關(guān)于建立高職院校干部人事檔案管理長效機(jī)制的幾點(diǎn)思考

【摘 要】高職院校干部人事檔案管理是高職院校干部人事工作的重要內(nèi)容，是一項(xiàng)長期的基礎(chǔ)性工作。本文針對(duì)高職院校干部人事檔案管理的現(xiàn)狀，提出了強(qiáng)化檔案意識(shí)、完善規(guī)章制度、加強(qiáng)培訓(xùn)研討、加強(qiáng)信息建設(shè)等建立高職院校干部人事檔案管理長效機(jī)制的對(duì)策和建議。

【關(guān)鍵詞】高職院校；干部人事檔案管理；長效機(jī)制；對(duì)策

高職院校干部人事檔案管理是高職院校干部人事工作的重要內(nèi)容，是一項(xiàng)長期的基礎(chǔ)性工作。近年來，隨著高職院校干部人事制度改革的不斷深化，各級(jí)組織人事部門對(duì)加強(qiáng)高職院校干部人事檔案管理提出了新的更高的要求。高職院校組織人事部門應(yīng)充分認(rèn)識(shí)加強(qiáng)干部人事檔案管理在深化干部人事制度改革中的重要作用，開拓創(chuàng)新，與時(shí)俱進(jìn)，努力構(gòu)建高職院校干部人事檔案管理長效機(jī)制，進(jìn)一步提高干部人事檔案管理和服務(wù)水平。

一、強(qiáng)化檔案意識(shí)，為建立檔案管理長效機(jī)制提供思想保證

干部人事檔案記載了干部的歷史情況和現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)，為組織人事部門選拔任用干部提供了真實(shí)有效的原始資料和數(shù)據(jù)，是評(píng)價(jià)和使用干部的基本憑證和重要依據(jù)。組織人事部門歷來十分重視干部人事檔案管理工作，2009年10月，省委組織部下發(fā)了《開展領(lǐng)導(dǎo)干部檔案審核工作的通知》，明確了干部人事檔案審核工作的重點(diǎn)環(huán)節(jié)和工作任務(wù)，對(duì)提高干部人事檔案質(zhì)量、確保干部人事檔案信息真實(shí)、準(zhǔn)確、完整提出了新的要求。2013年8月，省委組織部又下發(fā)了《關(guān)于做好干部人事檔案改版升級(jí)的通知》，對(duì)加強(qiáng)全省干部人事檔案管理和內(nèi)容建設(shè)提出了更高的要求。高職院校組織人事部門必須不斷提高檔案意識(shí)，深化對(duì)做好干部人事檔案管理工作重要意義的認(rèn)識(shí)，進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)干部人事檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，把干部人事檔案管理工作列入重要議事日程，認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹高職院校干部人事檔案管理工作規(guī)范，熟悉掌握干部人事檔案管理的基本方法和標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，要加大宣傳教育力度，提高全校教職員工對(duì)干部人事檔案管理重要性和必要性的認(rèn)識(shí)，積極參與和支持干部人事檔案管理工作。

二、完善規(guī)章制度，為建立檔案管理長效機(jī)制提供制度保證

制度是搞好工作的保障，構(gòu)建檔案管理長效機(jī)制也要有制度作保障。近年來，一些地方出現(xiàn)了少數(shù)干部人事檔案造假、涂改的現(xiàn)象，給干部人事檔案管理工作帶來了一些負(fù)面影響。為了防止類似現(xiàn)象發(fā)生，高職院校組織人事部門應(yīng)高度重視，認(rèn)真研究，逐步完善相關(guān)的配套干部人事檔案管理制度，積極開展干部人事檔案審核工作，確保干部人事檔案材料真實(shí)準(zhǔn)確、手續(xù)完備。

1.建立完善干部人事檔案材料收集歸檔制度。在檔案材料收集歸檔過程中，要把握重點(diǎn)、兼顧全面，使檔案材料全面反映干部個(gè)人的真實(shí)情況，為選拔干部提供依據(jù)。要對(duì)干部人事檔案逐卷進(jìn)行清查、核對(duì)、鑒別，凡缺材料的干部人事檔案，填寫《人事檔案所缺材料登記表》，落實(shí)責(zé)任人，進(jìn)行清收、催交、索要。

2.建立完善干部人事檔案材料審核把關(guān)制度。在干部人事檔案日常管理工作中，要嚴(yán)格按照相關(guān)文件要求，對(duì)轉(zhuǎn)入的檔案材料進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的鑒別，把好材料入口關(guān)，清理出來的檔案材料應(yīng)當(dāng)退回給本人的，立即退還；應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)入其它檔案的，立即轉(zhuǎn)入；應(yīng)當(dāng)銷毀的按照干部人事檔案銷毀制度進(jìn)行銷毀；手續(xù)不齊全的，補(bǔ)齊手續(xù)。對(duì)有缺漏、錯(cuò)裝混裝、涂改、填寫不全、不規(guī)范或手續(xù)不完備、信息不準(zhǔn)確的干部檔案材料逐一分類登記，要求相關(guān)部門補(bǔ)辦或重辦，待重新審核合格后再整理歸檔，防止不符合要求的檔案材料入檔入庫。

3.建立完善干部人事檔案材料整理制度。在干部人事檔案整理過程中，要改變過去“重整理，輕利用”甚至“過整理”的整理方法，減少不必要的繁瑣的手工勞動(dòng)，將工作重心轉(zhuǎn)移到檔案材料的鑒別、分類和審核上來，重點(diǎn)做到“三清”，即清理檔案卷數(shù)、清齊檔案所缺材料、清準(zhǔn)“三齡兩歷一身份”等基本信息，確保整理入庫的檔案材料鑒別準(zhǔn)確、手續(xù)完備、信息無誤、目錄明晰。

