論高校圖書館文獻采選績效評估體系構(gòu)建

古邕梅

（廣西經(jīng)濟管理干部學(xué)院，南寧530007）

作為圖書館業(yè)務(wù)流程的首要環(huán)節(jié)，文獻采選工作的好壞與否，不僅關(guān)系到圖書館藏書建設(shè)的發(fā)展，也直接影響到圖書館工作的全局，與圖書館服務(wù)質(zhì)量的優(yōu)劣密切相關(guān)。對文獻采選工作目標的設(shè)定、完成情況和滿足讀者需求的程度等進行評估，是加強文獻采選工作科學(xué)管理的重要手段，評估結(jié)果有利于管理者對采選工作情況進行全面了解，促進圖書館整體工作的優(yōu)化和辦館水平的提高。

1 構(gòu)建文獻采選績效評估體系的思路和依據(jù)

所謂“文獻采選績效”，是指圖書館服務(wù)的效能，以及撥款和資源利用在提供服務(wù)中的效率。文獻采選績效評估體系主要以指標為衡量標準，指標的設(shè)置，圍繞館藏資源建設(shè)、采訪效率等，并加以細分，以延伸出更切合實際的下一級指標。

圖書館資源建設(shè)是圖書館工作的重要基礎(chǔ)，是圖書館實現(xiàn)功能、發(fā)揮績效的根本條件。它涉及文獻的結(jié)構(gòu)、數(shù)量和質(zhì)量，以及文獻購置費等方面。在設(shè)置采選指標時，應(yīng)考慮專業(yè)類型、需求取向、經(jīng)費分配、館藏結(jié)構(gòu)等因素，設(shè)置不同類型的評估指標，多角度、多層次地反映和評估文獻采選工作。

文獻采訪效率，直接影響到館藏文獻的入藏時間及讀者使用效果，因此在采訪工作中設(shè)置了著錄、標引、編目、加工周期等一系列具體指標，以正確評估采訪工作整個流程情況。

某高校圖書館在構(gòu)建文獻采選績效評估體系時，主要以《圖書館ISO11620信息與文獻工作——圖書館績效指標，1998》為依據(jù)，參考部分公共圖書館和國家圖書館的評估指標體系，并結(jié)合高校圖書館特點進行設(shè)計，評分結(jié)果可以在圖書館業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計中或通過其他數(shù)據(jù)測算獲得，注重了體系的實際操作性。

2 高校圖書館文獻采選績效評估體系的結(jié)構(gòu)設(shè)計

在高校圖書館中，由于場地及經(jīng)費有限，只有保證文獻采選的數(shù)量和質(zhì)量，最大限度滿足資源建設(shè)和讀者對文獻信息的需求，才能做到優(yōu)質(zhì)、高效、低耗，以最小的成本獲取最優(yōu)的效能。筆者所在的某高校圖書館，根據(jù)本館特點和實際情況，主要從文獻采訪、經(jīng)費控制、采選效率、典藏管理等四個方面來設(shè)置與評估采選工作的績效（見表1）。

表1 某高校圖書館文獻采選績效評估體系結(jié)構(gòu)

2.1 文獻采訪

由于高校圖書館文獻采訪工作影響藏書的質(zhì)量和讀者服務(wù)工作，因此對采訪工作進行測評，有利于加強對采訪工作的管理和監(jiān)控，規(guī)范工作流程，提高工作效率，對建立科學(xué)的藏書體系，發(fā)揮圖書館的職能，真正起到為教學(xué)、科研服務(wù)的效用。文獻采選績效評估要求文獻的數(shù)量和質(zhì)量并重，即保持一定的采選數(shù)量，使館藏的增長達到最佳狀態(tài);不斷提高采選質(zhì)量，以保證館藏質(zhì)量達到最優(yōu)狀態(tài)，建立最佳的藏書結(jié)構(gòu)體系，高效率地滿足讀者對文獻信息的需求。

某高校圖書館的文獻采訪評估主要針對采訪數(shù)量、采訪質(zhì)量、采訪效率等三方面進行績效評估。文獻采訪部分的評估指標多設(shè)定為量化指標，都是依據(jù)本館幾年來的業(yè)務(wù)統(tǒng)計數(shù)據(jù)，計算出平均數(shù)值來設(shè)定，并按實際需要調(diào)整。如:年館藏新增率、采購量等的設(shè)定，基本是以圖書館近三年的新增量對比測算的。

2.1.1 采選數(shù)量

一般來說，每年采選的文獻越多，文獻的保障率越高，讀者的滿足率越高。因此，采選數(shù)量應(yīng)該作為衡量圖書館績效的重要評估指標。對年采購量（新增量）進行宏觀調(diào)控，確定合理的年采選數(shù)量指標，保證館藏的合理增長有重要作用。

