天津大學(xué)設(shè)備采購網(wǎng)上競價工作的實踐與思考

邵 嵐，施 軍，孟 崢

（天津大學(xué) 國有資產(chǎn)與設(shè)備管理處，天津 300072）

高校設(shè)備管理部門作為直接服務(wù)于學(xué)校教學(xué)科研中心工作的職能部門，在按照國家政府采購的規(guī)定依法合規(guī)進(jìn)行采購工作的同時，為師生提供優(yōu)質(zhì)、高效、便捷的服務(wù)，始終是從事高校設(shè)備采購人員研究和探索的主題之一。隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，將信息化技術(shù)及采購工作結(jié)合起來成為必然的趨勢。中山大學(xué)實驗室與設(shè)備管理處研發(fā)的高校物資競價網(wǎng)經(jīng)過成功的實踐，獲得了上級主管部門和許多高校的認(rèn)可。網(wǎng)上競價采購解決了傳統(tǒng)電話詢價采購效率低、成本高、不透明、難監(jiān)督等問題，規(guī)范了小批量采購行為，是針對高校采購工作特點(diǎn)的制度創(chuàng)新和方法創(chuàng)新，符合高校設(shè)備采購政策性要求，達(dá)到設(shè)備采購經(jīng)濟(jì)性、時效性要求，是政府采購模式的有益補(bǔ)充，提高了政府采購的效能［1］。

1 網(wǎng)上競價在天津大學(xué)設(shè)備信息化管理工作中的實踐

我校設(shè)備信息化管理始于上世紀(jì)90年代，自主設(shè)計并開發(fā)了“天津大學(xué)儀器設(shè)備管理信息系統(tǒng)”（以下簡稱“設(shè)備信息系統(tǒng)”），目前該系統(tǒng)包括儀器設(shè)備申購、采購、驗收、管理、報廢等子系統(tǒng)，致力于實現(xiàn)設(shè)備全壽命周期管理的目標(biāo)。該系統(tǒng)與數(shù)字化校園相連接，用戶在有網(wǎng)絡(luò)的地方，便可以隨時根據(jù)科研教學(xué)的需要對儀器設(shè)備提交申購、驗收、報廢等業(yè)務(wù)申請［2］，經(jīng)過多年的運(yùn)行實踐，各個功能模塊日趨完善。

1.1 “高校物資競價網(wǎng)”在我校運(yùn)行的特點(diǎn)

我校自2009年加入高校物資競價網(wǎng)系統(tǒng)［3－4］，所有單筆采購金額不超過10萬元的計算機(jī)、打印機(jī)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、數(shù)碼產(chǎn)品等通用類設(shè)備，改變以往詢價采購的形式，進(jìn)行網(wǎng)上競價采購。同時正是由于我校設(shè)備管理信息化的實際情況，決定了我們采用了一種不同于由教師在競價網(wǎng)發(fā)布采購信息的模式，而是由我處管理人員發(fā)布設(shè)備競價信息的模式，其流程見圖1。

圖1 天津大學(xué)網(wǎng)上競價采購流程圖

如圖1，我校教師在“設(shè)備信息系統(tǒng)”中的“設(shè)備申購子系統(tǒng)”提交設(shè)備購置申請，經(jīng)審批通過后進(jìn)入設(shè)備采購階段。設(shè)備采購業(yè)務(wù)員按照擬購設(shè)備的具體情況確定采購形式，將采取網(wǎng)上競價形式采購的設(shè)備信息錄入到競價網(wǎng)中發(fā)布競價。待廠商報價結(jié)束后，由用戶根據(jù)所有廠商報價確認(rèn)競價結(jié)果，通知中標(biāo)供應(yīng)商送貨，同時將競價結(jié)果錄入到我校“設(shè)備信息系統(tǒng)”中。網(wǎng)上競價采購流程由設(shè)備采購業(yè)務(wù)員完成全過程。

通過以上管理流程基本實現(xiàn)了我?！霸O(shè)備信息系統(tǒng)”與“高校物資競價網(wǎng)”的對接，教師在學(xué)?！霸O(shè)備信息系統(tǒng)”提交采購申請后，等待確認(rèn)結(jié)果即可，減少了教師的工作量。經(jīng)過這幾年的努力，網(wǎng)上競價采購模式獲得師生的高度認(rèn)可。

1.2 設(shè)備全生命周期信息化管理流程介紹

我校“設(shè)備信息系統(tǒng)”按照設(shè)備的全生命周期的管理目標(biāo)，設(shè)備管理信息化工作包括設(shè)備申購、設(shè)備采購、設(shè)備驗收、設(shè)備管理、設(shè)備報廢等5個子系統(tǒng)，見圖2。

