高職院校圖書館績效計劃設置研究*

張晉鶴（珠海城市職業(yè)技術(shù)學院圖書館）

近年來，隨著崗位設置與績效工資改革的推進，高校開始逐步實施績效管理，圖書館作為學校二級部門也開始實行績效考核，但績效管理制度不完善，只注重考核結(jié)果而忽略過程管理等多方面因素導致績效管理效果并不理想?？冃в媱澴鳛榭冃Ч芾硐到y(tǒng)的起點，是整個績效管理運行的基礎，它有利于將館員目標與圖書館整體目標保持一致，并為績效考核提供依據(jù)。本文通過分析高職院校圖書館績效計劃的實踐和研究現(xiàn)狀，就制定績效計劃中的確定績效目標等方面進行研究。

1 高職院校圖書館績效計劃的研究與實踐現(xiàn)狀

1.1 績效計劃

績效計劃是績效管理的起點，也是績效管理的關(guān)鍵?？冃в媱澗褪顷P(guān)于工作目標和標準的契約，是管理人員和員工通過共同溝通，對員工的工作目標和標準達成一致意見，并形成契約的過程。

圖書館績效計劃可以理解為：通過館長、部室主任、館員各層級人員的參與，使得圖書館組織及館員個人都有明確的、上下一致的目標，以保證圖書館組織戰(zhàn)略的實施和目標的實現(xiàn)?？冃в媱澆坏扔诠ぷ饔媱澔蚬ぷ黜椖?，績效計劃必須有規(guī)范的表達形式，館員需要對計劃做出承諾。

1.2 高職院校圖書館績效計劃研究現(xiàn)狀

本文采用文獻調(diào)查的方法了解和分析我國高校圖書館績效計劃的研究狀況。筆者于2012年12月5日在中國學術(shù)期刊全文數(shù)據(jù)庫和中國科技期刊數(shù)據(jù)庫檢索題名、關(guān)鍵詞或主題中有“圖書館”和“績效計劃”的論文，在原始的檢索結(jié)果基礎上，經(jīng)去重并閱讀文獻原文后，先排除不相關(guān)的文獻，再加入“績效計劃”內(nèi)容中含有的“績效目標”主題等文獻，得到相關(guān)論文8篇。文獻調(diào)查反映出目前國內(nèi)有關(guān)圖書館績效計劃的研究還處于起步階段。

首先，尚未有論文對績效計劃進行細致地闡述，普遍存在于研究績效管理的論文中，簡要提出要建立績效計劃，如關(guān)紹偉在《高校圖書館績效管理機制的構(gòu)建與實施——以沈陽理工大學圖書館為例》中提出要“設立績效管理計劃”，但沒有對績效計劃具有實施的內(nèi)容進行討論。其次，高職院校圖書館績效計劃研究沒有針對高職圖書館的特點深入討論，如唐靜在《淺談高職高專圖書館的績效管理》中只提到要進行“績效計劃的建立”，沒有說明高職院校圖書館實施績效計劃的具體措施。

1.3 高職院校圖書館績效計劃實踐現(xiàn)狀

沒有完整的績效計劃、缺乏溝通是目前高職院校圖書館績效計劃的實踐現(xiàn)狀。首先，許多管理者誤將績效考核當作績效管理，更沒有績效計劃的概念。筆者所在“高職院校圖書館績效管理研究與探索”課題組于2012年4月展開了《廣東省高職院校圖書館績效管理施行情況問卷調(diào)查》（以下簡稱“調(diào)查”），調(diào)查顯示81.36%的廣東高職院校圖書館只做年終總結(jié)評比，實施績效管理的圖書館中，13.56%的圖書館只進行績效考核，只有6.78%的圖書館實行完整的績效管理制度。其次，由于工作缺乏計劃性，無法保證工作是在圍繞著學校的戰(zhàn)略目標和圖書館組織目標進行，造成年終考核、績效考核缺乏依據(jù)，《調(diào)查》反映74.78%的受訪館員認為績效管理成效低，沒有發(fā)揮提升圖書館績效的作用。最后，上下級之間缺乏溝通，管理者全面掌握著績效管理的過程，在制定考核指標、績效目標時，沒有與館員溝通，館員無法發(fā)表意見，自然無法對績效考核產(chǎn)生認同感，覺得績效管理沒有用。

