高校檔案管理的多元化發(fā)展趨勢

李劍虹

摘 要：對于我們的高校檔案管理，是如何抓住高等教育的快速發(fā)展的一個偉大的歷史機(jī)遇，以適應(yīng)社會的發(fā)展和高校本身的發(fā)展需要，加快推進(jìn)現(xiàn)代化的記錄管理和信息技術(shù)流程，科學(xué)，準(zhǔn)確，快速的發(fā)展社會信息服務(wù)，高校檔案管理的多樣性設(shè)計(jì)與高校檔案館多元化建設(shè)，都為高校檔案館帶來專業(yè)化的改變，常見的多技術(shù)水平的發(fā)展為高校檔案管理方面帶來了巨大的改善。

關(guān)鍵詞：高校檔案管理；發(fā)展趨勢；多元化

1 高校檔案管理的多元化發(fā)展需要

1.1 高校檔案館和管理職責(zé)的多樣性

高校檔案館是高校和二級學(xué)院內(nèi)之間的重要環(huán)節(jié)，但也是外界的高校相關(guān)人員、設(shè)備、項(xiàng)目等其他單位部門和個人的描述和保證之間溝通的關(guān)鍵，從這個角度看，它是在高等教育的各級組織安全工作的基礎(chǔ)上，以政府部門為依據(jù)的工作。首先，高校的檔案管理它的基本任務(wù)包括的檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、檢索、編研和提供利用等工作。它被保存在高校的檔案館中，為教學(xué)、科研、黨政管理和后勤工作服務(wù)，教書育人和服務(wù)育人服務(wù)，提供有效的憑證。所以，從過程的基本特征的角度來看，高校檔案管理本身是一項(xiàng)基本包含非常廣泛的社會服務(wù)和責(zé)任的工作。其次，檔案整理編目，鑒定統(tǒng)計(jì)，存儲和其他相關(guān)工作完成后，為了更充分地打開檔案和使用檔案分類設(shè)置相應(yīng)種類的搜索工具，對檔案進(jìn)行編輯和研究工作，根據(jù)檔案管理的發(fā)展，出版了相關(guān)的歷史材料，對不同需求的檔案信息資源的開發(fā)和利用是必要和有益的。最后，根據(jù)檔案的使用頻率，使用范圍的其他方面的差異，而且還可以區(qū)分機(jī)密檔案和綜合檔案館等，或相應(yīng)的滿足不同的記錄、存儲和管理設(shè)施的實(shí)際需求以及安全支持方面，采取不同的方式重新分類。檔案工作的基本任務(wù)包括五個方面的內(nèi)容：第一，堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理檔案的原則；第二建立國家檔案工作制度；第三，科學(xué)地管理檔案，大力開展檔案信息資源；第四，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化；第五，使檔案工作更好地為黨的總?cè)蝿?wù)、總目標(biāo)服務(wù)，為建設(shè)社會主義物質(zhì)文明和精神文明服務(wù)。

1.2 高校檔案館多樣化需求的分類

按照部門或功能上的差異可以有以下幾類：（1）黨群：一般包括高校黨委，工會或其他團(tuán)體組織的各種檔案，會議記錄，工作計(jì)劃等；（2）行政：上級行政工作可能包括各種檔案和材料紀(jì)要；（3）科研：教研以及研究結(jié)果材料；（4）教學(xué)：包括教學(xué)管理，教學(xué)實(shí)踐和研究，以及其他相關(guān)方面的檔案；（5）設(shè)備：國產(chǎn)和進(jìn)口設(shè)備以及相關(guān)的技術(shù)信息，以及購買、使用或維護(hù)手冊；（6）出版：期刊出版，包括高校，學(xué)術(shù)期刊和其他出版物的原始證明及發(fā)行借閱記錄；（7）外事：外出參觀，學(xué)習(xí)和研究的過程中形成了不同類型的檔案、資料等各級合作。（8）財(cái)會：會計(jì)憑證，會計(jì)帳簿，財(cái)務(wù)報(bào)告等；（9）基建：基建項(xiàng)目前期形成的文字、圖紙、計(jì)算材料等；（10）聲像：學(xué)校各項(xiàng)重大活動的錄音、錄像帶。

