事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的途徑

孫亮

摘 要：隨著我國市場經(jīng)濟體制改革的不斷深入發(fā)展，事業(yè)單位檔案數(shù)量與需求日益增多。多數(shù)事業(yè)單位采取檔案管理信息化的建設(shè)。檔案管理信息化是一種全新的檔案管理模式，在當(dāng)前事業(yè)單位檔案工作中檔案管理信息化建設(shè)為重點，隨著檔案管理模式轉(zhuǎn)型的不斷推進，提升信息化管理對事業(yè)單位檔案工作的優(yōu)化作用進一步凸顯。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)

1 檔案管理信息化的概念

所謂檔案管理信息化是指通過國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一組織與規(guī)劃，在進行檔案管理活動時，通過對計算機信息技術(shù)的應(yīng)用，進行檔案信息資源管理、處置和提供使用服務(wù)。進一步實現(xiàn)檔案管理模式，將重點從面向檔案實體保管方面轉(zhuǎn)向社會提高服務(wù)的過程。因此，從本質(zhì)上說，檔案管理信息化是指檔案管理模式和工作方式從傳統(tǒng)的以檔案實體保管為主向現(xiàn)代化的檔案管理信息數(shù)字化收集、存儲、轉(zhuǎn)送，以信息化的形式為社會提供服務(wù)的轉(zhuǎn)變過程。

2 事業(yè)單位檔案工作的現(xiàn)狀

2.1 主要內(nèi)容及特點

隨著發(fā)展我國已經(jīng)進入信息時代，事業(yè)單位檔案是一種重要的文獻信息資源，領(lǐng)導(dǎo)一直給予高度重視，對事業(yè)工作的發(fā)展、領(lǐng)導(dǎo)的決策等方面的發(fā)展做出了不可估量的貢獻。在工作中有事業(yè)單位檔案逐步形成，并與事業(yè)單位共同發(fā)展。種類繁多、數(shù)量巨大、涉及范圍廣就是事業(yè)單位檔案的特點，事業(yè)單位建設(shè)、管理、規(guī)劃及發(fā)展的過程都在這些檔案材料中直接記述和反映，起到了現(xiàn)實依據(jù)的作用，也有歷史的查考和憑證的作用。事業(yè)單位檔案能滿足建設(shè)和發(fā)展的需要，提供相應(yīng)的原始依據(jù)和準(zhǔn)確的信息、數(shù)據(jù)，在實際工作中發(fā)揮借鑒和憑證作用即為事業(yè)單位檔案的實用價值

2.2 工作現(xiàn)狀及重要性

由于領(lǐng)導(dǎo)對事業(yè)單位檔案工作的重視，近些年事業(yè)單位檔案工作飛速發(fā)展。大多數(shù)大衛(wèi)都建立了自己的檔案館、檔案室， 也有比較專業(yè)的檔案管理人員配備。檔案管理隊伍在規(guī)模上日益壯大，素質(zhì)也有一定的提高，有更加科學(xué)、規(guī)范檔案管理的方法，具有扎實的專業(yè)知識，嚴(yán)格遵守《檔案法》和相關(guān)規(guī)章制度和考核管理辦法， 逐步達到檔案工作體系的完善，并根據(jù)自身發(fā)展的情況，來制定出更加符合實際、切實可行的歸檔范圍和分類標(biāo)準(zhǔn)一整套管理系統(tǒng)。但當(dāng)今社會為信息化的時代，如要實現(xiàn)電子政務(wù)，電子文檔，實現(xiàn)政府“無紙化”辦公，加快信息化步伐是很好的解決辦法。將信息資源少、更新周期長、特色不明顯、使用率過低等問題一一攻破?？辞逍蝿荩e極采取措施，充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，開展檔案工作的信息化建設(shè)。

3 事業(yè)單位中檔案信息化建設(shè)的途徑

3.1 檔案信息化建設(shè)的設(shè)備支撐

一種全新的信息化建設(shè)理念應(yīng)該在事業(yè)單位內(nèi)部被樹立，事業(yè)檔位應(yīng)適當(dāng)加強對各種現(xiàn)代設(shè)備的采購，如計算機、光盤的刻錄機、打印機、復(fù)印機以及掃描儀等，檔案的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)也需要在單位內(nèi)部開發(fā)，在軟件硬件的共同工作下，進行信息化建設(shè)。政府部門應(yīng)在軟件開發(fā)上給予一定的支持，可以通過引入開源軟件模式提供事業(yè)單位良好的運行軟件，然后再由事業(yè)單位進行通過以內(nèi)部需求為基礎(chǔ)的二次開發(fā)來滿足工作要求。同時，也可以將各個事業(yè)單位中的檔案管理系統(tǒng)軟件整合成一個具有較高通用性的開發(fā)資源的平臺，從而降低開發(fā)的費用等。

