談中學檔案管理的信息化建設

中學納入九年義務教育體制，使我國的中學辦學格局和建設規(guī)模都日益增大，這標志著我國國民對教育的重視，并最終會反映到國民素質的整體進步上。但與此同時也給檔案管理者帶來了巨大壓力，當前情況下傳統(tǒng)的檔案管理觀念和方式已經(jīng)難以滿足信息化管理系統(tǒng)建設的新形勢。如何進一步發(fā)揮電子信息在檔案管理中的作用，繼而使中學檔案管理成為服務學生工作的重要方面，是學校和相關部門亟需思考和解決的問題。

一、當前國內(nèi)中學檔案管理信息化薄弱的原因

在教育地位的日益提升和國家的大力扶持下，我國中學的信息化建設已經(jīng)逐漸得到推廣和發(fā)展。但是多應用在課堂教學、校內(nèi)辦公等方面，對于檔案管理方面的應用依舊很少。究其原因，主要有以下幾個方面：

（一）思想意識層面。由于中國傳統(tǒng)觀念對學校的功能僅停留在學習、升學等層面，對檔案幾乎缺乏意識。而多年的應試教育又僅強調學生的成績、學校的升學率，這就導致學校領導和師生對檔案信息化建設工作缺乏應有的重視和規(guī)劃，將大部分精力和時間都花到了教學管理上。特別是在中學經(jīng)費普遍不高的情況下，大部分學校都沒有給檔案部門足夠的資金、設備的支持，部門設置不全、人員水平參齊不齊、基本的網(wǎng)絡化難以實現(xiàn)，檔案信息化建設只能成為一紙空談。

（二）技術層面。不同于國外已經(jīng)較為成熟的檔案管理體系，我國尤其是中學的檔案管理尚處于起步階段，雖然網(wǎng)站運轉及信息存貯技術已經(jīng)變得較為低廉和便捷，但是具體到學校的檔案管理中，部分學校由于缺乏相應的資金支持不能尋求專業(yè)的技術公司，只能依靠自己內(nèi)部人士進行探索，由于大部分職工并不是專業(yè)人員，缺乏相應的技能，會出現(xiàn)瀏覽信息有限，甚至在收集、存儲、傳輸過程中造成信息的丟失等。不少學校對于信息化建設的理解還處于較低水平，認為只要把紙質的信息輸進電腦中就是實現(xiàn)了信息化，對于檔案的歸類和查閱等還停留在手工操作和單機歸檔階段，信息與檔案相對孤立，無法真正實現(xiàn)信息化具有的交流和共享功能，無法形成一個有機的整體。此外，國家和學術界至今未能對檔案規(guī)劃做出一個標準，這就使得各學校在檔案建設過程中只能自行摸索，規(guī)范化和標準化缺失，存在著一定的盲目性。

二、如何實現(xiàn)中學檔案管理的信息化建設

（一）加強檔案基礎建設。學校領導應該從思想上認識到檔案工作的重要性，把檔案信息化納入到學校現(xiàn)代化的整體規(guī)劃中，保證檔案基礎建設的順利開展。具體措施有以下幾點：1，制定規(guī)范的規(guī)章制度，使相關人員能夠有一個實行的參照。目前國家雖然還沒有推行一個詳細的標準，但是各校可以借鑒比較成功的例子結合自己學校的實際制定出切實可行的制度體系，對于檔案從產(chǎn)生到保存或銷毀的過程都要全程監(jiān)管，特別是對于電子文件的管理制度一定要責任到人。2，推行辦公自動化。信息化是以計算機運行為前提的，文書檔案在建立、接收、審核中都需要用計算機，計算機自帶的檢索工具可以方便快速地完成檔案的查找、刪改，可以有效提高檔案的管理效率。3，加強電子檔案管理。電子檔案的設立是以學校的實際情況或已有的紙質資料作為依據(jù)的，在信息上要保證其真實性，可以從形成、收集、鑒定等流程上全程監(jiān)督指導，在此基礎上可以適當拓寬收集的內(nèi)容，使得資料更為豐富。

