淺談交通企業(yè)科技檔案管理的若干問題

柳霞

【摘 要】隨著國民經濟的快速發(fā)展，交通事業(yè)的不斷進步，交通企業(yè)科技檔案管理的發(fā)展卻沒能跟上建設的步伐。本文闡述了交通企業(yè)科技檔案管理存在的幾個主要問題，提出了幾點完善措施，便于更好地為日常檔案管理提供服務。

【關鍵詞】交通企業(yè)；檔案管理；科技檔案

前言

當今社會，隨著經濟體制的不斷轉軌、現(xiàn)代企業(yè)制度的逐步建立及電子信息技術的高速發(fā)展，我們見證了一個經濟、技術、政治等全面發(fā)展與改革的時代。因此，深化企業(yè)檔案管理工作改革，探索企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展之路顯得尤為重要。

交通企業(yè)科技檔案的基本種類有：科技項目研究檔案、工程項目監(jiān)理檔案、工程項目咨詢檔案、工程項目施工檔案、工程項目檢測檔案、基本建設檔案等等。一個工程項目從開工到結束要經歷很多的環(huán)節(jié)，如合同的簽訂、項目前期的研究、做工程可行性研究、初步設計、施工圖設計、竣工驗收等等，項目的設計、施工期間設計文件也會經過反復的修改和變更。因此交通科技檔案具有時間跨度大、來源廣泛、信息含量大的特點。

1.交通企業(yè)科技檔案管理存在的主要問題

1.1檔案管理工作邊緣化

檔案是我們國家和民族文化建立歷史記憶，傳承文明的重要載體，是“今世可以知古，后世可以知今”的重要素材。有人曾說“一個國家如果沒有檔案，將失去歷史而變成傳說”。檔案的重要性可見一斑。同樣，檔案作為企業(yè)生產、技術、科研和經營等活動的直接真實記錄，承載了大量高價值的信息[1]。然而，目前很多企業(yè)對檔案的重要性認識不足，對檔案管理工作不夠重視，多只考慮經濟效益，把控制工程投資、進度和質量作為工作中心任務，而對科技檔案的收集、整理、歸檔及檔案人員的培訓等工作不夠重視。使得檔案管理工作越來越趨于邊緣化。

1.2管理體制和管理手段滯后

交通企業(yè)科技檔案管理體制和管理手段遠遠滯后于當今科學技術的發(fā)展。特別是電子信息技術快速發(fā)展后，這種差別變得尤為明顯。

隨著電子信息技術的飛速發(fā)展，互聯(lián)網和手機上網給人們提供了方便快捷的溝通和信息服務，電子商務幾乎可以取代傳統(tǒng)實體商店。而如今交通企業(yè)科技檔案的存儲介質仍然是紙張，電子檔案和電子簽名尚未能得到完全推廣和認可，這就存在以下幾個不足：

首先，紙質檔案的收集、整理、歸檔和利用工作量大、成本高、效率低下。交通企業(yè)形成的工程設計、施工檔案數量多，內容細致龐大，往往一本圖紙幾百頁，形成的紙質檔案非常重，搬運和折疊起來放進檔案盒都非常不便。更有些圖紙由于精細的要求，需要用A1或A2的紙打印，根本就不能放進常規(guī)的檔案盒，這對于檔案的整理和歸檔是十分不利的。

其次，紙質檔案不利于保存，在查詢和利用過程中，紙質檔案需要反復地翻閱和復印，對檔案會造成不同程度的損害，尤其是復印，像本單位的工程設計檔案有些都特別厚，如若整本復印，必須要拆、切割、復印完后再次裝訂。不僅操作十分不方便，還會損害檔案。

最后，紙質檔案在形成過程中往往會使用大量紙張，這就造成紙張木材資源的巨大浪費，有需求就有消費，這也意味著大量的樹木被砍伐，對環(huán)境造成嚴重的破壞，這與我們建設資源節(jié)約型、環(huán)境友好型社會的要求是極不相符的。

1.3檔案的價值未能得到有效利用

目前，科技檔案尚遠遠沒有能發(fā)揮其應有的信息、技術和經濟價值。對于大多數交通企業(yè)而言，其工程設計、建設檔案只是偶爾需要時查詢，這不僅與檔案承載了該項目的建設經驗、教訓、總結等豐富成果不相符，反而大量的檔案貯存造成了對建筑空間資源的巨大浪費。

2.解決交通企業(yè)科技檔案管理有關問題的對策

2.1要充分認識交通企業(yè)科技檔案在實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略中的重要地位和基礎作用

科技檔案對于該工程項目日后的管理、使用、維護、改擴建起著不可或缺的作用。這是我們總結汲取過去的經驗教訓，少走或不走彎路的寶庫，一個企業(yè)要想做好檔案管理，首先要得到領導的重視和大力支持，原因如下：

⑴大型交通企業(yè)人員、部門眾多，由不同的分管領導管理，各部門檔案形成相對獨立，但又存在交叉和相互聯(lián)系，分管領導難以進行全面把控，如果領導不重視檔案管理的工作，這項工作就很難有序地進行；