圖2 設(shè)備全生命周期管理流程圖

（1）“設(shè)備申購”子系統(tǒng)。在申購階段，用戶用自己數(shù)字化校園的統(tǒng)一賬號登錄申購系統(tǒng)，按照要求輸入申購設(shè)備的名稱、技術(shù)指標(biāo)、規(guī)格型號、擬選廠商等相關(guān)信息，確認(rèn)后點(diǎn)擊提交。申購信息經(jīng)院級審核和校級審核后，自動生成采購計劃單，進(jìn)入到設(shè)備采購階段。

（2）“設(shè)備采購”子系統(tǒng)。采購計劃單在采購管理系統(tǒng)里被分配給相應(yīng)的業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)執(zhí)行，業(yè)務(wù)員根據(jù)采購金額和設(shè)備類別的不同，選擇相應(yīng)的采購方式。目前主要采用公開招標(biāo)、競爭性談判、單一來源談判、詢價、網(wǎng)上競價、自購等采購方式。采購過程結(jié)束后由業(yè)務(wù)員負(fù)責(zé)將采購設(shè)備相關(guān)的所有信息錄入到采購系統(tǒng)中。對于單筆采購金額不超過10萬元的計算機(jī)、打印機(jī)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、數(shù)碼產(chǎn)品等通用類設(shè)備，全部采用網(wǎng)上競價采購形式。

（3）“設(shè)備驗收”子系統(tǒng)。設(shè)備到貨驗收合格后，教師登錄設(shè)備驗收子系統(tǒng)輸入采購計劃單號，系統(tǒng)將自動從采購子系統(tǒng)提取設(shè)備的品名、規(guī)格型號、技術(shù)指標(biāo)、供應(yīng)商等有關(guān)信息，教師補(bǔ)充確認(rèn)后，設(shè)備驗收成功。這樣極大地簡便了教師在設(shè)備驗收時重復(fù)書寫、輸入設(shè)備具體指標(biāo)等繁雜手續(xù)，方便了教師，提高了工作效率。

（4）“設(shè)備管理”子系統(tǒng)。我校設(shè)備管理工作通過設(shè)備管理子系統(tǒng)來實現(xiàn)，在此系統(tǒng)可以精確查詢到每一個申購計劃的所有信息，包括采購時間、價格、數(shù)量、品牌、型號、生產(chǎn)廠家、存放地點(diǎn)、設(shè)備編號、保管人等。該系統(tǒng)具備統(tǒng)計分析的功能，為儀器設(shè)備的科學(xué)管理提供依據(jù)。

（5）“設(shè)備報廢”子系統(tǒng)。教師在“設(shè)備報廢”子系統(tǒng)中提交報廢申請，按照學(xué)校規(guī)定審批流程完成院、校逐級網(wǎng)上審批，最終完成設(shè)備報廢工作。

2 網(wǎng)上競價系統(tǒng)使用中存在的問題

我校加入“高校物資競價網(wǎng)”以來，確實體會到網(wǎng)上競價對零星通用類設(shè)備的采購工作帶來了很大的便捷，促進(jìn)和提高了工作效率，節(jié)約了資金，但也確實感到仍存在一些不可避免的問題，在此提出來與大家共同交流討論。

2.1 參與競價供應(yīng)商少，競爭不充分

物資競價信息發(fā)布后，參與競價的廠商基本還是原有供貨商的范圍，導(dǎo)致參與競價廠商少、競爭不充分的現(xiàn)象。我們分析了這個原因，比如有的是供貨商因?qū)Ω們r網(wǎng)關(guān)注不夠出現(xiàn)漏標(biāo)，或因報價不具備優(yōu)勢經(jīng)常不中標(biāo)導(dǎo)致競價熱情降低，有時是由于沒有新供應(yīng)商的參與等，但其根本原因是由于本市使用網(wǎng)上競價系統(tǒng)的高校少，因此參與的供應(yīng)商數(shù)量少，外省市供應(yīng)商注冊的積極性也不高。某些品牌的供應(yīng)商屈指可數(shù)，使得供應(yīng)商之間競爭不充分，競價效果不明顯［5］。

2.2 網(wǎng)上競價系統(tǒng)無法與學(xué)校設(shè)備管理系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)對接

如前文所述，我校已研發(fā)運(yùn)行學(xué)?！霸O(shè)備信息系統(tǒng)”，包括設(shè)備申購、采購、驗收、管理、報廢等設(shè)備全壽命周期管理功能。國內(nèi)還有其他高校具有相似的管理模式，這些高校具有設(shè)備采購量大、存量大、管理基礎(chǔ)好等共同點(diǎn)。如何做到網(wǎng)上競價系統(tǒng)與學(xué)校各自的設(shè)備管理系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)對接，對競價網(wǎng)的推廣至關(guān)重要。我們現(xiàn)在的辦法是業(yè)務(wù)員將“設(shè)備信息系統(tǒng)”的申購信息用手工輸入到高校物資競價系統(tǒng)，完成競價過程，導(dǎo)致加大了工作量，降低了工作效率。

