淺談新形勢(shì)下檔案管理工作的創(chuàng)新

摘 要：本文從檔案管理中存在的問(wèn)題入手，闡述了檔案管理工作的意義，提出了檔案管理創(chuàng)新需要在管理模式和管理手段、思想觀念和檔案使用價(jià)值、檔案人員的管理水平、信息化建設(shè)和上下聯(lián)動(dòng)方面下功夫等幾個(gè)方面進(jìn)行的觀點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：檔案；檔案管理；創(chuàng)新

檔案工作是機(jī)關(guān)及企事業(yè)單位各項(xiàng)管理工作的重要組成部分，隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)、新的問(wèn)題，需要我們確立檔案事業(yè)是黨和國(guó)家事業(yè)發(fā)展的一個(gè)不可缺少的方面，是一項(xiàng)崇高的事業(yè)的理念，做好檔案管理工作的創(chuàng)新。

一、檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1、檔案管理設(shè)施陳舊，配置差。由于長(zhǎng)期對(duì)檔案管理工作的不重視，資金不足，導(dǎo)致許多單位的檔案部門(mén)設(shè)施落后，辦公條件較差，檔案室、辦公室、接待室還未實(shí)現(xiàn)三分開(kāi)；多數(shù)單位的檔案現(xiàn)代化及檔案保護(hù)設(shè)備配置不全。

2、不規(guī)范的檔案管理亂象。目前有些單位的檔案管理基礎(chǔ)工作十分薄弱，如雖然有的單位已建立了檔案的管理制度，但是沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)真正去督促落實(shí)；有些檔案整理不規(guī)范，組卷不符合要求，組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重；還有個(gè)別單位未開(kāi)展檔案鑒定工作或未按法定程序就擅自決定銷(xiāo)毀應(yīng)歸檔保存的文件材料等等。

3、檔案管理隊(duì)伍不穩(wěn)，缺乏專(zhuān)業(yè)能手。有些單位不重視檔案工作的重要性和專(zhuān)業(yè)性，檔案人員變動(dòng)十分頻繁。雖然檔案部門(mén)月月搞培訓(xùn)，但檔案人員卻月月是新手，導(dǎo)致在這個(gè)崗位上無(wú)法培養(yǎng)出正的專(zhuān)業(yè)能手。

4、忽視了檔案資源的開(kāi)發(fā)利用。許多單位只注重檔案的收集、整理、保管工作，認(rèn)為只要保證檔案不破損、不丟失就算盡到了責(zé)任，而忽視了對(duì)檔案資源的開(kāi)發(fā)利用。檔案是國(guó)家寶貴的歷史文化財(cái)富，檔案部門(mén)應(yīng)該想方設(shè)法的開(kāi)發(fā)利用這些資源，最大限度地發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用。

二、檔案管理創(chuàng)新的意義

管理創(chuàng)新從內(nèi)容上來(lái)看，主要為管理思想理論上的創(chuàng)新、管理制度上的創(chuàng)新、管理具體技術(shù)方法上的創(chuàng)新。

首先，檔案管理創(chuàng)新是發(fā)展檔案事業(yè)的特有的工具和手段。檔案管理創(chuàng)新可以使檔案事業(yè)在復(fù)雜的環(huán)境中順利進(jìn)行；可以去尋求成功的管理經(jīng)驗(yàn)與規(guī)律；可以最大限度地滿足知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息時(shí)代對(duì)檔案信息的需求。

其次，管理猶如治水，疏堵結(jié)合、順應(yīng)規(guī)律，管理是藝術(shù)和科學(xué)有機(jī)結(jié)合的一門(mén)學(xué)問(wèn)，管理也是生產(chǎn)力。在經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域，創(chuàng)新是勞動(dòng)的一個(gè)重要的階段性成果，是生產(chǎn)力發(fā)展的階段性標(biāo)志。創(chuàng)新和民族的進(jìn)步緊密相連，和國(guó)家興旺發(fā)達(dá)的重要的源泉。檔案管理工作離開(kāi)了創(chuàng)新就失去了檔案管理的根本目的。通過(guò)檔案管理創(chuàng)新，為檔案管理的發(fā)展開(kāi)辟道路。