⑵檔案可能涉及到單位的最高機密，若沒有最高領導去管，將無法確保單位的核心競爭力的安全；

⑶檔案管理是一項復雜且精細的工作，應建立獨立檔案管理部門和專職的檔案管理人員，各部門也應指定兼職檔案人員負責日常檔案的管理，配合專職檔案人員做好企業(yè)的檔案管理工作。如果領導不重視，則其檔案管理人員大多數是兼職人員，也得不到專業(yè)的培訓，這對于檔案的利用和發(fā)展必然存在局限性，結果是使檔案管理工作邊緣化。

2.2創(chuàng)新檔案管理體制和管理手段

隨著電子信息技術的飛速發(fā)展，檔案管理也應緊跟時代發(fā)展的步伐，逐步實現(xiàn)科技檔案編制電子化、存儲數字化、管理自動化和利用網絡化。

建議立法部門和檔案管理部門要加強對新形勢下檔案管理工作的戰(zhàn)略立法和體制研究，建立檔案電子信息化的法律、法規(guī)和標準規(guī)范體系，使電子檔案、電子簽名等與紙質檔案有同等的法律地位。項目建設部門要研究開發(fā)建立高速公路固定模式的檔案自動編制（生成）和網絡歸檔系統(tǒng)，使檔案能夠在第一現(xiàn)場、第一時間自動生成電子檔案，不但可以大大提高工程管理和檔案歸檔效率，而且可最大限度確保檔案的原始性和真實性，更加有效實現(xiàn)工程“三大控制”目標。對已歸檔檔案要逐步數字化，向社會提供掃描后的電子檔案，以利于提高利用效率和檔案的保護。同時，還要充分利用信息網絡的傳遞優(yōu)勢，整理檔案信息資源，分密級開展檔案的網絡利用，力爭實現(xiàn)“鼠標一點，檔案立現(xiàn)”[2]。

2.3做好科技檔案的開發(fā)利用工作

隨著我國交通基礎設施建設事業(yè)的不斷發(fā)展，交通企業(yè)的業(yè)務范圍逐漸擴大，形成了大量的交通科技檔案。然而現(xiàn)有的科技檔案更多是注重貯藏和保密，而疏于利用。如何做好科技檔案的開發(fā)利用工作，為交通企業(yè)設計、科研、生產、經營等業(yè)務提供高效服務，是交通企業(yè)檔案管理部門要認真思考的一項重大議題。檔案是我們留給歷史的一筆寶貴的財富，也可以說是一部長生不老的活資源。若要充分發(fā)揮檔案的價值，就要變被動使用檔案為主動研究檔案，從檔案中吸取經驗和教訓，總結創(chuàng)新新材料、新技術、新工藝和新的管理模式。

檔案管理部門應當綜合、透徹了解企業(yè)所屬各部門的需求，根據檔案室藏的情況，積極提供檔案的查詢和利用服務。檔案管理人員應加強與各部門的溝通，積極主動地使用多種宣傳工具展示所藏檔案的信息資源和工作成果，讓企業(yè)員工能充分了解檔案保管的范圍以及在企業(yè)中發(fā)揮的作用。

（1）在企業(yè)通訊設備如騰訊通（RTX）和QQ、網站中，刊登企業(yè)本年度獲取的工程設計、科技成果、管理榮譽獎項等信息；

（2）使用專業(yè)的檔案管理軟件，將各門類的檔案信息錄入到軟件中，由于檔案管理軟件只能授權檔案管理人員使用，為了給廣大的企業(yè)員工提供便利，還應利用企業(yè)局域網絡，建立檔案查詢的網頁，將檔案管理軟件的資源共享給員工使用；

（3）除傳統(tǒng)的查找、摘錄外，還需借助電腦、復印機、傳真機、掃描儀等電子設備，使紙質、聲像及各種電子文件得到方便的查閱及復制；

（4）做好檔案的編研工作，為了更好地利用檔案資源，還應對企業(yè)組織機構、管理辦法、企業(yè)大事、科技論文、工程設計成果等按照不同內容的專題進行收集整理、編輯成冊。使檔案工作成果得到更好的利用[3]。

檔案工作最終目的是檔案資料的利用。不僅要求檔案管理部門要積極提供檔案利用，使檔案發(fā)揮其經濟效益，更要確保檔案的安全和信息保密。檔案借用者對所借的檔案應負有安全、保密責任，技術檔案不能自行轉借，污損、丟失，特別嚴謹擅自在檔案上添注、涂抹、改字、加字、圈點、抽取和拆散。

3.結束語

總之，檔案工作是一項復雜的系統(tǒng)工程，也是交通企業(yè)管理基礎工作之一，它為企業(yè)的經營決策、技術創(chuàng)新、提高技術水平、生產水平以及各項管理工作提供信息和依據，科技企業(yè)的檔案管理工作只有適應企業(yè)整體經濟發(fā)展的需要，才能發(fā)揮自身優(yōu)勢，成為科技企業(yè)走向成功的堅實基礎。

參考文獻：

[1]楊友秀.檔案工作基本理論與方法[M].北京：檔案出版社，2004.

[2]趙巍.試論文書檔案管理的信息化[J].黑龍江史志，2012（12）.

[3]汪錦瑩.關于做好企業(yè)科技檔案的思考[J].經濟師，2009，（6）：161.