2.3 高校物資競價網(wǎng)采購數(shù)據(jù)的利用有待加強(qiáng)

加入到“高校物資競價網(wǎng)”的高校已有50余所，遍布全國多個省市。相對于某一省市、某個學(xué)校獨(dú)立開發(fā)使用的網(wǎng)上競價或者詢價采購而言，“高校物資競價網(wǎng)”在分析使用跨區(qū)域的設(shè)備采購數(shù)據(jù)方面具有明顯的優(yōu)勢。但目前這一“富礦”還完全沒有利用起來，還沒有對加入“高校物資競價網(wǎng)”的高校在科學(xué)合理利用不同地區(qū)設(shè)備采購數(shù)據(jù)方面提供參考，比如能夠提供對于某一特定設(shè)備在不同省市的價格走勢及價格區(qū)間的查詢等，這些功能的開發(fā)相信對競價網(wǎng)的推廣具有積極意義。

2.4 對供應(yīng)商缺乏有效管理

由于高校物資競價網(wǎng)準(zhǔn)入門檻設(shè)定較低，有部分低價中標(biāo)的供應(yīng)商在供貨完畢后，對用戶提出的后續(xù)服務(wù)要求不予理睬或者其本身沒有技術(shù)服務(wù)人員來解決用戶需求，此類供應(yīng)商一般沒有固定代理授權(quán)而且缺乏售后服務(wù)力量，它們往往以低利潤、低價格，取得高中標(biāo)率“掙快錢”為其經(jīng)營理念，而不以與高校長期合作為目的。對于此類供應(yīng)商，我們則應(yīng)加強(qiáng)管理［6］，嚴(yán)格控制其進(jìn)入高校物資競價網(wǎng)。

2.5 無法科學(xué)實現(xiàn)多品牌競價

目前網(wǎng)上競價基本上是固定品牌、型號，原則上最低價中標(biāo)。這樣做主要是為了讓競價的物資能有價格可比性，保證了競價的公平公正。然而，如果教師對擬購物資的技術(shù)指標(biāo)有明確要求、對品牌沒有特定限制，希望有多個品牌參與競價時，這種單以價格為導(dǎo)向的機(jī)制就顯現(xiàn)了局限性，同時也限制了其他技術(shù)規(guī)格較復(fù)雜的實驗教學(xué)、科研儀器在競價網(wǎng)上的使用。

3 改進(jìn)網(wǎng)上競價系統(tǒng)的建議

高校物資競價網(wǎng)經(jīng)歷了從無到有、從小到大，從高校自發(fā)聯(lián)盟到得到教育部認(rèn)可推動的過程，這其中作為系統(tǒng)的開發(fā)者、維護(hù)者付出的心血和開拓創(chuàng)新努力實屬不易。現(xiàn)階段競價網(wǎng)進(jìn)入到發(fā)展的關(guān)鍵期，如何拓展新用戶、服務(wù)老用戶，保持競價網(wǎng)的活力成為工作的重點(diǎn)，提出以下建議供參考。

3.1 積極開辟渠道，吸引更多高校及供應(yīng)商入網(wǎng)

擴(kuò)大競價網(wǎng)的吸引力和影響力，要多渠道、多形式加大宣傳推動力度，努力獲得上級政府采購部門的政策支持，以及地方政府采購部門的認(rèn)可和助力推動［7］，使競價網(wǎng)系統(tǒng)與地方政府采購系統(tǒng)融合，擴(kuò)大優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商數(shù)量。同時，讓更多的高校了解、使用這一系統(tǒng)，增加高校用戶和供應(yīng)商使用這一系統(tǒng)的信心，才能讓網(wǎng)上競價煥發(fā)生機(jī)與活力。

3.2 開放系統(tǒng)數(shù)據(jù)交互接口與提高采購數(shù)據(jù)的使用功能

建議高校物資網(wǎng)上競價系統(tǒng)要盡快將數(shù)據(jù)交互接口與使用學(xué)校的采購系統(tǒng)實現(xiàn)無縫對接，并提供數(shù)據(jù)交互功能，解決競價系統(tǒng)在推廣上遇到的瓶頸，大大降低其推廣上的難度，吸引更多高校加入競價網(wǎng)。

競價網(wǎng)應(yīng)發(fā)揮自身優(yōu)勢，科學(xué)開發(fā)、合理利用跨地區(qū)、跨省市的高校采購數(shù)據(jù)，為競價網(wǎng)用戶提供更強(qiáng)大的查詢統(tǒng)計功能，加大競價網(wǎng)的吸引力。