再次，檔案干部隊(duì)伍在檔案管理創(chuàng)新中可以提高整體素質(zhì)。進(jìn)行創(chuàng)新，檔案人員首先必須利用一切機(jī)會(huì)，千方百計(jì)地豐富自己的科學(xué)知識(shí)，不斷提高創(chuàng)新能力。同時(shí)，管理創(chuàng)新的過(guò)程，又是一個(gè)增長(zhǎng)知識(shí)的過(guò)程，在創(chuàng)新過(guò)程中，可以增長(zhǎng)知識(shí)，增長(zhǎng)才干，提高自身素質(zhì)。

三、檔案管理創(chuàng)新的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)

1、創(chuàng)新管理模式和管理手段

在新形勢(shì)下，社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，信息技術(shù)飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式和檔案管理手段已經(jīng)不能適應(yīng)新的發(fā)展需要。所以，企事業(yè)單位的檔案管理部門(mén)應(yīng)該加強(qiáng)管理模式和管理手段的創(chuàng)新。加強(qiáng)管理模式的創(chuàng)新就應(yīng)該健全目標(biāo)管理機(jī)制，制定檔案管理目標(biāo)，定期進(jìn)行檢查，并引進(jìn)激勵(lì)機(jī)制，將其與人事聘用和干部任免相聯(lián)系，激活檔案管理工作，開(kāi)創(chuàng)新局面。加強(qiáng)管理手段的創(chuàng)新，就應(yīng)該采用現(xiàn)代化的科學(xué)的管理手段，以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)作為工作平臺(tái)，建立數(shù)字檔案和電子文件系統(tǒng)，并實(shí)現(xiàn)資源共享，將其納入企事業(yè)單位的整個(gè)信息管理系統(tǒng)之中。

2、創(chuàng)新思想觀念和檔案使用價(jià)值

檔案管理知識(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化，把知識(shí)和創(chuàng)新作為檔案工作的管理目標(biāo)，逐步改變以往“重藏輕用”的落后觀念。要強(qiáng)化兩種意識(shí)：一是要有積極的信息轉(zhuǎn)化意識(shí)。檔案是一個(gè)龐大的信息庫(kù)，但一般情況下各種信息是比較零散地儲(chǔ)存在眾多的單體檔案中的，只有根據(jù)需要，把相關(guān)信息系統(tǒng)地、規(guī)范地整理出來(lái)，才能更好地發(fā)揮檔案的信息作用，體現(xiàn)檔案的信息價(jià)值。因此，把檔案內(nèi)容通過(guò)加工整理變成更直接、更適應(yīng)需要的信息，是檔案部門(mén)義不容辭的職責(zé)。二是要進(jìn)一步強(qiáng)化檔案使用的效率意識(shí)。收集和整理檔案的最終目的是利用檔案。有效地利用檔案，使檔案在利用和管理過(guò)程中發(fā)揮更高的效率，是檔案工作創(chuàng)新的基本重大課題。只有改變檔案工作無(wú)所作為的思想，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案管理的效率意識(shí)，才能充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。

3、創(chuàng)新檔案人員的管理水平

各事業(yè)單位要通過(guò)定期宣傳，組織學(xué)習(xí)，提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，把檔案管理工作放到顯著的位置上來(lái)。這要求單位首先要建立一支過(guò)硬的領(lǐng)導(dǎo)班子，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和指導(dǎo)；其次要建立起一套適合本單位的達(dá)標(biāo)考核機(jī)制，對(duì)檔案工作進(jìn)行定期考核，通過(guò)級(jí)別升降實(shí)行動(dòng)態(tài)管理；最后要求各單位研究制定適合本單位檔案管理工作的質(zhì)量評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，并積極執(zhí)行實(shí)施，推動(dòng)檔案管理工作朝著規(guī)范化和科學(xué)化方向邁進(jìn)。

