做好干部人事檔案管理工作管見

2009年7月16日中央組織部頒發(fā)了中組發(fā)（2009）12號(hào)《關(guān)于印發(fā)《干部人事檔案收集歸檔規(guī)定》的通知》。規(guī)定可以用16K型，也可以用A4型，也可以兩種紙張并存，也就是說(shuō)，從最高領(lǐng)導(dǎo)層，開始打破了幾十年不變的檔案用紙16K型。相隔三年，2012年6月5日中組部又頒發(fā)了組通字（2012） 28號(hào)文《關(guān)于做好文件改版涉及干部人事檔案有關(guān)工作的通知》，明確規(guī)定干部人事檔案材料、目錄、轉(zhuǎn)遞單統(tǒng)一采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4紙型，廢除了16K、A4紙型雙軌制。2012年7月5日教育部人事司轉(zhuǎn)發(fā)了中組部28號(hào)文，并要求2013年6月30日前完成在職人員的檔案改版工作。雖然文件指出“檔案中原有小于A4紙型且已按照要求裝訂的檔案材料，不需要重新打孔和裱糊”的精神，但大勢(shì)所趨，如何順應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展，準(zhǔn)確理解中組部精神，盡快完善自己的工作，成為擺在各級(jí)人事檔案管理部門的新課題。我校從收到文件之日起就開始探索、嘗試，經(jīng)過(guò)4年的實(shí)際操作和反復(fù)的改革，找到了一些快捷、簡(jiǎn)便的工作方法，現(xiàn)介紹給大家，希望能拋磚引玉，起到事半功倍的效果。

一、順應(yīng)當(dāng)前形勢(shì)，超前謀劃干部人事檔案管理工作

隨著信息化的發(fā)展，使用紙張也有了明顯的變化，過(guò)去歸檔文件一律使用16K型，近幾年，隨著打印機(jī)和復(fù)印機(jī)的普及，所形成的文件材料基本都改成了A4型。雖然我們每年歸檔材料都反復(fù)強(qiáng)調(diào)16K型，但各單位管檔人員反映極其強(qiáng)烈，怨聲載道，就連我們自己都感到將一份份打印清晰的材料，人為裁剪成只剩中間內(nèi)容的不完整材料，非?？上В炔幻烙^也影響完整。中組部順應(yīng)時(shí)代要求，果斷的提出了改版要求。我們作為人事檔案管理人員，義不容辭要成為改革的先鋒，承擔(dān)起這項(xiàng)光榮而又有積極意義的任務(wù)。這項(xiàng)工作是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，每一步都要精心謀劃，既要滿足當(dāng)前工作需要，又要從長(zhǎng)遠(yuǎn)計(jì)議，從有利于檔案保護(hù)出發(fā)，超前謀劃，一步步將本單位人事檔案工作積極穩(wěn)妥的保質(zhì)保量整理好。

二、分清輕重緩急，分級(jí)分步組織實(shí)施

這項(xiàng)工作的難點(diǎn)就是工作量太大，從各級(jí)管檔單位存檔情況看，有的單位存檔幾十卷，幾百卷，大部分單位存檔幾千卷。原來(lái)各單位整理的情況也參差不齊，有的已分類排序、機(jī)打目錄、裝訂成冊(cè)，有的可能就從未整理，零散裝進(jìn)檔案袋里，但無(wú)論哪種情況，都需要痛下決心，重新規(guī)劃、審核。我單位就從最原始的散裝進(jìn)檔案袋開始，將原有16K或者其它型材料全部粘貼成A4型，并按中組部要求，收齊新歸檔材料，科學(xué)分類，機(jī)打目錄，按要求裝訂成卷。

作為館存幾千卷人事檔案的單位來(lái)說(shuō)，任務(wù)量可想而知，這樣一來(lái)，就要拉長(zhǎng)工作戰(zhàn)線，勢(shì)必要影響平時(shí)的提供利用工作，這樣還是分級(jí)整理比較穩(wěn)妥。各單位可以按照提供利用情況分類進(jìn)行，如：可以先整理副處級(jí)及以上職務(wù)、然后科級(jí)以上、后備干部、科員，也可以按院士、博導(dǎo)、教授、一般教師順序整理，這樣可以盡快將成果展示給大家，以最大量的優(yōu)質(zhì)案卷提供利用。

