新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)

包紹輝

當(dāng)前伴隨著我們國家的信息化改革浪潮，事業(yè)單位的檔案工作已經(jīng)從原有的紙張檔案逐步過渡到當(dāng)前的信息化檔案管理時(shí)代。如果檔案管理人員想要順應(yīng)當(dāng)前的時(shí)代要求，獲得更加長遠(yuǎn)的發(fā)展構(gòu)建，就必須要加強(qiáng)信息化檔案管理建設(shè)，在當(dāng)前的新時(shí)期以及新形勢(shì)下，利用檔案信息化的這一有利契機(jī)，大力推動(dòng)檔案管理的全面無紙化、信息化建設(shè)，爭當(dāng)信息時(shí)代的弄潮兒。

隨著當(dāng)前我們國家經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展以及科學(xué)技術(shù)水平的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)早已經(jīng)進(jìn)入事業(yè)單位的日常生產(chǎn)生活活動(dòng)當(dāng)中。隨著當(dāng)前檔案管理的規(guī)模日益龐大，原有的檔案資料紙張管理體系構(gòu)建已經(jīng)無法適應(yīng)當(dāng)前的各類針對(duì)檔案的需求，因此，對(duì)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化的處理方式就成為了當(dāng)前的大勢(shì)所趨。檔案管理的信息化關(guān)鍵就在于對(duì)于原始檔案所有數(shù)據(jù)完好保存的基礎(chǔ)之上，基于電子技術(shù)的構(gòu)架，把所有檔案的內(nèi)容從最開始的實(shí)體化儲(chǔ)存方式逐步轉(zhuǎn)移成當(dāng)前的數(shù)字化數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)構(gòu)建，利用多種方式合理利用檔案。本文主要探索了新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)思路。

事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)核心內(nèi)容

首先是信息化管理的總體規(guī)劃構(gòu)建。我們?cè)谶M(jìn)行全面的信息化處理之前，要根據(jù)我們單位的具體實(shí)際情況和對(duì)于信息化檔案管理的基本需求，參考國家的有關(guān)信息化管理基本方式和規(guī)章制度，綜合以上信息之后，全面制定出適合當(dāng)前單位具體實(shí)踐情況的信息化管理規(guī)劃框架。我們必須要明確信息化檔案管理的主要基本內(nèi)容以及對(duì)應(yīng)的服務(wù)對(duì)象構(gòu)建，在強(qiáng)調(diào)出檔案管理和儲(chǔ)存方式的轉(zhuǎn)換的同時(shí)，更加需要針對(duì)服務(wù)態(tài)度進(jìn)行轉(zhuǎn)變。然后，我們需要根據(jù)信息化檔案管理的核心環(huán)節(jié)構(gòu)建，來保證信息化管理工作從最開始的源頭就保持通順，沒有阻礙。然后，在保證技術(shù)進(jìn)行提升的大背景之下，我們需要根據(jù)管理的人才儲(chǔ)備特征進(jìn)行針對(duì)性的人才培養(yǎng)構(gòu)建，保證當(dāng)前的業(yè)務(wù)素養(yǎng)可以同步下來，保證硬件跟上，軟件也跟上。在這些項(xiàng)目的基礎(chǔ)之上，我們還要對(duì)信息化的管理以及針對(duì)性的紙張資料儲(chǔ)存方式進(jìn)行對(duì)應(yīng)的協(xié)調(diào)和制度性的規(guī)劃處理，保證兩者之間不偏不倚，電子檔案和紙張檔案之間保證是一種相輔相成的關(guān)系。

然后就是針對(duì)信息化管理的平臺(tái)建設(shè)構(gòu)建。我們?cè)谶M(jìn)行信息化的總體規(guī)劃制定以及對(duì)應(yīng)完善框架的基礎(chǔ)之上，可以繼續(xù)進(jìn)行對(duì)應(yīng)的信息化管理平臺(tái)搭建。一般說來，信息化的管理平臺(tái)本身是通過網(wǎng)站本身的主頁以及對(duì)應(yīng)的后臺(tái)管理系統(tǒng)進(jìn)行配合組成的。一方面來講，網(wǎng)站的建設(shè)以及對(duì)應(yīng)的開發(fā)需要高水平的專業(yè)人士進(jìn)行處理，系統(tǒng)本身的實(shí)用性以及穩(wěn)定性需要得到保證，另一方面，對(duì)應(yīng)的保密制度需要進(jìn)行建立，相當(dāng)一部分的機(jī)密檔案材料可以實(shí)現(xiàn)限定范圍之內(nèi)的共享處理，檔案自身的資料安全需要得到保護(hù)。

