高校教學(xué)秘書崗位服務(wù)與管理模式探究分析

林毅

【摘 要】教學(xué)秘書是高校教學(xué)管理機(jī)構(gòu)的重要組成部分，其工作質(zhì)量的高低直接影響高校的教學(xué)質(zhì)量。本文針對這個問題分析了教學(xué)秘書在高校工作中的地位及工作崗位性質(zhì)、高校教學(xué)秘書崗位服務(wù)與管理模式中存在的問題及原因、高校教學(xué)秘書崗服務(wù)與管理模式的創(chuàng)新。

【關(guān)鍵詞】高校；教學(xué)秘書；服務(wù)；管理

0.引言

我國的高等教育正在由精英教育向大眾教育轉(zhuǎn)變，大學(xué)生人數(shù)由少到多、教學(xué)管理事務(wù)由簡至繁，高校的管理工作也由此面臨一系列的挑戰(zhàn)。因而教學(xué)管理工作的直接執(zhí)行者即教學(xué)秘書的服務(wù)工作也在發(fā)生重大轉(zhuǎn)變，逐漸由原來的從事工作向服務(wù)與管理并重的方向轉(zhuǎn)變，高校教學(xué)秘書的工作在高校工作中占有舉足輕重的地位，對其服務(wù)和管理模式進(jìn)行探討和分析是非常必要的。

1.教學(xué)秘書在高校工作中的地位及工作崗位性質(zhì)

教學(xué)秘書是高校教學(xué)管理中的一個非常重要的崗位，是工作的具體實施者，教學(xué)秘書必須在具體的院系的指揮下，根據(jù)教務(wù)處的要求安排院系的教學(xué)管理事務(wù)。從這層面來說高校的教學(xué)秘書不僅是院系領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，也是教學(xué)工作的樞紐和窗口。

教學(xué)秘書的總體工作就是協(xié)助常規(guī)教學(xué)管理并且處理日常的教學(xué)事務(wù)。具體工作是：參與教學(xué)計劃和教學(xué)管理制度的制定和修訂、教學(xué)計劃的安排和具體落實、教材的訂購、教學(xué)資料的收集和整理、學(xué)生成績檔案的管理、教學(xué)工作量的審核、教學(xué)經(jīng)費(fèi)的管理和報銷單據(jù)的審核等工作。教學(xué)秘書的工作非常繁雜，并且具有隨機(jī)性和偶然性。然而這項工作并不是完全被動的，其中也包括一些主動因素。這里的主動因素主要是對教師教學(xué)落實情況的檢查、教學(xué)資料的整理和積累、教學(xué)現(xiàn)狀的調(diào)查和分析，這些工作要求教學(xué)秘書必須有一定的計劃性，并且在計劃安排和具體行動上具有很大的主動性。從教學(xué)秘書工作性質(zhì)這個層面來看，高校秘書的具體業(yè)務(wù)屬于教務(wù)處相關(guān)處室的統(tǒng)一管理，但是在日常管理中還處于院系的管理之下，所以說教學(xué)秘書的工作能力在一定程度上代表著各院系的綜合素質(zhì)和高校整體教學(xué)管理水平。

2.高校教學(xué)秘書崗位服務(wù)與管理模式中存在的問題及原因

2.1高校教學(xué)秘書崗位服務(wù)與管理中存在的問題

高校教學(xué)秘書是高校教學(xué)管理中一個非常平凡的工作崗位，但是它所發(fā)揮的作用又是非常重要的，高校教學(xué)秘書的工作狀態(tài)是影響高校教學(xué)管理水平和質(zhì)量的重要原因。教學(xué)秘書工作具有不同于其他工作崗位的一些特點(diǎn)，即具有一定的服務(wù)性、管理性、信息服務(wù)反饋性。其中最突出的特點(diǎn)是兼具服務(wù)性和管理性，這兩個特點(diǎn)也是決定教學(xué)管理能力和管理水平的關(guān)鍵因素。

在高校，很多人對待教學(xué)秘書這個工作崗位的產(chǎn)生了歧義，因而導(dǎo)致高校教學(xué)秘書崗服務(wù)和管理模式出現(xiàn)了一些問題，這些問題主要有：首先，服務(wù)質(zhì)量不高。服務(wù)性原本是教學(xué)秘書工作的重要特色，教學(xué)秘書的工作宗旨就是為教師和學(xué)生的學(xué)習(xí)生活服務(wù)，以保證教學(xué)秩序順利而高效的完成。但是，在現(xiàn)實中很多教學(xué)秘書都將自己的工作看成是一種領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)，對待教師和學(xué)生的問題不能認(rèn)真分析后而給出解決方案，遇到問題就互相推諉。有的秘書對待教師和學(xué)生的咨詢非常的沒有耐心，敷衍了事，更有甚者竟然與教師發(fā)生沖突，使得教學(xué)管理工作陷入了一個令人尷尬的局面。對此，高校應(yīng)該對教學(xué)秘書崗這個崗位引起足夠的重視，著力提高教學(xué)秘書的服務(wù)意識，定期開展相應(yīng)的培訓(xùn)，提升教學(xué)秘書的服務(wù)質(zhì)量，從而保證能夠輔助教學(xué)中具體工作的順利開展。