三、高標(biāo)準(zhǔn)、高起步，為以后工作奠定良好的基礎(chǔ)

在整理檔案之前，要先給自己一個(gè)定位，也就是必須保證所整理案卷規(guī)范、漂亮，盡量選用材質(zhì)比較好的原材料。隨著案卷整理數(shù)量的增加，慢慢就會(huì)明白，使用材料所需的費(fèi)用遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于人工費(fèi)用，而更重要的是保護(hù)了檔案的完整安全，便于查閱。如：檔案盒、隔頁(yè)紙、粘貼用紙、膠水、墨盒、打印紙等一定不能含糊。檔案盒的規(guī)格、材質(zhì)中組部已有明確要求，要按中組部規(guī)定執(zhí)行。隔頁(yè)紙種類很多，有用宣紙印刷的、有在白紙或復(fù)印紙上貼角的，作用相同，我經(jīng)過(guò)反復(fù)比對(duì)，感覺用進(jìn)口彩色打印紙比較好，一是色彩鮮艷，易于區(qū)分類別；二是與現(xiàn)代用紙匹配，不易破損；三是進(jìn)口紙質(zhì)量細(xì)膩，紙質(zhì)薄，不會(huì)增加案卷的厚度。粘貼用紙也有很多種，有過(guò)去傳統(tǒng)的粉聯(lián)紙、油印紙甚至還有使用反面的廢紙，這幾種紙我都嘗試過(guò)，共同的優(yōu)點(diǎn)是紙質(zhì)較薄，造價(jià)低，但粘貼出來(lái)不整潔、不漂亮，整本案卷看起來(lái)比較破舊，從眼前看是節(jié)省了資金，隨著所整案卷的增加，就會(huì)發(fā)現(xiàn)與我們的卷盒、機(jī)打目錄完全不匹配。我建議從第一本整理就要用比較好的，稍薄些的復(fù)印紙，無(wú)論是用作托紙還是粘貼用紙條，一律用這一種紙。墨盒盡量用稍好一些的，以保持時(shí)間長(zhǎng)久。

四、集中精力，整理案卷

案卷整理可以按原來(lái)的程序進(jìn)行即可，需要注意的是在整理之前，一定要再檢查一下每卷檔案中的每份材料是否屬于同一個(gè)人的材料，因?yàn)闄n案形成的時(shí)間跨年度較長(zhǎng)，經(jīng)手人員較多，特別是這次大拆大粘之后，有可能一時(shí)疏忽，裝錯(cuò)或者裝反檔案，特別注意容易重名的人員，也可以把幾個(gè)重名人員的檔案一同提出，逐卷逐份審核，除審核姓名外，還要進(jìn)一步審核性別、出生年月、籍貫、專業(yè)等信息，確保所裝訂的材料確屬本人。新規(guī)將所有16K型變?yōu)锳4型粘貼時(shí)，《干部履歷表》、學(xué)生登記表、《入黨志愿書》、入黨申請(qǐng)書、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書等材料，拆開后容易散落，先用膠水固定，一定要粘貼整齊，才能保證整本檔案整齊。過(guò)去機(jī)打目錄為添加方便，設(shè)置很多空格，按中組規(guī)定每年都要添加散頁(yè)，沒必要設(shè)置很多空格，第三類考核類、第九類工資類可多設(shè)三個(gè)空格，其它類可設(shè)一個(gè)空格為宜。打目錄標(biāo)題時(shí)盡量按加蓋圓章的最終審批機(jī)關(guān)審批時(shí)間為準(zhǔn)，也要注意筆誤，如：考核表的形成時(shí)間，應(yīng)該在本年度年末或轉(zhuǎn)年度年初，如果發(fā)現(xiàn)有的考核表為本年年初，一定是筆誤。工資變動(dòng)審批表的文件形成時(shí)間，以執(zhí)行時(shí)間為準(zhǔn)，因?yàn)樗膶徟鷷r(shí)間不確定，有時(shí)跨年度很長(zhǎng)。

以上是我?guī)啄陙?lái)經(jīng)過(guò)實(shí)踐摸索出來(lái)的經(jīng)驗(yàn)，也走了很多彎路，我希望各位檔案界同仁，盡快找到適合自己的工作方法，用最快的速度，事半功倍的效率，打好檔案整理這一仗。

（作者單位：天津大學(xué)檔案館）