年采購量是指圖書館每年通過各種采選渠道采選到館的文獻總量，它反映了采選文獻的總體數(shù)量，也反映了購買、贈送等各個渠道的采選情況。新增量指標強調(diào)在保證質(zhì)量的基礎(chǔ)上，合理控制館藏增長速度。

以某高校圖書館為例:2008-2012四年來的新增量分別為5301冊、36484冊、388721冊、26043冊。按教育部普通高校辦學(xué)水平評估要求年新增量4冊/生，該館2009-2012年以后，以在校生6000人計算，年新增量基本均達到24000冊以上。根據(jù)以上情況，并考慮到學(xué)校生源狀況等各種因素，該圖書館將今后5年內(nèi)的新增量標準設(shè)定為每年3萬冊左右是比較合理的。

需要說明的是，電子文獻的新增量設(shè)計，是基于數(shù)字時代的館藏建設(shè)要求。電子資源以其出版及時、信息量大、檢索便捷和傳遞方式多樣等優(yōu)勢，深受讀者歡迎。為滿足高校圖書館現(xiàn)代化發(fā)展及教學(xué)科研的需要，加大了電子資源的采選力度。如某高校圖書館，電子資源所占的比例逐年提升，到2011年，電子資源新增量占總文獻新增量的23%，折合數(shù)量達312487冊。

2.1.2 采選質(zhì)量

從投入產(chǎn)出角度分析，采選質(zhì)量是績效評估最重要的指標。采選質(zhì)量指標主要包括對采進文獻的內(nèi)容質(zhì)量和結(jié)構(gòu)質(zhì)量，以及工作質(zhì)量的評估。采選質(zhì)量指標主要包括新增率、報刊缺失率、誤采率等。

科學(xué)合理的館藏，結(jié)構(gòu)豐富實用的內(nèi)容，直接影響到圖書館發(fā)展和讀者的服務(wù)質(zhì)量，新增率是衡量館藏文獻結(jié)構(gòu)合理與否的重要指標，它關(guān)系到各個讀者群體利用文獻的有效性與實用性。高校圖書館應(yīng)著眼于本院的教學(xué)計劃、專業(yè)設(shè)置、科研方向以及圖書館發(fā)展等，需要制定出更切合實際的文獻新增率。

如:某高校重點專業(yè)設(shè)置是以經(jīng)濟管理類為主，五年來該類文獻的年新增率平均保持在30%左右，因此，該館將經(jīng)濟管理類館藏文獻的年新增率設(shè)定為30%-35%左右是有依據(jù)的。據(jù)統(tǒng)計，2008—2013年，該圖書館每年新增的文獻中，各類文獻所占的平均比例為:圖書為61%，報刊為25%，電子資源為14%。這為設(shè)定年入藏文獻結(jié)構(gòu)標準提供了參考依據(jù)。

報刊缺失率影響著連續(xù)出版物的連續(xù)性和完整性，同時也體現(xiàn)了文獻采選的質(zhì)量。對連續(xù)出版物來說，完整率、缺失率等指標要結(jié)合起來，缺失率越低，完整率越高，對仍在版的已有種類不能缺采，屬于入藏范圍的新種類不能漏采;采到的所有種類不能缺期少卷。在這樣的原則下，才能保證采選質(zhì)量。

除了保證采選文獻的品種和數(shù)量外，減少誤采率也是提高采選質(zhì)量的一個重要考核項目。加強對文獻誤采率的考核，可以防止采進無價值的文獻。某高校圖書館重點要求圖書誤采率不得超過0.5%，報刊誤采率不超過1%。非主觀原因的誤采不在此列。

2.2 文獻購置費分配與控制

購買文獻是圖書館補充館藏的主要方式。文獻購置費的額度、預(yù)算和分配，關(guān)系到館藏的數(shù)量和質(zhì)量。因此，館藏資源的經(jīng)費控制是績效評估的另一個重要指標。

合理分配和使用經(jīng)費，保證重點、綜合平衡，將有限的經(jīng)費用于選購最需要的文獻并使之發(fā)揮最大作用，是提高圖書館藏書建設(shè)水平和工作效益的重要途徑。對不同類型、不同文種、不同載體文獻的購置費比例進行評估，并加以分析，以達到文獻購置費使用的科學(xué)性、合理性，進一步加強經(jīng)費管理的目的。

如某高校圖書館2006—2011年，購買各類文獻的經(jīng)費分配平均比例為:圖書50%，報刊為28%，電子資源為22%。在文獻購置費不高的情況下，不得不考慮各類文獻購置的取舍;各類文獻購置比例，只能依據(jù)主要讀者群體的需要設(shè)定。

