(yè)”、“學(xué)制”，該表中“畢業(yè)證號”、“姓名”、“性別”、“專業(yè)”列數(shù)據(jù)內(nèi)容從學(xué)籍系統(tǒng)導(dǎo)出的畢業(yè)生數(shù)據(jù)庫Excel表中復(fù)制粘貼即可，“畢業(yè)證號”即“學(xué)號”，注意不要粘貼錯位；“現(xiàn)年”數(shù)據(jù)可以這樣處理，在學(xué)籍系統(tǒng)導(dǎo)出的畢業(yè)生數(shù)據(jù)庫Excel表中，出生日期的顯示格式如“1989-06-01”所示，在該表中單擊一個空白列的任意一個單元格比如I3，插入函數(shù)“=LEFT（E3，4）”，LEFT函數(shù)的功能是從一個文本字符串的第一個字符開始返回指定個數(shù)的字符，E3單元格如出生日期內(nèi)容為“1989-06-01”，那么I3最終將顯示結(jié)果為“1989”，這樣我們就把這個學(xué)生的出生年份通過LEFT函數(shù)提取出來了，如果該學(xué)生是2013年畢業(yè)，在J3單位格中編輯函數(shù)“=2013-I3”，結(jié)果顯示該學(xué)生的年齡為“24”，拖動I3單元格的填充句柄，將產(chǎn)生所有學(xué)生的出生年份，再拖動J3單元格的填充句柄，將產(chǎn)生所有學(xué)生的年齡，當(dāng)然這個年齡的格式是不符合要求的，如何把公式去掉，只要結(jié)果呢？我們可以全選“年齡”所在列，單擊右鍵選擇“復(fù)制”命令，然后在一個空白列上任意選中一個單元格，單擊右鍵選擇“選擇性粘貼（S）”命令，將打開“選擇性粘貼”對話框，選擇“粘貼”選項里面的“數(shù)值”單選按鈕后，單擊“確定”按鈕即可達到去掉公式保留數(shù)值的目的。此時我們可以使用“查找和替換”命令，將去掉公式后的學(xué)生年齡小寫數(shù)字替換成大寫數(shù)字，再把這列大寫數(shù)字復(fù)制粘貼到“畢業(yè)證書數(shù)據(jù)源.xls”表中“現(xiàn)年”列中。在學(xué)籍系統(tǒng)導(dǎo)出的畢業(yè)生數(shù)據(jù)庫Excel表中，同樣使用“查找和替換”命令，將計劃類別中的“三年制普通中?！碧鎿Q為“三”，“二年制普通中?！碧鎿Q為“二”，“一年制普通中專”替換為“一”，全部查找替換完成后，可以把計劃類別中的內(nèi)容復(fù)制粘貼到“畢業(yè)證書數(shù)據(jù)源.xls”表中“學(xué)制”一列，注意防止粘貼錯位。“畢業(yè)證書數(shù)據(jù)源.xls”表中“學(xué)制”一列內(nèi)容完成后，利用排序功能，以“學(xué)制”為主要關(guān)鍵字，次要關(guān)鍵字為無，第三關(guān)鍵字為無，進行升序或降序排列，這樣相同學(xué)制的學(xué)生信息就會連在一起。以2013年畢業(yè)生為例，三年制學(xué)生入學(xué)年度即為“二○一○”，二年制學(xué)生入學(xué)年度即為“二○一一”，一年制學(xué)生入學(xué)年度即為“二○一二”，輸入任一學(xué)生“入學(xué)年度”后，使用Excel的“填充句柄”功能，自動填充相同學(xué)制的學(xué)生即可很快完成“畢業(yè)證書數(shù)據(jù)源.xls”表中“入學(xué)年度”數(shù)據(jù)列內(nèi)容，至此“畢業(yè)證書數(shù)據(jù)源.xls”表中內(nèi)容加工處理完成。

三、畢業(yè)證模板的制作

1.先拿一張空白的河南省中等職業(yè)學(xué)校畢業(yè)證書，用尺子量好它的寬度及高度，以及它的上、下、左、右頁邊距，以便進行文檔模板頁面設(shè)置。

經(jīng)測量得到它的寬度為22.3厘米、高度為16d651729b3d30bf29506ef61deabd5167184178b55178938c4ed5cb24c006b9db厘米，上、下、左、右頁邊距分別為1.2厘米、0.3厘米、1厘米、1厘米。

