重視會計檔案管理人才培養(yǎng)加強高校內(nèi)涵建設(shè)

摘 要：高校會計檔案是國家檔案的重要組成部分，也是各高校的重要檔案之一。要較系統(tǒng)地了解檔案管理的有關(guān)規(guī)定，了解高校會計檔案管理工作中存在的問題及解決問題的對策，進一步提高會計檔案管理人才的綜合素質(zhì)。

關(guān)鍵詞：高校；內(nèi)涵建設(shè)；會計檔案；管理人才

加強高校的內(nèi)涵建設(shè)，提高綜合管理水平成了高校可持續(xù)發(fā)展的主要內(nèi)容。其中，加強高校會計檔案管理是高校內(nèi)涵建設(shè)一個非常重要的方面。根據(jù)財政部1998年8月21日發(fā)布的《會計檔案管理辦法》的規(guī)定，高校必須重視會計檔案管理人才的培養(yǎng)，建立和健全會計檔案管理的管理制度，切實地把高校會計檔案管好、用好。高校會計檔案是國家檔案的重要組成部分，也是各高校的重要檔案之一。

一、會計檔案管理

財政部、國家檔案局對高校會計檔案的管理單位、管理要求、保管期限都有明確的規(guī)定，現(xiàn)概述如下。

（1）管理單位規(guī)定。高校會計檔案在從財務(wù)部門移交給檔案管理部門之前的管理單位是財務(wù)會計部門，移交給檔案管理部門之后的管理單位是檔案管理部門。

（2）管理人員規(guī)定。出納人員不得兼管會計檔案。

（3）保管期限規(guī)定。高校會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計檔案的保管期限如下.保管期是五年的會計檔案有：固定資產(chǎn)報廢清理后的固定資產(chǎn)明細賬（卡片），會計月、季度報表；保管期是十五年的會計檔案有：各種會計憑證，日記賬，總賬，明細分類、分戶或登記簿，會計移交清冊；保管期是二十五年的會計檔案有：現(xiàn)金出納賬、銀行存款賬；永久保管的會計檔案有：涉及外事的會計憑證，會計決算報表，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。

（4）檔案使用規(guī)定。各單位保存的會計檔案應(yīng)為本單位積極提供利用，向外單位提供利用時，檔案原件原則上不得借出，如有特殊需要，須報經(jīng)上級主管單位批準。但不得拆散原卷冊，并應(yīng)限期歸還。

（5）檔案銷毀規(guī)定。會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由本單位檔案部門提出銷毀意見，會同財務(wù)會計部門共同鑒定，嚴格審查，編造會計檔案銷毀清冊。對于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證，應(yīng)單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時為止；建設(shè)單位在建設(shè)期間的會計檔案，不得銷毀。

二、主要問題

高校會計檔案管理工作存在的主要問題有以下七個方面：

（1）領(lǐng)導不夠重視。高校會計檔案是高校經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)展的歷史記錄，會計檔案工作是保存歷史，服務(wù)未來，承上啟下的一項重要工作，是高校財務(wù)管理體系中的一個很重要的方面。但是，許多高校的領(lǐng)導和財務(wù)負責人，對會計檔案管理和檔案人員配備上的重要性重視不夠，導致會計工作與會計檔案管理工作相脫節(jié)。許多高校會計檔案管理人員大多數(shù)是由會計人員兼管， 缺乏檔案管理工作經(jīng)驗和資質(zhì)，不懂得檔案的基本操作規(guī)程，對國家對會計檔案管理等有關(guān)規(guī)定不熟悉，導致會計檔案整理歸檔不及時，使會計檔案的完整性、安全性得不到保障。

（2）制度不夠健全。國家檔案局、財政部規(guī)定了會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計核算資料的管理方法，但是許多高校財務(wù)部門并沒有制定一套具體的適合本校實際情況的會計檔案管理制度。