2 高校檔案館管理多元化的發(fā)展趨勢

2.1 檔案管理提前化

隨著辦公自動化和新的技術(shù)、新的科學(xué)的應(yīng)用，以及與計(jì)算機(jī)檔案管理的普及，推進(jìn)了數(shù)字化檔案信息資源管理。在各方面的工作上，從檔案的收集、整理、拷貝、保護(hù)、檢索、統(tǒng)計(jì)等方面的檔案信息資源的數(shù)字化模型，可提供先進(jìn)的管理檔案模式。此外，電子文檔，電子檔案的產(chǎn)生，同時也達(dá)到了高校檔案管理的新要求。高校檔案工作人員應(yīng)將視野向前延伸，對文檔管理，電子文檔的整個周期，實(shí)行統(tǒng)一管理、協(xié)調(diào)和銜接，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)檔案管理的優(yōu)勢，實(shí)施檔案管理的綜合文檔管理、存儲、檢索自動化。

2.2 檔案管理現(xiàn)代化

檔案現(xiàn)代化建設(shè)是改革和發(fā)展的一個重要途徑和必然趨勢。在當(dāng)今的高校中，數(shù)字化檔案已經(jīng)普及。數(shù)字化檔案信息可使任何一位利用者不受任何時間、空間的限制，在任一地點(diǎn)、任一時間只需有一臺聯(lián)網(wǎng)的電腦，即可進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)查閱自己需要的檔案信息。高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是提高檔案注意力的有效手段，同時可以提高檔案的管理效率。

網(wǎng)上利用的開展，將會使檔案工作進(jìn)入一個嶄新的工作環(huán)境，進(jìn)入極好的良性循環(huán)之中。以往檔案人員為開發(fā)檔案資源，為檔案利用而進(jìn)行許多文獻(xiàn)匯編、數(shù)字匯編、專題匯編等編研工作可以減少，甚至平時查閱工作中可取消，檔案人員有更多的時間用于檔案數(shù)據(jù)整理工作。

數(shù)字化檔案管理使高校檔案業(yè)務(wù)工作變得方便、快捷、高效。數(shù)字化檔案信息使檔案能及時歸檔，盡快地提供利用。平時在網(wǎng)上文書處理部門將收文或發(fā)文都輸入到計(jì)算機(jī)中，各級部門可根據(jù)自己的權(quán)限范圍在網(wǎng)上分組傳閱自己相關(guān)的文件，并注上處理意見，年終歸檔時，只需向檔案館移交一份分類組卷清單，把數(shù)據(jù)通過網(wǎng)上按檔案數(shù)據(jù)格式傳輸?shù)綑n案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中即可，從而使檔案館減少了檔案數(shù)據(jù)錄入工作。這在科研、教學(xué)、設(shè)備等各類檔案管理中同樣適用。在學(xué)校諸多檔案中，許多檔案在形成時已由計(jì)算機(jī)處理，檔案館的工作只剩下編制相應(yīng)的檔號，整理上架。而計(jì)算機(jī)管理方面則只需對數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，已不再需要大量的數(shù)據(jù)錄入，數(shù)據(jù)錄入影響檔案計(jì)算機(jī)管理的“瓶頸”問題，已不復(fù)存在。

自動化是高校檔案館走向網(wǎng)絡(luò)化的必由之路。自20世紀(jì)80年代后期以來，高校檔案館自動化建設(shè)經(jīng)過10多年的努力，開發(fā)出數(shù)百個自動化專用軟件。許多檔案館均采用比較成熟的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，已基本實(shí)現(xiàn)了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務(wù)功能的自動化管理。自動化建設(shè)大大改善了檔案館的服務(wù)手段，提高了服務(wù)質(zhì)量和工作效率，促進(jìn)了各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的制定和完善。尤其可喜的是，計(jì)算機(jī)應(yīng)用正在改變著檔案人員的觀念，鍛煉和培養(yǎng)出了一批計(jì)算機(jī)系統(tǒng)開發(fā)、維護(hù)和應(yīng)用人才。數(shù)據(jù)庫建設(shè)也具備了一定的規(guī)模。所有這些為檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了有利條件和強(qiáng)有力的技術(shù)保證。