2.啟動Word軟件，根據(jù)畢業(yè)證書的實際大小，進行頁面設(shè)置。打開“文件”菜單，單擊其下的“頁面設(shè)置”選項，打開“頁面設(shè)置”對話框，在“頁邊距”標(biāo)簽中的“上、下、左、右”頁邊距中輸入所量得的值，在“方向”下選擇“橫向”，再切換到“紙張”標(biāo)簽下，在“紙張大小”下選擇“自定義”，在寬度、高度下分別輸入所測量的畢業(yè)證書的尺寸值，單擊“確定”按鈕，頁面設(shè)置完成。

3.排版畢業(yè)證打印內(nèi)容。頁面設(shè)置完成后，在文檔中建立任一學(xué)生的畢業(yè)證全部打印信息，用尺子測量各內(nèi)容空白位置距頁面邊界的距離，并結(jié)合Word中標(biāo)尺功能進行排版設(shè)計，字體和字號盡量與畢業(yè)證書上印制好的字體字號相近，推薦楷體，小二號；裁剪幾張和畢業(yè)證樣張尺寸大小一樣的空白紙，排版完成后打印一張，把它和畢業(yè)證樣張進行重疊比較，看看是否和畢業(yè)證樣張對應(yīng)，多試幾次，直到完全符合要求，將調(diào)整后的文檔存盤保存，如存為“畢業(yè)證模板.doc”，這樣一張中專畢業(yè)證模板就制作好了。

四、郵件合并

1.先打開畢業(yè)證模板文檔“畢業(yè)證模板.doc”，作為郵件合并時的主文檔，選擇“工具”菜單中的“信函與郵件（E）”命令，在彈出的子菜單中選擇“顯示郵件合并工具欄（T）”。

2.單擊“郵件合并工具欄”中的“打開數(shù)據(jù)源”按鈕，彈出“選取數(shù)據(jù)源”對話框，在“查找范圍”下，單擊下拉按鈕，選擇“畢業(yè)證書數(shù)據(jù)源.xls”作為數(shù)據(jù)源，單擊“打開”，在“選擇表格”對話框中單擊選擇該數(shù)據(jù)源上要合并的工作表名，單擊“確定”按鈕即可。

3.先將鼠標(biāo)光標(biāo)單擊插入到“畢業(yè)證模板.doc”文檔畢業(yè)證號（如10411500400045）號碼前，拖動選擇該號碼后，然后單擊“郵件與合并工具欄”中的“插入域”按鈕，打開“插入合并域”對話框，單擊“數(shù)據(jù)庫域”單選按鈕，在“域”下面單擊“畢業(yè)證號”，再單擊“插入”按鈕，最后單擊“關(guān)閉”按鈕；仿照上面操作，依次插入其他元素域（姓名、性別、現(xiàn)年、入學(xué)年度、專業(yè)、學(xué)制），這樣在“畢業(yè)證模板.doc”中就可以看到從“畢業(yè)證書數(shù)據(jù)源.xls”中插入的字段都被“《》”括起來，即顯示為《畢業(yè)證號》、《姓名》、《性別》、《現(xiàn)年》、《入學(xué)年度》、《專業(yè)》、《學(xué)制》。

4.單擊郵件合并工具欄上“合并到新文檔”按鈕，打開“合并到新文檔”對話框，選擇“全部”單選按鈕，單擊“確定”按鈕即完成郵件合并工作，生成全部學(xué)生的畢業(yè)證打印文檔，可以直接打印了。

當(dāng)然，選擇合適的打印機也是比較關(guān)鍵的，像畢業(yè)證這樣的厚紙一般可以用能過厚紙的噴墨打印機或證卡專用打印機，不然容易出現(xiàn)卡紙現(xiàn)象，在打印的過程中，可以十份十份地進行打印，防止出現(xiàn)打印位置偏差過大等現(xiàn)象，及時調(diào)整，直到把所有畢業(yè)證打印完畢。

總之，Excel和Word郵件合并功能是一個非常有用的工具，正確地加以應(yīng)用，必然能讓其在學(xué)校管理工作中發(fā)揮巨大作用，提高工作效率和質(zhì)量。

參考文獻：

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