淺談軍工企業(yè)科技檔案制度建設(shè)

[摘 要] 科技檔案對(duì)科學(xué)研究具有重要的參考價(jià)值，搞好檔案制度建設(shè)是企業(yè)檔案管理部門(mén)的重要職責(zé)。文章分析軍工企業(yè)科技檔案的特點(diǎn)，闡明軍工企業(yè)進(jìn)行檔案制度建設(shè)的重要性，結(jié)合當(dāng)前軍工企業(yè)在檔案制度建設(shè)方面存在的問(wèn)題，探討軍工企業(yè)進(jìn)行科技檔案制度建設(shè)的有效措施，以期為相關(guān)單位進(jìn)行科技檔案制度建設(shè)提供參考。

[關(guān)鍵詞] 軍工企業(yè)；科技檔案；制度建設(shè)

[作者簡(jiǎn)介] 龔霞，中國(guó)電子科技集團(tuán)公司第16研究所副研究館員，河北 合肥，230031

[中圖分類(lèi)號(hào)] G275.6 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1007-7723（2013）05-0071-0002

所謂制度，是指管理中需要大家共同遵守的規(guī)定、條例等。制度建設(shè)則是指針對(duì)相關(guān)規(guī)定、條例進(jìn)行的研究、制訂與施行工作。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)大潮的沖擊，要求現(xiàn)代企業(yè)具備科學(xué)、系統(tǒng)的管理制度。作為企業(yè)管理的一部分，檔案管理必須樹(shù)立新的觀念，實(shí)行新的管理制度，以適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的需要，這是檔案部門(mén)協(xié)調(diào)、高效運(yùn)行的有力保證。所謂檔案制度建設(shè)，是指通過(guò)一系列舉措，使檔案管理制度條理化、規(guī)范化，以保證檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

由于其自身的特殊性，軍工企業(yè)科技檔案存在許多商業(yè)和軍事秘密，系統(tǒng)地記錄了很多高端技術(shù)、武器裝備的研制過(guò)程、技術(shù)方案和考核指標(biāo)等內(nèi)容，涉及我國(guó)的國(guó)家機(jī)密和武器裝備使用等許多安全措施。因此，在現(xiàn)階段，有必要搞好軍工企業(yè)科技檔案制度建設(shè)。

一、軍工企業(yè)科技檔案的特點(diǎn)

在新產(chǎn)品研制、生產(chǎn)過(guò)程中，可靠、真實(shí)的科研文件在記錄科研項(xiàng)目研制過(guò)程的同時(shí)，也形成了科研檔案文件。軍工企業(yè)科研檔案作為一種特定的檔案，由于其載體形式的原始性、真實(shí)性，其信息內(nèi)容的知識(shí)性，其價(jià)值的潛在性，使科研檔案在科研、生產(chǎn)中發(fā)揮著不可替代作用。概括起來(lái)，軍工企業(yè)科技檔案具有以下特點(diǎn)：

（一）涉密程度高

軍工企業(yè)科研活動(dòng)通常圍繞軍工項(xiàng)目或型號(hào)產(chǎn)品展開(kāi)。軍工項(xiàng)目科技檔案對(duì)這些項(xiàng)目的立項(xiàng)背景、技術(shù)指標(biāo)、項(xiàng)目概況及完成單位都進(jìn)行了翔實(shí)的記錄，這些內(nèi)容涉及國(guó)家機(jī)密，不宜公開(kāi)，項(xiàng)目通常以編號(hào)或代號(hào)秘密而謹(jǐn)慎地運(yùn)行；型號(hào)產(chǎn)品科技檔案則涉及產(chǎn)品的性能指標(biāo)、研制方案及各項(xiàng)關(guān)鍵技術(shù)，代表型號(hào)產(chǎn)品的技術(shù)水平。