（3）檔案不夠規(guī)范。會計檔案不規(guī)范主要有以下七個方面：一是有些高校會計憑證裝訂不及時；二是會計憑證裝訂不符合規(guī)范的要求；三是活頁賬簿裝訂時無封面，不按規(guī)定編好頁碼裝訂成冊；四是會計報表未按要求按月裝訂；五是會計檔案立卷時不按保管期限分別立卷歸檔；六是過期的會計檔案未及時銷毀；七是忽視對會計電算化會計檔案的管理。如對會計電算化后的電子文件、程序文件、數(shù)據(jù)等沒有及時備份、拷貝，沒有形成磁介質(zhì)的會計檔案，不能滿足學校對會計檔案的信息需求。

（4）人員配備不足。《會計法》規(guī)定，出納人員不得兼任會計檔案管理。目前，高校財務(wù)部門普遍沒有安排專職檔案人員管理會計檔案，往往是安排除了出納人員之外的會計人員兼管會計檔案。會計檔案兼管人員，沒有經(jīng)過檔案業(yè)務(wù)知識的專門培訓，沒有檔案管理資質(zhì)，缺乏檔案管理工作經(jīng)驗。對財政部、國家檔案局關(guān)于《會計檔案管理辦法》的規(guī)定不了解，不掌握檔案的基本操作規(guī)程，保證不了會計檔案的完整性和安全性。

（5）檔案利用不足。由于相關(guān)制度的規(guī)定，高校仍保存了大量的紙質(zhì)檔案，且隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展，對會計檔案管理工作造成了巨大壓力。同時，會計檔案利用不足，未充分利用會計檔案信息發(fā)揮監(jiān)督信息反饋和導向功能作用的現(xiàn)象更加突出。

（6）檔案銷毀滯后。根據(jù)有關(guān)規(guī)定，高校的會計檔案，除涉及未結(jié)清債權(quán)債務(wù)關(guān)系或其他未了事項的和會計決算報表永久保管外，其余會計檔案保管期滿后皆可銷毀。但是，實際工作中出現(xiàn)了無人來銷、無人敢銷的局面。對超過保管期限的會計檔案沒有按規(guī)定及時進行銷毀，造成了大量會計檔案積壓，浪費了人力、物力和財力。

（7）保管手段落后。目前高校保管的會計檔案多數(shù)是紙質(zhì)檔案，品種多且數(shù)量大。由于保管手段落后，容易出現(xiàn)遺失、損毀，導致會計檔案缺失、不完整，很難分清會計檔案管理人員與調(diào)閱人員的責任，存在一定的操作風險。

三、對策

針對高校會計檔案管理工作存在的主要問題，探討改進會計檔案管理工作的四個對策。

（1）加強領(lǐng)導，配好人員。高校領(lǐng)導應(yīng)按照《檔案法》和《會計法》的要求，加強高校會計檔案管理工作的領(lǐng)導，配備既有會計專業(yè)知識，又有檔案管理工作經(jīng)驗的人員從事會計檔案管理工作，并保持人員的相對穩(wěn)定。

（2）建章立制，規(guī)范管理。為了使高校會計檔案管理符合國家檔案管理的規(guī)定，必須建立健全高校會計檔案管理的規(guī)章制度。明確會計檔案管理工作程序，使會計檔案管理工作有章可循。

（3）發(fā)揮作用，及時銷毀。保管會計檔案是手段，目的是為了使用會計檔案。要充分發(fā)揮會計檔案的作用，更好地為學校工作服務(wù)。及時編制會計檔案檢索，提高會計檔案管理的效率，定期進行會計檔案資料鑒定，對保管期限已滿、無保存價值的會計檔案要及時銷毀。

（4）微機管理，提高效率。借助先進的信息技術(shù)，推進會計檔案電子化建設(shè)，實現(xiàn)會計檔案電子歸檔，逐步減少紙質(zhì)檔案，提高會計檔案管理工作效率。

總之，會計檔案管理是加強高校內(nèi)涵建設(shè)不可缺少的一個方面，在高校的發(fā)展中越來越體現(xiàn)出它的重要性。因此，根據(jù)高校會計檔案管理工作的特點，要進一步加強領(lǐng)導、配備德才兼?zhèn)涞臅嫏n案管理人才；建立健全有關(guān)規(guī)章制度，規(guī)范會計檔案管理行為；發(fā)揮會計檔案在高校發(fā)展中的作用，保管期限已滿、無保存價值的會計檔案要及時銷毀；實行微機管理，進一步提高會計檔案管理工作效率。

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