（二）提高檔案管理的數(shù)字化程度。數(shù)字化程度是檔案管理的基礎內(nèi)容，也直接代表著信息化建設的水平，然而在大多數(shù)學校中還只是把紙質信息轉化為數(shù)字信息，水平較低。當然考慮到目前中學資金不足、專業(yè)人士缺乏的現(xiàn)實，要求所有中學都實現(xiàn)最高水平的數(shù)字化也不可能。因此可以選擇利用率較高、重要性較突出的檔案優(yōu)先管理，如學生的學籍檔案、教師考核、課程設置等。不同于傳統(tǒng)檔案的管理方式，信息化建設應該做好目錄、檢索建設，以音像、光盤、文件夾等形式將數(shù)據(jù)永久保存，并依托網(wǎng)絡實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的共享。目前大部分學校都已經(jīng)建設了自己的校園網(wǎng)，可以將這些資料鏈接到相關網(wǎng)頁，使之成為數(shù)字化系統(tǒng)中的一個子系統(tǒng)，從而形成一個立體的信息網(wǎng)絡，提高數(shù)字化程度。

（三）建設一支高素質的檔案管理隊伍。檔案管理雖然依托計算機和網(wǎng)絡，但歸根結底依舊需要人員對其操作，并且對從業(yè)人員的素質要求非常高，既要有專業(yè)的檔案分類、管理經(jīng)驗，還需要具備計算機操作、數(shù)據(jù)庫管理、網(wǎng)絡建設等相關技能，而我國目前并沒有相應的課程設置。因此檔案工作人員要鍛煉和提高自身在電子環(huán)境下工作的能力，加強專業(yè)技能的學習，如參加計算機技術知識、網(wǎng)絡基礎知識、信息管理技術等培訓，全面提高自身的文字能力、綜合分析能力、計算機應用能力，使自己成為檔案信息化管理的全面性人才。學校應該建立完善的檔案人員培訓和考核制度，有計劃的對其進行深造教育，更新其知識結構，提高其專業(yè)技能，督促其認真學習，努力工作以適應新形勢下對人才的新要求。此外，與其他職業(yè)不同的是，檔案工作對人員的道德素質要求極高，在檔案管理中經(jīng)常會遇到一些涉及個人隱私或機密文件的重要信息，這就需要檔案工作人員能夠有堅定的政治責任感和高尚的道德素質，防止出現(xiàn)販賣或利用這些信息從事一些對他人不利的非法行為。學校和相關人員要從思想上、行動上對檔案工作人員進行教育，使他們能有較高的思想政治覺悟，政治敏銳性和鑒別力，從而建設出一支高素質的檔案管理隊伍。

（四）要做好檔案的安全保護工作。隨著檔案信息化建設的發(fā)展，檔案的安全問題成為不可忽視的一個重要方面。其中最為常見的是檔案信息的丟失和檔案信息的泄露。工作人員的操作失誤、計算機的故障、網(wǎng)絡黑客的攻擊等因素都可能導致文件在運行中丟失或者損毀。此外檔案信息中有些是公開的，有些是需要保密的且有秘密、機密、絕密等嚴格的等級劃分，如果這些信息遭到泄露或者丟失，對學校將造成重大損失。為了解決以上問題，從業(yè)人員需要提高自己的業(yè)務水平和職業(yè)道德素質，避免因為個人原因造成的文件損失。合理安全的規(guī)章制度，保證信息系統(tǒng)在一個安全有序和邏輯嚴密的流程中運行。針對網(wǎng)絡攻擊，可以引入科學有效的網(wǎng)絡安全措施來應對，提高網(wǎng)絡系統(tǒng)的抵御性，同時應該做好備份，當意外事件出現(xiàn)時可以立即啟動備份文件，恢復檔案信息的正常工作，減少不必要的重復性勞動。

（作者單位：甘肅省張掖中學）