高校圖書館贈書業(yè)務(wù)流程規(guī)范化探析

毛曉燕

(上海理工大學(xué) 圖書館, 上海 200093)

近年來,隨著高校圖書館的贈書增多,贈書成了高校圖書館充實館藏的重要途徑。在這些捐贈的文獻中,有許多是作者自費出版或私人收藏的珍貴資料,不僅具有較高的科研和收藏價值,也在一定程度上解決了讀者需求的無限與圖書館購書經(jīng)費的有限之間的矛盾。同時捐贈行為是捐贈者對圖書館友好公共關(guān)系的表現(xiàn),能夠喚起讀者對圖書館管理更多的關(guān)注與積極參與。除此之外,接受捐贈也是圖書館加強社會關(guān)系,爭取和擴大社會支持的長期有效的重要渠道之一,具有非常重要的現(xiàn)實意義。因此,贈書也越來越受到高校圖書館的重視。但由于贈書渠道的增多和贈書數(shù)量的不斷增加,贈書的質(zhì)量和接收管理問題也日漸突出。贈書行為的偶發(fā)性,贈書質(zhì)量良莠不齊,贈書的加工管理,贈書的利用率如何,贈書的價值是否得到了充分體現(xiàn),這都是高校圖書館工作人員需要思考及解決的問題。贈書管理的規(guī)范化日益成為高校圖書館亟待解決的重要問題之一。

一、 贈書管理研究現(xiàn)狀

國內(nèi)外對贈書管理的研究都相對較少,且比較分散,不具備連續(xù)性。研究基本從贈書的來源、 意義、 贈書管理中存在的問題、 管理措施等四個方面進行[1]。關(guān)于贈書來源,國內(nèi)學(xué)者總結(jié)了以下幾個方面,主要有國內(nèi)團體、 個人贈書、 港澳臺團體、 國際團體等; 對贈書的類型歸納為請求贈送、 自動贈書、 捐款等; 并對當前贈書的現(xiàn)狀和存在的問題做了闡述,存在的問題如接受贈書多被動少主動、 贈書管理重收輕用、 贈書過于陳舊破損; 不少學(xué)者也針對存在的問題提出了對策,例如穩(wěn)定贈書資源、 挖掘贈書渠道、 明確入藏要求、 控制贈書質(zhì)量、 設(shè)置專人專崗負責(zé)贈書管理等。但是這些措施普遍缺乏系統(tǒng)性,僅止于把贈書看成館藏管理的一部分,忽略了贈書管理本身也是一個有機整體,沒有能夠從整體上進行把握。筆者擬著眼于贈書管理的業(yè)務(wù)流程,從系統(tǒng)論角度出發(fā),試圖建立一套規(guī)范化的贈書管理機制。

二、 實踐案例分析

上海理工大學(xué)圖書館(以下簡稱 “上理圖書館” )近年來接收贈書具體情況如圖1所示。自2009年以來有大幅度提升。2007年開始我館加大了對贈書業(yè)務(wù)的重視力度,加強了贈書宣傳,主要體現(xiàn)在捐贈辦法和贈書倡議書的出臺,建立了 “贈書登記表” 詳細登錄原始捐贈信息及篩選剔除情況,向捐贈者發(fā)放統(tǒng)一印制的榮譽證書,內(nèi)注贈書書名及冊數(shù)(贈書品類多的可另附篩選后的贈書清單),并對贈書統(tǒng)一加工規(guī)范管理。

圖1 上海理工大學(xué)圖書館2005—2012贈書情況表Fig.1 Donated books of University of Shanghai for Science & Technology library in year 2005—2012

上理圖書館與上海理工大學(xué)(以下簡稱 “上理工” )科技處保持著長期合作關(guān)系,化被動為主動拓展捐贈渠道,通過科技處收集上理工教師的科研著作,建立特色贈書架,既可以體現(xiàn)上理工教師的科研風(fēng)采,同時也為上理工師生提供了更為便捷的借閱渠道。自2009年以來,上理圖書館與中公公務(wù)員教育培訓(xùn)機構(gòu)保持著持續(xù)友好的捐贈關(guān)系。每年公務(wù)員考試前夕,該機構(gòu)都會向上理圖書館贈送公務(wù)員考試用書,而上理圖書館在接收贈書后亦及時處理,使這些贈書盡早進入流通借閱狀態(tài),并向該機構(gòu)反饋流通借閱情況。2010年,滬江大學(xué)( “上海理工大學(xué)” 前身)老校友林貝聿嘉女士向上理圖書館捐贈了一套精裝《當代中國叢書》,共211冊,上理圖書館舉行了隆重的捐贈儀式,并拍攝宣傳資料在學(xué)校及圖書館主頁分享宣傳,考慮到整套圖書裝幀的特殊性及內(nèi)容的連續(xù)性,上理圖書館為其設(shè)立專架。2011年上理工動力工程學(xué)院著名教授王伯年老師去世后,其家屬將其藏書捐贈予上理圖書館,其中不乏動力工程學(xué)方面的經(jīng)典著作,考慮到其藏書的分散性及今后利用的便捷性,上理圖書館采取與館藏圖書統(tǒng)一排架的方式典藏入庫。