2 圖書館實施績效計劃的意義

2.1 有利于將圖書館目標和館員個人發(fā)展目標相結(jié)合

目前高職院校圖書館管理者在完成組織工作目標的一般做法是將工作目標分解，然后向下屬派發(fā)工作任務，在這種模式下，許多館員的直接感受是工作增加收入?yún)s沒有增加，覺得學校與圖書館的發(fā)展目標與自身關(guān)系不大。而通過制定績效計劃，館員充分了解自己的工作任務和目標、完成期限等信息，有助于館員按期完成工作，同時提高圖書館組織目標的完成效率。

2.2 有利于激發(fā)館員工作的熱情

讓館員參與制定績效計劃是一種參與式管理。目前的管理模式下，館員是被動接受工作任務，而在制定績效計劃的過程中，一方面館長、部室主任須就館員的工作任務、績效目標等問題進行溝通，幫助館員了解組織的目標；另一方面館員有機會表達自己對于績效目標設定、自身發(fā)展計劃的想法，能夠增強館員完成工作的責任感和自覺性，激發(fā)館員的工作熱情。

3 制定績效計劃的原則

3.1 參與和承諾原則

在績效計劃階段，讓館員參與計劃的制定，并且簽訂正規(guī)的績效契約，這一過程能夠讓館員感到自己對績效計劃中的內(nèi)容是做了很強的公開承諾的，這樣他們就會更加傾向于堅持這些承諾，履行自己的績效計劃。如果館員沒有參與績效計劃的制定過程，僅僅是領(lǐng)導強加給他們的計劃，或者他們的計劃只是口頭確定的，沒有進行公開簽字，那么就很難保證他們堅持這些承諾的計劃。同時，館員參與制定計劃能夠?qū)⒃S多矛盾在績效管理的前期暴露出來，通過管理者與館員的溝通對績效計劃達成共識，最大限度地降低目標實施過程中遇到的沖突，從而確?？冃в媱澲贫ǜ雍侠?。

3.2 可行性原則

績效計劃中最重要的是設定績效目標，一般高職院校圖書館由于機構(gòu)設置不完善，“雙肩挑”或“多肩挑”的現(xiàn)象比較普遍，定量考核比較困難，因此制定績效目標時就要靈活一些，目標要界定在館員職責和權(quán)利控制的范圍之內(nèi)，既要有挑戰(zhàn)性，有一定難度，但又可實現(xiàn)。目標過高，無法實現(xiàn)，不具激勵性；過低，不利于圖書館的績效成長和館員的個人發(fā)展。

3.3 部門目標與個人目標一致原則

目前高職院校圖書館的考核對象主要是針對館員個人，缺乏對部門的考核，館員沒有集體意識，其工資主要與職稱掛鉤，與部門發(fā)展無關(guān)，因此一些館員認為圖書館或部門的發(fā)展與自己無關(guān)。制定績效計劃，應該將圖書館組織目標與個人目標結(jié)合起來，績效目標與考核內(nèi)容一定要緊緊圍繞圖書館的目標，自上而下逐層進行分解、設計和選擇。

4 制定績效計劃的幾點思考

4.1 做好計劃前的信息準備工作

制定績效計劃與普通的年度工作計劃相比，最大的不同在于制定績效計劃的過程就是管理者與館員雙向溝通的過程。目前制定年度工作計劃的普遍情況是由圖書館管理層決定，館員不了解計劃的內(nèi)容，因此許多館員認為，制定績效計劃無需了解有關(guān)圖書館的組織信息、部門信息，這些信息只要館長、部室主任了解就可以了。其實對于館員來說，了解圖書館組織發(fā)展戰(zhàn)略和目標也非常重要，績效計劃作為績效管理的起點，就是要通過計劃將組織的目標逐層分解為館員的目標，所以為了使績效計劃能夠達到預期的效果，在制定計劃之前，一定要做好充分的信息準備工作，包括圖書館組織信息、部門信息以及個人信息。

首先，在圖書館組織信息方面，作為學校重要的教學服務部門，圖書館應了解學校的十二五規(guī)劃、學校本年度的發(fā)展計劃、各院系的教學發(fā)展方向等信息。同時，還要掌握有關(guān)圖書館評估的信息，如廣東省高職院校圖書館要了解《廣東省高職高專院校圖書館建設指南》（試行）的內(nèi)容，以《廣東省高職高專院校圖書館評估指標體系》（試行）作為圖書館發(fā)展的目標指南，為計劃做好準備。

