自編軟件在水利工程設(shè)計單位科技檔案管理中的應(yīng)用

劉文君，單 潔，湯 杰

（山東省青島市水利勘測設(shè)計研究院有限公司，266071，青島）

水利科技檔案是指在水利科技活動過程中形成的、具有保存價值的各種形式與載體的歷史記錄，是應(yīng)歸檔保存的水利科技文件材料，是水利工程設(shè)計過程的真實記錄，具有憑證和依據(jù)作用，對于工程的建設(shè)、管理、維護、改造等具有不可替代的作用。水利科技檔案管理遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，因此作為水利設(shè)計部門就必須保證水利工程設(shè)計過程中形成的科技檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用。

一、軟件的產(chǎn)生

筆者在接手檔案管理工作時發(fā)現(xiàn)，本部門的檔案均是用紙制的表格手寫登記，并且沒有按照檔案管理規(guī)定中的順序存放，雜亂無章，再加上筆者剛接手此項工作對現(xiàn)存的檔案不熟悉，因此在查找利用時效率很低。隨著檔案的日益增多，時間的延長，只靠記憶是不行的，再者由于科技檔案專業(yè)性較強，不能像書架上的書刊那樣直接挑選，必須借助于檢索工具才能快速地找到所需的科技檔案，因此筆者萌生了利用計算機軟件管理檔案的想法。經(jīng)過對檔案管理基礎(chǔ)知識的學(xué)習(xí)，利用VB自編了一套檔案管理軟件。該軟件對計算機的軟硬件環(huán)境要求不高，一般計算機都可安裝。

二、自編檔案軟件的應(yīng)用

1.應(yīng)用前的準(zhǔn)備工作

收集整理水利科技文件材料，按不同地區(qū)不同工程進(jìn)行分類、編目、整理。

2.具體應(yīng)用

該軟件使用簡便，將整理好的科技材料按要求錄入本系統(tǒng)后，即使沒有檔案管理經(jīng)驗的人也可以很輕松地利用該軟件對水利科技檔案進(jìn)行查閱，為檔案利用提供了便利。

（1）初始界面

包括科技檔案編號管理、數(shù)據(jù)庫建立、借閱檢索、數(shù)據(jù)庫編輯等。均按檔案管理相關(guān)法律法規(guī)及管理辦法設(shè)定界面項目。如圖1。

（2）檔案分類編目管理

科技檔案的分類應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)化要求進(jìn)行分類，按工程編號法對水利工程檔案進(jìn)行分類，用JS表示技術(shù)，用阿拉伯?dāng)?shù)字表示某一具體工程，例如JS20表示棘洪灘水庫調(diào)水相關(guān)項目。

（3）檔案數(shù)據(jù)庫建立

①對檔案進(jìn)行編目，按工程完成階段的時間順序?qū)n案進(jìn)行具體編號，形成檔號，使軟件系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫內(nèi)的檔案信息與實際裝柜的檔案是一一對應(yīng)關(guān)系。將檔號、文號、責(zé)任者、題名、頁數(shù)、檔案日期、保管期限、相關(guān)項（在備注中錄入）逐項錄入，見圖2。

②工程科技檔案檔號的獲取，只要在“檔案借閱檢索”界面輸入該工程的分類代號，如圖 3，輸入“JS20”，點“查尋”按鈕，出現(xiàn)二級界面“JS20的記錄共有54個”，那么要錄入數(shù)據(jù)庫的該工程的編號就是55（54+1所得），檔案號就為JS20-55。

檔號的獲取不用人工記憶，簡單易行不出錯。該軟件對檔號和題名具有排重性，若建立數(shù)據(jù)庫時有相同的檔號或題名，系統(tǒng)會提示“該記錄已存在（存在相同的檔號或題名）”。這樣就避免了重復(fù)，給檔案的編錄及利用帶來便利。

③為了避免水利科技檔案數(shù)據(jù)庫的不完整、檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)不全面，該軟件系統(tǒng)在建立數(shù)據(jù)庫時，如果少填了信息就會出現(xiàn)二級界面并給出提示“該記錄不完整（請檢查檔號、文號、責(zé)任者、題名）！ ”。

（4）檔案數(shù)據(jù)庫編輯

在這里對檔案進(jìn)行修改，比如在檔案數(shù)據(jù)庫錄入時輸入錯別字等，只能在這個界面進(jìn)行修改，先點“輸入檔號后調(diào)出”（如圖4），然后在二級界面輸入檔號，調(diào)出后方可修改（只能修改檔案題名、責(zé)任者、頁數(shù)、日期、保管期限和備注欄，檔案和文號是不能修改的），修改完成后點“修改后保存”，即完成操作。

（5）科技檔案查詢利用

只需要輸入相關(guān)的任一信息，就可以為檔案利用者快速地查找他們所需要的檔案檔號。如果需要借出，就進(jìn)行“借閱登記管理”，點“借閱登記管理”按鈕，如圖5出現(xiàn)的二級界面，在二級界面上輸入所借閱檔案檔號，點“確定”后進(jìn)入登記管理界面，如圖6，錄入借閱者姓名，借出時間是軟件系統(tǒng)自動生成當(dāng)天的日期，點“借出”按鈕即可。檔案歸還操作與借閱類似。

3.檔案的統(tǒng)計管理

該軟件可以實現(xiàn)對檔案歸檔情況，包括歷年檔案歸檔數(shù)量、年度檔案數(shù)量、個人歸檔情況的數(shù)據(jù)統(tǒng)計，同時還可以對檔案借閱情況進(jìn)行統(tǒng)計。

三、結(jié) 語

該軟件為本單位的檔案管理工作帶來了很大的便利，大大地提高了檔案管理工作的效率，但通過這幾年的實踐應(yīng)用，發(fā)現(xiàn)該軟件還存在一些不足之處，比如對借閱情況的統(tǒng)計不夠完整，只能統(tǒng)計正在借閱的檔案情況，對已經(jīng)歸還的檔案借閱記錄無法保存；再如對年度檔案數(shù)量統(tǒng)計偶爾會有重復(fù)情況，這些問題還有待進(jìn)一步解決。