論人事檔案保管制度的內(nèi)容與實施

駱敏

摘 要：人事檔案記載著我們的人生軌跡，是我們以往人生的重要的證據(jù)。它記載著我們的身份，學歷等相關(guān)的數(shù)據(jù)，并且另一方面它與我們的工資待遇，組織關(guān)系也有著密切的聯(lián)系。人事檔案有著真實性，客觀性的特點。所以，對于人事檔案的保管，我們應(yīng)該充分的重視。只有完善的制度才能保障保管檔案的工作能夠順利的完善和實施.本文將從以下幾個方面對人事檔案保管知道的內(nèi)容和實施進行詳細的闡述。

關(guān)鍵詞：人事；檔案；保管制度；實施方案

一、檔案和人事檔案的含義

檔案是由相關(guān)的文件進行有條件的轉(zhuǎn)化而逐步形成的。文件是檔案能夠形成的基石，檔案是文件的結(jié)合和組成，它是一部只管記錄每個人人生經(jīng)歷的歷史記錄.。

人事檔案是我國對于公民管理的一項有特色的制度。他是我們每個人身份，學歷的證明。是證明我們存在的證據(jù)。這個證據(jù)與我們的相關(guān)利益直接掛鉤，工資，退休保障，醫(yī)療保障等等。

二、人事檔案的特點

人事檔案的管理是一件政策性機密性極強的工作，在現(xiàn)如今這個市場經(jīng)濟占主導地位的今天，人事檔案的管理能夠?qū)τ谫Y源的充分合理配置起到關(guān)鍵的作用。

人事檔案有以下特征：

第一，保密性。人事檔案記錄的是有關(guān)個人功過的事情，是個人可以向組織交代但是卻不能向他人表明的有關(guān)個人的隱私問題。個人檔案一方面記載的是個人的過去，另一方面記載著一個人的品質(zhì)，是組織認識和了解這個人的最客觀的依據(jù)。因此，人事檔案是黨和國家的重大機密，是不能被透漏和公開的，也是不能被個人看到。

第二，動態(tài)性。人事檔案是伴隨著一個人的出生，成長，衰老和死亡的。人事檔案記錄的是一個人的一生，是伴隨著每個人的發(fā)展而不斷補充的。所以，人事檔案的管理者要及時的填補好檔案的空缺，盡量縮短由于個人經(jīng)歷的變化所帶來的檔案的變化的時間差。

第三，現(xiàn)實性。人事檔案是根據(jù)一個人的現(xiàn)實狀況而編定的，是每一個人現(xiàn)實情況的真實寫照。也是相關(guān)部門對個人進行了解的有效地真實的途徑。

第四，真實性。真實性是人事檔案存在的基礎(chǔ)和前提，是人事檔案必須具備的品質(zhì)。只有做到真實，用人單位才能放心的根據(jù)人事檔案的內(nèi)容去了解一個人的品行與價值，才能更好的幫他去實現(xiàn)它的

價值。

三、人事檔案制度及內(nèi)容

（一）人事檔案保管制度

第一，對于檔案機密的保存。對于現(xiàn)代企業(yè)的競爭情報戰(zhàn)已經(jīng)是勝負的關(guān)鍵，所以，作為對于檔案的管理對于企業(yè)來說就十分的重要。它是企業(yè)的一個信息資源庫，是一個企業(yè)的生命線。所以，要有效的安全的保管檔案。

第二，維護人事檔案的完整性，防止檔案的破壞。人事檔案的完整性是有效的的證明一個人價值的依據(jù)。所以在檔案的管理上，人事檔案的完整性就十分的必要。

第三，人事檔案使用的便捷性。人事檔案的管理最終奧歸結(jié)到檔案的使用上，因此，可以說人事檔案的管理與人事檔案的利用舊身份的密切。

（二）人事檔案管理的基本內(nèi)容

對于人事檔案的保管制度的建立應(yīng)該寓意的是高度的重視。人事檔案管理制度包含著以下幾個方面：材料細分制度、檢查制度、信息傳遞制度、信息保密制度、統(tǒng)計制度。

第一，材料歸檔與細分。根據(jù)相關(guān)的規(guī)定，對于新的信息材料應(yīng)該及時的歸檔。首相應(yīng)該檢查，所屬的信息是否真實有效，然后向相關(guān)的信息進行有效的細分和歸類，根據(jù)其屬性，內(nèi)容，日期找到其相應(yīng)的歸放的位置，進行核對后，將相關(guān)信息進行歸檔。

第二，檢查制度。對于相關(guān)的人事檔案信息，要求準確無誤的同時更加要求能夠有效地進行保管。定時的打開查看信息是否有蟲蛀等損毀現(xiàn)象，并且，做好檔案管理的認識安全工作，防止人事檔案被盜現(xiàn)象的發(fā)生。

第三，信息專遞制度。一般由于工作的調(diào)動或?qū)W籍的調(diào)動，人事檔案都要進行進一步的調(diào)動，所以，在人事檔案需要進一步盡情調(diào)動的情況下，需要進行如下的操作：取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案，在檔案的抵賬上進行相關(guān)的注銷，將檔案密封后轉(zhuǎn)入新進單位，在收到檔案后進行核對，核對無誤后在回執(zhí)上簽字并退回。

第四，信息保密制度。對于檔案的管理，應(yīng)該派專人進行，以防止在檔案的管理過程中出現(xiàn)的任何問題的預防。在企業(yè)的管理中也應(yīng)該制作相關(guān)的規(guī)定，對于檔案的管理，防止任何人把檔案帶到公共

場合。

第五，人事檔案的統(tǒng)計制度。要求定期對人事檔案進行統(tǒng)計。對于相關(guān)的信息進行查缺補漏。

三、如何加強檔案的管理

第一，應(yīng)該增強管理的意識，增強責任感，加強管理人員的相關(guān)素質(zhì)。

第二，建立健全檔案的管理制度。

第三，掌握相關(guān)的科學技術(shù)，用科學的手段對于檔案進行相關(guān)的管理。

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