在文獻購置費分配比例指標下，專門設(shè)置了電子資源評價指標，加大電子型文獻的采選力度，調(diào)節(jié)各類文獻的采選關(guān)系和經(jīng)費分配比例，也體現(xiàn)了高校圖書館文獻采選工作的創(chuàng)新和現(xiàn)代化。

2.3 采選效率指標的設(shè)定

如果說采選的數(shù)量和質(zhì)量反映了高校圖書館的“績”，那么采選效率就是采選工作的“效”?！靶А钡脑u估側(cè)重對圖書館各項工作效能效率的評估。用最少的經(jīng)費，采集最需要、最有價值的文獻;用最低的成本、最快的速度和最好的質(zhì)量進行加工，及時提供給讀者使用，是文獻采選工作追求的最大效能，也是圖書館各個工作環(huán)節(jié)所追求的目標。

文獻資源加工是圖書館的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，是有效進行讀者服務(wù)的基本保障。因此，在設(shè)計文獻加工指標時，應(yīng)該側(cè)重對文獻資源加工的效益和效率進行設(shè)定，主要包括文獻加工的周期、成本、人均工作量等。這些評估指標既反映了文獻加工人員的專業(yè)水平、工作態(tài)度、工作效率、工作強度以及成本投入的狀況，也體現(xiàn)了圖書館整體工作的管理水平。

某高校圖書館根據(jù)績效評估的要求及本館實際，主要設(shè)置了采選加工周期、采選人均成本、采選人均工作量指標，其中包含了采選工作的所有流程，對采選工作效率情況進行綜合衡量。

采選加工周期是指文獻從采選到流通所需的時間，包括到書的時間和加工的時間。到書和加工的時間對讀者服務(wù)工作效果有較大的影響。由于文獻尤其是時效性較強的科技文獻，到書時間、加工周期越短，文獻的利用效果越佳。

對采選人均成本和采選人均工作量的評估主要是為了達到節(jié)約經(jīng)費、節(jié)約人力、節(jié)約時間的目的。采選人均成本越低，承擔的工作量越大，說明采選工作效率高。從人力資源角度看，基本工作量的設(shè)定對員工的規(guī)范管理有重要作用，既保證了采選加工保質(zhì)保量的完成，有效地遏制了員工的拖拉現(xiàn)象，也提高了員工的工作積極性。

在設(shè)定人均工作量時，既要考慮人員的能力，也需要考慮實際工作的需要，但絕不能為了追求效率而忽視加工質(zhì)量。某高校圖書館對采選到館后文獻的加工時間提出了時限要求。以每批新書1000冊計算，將加工周期設(shè)定在5-10天之內(nèi)。在設(shè)定指標時，也應(yīng)考慮實際操作及人為的影響因素，可視實際情況進行評價。

2.4 典藏管理指標

某高校圖書館根據(jù)文獻在流通過程中的利用和損毀情況，設(shè)定了評估典藏管理的幾項主要指標:文獻利用率、文獻丟失率、文獻損壞率。除文獻利用率外，對文獻丟失率和損壞率，該館仍未有一個行之有效的計算方法，暫時只能按照典藏管理的要求進行每年的文獻清點，或者以各種辦法進行隨機抽檢，以得出一個相對準確的計算結(jié)果，進行分析與評價。

2.5 構(gòu)建服務(wù)績效評估體系時應(yīng)注意的問題

（1）處理好共性和特性的關(guān)系，制定適合本館特點的評估標準。高校圖書館制定的一些評估項目和評估標準是參照公共圖書館的指標所設(shè)定，但評估的側(cè)重點有所不同，在購書經(jīng)費的合理分配上，根據(jù)本校辦學(xué)要求和專業(yè)需求專門設(shè)置評估指標。（2）評估指標立足于現(xiàn)狀，著眼于未來的發(fā)展。如:電子文獻新增率，反映了現(xiàn)代高校圖書館對文獻載體多元化要求以及文獻交換數(shù)量等，體現(xiàn)了文獻資源共享的要求。（3）加強對采選工作薄弱環(huán)節(jié)的評估與考核，以促進其改進和提高。（4）注意評估體系指標的合理性和可操作性，并能在實施中修改與完善。

3 結(jié)束語

圖書館績效評估體系的構(gòu)建，是為全面提高高校圖書館工作質(zhì)量和水平，評估和考核業(yè)務(wù)工作提供依據(jù)和科學(xué)方法。在高校圖書館中，文獻采選績效評估體系的建立，畢竟是一種嘗試，指標設(shè)計的合理與否，需要在評估實踐中進行檢驗，以便不斷補充和完善，以真正達到評估的目的，更好地履行高校圖書館的職能，建立科學(xué)的藏書體系，取得更好的服務(wù)效果并提高效益。

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