淺談企業(yè)檔案管理存在的問題及對策

檔案管理在企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展等工作中發(fā)揮著重大作用。管好、用好檔案是企業(yè)必須履行的重要職責(zé)。然而，隨著企業(yè)的建設(shè)發(fā)展，特別是經(jīng)過重組改制，多數(shù)企業(yè)檔案管理人員更換頻繁，在管理上存在漏洞，現(xiàn)就企業(yè)在檔案管理工作中存在的不足，提出一些建議。

一、企業(yè)檔案管理工作中存在的問題

1、檔案管理意識淡薄。少數(shù)單位和部門沒有把檔案管理工作放到夯實生產(chǎn)的戰(zhàn)略高度上來，認(rèn)為生產(chǎn)是生產(chǎn)，檔案是檔案，除了上級部門來檢查外，主管領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門對檔案的工作檢查指導(dǎo)的少；有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)并沒有認(rèn)識到檔案在生產(chǎn)建設(shè)中的價值，而且認(rèn)為檔案管理工作只是收集過時的文件材料，投入人力、物力、財力去管理，出不了政績，存在“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的現(xiàn)象。

2、檔案管理人員素質(zhì)參差不齊。企業(yè)檔案專業(yè)人員隊伍在文化程度、專業(yè)素質(zhì)、理論水平等方面良莠不齊，與油田發(fā)展的要求懸殊較大。突出表現(xiàn)為檔案專業(yè)出身的人員較少，知識結(jié)構(gòu)不合理，學(xué)歷層次偏低，現(xiàn)代檔案管理知識貧乏，高層次的檔案專業(yè)人才稀缺。這些情況已不適應(yīng)新形勢下企業(yè)發(fā)展形勢。一些新進(jìn)入檔案系統(tǒng)的人員，業(yè)務(wù)不熟悉，基本技能差，造成檔案管理不規(guī)范；一些“元老級”的管理人員，不思進(jìn)取，存在混日子、等退休這些老舊的思想，固步自封、停滯不前，嚴(yán)重影響檔案事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展。

3、檔案管理不規(guī)范。一是檔案分類不夠合理，保管期限劃分不準(zhǔn)確；有的單位存在有應(yīng)歸檔未歸檔的現(xiàn)象；個別單位存在同一門類檔案由不同的人進(jìn)行管理的不合理現(xiàn)象。二是檔案整理不規(guī)范。如機(jī)構(gòu)劃分不準(zhǔn)、分類不對、檔號不規(guī)范、案卷標(biāo)題不規(guī)范、組卷混亂現(xiàn)象等。三是檔案硬件設(shè)施跟不上。如有的檔案室沒有干濕溫度計、防盜門窗、除濕器等。檔案室的“七防”（防火、防盜、防光、防潮、防塵、防有害物質(zhì)和生物）達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)要求。四是管理方式陳舊。檔案的收集、整理、編目、查閱大多沿襲傳統(tǒng)的手工模式，查找速度慢，利用效率低。

4、檔案管理與服務(wù)存在脫節(jié)現(xiàn)象。一是檔案資源不夠豐富。有的單位只注重基建、科研設(shè)備等檔案的收集，而忽視聲像、實物檔案以及與業(yè)務(wù)有關(guān)的資料的收集整理，影響了企業(yè)檔案的系統(tǒng)性和完整性。二是檔案資源個別流失。由于歷史的或保管不善等原因，個別檔案存在斷代或者缺失現(xiàn)象；部分檔案管理人員認(rèn)為自己保管檔案材料能夠方便工作，不愿上交集中管理，導(dǎo)致一些重要的檔案資料損毀、丟失。三是許多基層單位重“藏”輕“用”。一些單位在工作中，忽視了檔案的作用，檔案信息資源開發(fā)不足，造成大量信息資源閑置。