（二）內(nèi)容種類(lèi)多

軍工企業(yè)科研項(xiàng)目往往是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)，涉及多學(xué)科、多專(zhuān)業(yè)，因此在產(chǎn)品設(shè)計(jì)、生產(chǎn)過(guò)程中必然會(huì)產(chǎn)生多角度、多層次的科研信息，這些信息技術(shù)含量高，是科研產(chǎn)品的研發(fā)、生產(chǎn)、技術(shù)改進(jìn)的必要信息來(lái)源。科技檔案反映了科研、生產(chǎn)、質(zhì)量管理的全部信息，是項(xiàng)目組實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)、技術(shù)價(jià)值和管理訣竅的集中體現(xiàn)。從研制到設(shè)計(jì)，再到定型、生產(chǎn)、出廠，直至最后的報(bào)廢，產(chǎn)生的檔案內(nèi)容豐富，種類(lèi)繁多。

（三）查詢使用頻

科技檔案可以為新項(xiàng)目的研制提供借鑒。從課題立項(xiàng)到科研成果應(yīng)用推廣，科研人員通常要查閱大量檔案和資料，從而開(kāi)闊思路，避免重復(fù)勞動(dòng)，縮短研制周期，提高技術(shù)水平，取得較好的軍事和經(jīng)濟(jì)效益。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，科研人員查閱檔案的時(shí)間約占整個(gè)課題研制時(shí)間的1/3以上，對(duì)原有圖紙的利用率超過(guò)50%。

二、軍工企業(yè)科技檔案管理存在的問(wèn)題

近年來(lái)，雖然軍工企業(yè)科技檔案管理工作逐步走向正規(guī)，但在科技檔案管理制度的制定與落實(shí)方面仍有一些問(wèn)題，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）各級(jí)認(rèn)識(shí)不到位

由于檔案管理工作不直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，且處在科研生產(chǎn)流程的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，所以各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)通常將注意力放在產(chǎn)品的研發(fā)、生產(chǎn)上，對(duì)檔案管理工作不夠重視。部分單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)加強(qiáng)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，忽略了檔案對(duì)科研生產(chǎn)的促進(jìn)作用。

此外，部分科研人員對(duì)歸檔案意識(shí)淡薄，有時(shí)為了工作方便而不愿將相關(guān)文件歸檔；或者對(duì)檔案工作者不夠信任，認(rèn)為在項(xiàng)目研制過(guò)程中取得的成果屬于個(gè)人私有財(cái)產(chǎn)，一旦歸檔就成為公有財(cái)產(chǎn)，而且再借手續(xù)繁瑣，不如自己保管放心、使用方便。如此一來(lái)，一些該歸檔的核心材料留在了個(gè)人手中，造成許多珍貴資料的遺失，嚴(yán)重影響了歸檔的時(shí)限性與檔案的完整性。

（二）管理機(jī)制不健全

企業(yè)內(nèi)部管理機(jī)制不夠健全，檔案制度難以貫徹實(shí)施，導(dǎo)致文件材料不能及時(shí)歸檔。有些單位雖然也建立了檔案管理制度，但不能與時(shí)俱進(jìn)及時(shí)修訂，導(dǎo)致制度滯后；有些檔案制度死板教條，沒(méi)有根據(jù)企業(yè)職能、經(jīng)營(yíng)的范圍及時(shí)進(jìn)行修訂；或者缺乏與檔案工作相配套的制度，致使檔案制度難以落到實(shí)處，直接影響了檔案工作職能的發(fā)揮。

（三）制度落實(shí)無(wú)保障

制度是規(guī)范行為的準(zhǔn)則，應(yīng)該嚴(yán)格遵守與執(zhí)行。有章不循，制度落實(shí)無(wú)保障，是目前科技檔案制度難以奏效的主因。部分企業(yè)的檔案管理制度只是依檔案室的名義印發(fā)，既沒(méi)納入企業(yè)的管理標(biāo)準(zhǔn)，又沒(méi)明確有關(guān)人員的崗位責(zé)任，導(dǎo)致檔案制度缺乏約束力。對(duì)企業(yè)而言，沒(méi)有檢查與監(jiān)督機(jī)制，單靠員工的自覺(jué)性，很難將制度落到實(shí)處。企業(yè)檔案部門(mén)在制訂各項(xiàng)制度時(shí)，應(yīng)建立與其之相適應(yīng)的檢查、監(jiān)督機(jī)制，以保障各項(xiàng)制度有效地落實(shí)。