在上述實際操作中,上理圖書館對各類贈書作出了不同的處理,在實際應(yīng)用中也取得了較好的效果。但是在捐贈制度建設(shè)方面還比較欠缺,靠的是經(jīng)驗相傳,在摸索中完善,還沒有明確的文本規(guī)章對贈書進行規(guī)范管理,贈書的篩選上主要是根據(jù)館藏原則及圖書館采選制度進行判斷,缺乏統(tǒng)一的篩選標準。鑒于上理圖書館在贈書管理工作中的得失,為進一步改進及規(guī)范贈書管理工作,筆者擬提出一套規(guī)范化的贈書業(yè)務(wù)處理流程,供業(yè)內(nèi)同仁參考。

三、 贈書業(yè)務(wù)的規(guī)范化流程

圖書館藏書是經(jīng)過選擇的文獻的總和。文獻的總和并不是所有文獻的隨意相加與堆砌。圖書館藏書僅是根據(jù)圖書館的任務(wù)和讀者的需要而挑選出來的那部分文獻。圖書館藏書必須經(jīng)過加工和組織并提供給讀者利用[2]。作為圖書館藏書組成部分之一的贈書同樣適用藏書管理的原理,但是由于其來源的特殊性,在管理流程上又自成體系有別于一般藏書。筆者從實際工作出發(fā),在一般藏書的基礎(chǔ)上結(jié)合贈書的特點,提出了如圖2所示的贈書規(guī)范化管理流程。

(一) 贈書管理制度建設(shè)

一套完整、 系統(tǒng)和符合館藏管理標準的贈書管理制度是圖書館工作手冊不可或缺的組成部分,也是贈書管理規(guī)范化的保障。完備的贈書管理制度應(yīng)包含捐贈宣傳、 接收登記、 驗收編目、 典藏入庫、 利用統(tǒng)計反饋等五個方面的規(guī)定。其中捐贈宣傳包含捐贈辦法及捐贈倡議。捐贈辦法主要用于說明本館接收捐贈圖書的篩選標準,捐贈方式,捐贈接收聯(lián)系人等信息。贈書篩選標準應(yīng)首先遵循館藏資源建設(shè)原則,在此基礎(chǔ)上規(guī)定接受捐贈的條件和范圍,主要包括水平標準、 層次標準、 范圍標準等,同時外觀也要達到能夠使用的條件,如應(yīng)沒有嚴重污損、 缺頁,能夠長期利用。篩選標準也要指出對于不適宜接受館入藏的贈書的處理方法。在捐贈辦法中明確規(guī)定完成捐贈環(huán)節(jié)后的贈書所有權(quán)歸圖書館所有。

圖2 贈書規(guī)范化管理流程圖Fig.2 Standardized management process for donated books

捐贈辦法主要針對捐贈文獻的選擇與處理,而捐贈倡議則是為了擴大捐贈圖書的影響、 拓寬捐贈圖書的渠道,化被動為主動,鼓勵和調(diào)動更多的人參與到文獻捐贈。在捐贈倡議中應(yīng)充分向讀者傳達捐贈是一種高尚的行為,它能夠使更多的讀者獲得知識信息,使得知識信息得到更廣泛的傳播,促進知識共享與知識創(chuàng)新。捐贈宣傳是對外的規(guī)章部分,可以通過圖書館網(wǎng)站、 圖書館內(nèi)張貼、 電子公告板及?？?、 館刊等形式向讀者傳達。對贈書和捐贈者的宣傳不但有利于讀者對贈書的利用,體現(xiàn)圖書館對捐贈者的尊重,對贈書意識也是很好的宣傳[3]。在畢業(yè)生離校前夕尤其要加強捐贈宣傳力度,使畢業(yè)生能夠在離開校園之際將符合捐贈要求不便帶走的圖書回饋校園。