3.2 提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

為達到實現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)的目的，檔案工作人員應(yīng)該使自己的自我學(xué)習(xí)能力得到提高，檔案業(yè)專業(yè)知識的學(xué)習(xí)不斷加強。目前， 對于檔案管理，科技的發(fā)展提出了新的要求。所以， 這些新技術(shù)應(yīng)該盡快被業(yè)務(wù)人員努力掌握，做到活學(xué)活用，為新時期檔案工作的優(yōu)化提供基礎(chǔ)。這需要加強檔案工作者獲取新信息的能力，并在獲取之后進行正確的評估，合理加工和利用。確保合理分配職位，使每個員工都能認(rèn)真掌握現(xiàn)代計算機技術(shù)，并將其和檔案管理工作結(jié)合起來，強化操作技能培訓(xùn)。

3.3 制定合理的總體規(guī)劃

在制定檔案管理信息化的總體規(guī)劃的時候，服從服務(wù)于事業(yè)單位發(fā)展的戰(zhàn)略是基本要求。以分析事業(yè)單位自身的特點與發(fā)展目標(biāo)為基礎(chǔ)，再深入進行調(diào)查和科學(xué)論證，將切實可行的檔案管理信息化長遠(yuǎn)規(guī)劃及近期計劃制定出，形成一個較大規(guī)模的網(wǎng)絡(luò)管理模式，推動檔案信息化協(xié)調(diào)發(fā)展。另外，還應(yīng)注重系統(tǒng)實際應(yīng)用的效果，重視系統(tǒng)對事業(yè)單位信息服務(wù)的目標(biāo)支持，使系統(tǒng)的可擴展性和靈活性最大限度應(yīng)用，留下擴展空間以供未來發(fā)展。

3.4 安全科學(xué)管理制度的建立

由于檔案管理具有服務(wù)的性質(zhì)，盡量地開發(fā)其檔案信息是對事業(yè)單位的檔案館的基本要求，以便提供利用以及最大限度地發(fā)揮檔案信息的利用功能，從而達到檔案信息資源共享的目標(biāo)，建立健全和完善事業(yè)單位的安全管理制度以及針對事業(yè)單位信息化檔案的一整套嚴(yán)格的安全措施是其核心，在各個環(huán)節(jié)上解決信息虛假的隱患。

3.5 推進檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)

信息標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的重要基礎(chǔ)。加強檔案管理信息標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)工作，對發(fā)展檔案事業(yè)，促進檔案信息化建設(shè)健康、有序、協(xié)調(diào)、穩(wěn)步地發(fā)展，提高檔案管理、利用服務(wù)的水平，加強檔案工作其它社會工作的交流與合作，增進社會、經(jīng)濟效益都具有重要意義。事業(yè)單位推進檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)應(yīng)著力從檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)與檔案信息資源標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)兩方面進行，盡管制定和完善檔案管理信息化的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。

3.6 做到檔案信息化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化

規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是進行檔案信息化建設(shè)的一項重要內(nèi)容，也是衡量檔案管理工作現(xiàn)代化水平的一個重要標(biāo)志。事業(yè)單位在進行檔案管理信息化時，應(yīng)該按照國家推薦信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)，根據(jù)自身發(fā)展的需求和特點來制定內(nèi)部的管理標(biāo)準(zhǔn)體系，在實踐中不斷進行完善。檔案目錄數(shù)據(jù)庫，應(yīng)既符合國家的標(biāo)準(zhǔn)，又有利于實際的操作。應(yīng)對各立檔單位文件及檔案的內(nèi)容、著錄項目、數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和格式等作出統(tǒng)一的規(guī)定，還要對檔案數(shù)據(jù)庫管理的軟件、硬件的文檔格式、數(shù)據(jù)指標(biāo)等進行統(tǒng)一規(guī)范。使得將來電子目錄入檔案館之后能實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享，解決因軟件的不同而帶來的數(shù)據(jù)無法轉(zhuǎn)換或者不能讀取的問題。

3.7 完善電子檔案的管理

在檔案管理工作中，確保信息的安全性是最為關(guān)鍵的，因此，需要通過各種途徑，來保證檔案信息的完整性和安全性?？梢酝ㄟ^規(guī)范檔案電子文件的管理，讓所有管理人員都致力于檔案管理的安全工作，來逐漸完善管理，同時，還需要加強對價值較高的檔案文件的保護，做好檔案的備份工作，歸檔的內(nèi)容應(yīng)該包括電子以及紙質(zhì)版兩種。

4 結(jié)語

綜上所述，通過本文對檔案管理信息化建設(shè)的粗淺的分析，我們可以了解到對事業(yè)單位檔案管理使用現(xiàn)代化的信息手段，是當(dāng)前我國市場經(jīng)濟發(fā)展、科學(xué)技術(shù)進步必然需求，對進一步促進我國社會主義事業(yè)建設(shè)有著極其重要的現(xiàn)實意義。因此，各個事業(yè)單位在日常檔案管理中，要加強對檔案信息化的總體規(guī)劃，建設(shè)好自己的檔案信息化管理模式，使檔案信息化更加符合我國發(fā)展的標(biāo)準(zhǔn)，適應(yīng)我國時代發(fā)展潮流。

參考文獻

[1] 孫艷平：《論事業(yè)單位檔案的信息化建設(shè)》，《科技咨詢導(dǎo)報》，2007，（21）。

[2] 王立新.實現(xiàn)檔案管理信息化的途徑與方法[J].管理科學(xué)，2011（5）.