其次，管理意識有待提高。很多高校逐漸認(rèn)識到教學(xué)秘書崗位的重要性，因此在聘用工作人員時也提高了相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，目前許多高校聘用的教學(xué)秘書普遍具有碩士及以上學(xué)歷，但是，具有較高的文憑和淵博的學(xué)識的教學(xué)秘書往往在具體工作中卻缺乏基本的服務(wù)意識和協(xié)調(diào)意識，且對教學(xué)管理方面的相關(guān)內(nèi)容和技巧不夠熟悉。因此教學(xué)秘書在工作中一般都是聽從領(lǐng)導(dǎo)的安排、一些人由于領(lǐng)導(dǎo)工作忙就只能在工作中進(jìn)行摸索前進(jìn)，造成教學(xué)秘書的管理理念上的欠缺和落后，尤其需要提高的是工作理論和技能。這就導(dǎo)致教學(xué)秘書崗工作人員雖然具有較高的學(xué)歷但是仍然無法滿足實際工作的需要。

2.2高校教學(xué)秘書崗服務(wù)問題產(chǎn)生的原因分析

由于高校教學(xué)管理任務(wù)不斷加重，教學(xué)秘書的工作量也隨之增加。很多時候高校秘書由于自身的業(yè)務(wù)和綜合素質(zhì)會影響到其服務(wù)意識，因而他們在工作中缺乏相應(yīng)的積極性、隊伍整體素質(zhì)不高，在工作質(zhì)量方面難以符合要求。另外，很多教學(xué)秘書在工作中沒有明確自己的工作角色，出現(xiàn)了定位偏差。作為高校的教學(xué)管理崗位教學(xué)秘書承擔(dān)著協(xié)調(diào)和服務(wù)參謀的作用，這些服務(wù)性的工作對于完成教學(xué)管理工作具有重要意義，但是現(xiàn)實中很多工作人員由于對工作職能的認(rèn)識不夠清晰，導(dǎo)致亂用權(quán)利的現(xiàn)象十分嚴(yán)重，這對教學(xué)管理工作造成了很大的負(fù)面影響。因此，面對當(dāng)前教學(xué)管理的形式相關(guān)人員在上崗前必須考核其專業(yè)知識和素養(yǎng)，幫助其準(zhǔn)確定位自己的工作角色，并進(jìn)行相關(guān)的崗位技能培訓(xùn)，從而提升教學(xué)秘書崗位的總體工作水平。

3.高校教學(xué)秘書崗服務(wù)與管理模式的創(chuàng)新

高校教學(xué)秘書工作質(zhì)量的高低直接影響著高校教學(xué)總體質(zhì)量的高低，因而必須對高校教學(xué)崗位的服務(wù)與管理模式進(jìn)行相應(yīng)的創(chuàng)新。

3.1對教學(xué)秘書隊伍引起高度的重視

教學(xué)秘書是教學(xué)管理活動中最基礎(chǔ)的管理者和服務(wù)者，其工作內(nèi)容涉及到學(xué)校工作的各個方面。因此，高校應(yīng)該對教學(xué)秘書隊伍引起高度重視。根據(jù)學(xué)校的具體工作要求建立一支高素質(zhì)、服務(wù)意識強(qiáng)的教學(xué)秘書隊伍。這項工作的順利開展需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)高度重視，對隊伍的選拔、培訓(xùn)和建設(shè)進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，對教學(xué)秘書的考核和晉升制度作出合理的規(guī)定，為其提升待遇和地位提供合理的空間。在工作中要對教學(xué)秘書的工作進(jìn)行指導(dǎo)，對其工作職責(zé)和管理權(quán)限作出明確的規(guī)定，從而增強(qiáng)教學(xué)秘書工作的針對性，充分發(fā)揮其崗位優(yōu)勢。從而可以使教學(xué)秘書發(fā)揮其在協(xié)調(diào)教務(wù)處與院系之間、院系與教研室之間、教師和學(xué)生之間的作用，讓其在提高服務(wù)質(zhì)量的同時，提高效率同時確保學(xué)校教學(xué)任務(wù)的有序和順利開展。教學(xué)秘書在教學(xué)中是聯(lián)系“教”與“學(xué)”之間重要的紐帶之一，因此教學(xué)秘書要及時對教師和學(xué)生之間的關(guān)系材料進(jìn)行整理，并及時分析反饋，從而為教師和學(xué)生之間提供一個信息通暢的平臺。最后，可以通過教學(xué)要求及教學(xué)任務(wù)的進(jìn)程安排為各個科室和教師本人提供相應(yīng)的改良策略，提升教學(xué)質(zhì)量。