二、加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的對策

1、增強(qiáng)檔案管理意識。一要提高對檔案工作重要性和必要性的認(rèn)識。要把檔案管理工作作為一項經(jīng)常性、基礎(chǔ)性的工作常抓不懈，做到定期研究、定期分析、定期檢查。二要增強(qiáng)責(zé)任感。檔案主管部門要積極主動地向領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案管理工作情況及工作中遇到的困難，增加必要的投入，創(chuàng)造良好的環(huán)境，要經(jīng)常組織檔案管理人員學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)，樹立檔案工作的責(zé)任感，提高做好檔案工作的自覺性。三要廣泛宣傳。要善于抓住利用檔案產(chǎn)生較好社會效益和經(jīng)濟(jì)效益的典型事例，大力開展宣傳工作。要通過對檔案利用效益的宣傳，拉近檔案工作與各單位各部門的距離，讓職工群眾都了解和認(rèn)識檔案工作，支持檔案工作，優(yōu)化檔案事業(yè)健康發(fā)展的社會環(huán)境。

2、拓寬領(lǐng)域，加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)。一要健全收集制度、創(chuàng)新收集手段。嚴(yán)格按照文件材料分類方案、歸檔范圍、保管期限的規(guī)定收集；運用事前監(jiān)控收發(fā)文件、登門收集等形式，做到廣泛收集和重點收集相結(jié)合；要把握時間要求，遵循各類檔案的形成規(guī)律，適時收集；二是不斷拓寬、加深檔案工作領(lǐng)域。在現(xiàn)有檔案的基礎(chǔ)上，要廣泛征集一切對企業(yè)有保存和利用價值的檔案資料，不斷豐富館藏，豐富收集范圍。加強(qiáng)對與企業(yè)有關(guān)研究院、所等單位的科學(xué)研究、技術(shù)分析等材料的收集整理，為企業(yè)科學(xué)開發(fā)和建設(shè)保存珍貴的資料。同時既要收集紙質(zhì)載體，又要收集照片、錄音帶、錄像帶等磁介質(zhì)載體以及各種具有保存價值的如獎杯、獎牌能反映企業(yè)發(fā)展歷程的各種實物，使檔案室（館）真正成為保存檔案資料的基地和利用檔案信息的中心。

3、科學(xué)管理，提高檔案現(xiàn)代化管理水平。首先要規(guī)范檔案整理工作。嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)檔案工作管理標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，按照新的檔案分類和管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類、編目。做到組卷合理、案卷（件）內(nèi)文件排列有序、案卷標(biāo)題簡明、保管期限準(zhǔn)確、案卷（件）封面、卷內(nèi)文件目錄、案卷（件）裝訂結(jié)實美觀。其次是要實行各種門類、載體檔案集中統(tǒng)一管理，方便檔案的保管和利用；要積極改善檔案保管環(huán)境和物質(zhì)條件，落實檔案庫房、辦公用房和閱檔室“三分開”，全面配置“七防”安全保管和保護(hù)設(shè)備；定期檢查和經(jīng)常性檢查相結(jié)合。三是提高檔案的信息化水平。為更好地為企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)提供方便、快捷的服務(wù)，提高工作效率，檔案部門要堅持電子文件歸檔和館藏檔案數(shù)字化相結(jié)合的工作思路，盡快實現(xiàn)檔案信息化存儲和處理的數(shù)字化，收集與傳遞的網(wǎng)絡(luò)化，不斷提高檔案管理的現(xiàn)代化、信息化水平。

4、注重培訓(xùn)，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)。檔案管理人員既要有高度的工作責(zé)任感，又要有扎實的檔案管理的專業(yè)知識，尤其是運用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理檔案的基本技能。要根據(jù)企業(yè)檔案工作發(fā)展的需要，適時舉辦檔案基礎(chǔ)知識和業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，培養(yǎng)適應(yīng)新時期檔案工作發(fā)展要求的人才。采取集中培訓(xùn)和專項培訓(xùn)相結(jié)合、業(yè)務(wù)培訓(xùn)和作風(fēng)培訓(xùn)相結(jié)合、定期培訓(xùn)和不定期培訓(xùn)相結(jié)合，充分利用媒體、網(wǎng)絡(luò)等介質(zhì)，做好管理人員的培訓(xùn)工作。在此基礎(chǔ)上采取“請進(jìn)來、走出去”的辦法，一方面請業(yè)務(wù)專家上門指導(dǎo)，另一方面，組織檔案管理人員到先進(jìn)單位學(xué)習(xí)檔案管理先進(jìn)經(jīng)驗和操作技能，以促進(jìn)檔案工作健康、平衡發(fā)展。

（作者單位：遼河油田公司沈陽采油廠檔案室）