4、創(chuàng)新檔案管理工作的信息化建設(shè)

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)得到了廣泛的應(yīng)用，檔案管理工作實(shí)行信息化管理也是當(dāng)代社會(huì)對(duì)檔案信息管理需求日益增強(qiáng)的客觀需求。合理開(kāi)發(fā)利用檔案資源，盡可能延長(zhǎng)檔案使用壽命以及提高工作效率，這些也是當(dāng)代檔案管理改革創(chuàng)新的主要目的和任務(wù)。目前看來(lái)把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于檔案管理中以滿足新時(shí)期下檔案管理工作的要求，已經(jīng)刻不容緩。首先，各級(jí)事業(yè)單位的檔案部門(mén)要準(zhǔn)確、及時(shí)地傳遞信息，切實(shí)保證檔案信息的時(shí)效性；其次，檔案管理部門(mén)要利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備，將檔案資料準(zhǔn)確的輸入計(jì)算機(jī)，再通過(guò)相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，從而實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和數(shù)據(jù)檔案的并存；最后要充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)向社會(huì)提供高效的檔案信息服務(wù)，以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效共享，這樣一來(lái)既方便了廣大民眾，也提高了檔案的使用效率，同時(shí)也提高了檔案管理工作的質(zhì)量。

5、檔案管理創(chuàng)新應(yīng)堅(jiān)持上下配合

基層單位檔案機(jī)構(gòu)和上級(jí)檔案行政管理部門(mén)往往帶有一定的主觀性和片面性，甚至在某種程度上存在著虛假性，就是上級(jí)檔案行政管理部門(mén)的管理措施往往脫離基層的實(shí)際情況，對(duì)基層的管理活動(dòng)起不到應(yīng)有的作用。因?yàn)闄n案管理是特定的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，任何管理創(chuàng)新都必須遵循檔案工作自身發(fā)生、發(fā)展的規(guī)律，尊重產(chǎn)生檔案的業(yè)務(wù)部門(mén)以及社會(huì)廣大利用者的意見(jiàn)。一般說(shuō)來(lái)，基層單位是比較了解檔案的基本情況的，是比較能夠全面地評(píng)價(jià)檔案工作的，因此對(duì)運(yùn)用何種方式、方法管理檔案最有發(fā)言權(quán)。管理創(chuàng)新必須加強(qiáng)聯(lián)系和合作，特別是檔案行政管理部門(mén)，要多征求基層單位的意見(jiàn)。

總之，檔案管理如果不進(jìn)行創(chuàng)新，就不能有效地管理和開(kāi)發(fā)檔案資源，最大限度地滿足知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息時(shí)代對(duì)檔案信息的需求。所以，檔案管理創(chuàng)新是發(fā)展檔案事業(yè)的重要途徑。隨著社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，在檔案事業(yè)發(fā)展的進(jìn)程中也會(huì)出現(xiàn)許多新情況，產(chǎn)生許多新問(wèn)題。面對(duì)這諸多問(wèn)題，沒(méi)有現(xiàn)成的答案和經(jīng)驗(yàn)可供借鑒，只有創(chuàng)新才能使檔案事業(yè)得以生存和發(fā)展。所以，我們要發(fā)揚(yáng)與時(shí)俱進(jìn)的精神，在實(shí)踐中勇于探索，開(kāi)拓創(chuàng)新，不斷推動(dòng)檔案事業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展，為開(kāi)創(chuàng)我國(guó)檔案事業(yè)的嶄新局面做出我們應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)

[1]李林悅.從以人為本看學(xué)生檔案管理工作創(chuàng)新[J].云南檔案. 2008， （9）

[2]王淑梅.論檔案管理工作內(nèi)容與模式的轉(zhuǎn)變[J].檔案學(xué)通訊.2007，（ 3）

作者簡(jiǎn)介

薛國(guó)梅（1964—）女，江蘇省鹽城市人。鹽城市招生考試中心工作人員，助理檔案員。主要研究方向：檔案管理。