三、軍工企業(yè)加強(qiáng)科技檔案制度建設(shè)的意義

隨著新軍事變革的不斷深入，我軍裝備更新?lián)Q代速度加快，軍工企業(yè)研發(fā)與生產(chǎn)先進(jìn)武器的任務(wù)量增大，這使軍工企業(yè)檔案管理的地位日益凸顯，軍工企業(yè)的檔案管理水平亟須提高。因此，在當(dāng)前環(huán)境下，搞好軍工企業(yè)科技檔案制度建設(shè)尤為重要，具體表現(xiàn)在：

（一）有利于強(qiáng)化全體員工的檔案意識(shí)

科技檔案從產(chǎn)生到歸檔，再到提供利用，參與人員多，涉及面廣。通過(guò)建立并有效執(zhí)行檔案管理制度，可以促使檔案工作人員更好地完成本職工作；檔案管理規(guī)范化，使得員工更愿意協(xié)助檔案部門(mén)完成科研資料的歸檔，多快好省地利用檔案解決工作中遇到的問(wèn)題，從而提高整個(gè)企業(yè)的檔案意識(shí)。

（二）有利于激發(fā)全體員工的工作動(dòng)力

建立符合企業(yè)實(shí)際、滿足員工需求的制度并有效執(zhí)行，具有一定的宏觀激勵(lì)作用?？茖W(xué)合理的檔案管理制度，不但具有約束作用，而且可以有效地激發(fā)企業(yè)員工的工作動(dòng)力，提高其工作積極性，從而降低管理成本，提高經(jīng)濟(jì)收益。

（三）有利于保證軍工企業(yè)的健康發(fā)展

制度是規(guī)范和約束行為的重要手段。建立完善的企業(yè)檔案管理制度，不但能夠保證軍式企業(yè)檔案部門(mén)中各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行，而且對(duì)于軍工企業(yè)的健康發(fā)展乃至整個(gè)國(guó)民經(jīng)濟(jì)的穩(wěn)定都有重要意義。

四、軍工企業(yè)加強(qiáng)科技檔案制度建設(shè)的措施

（一）完善科技檔案保管制度

與其他檔案相比，科技檔案具有專(zhuān)業(yè)性、多樣性、實(shí)用性等獨(dú)有的特點(diǎn)。專(zhuān)業(yè)性特點(diǎn)使科技檔案管理工作難度增大；多樣性特點(diǎn)使科技檔案的歸類(lèi)、整理更加繁瑣；實(shí)用性特點(diǎn)使科技檔案經(jīng)常被借閱。因此，科技檔案管理部門(mén)，要針對(duì)以上特點(diǎn)，制定和完善相應(yīng)的制度，確保整理與歸類(lèi)、借閱與歸還等工作有序開(kāi)展。

（二）健全科技檔案保密制度

與一般檔案相比，科技檔案又具有安全、保密等特點(diǎn)。由于涉及科技機(jī)密，關(guān)系到企業(yè)發(fā)展，甚至國(guó)家與軍隊(duì)安全，所以軍工企業(yè)科技檔案管理部門(mén)尤其要安全、保密工作。建立并完善科技檔案保密制度，是做好科技檔案工作的重要舉措。因此，科技檔案管理部門(mén)要建立科學(xué)合理的科技檔案保密守則、檔案庫(kù)房管理制度、密傳機(jī)房工作制度、泄密事件查處辦法等一系列規(guī)章制度，使科技檔案保密工作有章可循、有法可依。

（三）改善科技檔案管理環(huán)境

《檔案法》規(guī)定：“檔案管理應(yīng)采用先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化”。隨著時(shí)代的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)在人們的生活中得到越來(lái)越廣泛的（下轉(zhuǎn)第70頁(yè)）