(二) 贈書的接收登記反饋

接收贈書之后圖書館要根據(jù)規(guī)章制度中的篩選標準及館藏管理原則對其進行篩選加工。贈書資源豐富且人力富足的大型高校圖書館可以配置專人專崗負責(zé)贈書的接收登記反饋工作。而贈書資源不穩(wěn)定的圖書館可以由采編部門安排采訪或驗收人員兼職負責(zé)此項工作。建立 “捐贈圖書登記表” 或 “贈書管理系統(tǒng)” 平臺,照實登記贈書接收日期、 書名、 冊數(shù)、 贈送方式(直送、 平郵、 快遞等)、 捐贈者姓名及聯(lián)系方式,發(fā)放捐贈證書情況,并備注不宜館藏贈書的處理情況,包括剔除冊數(shù)、 處理方式(返還捐贈者、 轉(zhuǎn)贈或者圖書館自行剔除)。完善的接收登記反饋有利于圖書館的檢索統(tǒng)計、 同時也有利于捐贈者了解所捐圖書的去向和價值,能夠進一步激發(fā)捐贈者的參與積極性。

(三) 驗收編目

確定適藏贈書書目后,要統(tǒng)一對其進行加工標記。在贈書的題名頁加蓋 “贈書” 圖章,標識捐贈者(單位)、 捐贈日期等信息。同時在圖書管理系統(tǒng)中添加書商來源 “贈送”,建立贈書驗收批次,以便對贈書進行批量管理。驗收完成進入編目流程后,應(yīng)在MARC的一般附注說明字段標注捐贈信息。當捐贈圖書與館藏重復(fù)在添加復(fù)本的同時,應(yīng)額外說明贈書的財產(chǎn)信息。這樣讀者不僅在借閱贈書時能夠看到捐贈者信息,在公共聯(lián)機檢索書目中也能夠了解贈書信息。零星贈送可以在達到一定數(shù)量后集中批量處理,而批量贈書應(yīng)及時驗收編目,以盡快供讀者使用。這是對捐贈者必要的尊重和鼓勵,同時也有利于營造理想的贈書氛圍。

(四) 典藏入庫

一般來說,贈書的典藏要以讀者利用為主要目的,多頭排架易造成贈書單獨存放、 取閱不便,同時也是對存儲空間的浪費,因此贈書宜根據(jù)其內(nèi)容屬性與館藏其他圖書統(tǒng)一排架,以提高贈書的利用率,體現(xiàn)捐贈價值。但是考慮到一些具有獨特性、 連續(xù)性和館藏特點,保持專家學(xué)者學(xué)術(shù)思想的系統(tǒng)性和完整性,有利于讀者集中檢索利用,專設(shè) “贈書閱覽室” 是可取之策[4]。在實際工作當中,贈書的典藏入庫不能大而化之,要在統(tǒng)一的同時兼顧重點,區(qū)別對待。

(五) 利用率統(tǒng)計反饋

在規(guī)定的期限內(nèi),可以通過圖書管理系統(tǒng)對贈書的流通借閱情況進行統(tǒng)計。分析贈書的借閱率,使用對象,收集讀者的反饋意見與建議,了解贈書的質(zhì)量及其對教學(xué)科研的作用,一方面可以反饋給捐贈者,使其了解所捐圖書的價值,形成贈書與用書的良好循環(huán); 另一方面可以調(diào)整或細化贈書篩選標準,提高贈書管理質(zhì)量。

四、 結(jié)束語

高校圖書館在贈書工作中,一方面要積極地號召和鼓勵贈書行為,使更多的個人和團體能夠參與到贈書行動中,同時不能盲目追求贈書的數(shù)量增長,要加強管理,使贈書走出當前管理無序,利用低效的狀態(tài),實現(xiàn)藏為所用的目的,使規(guī)范有序的贈書管理為高校圖書館的館藏建設(shè)帶來新動力。

參考文獻:

[1] 何藍滿,諸葛列煒,吳曉珊.近十年國內(nèi)外高校圖書館贈書管理研究綜述.圖書館論[J].2012(3):122-125.

[2] 吳慰慈,劉茲恒.圖書館藏書[M].北京:書目文獻出版社,1991:8.

[3] 安興茹.高校圖書館接收贈書的管理工作研究[J].圖書館論壇,2007(1):170-173.

[4] 王紅.高校圖書館應(yīng)加強捐贈圖書的典藏利用[J].現(xiàn)代情報,2004(3):175-178.