其次，在部門信息方面，每個部門都要回顧部門的目標、工作計劃、上個績效考核期結(jié)果等信息，結(jié)合這些信息來制定部門的績效目標。

最后，在館員個人信息方面，要準備崗位職責、工作計劃和上一個績效期間的考核結(jié)果等信息，這些信息是制定績效計劃的重要依據(jù)。

4.2 采取靈活的溝通方式

采取何種方式對績效計劃的內(nèi)容進行溝通是非常重要的，它關(guān)系到溝通效果。一是管理者要營造良好的溝通氛圍，讓下級感到輕松無壓力，否則，館員特別容易產(chǎn)生擔憂情緒，不利于達到溝通的效果。二是溝通方式要靈活多變，一般溝通采取一對一、面對面的方式進行，有時候不是一次溝通就能完成的，可能需要兩三次不同形式的溝通，管理者要根據(jù)工作任務的不同、溝通對象的不同采用不同的方式。三是當雙方發(fā)生意見分歧時，如館員將績效目標設置過低、不同意某個重要的績效指標時，上級需要通過幫助館員分析原因、克服障礙、認識組織目標等方式，與館員就績效計劃達成一致，盡量避免采取強硬粗暴的方式派發(fā)任務。

4.3 設置科學合理的績效目標和關(guān)鍵績效指標

確定績效目標和關(guān)鍵績效指標（KPI）是績效計劃階段的核心內(nèi)容。

首先，KPI的設定必須符合管理學SMART原則，即指標必須是具體的（Specific）、可以衡量的（Measurable）、可以達到的（Attainable）、可以與其他目標具有相關(guān)性的（Relevant）、具有明確的截止期限的日期（Time-based）。

其次，在設置績效目標時，管理者和館員都要積極參與。一方面，館長或部室主任要注意傾聽館員的意見，圖書館是服務部門，大多數(shù)館員處于服務一線，他們更了解讀者的需求，也更了解自己的工作，因此，在制定工作衡量標準時，多聽取館員的意見，有利于館員發(fā)揮主動性，制定績效標準、績效目標才更為客觀。另一方面，館員也應該向管理者表達自己的想法，如自己對工作目標的疑惑、對工作的計劃和打算、在完成計劃時可能遇到的問題和需要領(lǐng)導的支持，如增加培訓次數(shù)、幫助提升自身的科研發(fā)展等。

4.4 加強績效計劃的審定和調(diào)整

績效計劃初步形成后，館長和部室主任需要進一步審定績效計劃是否達到預期的效果。如館員的工作目標和圖書館組織的整體目標是否緊密相連，管理者和館員雙方對館員的主要工作任務、工作目標的各項完成標準以及館員應該享有的權(quán)限是否達成共識等。為了提高計劃的嚴肅性，可以通過書面形式將績效計劃確定下來，績效計劃書面文件應清晰注明館員工作目標、最終應實現(xiàn)的工作結(jié)果、績效標準、各項工作目標所占的權(quán)重等，并且管理者和館員雙方都簽字確認。另外，達成績效計劃并不等于就可以高枕無憂了，“計劃趕不上變化”，在績效期間開始時制定的績效計劃很可能無法適應各種變化，這時館長和部室主任要通過持續(xù)溝通對館員個人的績效計劃進行調(diào)整，績效計劃才能得以有效執(zhí)行，圖書館的績效管理才能真正落到實處。

5 結(jié)語

計劃是行動的先導，沒有績效計劃，績效管理的實施效果就會大打折扣。績效計劃是績效管理的起點，它能夠保證圖書館組織、部門計劃的貫徹實施，為館員提供努力的方向和目標，為館員的績效考核和培訓提供依據(jù)，有利于提高圖書館的管理水平，有利于圖書館組織戰(zhàn)略的實現(xiàn)，推進整個績效管理系統(tǒng)的發(fā)展。

1 金聲.高職院校圖書館績效管理模式探究[J].圖書館學研究，2011（18）：23～26

2 劉穎，楊文堂.績效考核制度與設計[M].北京：中國經(jīng)濟出版社，2004.

3 關(guān)紹偉.高校圖書館績效管理機制的構(gòu)建與實施——以沈陽理工大學圖書館為例[J].圖書館學刊，2010（5）：28～29

4 唐靜.淺談高職高專圖書館的績效管理[J].科技創(chuàng)新導報，2011（12）：214～216

5 張軍華.圖書館績效管理述略[J].現(xiàn)代服務，2007（18）：184～185

6 寧琳.采用動態(tài)目標管理理念構(gòu)建高效圖書館績效管理模式[J].山東圖書館刊，2012（4）：20～23