4.建立完善干部人事檔案查借閱制度。在干部人事檔案提供利用過程中一方面要增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，不斷研究新方法，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案高效管理和快速查詢，做好干部人事檔案的查借閱服務(wù)；另一方面更要嚴(yán)格執(zhí)行干部人事檔案查借閱制度，沒有辦理干部人事檔案查借閱審批手續(xù)的一律不得提供查借閱，任何人不得查借閱本人及其直系親屬的干部人事檔案。

三、加強(qiáng)培訓(xùn)研討，為建立檔案管理長效機(jī)制提供人才保證

1.強(qiáng)化培訓(xùn)機(jī)制，提高干部人事檔案管理工作隊(duì)伍的專業(yè)水平。高職院校組織人事部門應(yīng)積極創(chuàng)造條件對(duì)干部人事檔案管理人員開展相關(guān)專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高高職院校干部人事檔案管理人員業(yè)務(wù)能力和管理水平?？刹扇⌒Ｍ馀嘤?xùn)和校內(nèi)培訓(xùn)相結(jié)合的方式進(jìn)行培訓(xùn)，不定期的選派干部人事檔案管理人員到上級(jí)干部人事檔案管理部門跟班學(xué)習(xí)；校內(nèi)定期組織干部人事檔案管理人員學(xué)習(xí)干部人事檔案管理有關(guān)政策規(guī)定；落實(shí)干部人事檔案管理人員先配后調(diào)制度，新上崗干部人事檔案管理人員上崗前必須進(jìn)行崗前培訓(xùn)，獲得相應(yīng)專業(yè)培訓(xùn)合格證后才能上崗，打造一支專業(yè)化的干部人事檔案管理工作隊(duì)伍。

2.強(qiáng)化理論提升，提高干部人事檔案管理工作隊(duì)伍的科研能力。通過召開專題研究、理論研討會(huì)，組織申報(bào)干部人事檔案管理研究課題等方式，支持干部人事檔案管理人員從事干部人事檔案理論研究，鼓勵(lì)干部人事檔案管理人員在不同層次上實(shí)現(xiàn)提高和突破，為加強(qiáng)干部人事檔案管理工作提供理論支持。

3.強(qiáng)化激勵(lì)機(jī)制，提高干部人事檔案管理工作隊(duì)伍的整體素質(zhì)。高職院校干部人事檔案管理人員多由組織人事干部兼任，按照崗位設(shè)置的規(guī)定此崗位為管理崗位，待遇不高，又不能晉升專業(yè)技術(shù)職稱，很難吸引優(yōu)秀人才從事干部人事檔案管理工作。高職院校組織人事部門在嚴(yán)格要求和管理的同時(shí)，應(yīng)多關(guān)心干部人事檔案管理人員的實(shí)際困難，對(duì)于素質(zhì)好、成績突出的要及時(shí)使用提拔；對(duì)于主要從事檔案管理工作的人事干部應(yīng)提供職稱評(píng)定的機(jī)會(huì)，將那些思想素質(zhì)好、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的同志吸引到干部人事檔案管理隊(duì)伍中來。

四、加強(qiáng)信息建設(shè)，為建立檔案管理長效機(jī)制提供信息保證

1.制定干部人事檔案信息化建設(shè)工作方案。組織人事部門要認(rèn)真研究干部人事檔案信息化建設(shè)各個(gè)環(huán)節(jié)的任務(wù)，制定切實(shí)可行的干部人事檔案信息化建設(shè)工作方案，明確干部人事檔案信息化建設(shè)的方法、步驟，并對(duì)時(shí)限和標(biāo)準(zhǔn)做出具體要求，做到干部人事檔案信息化從收集、鑒別、歸檔、整理、保管、保密等環(huán)節(jié)有章可循，有制可依。

2.加強(qiáng)干部人事檔案信息化建設(shè)硬軟件建設(shè)。申請?？钯徺I電腦、打印機(jī)、掃描儀等電子設(shè)備，為實(shí)現(xiàn)干部人事檔案工作管理數(shù)字化提供硬件支持；抽調(diào)專業(yè)人員提供目錄錄入、檔案掃描、數(shù)據(jù)備份等技術(shù)支持，為實(shí)現(xiàn)干部人事檔案管理信息化提供軟件服務(wù)。

3.實(shí)施干部人事檔案數(shù)字化管理。將分類整理的干部履歷材料、學(xué)歷材料、干部任免材料等紙質(zhì)檔案材料進(jìn)行掃描等進(jìn)行數(shù)字化、信息化處理，形成與紙質(zhì)檔案材料內(nèi)容一一對(duì)應(yīng)數(shù)字化檔案；將干部人事檔案材料目錄、所缺材料清單、“三齡兩歷一身份”、職稱職務(wù)變化情況等各類基本信息錄入計(jì)算機(jī)，建立基本信息數(shù)字化檔案；利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)干部人事檔案信息共享，逐步建立干部人事檔案局域信息網(wǎng)，不斷推進(jìn)干部人事管理工作的電子化、信息化、數(shù)字化。

參考文獻(xiàn)：

[1]姚路明。試析干部人事檔案管理工作存在的問題及對(duì)策。黑龍江史志，2013（9）87.

[2]王紅敏。淺談干部人事檔案的管理。管理觀察，2012（22）144.

作者簡介：

邢玉莉（1976-），女，湖北廣水人，湖北職業(yè)技術(shù)學(xué)院人事處館員，研究方向：檔案管理、人力資源管理。