2.3 部分高校檔案多樣化的要求。

高校檔案管理，其中包括許多環(huán)節(jié)，如記錄的信息載體，用于存儲檔案的布局，識別提取，傳輸和交換，包括訂單髁管、維修、鑒定、檢索和使用的所有鏈接，直到結(jié)束“使用”服務(wù)。換句話說，根據(jù)高校檔案不同的目的，采取不同的檔案存儲布局、整理、存儲、維護(hù)、識別和檢索的方法是明智的，但使用高校檔案的多樣化必然會迫使管理高校檔案館驅(qū)動的多元化轉(zhuǎn)變向其他部門，以適應(yīng)不同用戶的不同需求。所以在一定程度上，檔案管理要求使用環(huán)節(jié)的多樣化，將推動其管理方面的變化。

2.4 檔案管理法制化

《檔案法》的頒布和實(shí)施，讓檔案管理依法進(jìn)行。檔案管理必須法制化，制度化，用檔案法律來規(guī)范人們的行為（即檔案管理），因?yàn)闄n案管理受人為因素的影響。第一，堅(jiān)持合法化檔案工作，加強(qiáng)檔案館的法制建設(shè)。“一法兩令”的頒布和實(shí)施為檔案管理的發(fā)展提供了一個極好的機(jī)會，尤其是《高等學(xué)校檔案管理辦法》（國家教委27號令），27號令強(qiáng)調(diào)豐富高校檔案內(nèi)涵，倡導(dǎo)“大檔案”理念，將學(xué)生檔案納入高校檔案工作管理范疇，使歸檔范圍擴(kuò)容為十一大類；倡導(dǎo)信息化管理，將組織實(shí)施檔案信息化建設(shè)納入高校檔案機(jī)構(gòu)管理職責(zé)；倡導(dǎo)拓展高校檔案服務(wù)方向，強(qiáng)調(diào)其社會服務(wù)職能，要求高校檔案價(jià)值內(nèi)涵應(yīng)從“對學(xué)校和社會有保存價(jià)值”延伸到“對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價(jià)值”；倡導(dǎo)創(chuàng)設(shè)愛國主義教育基地，拓展高校檔案教育職能等等?！稒n案行政處罰暫行規(guī)定》的實(shí)施，該規(guī)定是進(jìn)一步將進(jìn)行檔案管理工作的行政執(zhí)法管理標(biāo)準(zhǔn)化、法制化的一項(xiàng)重要舉措。第二，堅(jiān)持依法管理檔案和依法工作。“27號令”的頒布實(shí)施，是緊跟高等教育發(fā)展步伐，進(jìn)一步優(yōu)化高校資源配置，綜合管理學(xué)校檔案資源，擴(kuò)大高校檔案工作服務(wù)對象，拓展學(xué)校檔案服務(wù)領(lǐng)域的重要舉措，是高校檔案管理改革的風(fēng)向標(biāo)和催化劑。

2.5 存儲，維護(hù)技術(shù)和方法的多元化發(fā)展趨勢

存儲是極其重要的高校檔案管理方面的初步環(huán)節(jié)，基本上提取檔案中的信息后，如何存儲他們的信息載體的問題就顯得極為重要。高校檔案已經(jīng)不完全使過去的紙質(zhì)檔案、照片檔案、膠片檔案等等，現(xiàn)已改變了原有的檔案保存方式，包括數(shù)字檔案、電子檔、光盤等先進(jìn)科學(xué)技術(shù)。高校檔案管理的存儲、維護(hù)技術(shù)已經(jīng)逐步向現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)方向發(fā)展。

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