當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理信息化所存在的問題

信息化的平臺(tái)維護(hù)以及更新的速度是當(dāng)前需要進(jìn)行提升的主要步驟之一。我們經(jīng)過長時(shí)間的調(diào)查研究以及親身的體驗(yàn)發(fā)現(xiàn)，事業(yè)單位雖然已經(jīng)具有了比較初步的信息管理系統(tǒng)構(gòu)架，但是信息內(nèi)容都十分老舊，并且不會(huì)進(jìn)行及時(shí)更新。同時(shí)信息化的平臺(tái)使用效率還需要得到提升。盡管信息化檔案的平臺(tái)相比較傳統(tǒng)檔案來說優(yōu)勢(shì)十分明顯，但是在使用效率上卻沒有達(dá)到預(yù)期的效果。同時(shí)人員的綜合素質(zhì)也是需要盡快解決的問題。隨著當(dāng)前信息化管理的逐步推進(jìn)構(gòu)架，老員工在以下的幾個(gè)方面里面都需要進(jìn)行更新：計(jì)算機(jī)技能需要得到提升，信息化的內(nèi)容知識(shí)積累需要得到具體的培訓(xùn)，服務(wù)的意識(shí)也需要得到進(jìn)一步的加強(qiáng)。

事業(yè)單位檔案管理的信息化針對(duì)性策略構(gòu)建

首先是前臺(tái)的管理人員以及對(duì)應(yīng)的后臺(tái)技術(shù)人員之間的工作協(xié)調(diào)培養(yǎng)。如果想要實(shí)現(xiàn)檔案管理框架下的高質(zhì)量信息化服務(wù)構(gòu)建，技術(shù)人員需要在平臺(tái)本身的維護(hù)以及數(shù)據(jù)的錄入和更新方面進(jìn)行努力，同時(shí)前臺(tái)的管理人員也會(huì)在當(dāng)前的平臺(tái)基礎(chǔ)之上進(jìn)行對(duì)應(yīng)的優(yōu)質(zhì)服務(wù)處理。前臺(tái)的工作人員以及后臺(tái)的維護(hù)人員之間必須建立完善的互通機(jī)制，保證信息的錄入以及分類更新頻率達(dá)到一個(gè)統(tǒng)一，從而讓信息化的管理平臺(tái)更新速度滿足檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)，只有這樣，檔案的信息化運(yùn)作才可以真正地活起來。

其次就是對(duì)工作人員自身的綜合素質(zhì)進(jìn)行提升構(gòu)建。首先我們需要在當(dāng)前的制度設(shè)計(jì)以及對(duì)應(yīng)的行為規(guī)范上進(jìn)行檔案管理信息化處理的樹立和對(duì)應(yīng)服務(wù)的保證，同時(shí)整個(gè)平臺(tái)的設(shè)計(jì)以及對(duì)應(yīng)內(nèi)容的充實(shí)都是為了保證管理人員可以迅速上手，給對(duì)應(yīng)的使用者提供更加有效的資源。我們必須要時(shí)刻保持對(duì)應(yīng)的學(xué)習(xí)精神，在滿足檔案信息化的新需求指引下進(jìn)行自身素質(zhì)的提升和整合，并樹立運(yùn)用信息技術(shù)服務(wù)他人的良好工作意識(shí)。在這個(gè)基礎(chǔ)之上，我們需要針對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理信息化平臺(tái)的技術(shù)環(huán)節(jié)進(jìn)行對(duì)應(yīng)的專門技術(shù)人員培訓(xùn)構(gòu)建，讓這些工作人員可以在計(jì)算機(jī)技能以及檔案信息化平臺(tái)的使用上進(jìn)行技能方面的提升，并且在信息內(nèi)容調(diào)用的框架下進(jìn)行工作方式的熟練化處理，并且進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理和人員自身素質(zhì)的相互協(xié)調(diào)匹配。

最后就是建立信息化平臺(tái)的推廣模式處理。檔案的管理信息化平臺(tái)搭建是為了服務(wù)信息的需求者而不是建立一個(gè)面子工程。因此我們需要對(duì)信息平臺(tái)進(jìn)行推廣以及宣傳。從一個(gè)方面來講，信息化檔案的相關(guān)單位需要進(jìn)行平臺(tái)的充分利用，讓信息的需求者明白管理平臺(tái)的便捷性，另一面，我們需要借鑒當(dāng)前的企業(yè)進(jìn)行檔案管理信息化系統(tǒng)的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，并且進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)的相互對(duì)照，從最根本的角度上進(jìn)行信息化管理平臺(tái)的信息高效使用率以及對(duì)應(yīng)的有效性提升構(gòu)建。

隨著時(shí)代發(fā)展和科技的進(jìn)步以及辦公方式的提升，我們國家的事業(yè)單位檔案保管數(shù)量正在呈現(xiàn)出不斷上升的趨勢(shì)，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法滿足當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理事業(yè)的進(jìn)一步的發(fā)展。在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷飛速發(fā)展和高速普及的前提下，檔案管理的信息化建設(shè)已經(jīng)成為了一個(gè)必然趨勢(shì)。推動(dòng)檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化是當(dāng)前我們事業(yè)單位的宏偉目標(biāo)，也是我們檔案管理人員的偉大職責(zé)。