3.2提升教學(xué)秘書的整體素質(zhì)

高校教學(xué)秘書能夠做好各項工作的前提是自身素質(zhì)的提升，因為即使是相同的工作如果由不同的人承擔(dān)收到的效果是截然不同的。為了提升高校的教學(xué)質(zhì)量就必須提高教學(xué)秘書的基本素質(zhì)，教學(xué)秘書所應(yīng)該具有的基本素質(zhì)有：第一，良好的職業(yè)道德和敬業(yè)精神。教學(xué)秘書從事的工作具有工作量大、事務(wù)繁瑣的特點(diǎn)，稍有不慎就會造成極大的教學(xué)事故給高校帶來不可估量的損失，因此高校的教學(xué)秘書必須具有較強(qiáng)的事業(yè)心和責(zé)任感，具有樂于為師生服務(wù)的敬業(yè)精神。第二，一定的組織和協(xié)調(diào)能力。高校的教學(xué)活動是一個動態(tài)的變化過程，不僅周期長而且會涉及到教學(xué)活動的方方面面，這就需要教學(xué)秘書善于觀察勤于思考，能夠協(xié)調(diào)好工作中的多個方面，從而可以使各項工作有序地開展。第三，一定的業(yè)務(wù)素質(zhì)和文化素質(zhì)。教學(xué)秘書能夠做好教學(xué)輔助的作用最基本的要求就是具有良好的業(yè)務(wù)和文化素質(zhì)。高校教學(xué)秘書的業(yè)務(wù)和文化素質(zhì)包括：掌握現(xiàn)代化的管理知識和教學(xué)理論；熟悉學(xué)校的規(guī)章制度和各學(xué)科的課程安排；一定文字和語言表達(dá)能力；一定的計算機(jī)操作能力。第四，健康的身體和心理。健康的身體和心理是高校教學(xué)秘書做好本職工作的保證，因此，教學(xué)秘書在精于業(yè)務(wù)的同時也需要勤于鍛煉，提高個人身體素質(zhì)。

3.3高校要為教學(xué)秘書的工作完善相應(yīng)的機(jī)制和設(shè)施

首先，高校應(yīng)該為高校秘書工作建立相應(yīng)的激勵和競爭機(jī)制。一方面，高校調(diào)動教學(xué)秘書工作積極性的一個重要手段就是建立相應(yīng)的獎懲機(jī)制，對工作優(yōu)秀、業(yè)務(wù)水平高、業(yè)績突出的工作人員進(jìn)行相應(yīng)的獎勵，并且規(guī)定在職位的晉升上獎勵多的員工可以優(yōu)先考慮。對于在工作中推卸責(zé)任，沒有負(fù)到相應(yīng)責(zé)任、管理能力提升慢甚至不提升的工作人員要給予一定的處罰，從而調(diào)動教學(xué)秘書的工作積極性。另一方面，高校應(yīng)該建立良性的競爭機(jī)制。如果只有激勵機(jī)制沒有良性的競爭機(jī)制，教學(xué)秘書彼此之間就會形成不良的同事關(guān)系。學(xué)校要定期對教學(xué)秘書的工作開展溝通活動，使其可以相互溝通工作經(jīng)驗，進(jìn)行交流。對教學(xué)秘書開展定期的培訓(xùn)、開拓他們的視野，及時更新工作中的觀念，使其用最新的理念和方法提高工作效率。

其次，高校要對教學(xué)秘書的工作設(shè)備進(jìn)行及時的完善和更新，從而為教學(xué)秘書提高服務(wù)質(zhì)量提供強(qiáng)有力的硬件支持。一方面，針對一些管理設(shè)施落后的現(xiàn)象，高校要組織專門人員對管理軟件和計算機(jī)進(jìn)行升級和更新，從而保證管理設(shè)備的科學(xué)性和可操作性，確保高校秘書可以方便快捷地利用本校及校外的相關(guān)資源。另一方面，高校要提高服務(wù)的統(tǒng)計渠道，完善服務(wù)的統(tǒng)計渠道，設(shè)置相應(yīng)的服務(wù)打分系統(tǒng)，讓相關(guān)的監(jiān)督部門可以及時了解教學(xué)秘書的服務(wù)質(zhì)量。

4.結(jié)語

綜上所述，教學(xué)秘書的工作是高校教學(xué)管理工作中不可或缺的一個部分，高校應(yīng)該針對教學(xué)秘書崗位服務(wù)和管理模式中存在的不足進(jìn)行仔細(xì)分析，并采取相應(yīng)措施進(jìn)行整改，從而提高教學(xué)秘書的工作質(zhì)量，進(jìn)而提升高校的整體教學(xué)質(zhì)量。

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