3.3 對供應(yīng)商建立科學(xué)完善的評價體系，完善供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫

細(xì)化供應(yīng)商的入網(wǎng)標(biāo)準(zhǔn)，對供應(yīng)商的評價系統(tǒng)不應(yīng)僅僅是建立一種模糊的主觀評價，而應(yīng)建立一種更加具有針對性的具體化的評價體系指標(biāo)，如參加廠商的員工人數(shù)、技術(shù)支持人數(shù)、經(jīng)營時間、公司規(guī)模、代理級別、公司的信譽(yù)度等。在對一個公司進(jìn)行的評分中不應(yīng)只有用戶進(jìn)行評價，設(shè)備采購管理部門也應(yīng)參與評價，這樣可以充分保證對參與競價的公正性，并且應(yīng)該將對公司的評價公開發(fā)布，使其得到廣大用戶及廠商的監(jiān)督［6－8］。

3.4 開發(fā)多品牌競價功能，建立多品牌競價評價模型

如何讓更多類別的儀器進(jìn)入到競價系統(tǒng)呢？筆者認(rèn)為建立多品牌競價的評分模型至為關(guān)鍵。對于不固定品牌及型號的儀器設(shè)備的競價模型評分標(biāo)準(zhǔn)，可參照公開招標(biāo)所要求的評分要素［9－10］，包括價格、質(zhì)量、售后服務(wù)等，將其制成電子表嵌入到競價系統(tǒng)當(dāng)中。用戶及評標(biāo)人可以在電子表格中打分，對該競價的設(shè)備進(jìn)行綜合評判，確認(rèn)中標(biāo)供應(yīng)商［11］。單一品牌與多品牌競價都可以在競價平臺上運(yùn)行，競價系統(tǒng)功能得到完善，對推廣競價平臺、拓寬采購領(lǐng)域、擴(kuò)展用戶群具有重要意義。

4 結(jié)束語

高校物資競價網(wǎng)經(jīng)過多年的實踐與發(fā)展已趨于成熟，它凝結(jié)了開發(fā)者和使用者的眾多智慧和創(chuàng)新，它符合陽光采購的要求和信息化管理的發(fā)展趨勢，因此越來越多的高校都將成為競價網(wǎng)的使用者［12］。希望競價網(wǎng)加強(qiáng)系統(tǒng)的開發(fā)與維護(hù)，建立起適合不同管理需求的網(wǎng)上競價模式，探索出一條可持續(xù)發(fā)展的運(yùn)營模式，增強(qiáng)競價網(wǎng)的吸引力和凝聚力，共同推進(jìn)高校儀器設(shè)備采購的科學(xué)健康發(fā)展。

（

）

［1］陳金友，潘麗慧.高校設(shè)備采購實行網(wǎng)上競價的驅(qū)動與優(yōu)化［J］.實驗技術(shù)與管理，2011，28（9）：200－202，206.

［2］施軍，賀強(qiáng).高校設(shè)備采購信息化系統(tǒng)建設(shè)［J］.實驗技術(shù)與管理，2013，30（3）：106－108，134.

［3］賈延江，林明河，許家瑞.高校物資“網(wǎng)上競價”采購管理研究及實踐［J］.實驗技術(shù)與管理，2007，24（12）：168－170.

［4］賈延江，胡國慶，李達(dá)亮.高校網(wǎng)上競價采購管理系統(tǒng)的建立與實施［J］.實驗室研究與探索，2010，29（4）：181－182.

［5］胡國慶，賈延江.高校競價網(wǎng)與政府招標(biāo)采購方式的比較［J］，實驗室研究與探索，2010，29（3）：115－118.

［6］楊剛.網(wǎng)上競價如何進(jìn)行供應(yīng)商管理［J］.石油石化物資采購，2009（4）：46－47.

［7］顧亞萍，邱煒韜.關(guān)于改進(jìn)高校競價系統(tǒng)的思考［J］.實驗技術(shù)與管理，2011，28（12）：211－214.

［8］賈佳.新形勢下高校政府采購新方式［J］.理論視角，2010（2）：246－249.

［9］陳金友，鐘琦，馬關(guān)龍.高校政府采購網(wǎng)上競價模式的思考與探索［J］.實驗技術(shù)與管理，2013，30（5）：212－214.

［10］邱煒韜，田傳軍.網(wǎng)上競價在高校儀器設(shè)備采購中初探［J］.實驗室研究與探索，2010，29（11）：348－350.

［11］師秀清.高校政府采購網(wǎng)上競價管理系統(tǒng)的實踐與思考［J］.實驗室研究與探索，2011，30（3）：185－187.

［12］章輝.政府采購風(fēng)險及其控制［M］.北京：中國財政經(jīng)濟(jì)出版社，2009：65－68.