淺談企業(yè)檔案對企業(yè)文化建設(shè)的作用

何偉

摘 要：現(xiàn)代企業(yè)檔案工作和企業(yè)文化建設(shè)關(guān)系密切，作為企業(yè)文化積累之一的企業(yè)檔案，因其所具有的真實性、多元性和潛在的創(chuàng)造性，為弘揚(yáng)企業(yè)精神，推進(jìn)企業(yè)文化建設(shè)，塑造企業(yè)形象起積極的作用，因而，企業(yè)檔案工作是現(xiàn)代企業(yè)文化建設(shè)中的重要組成部分。就企業(yè)檔案對企業(yè)文化建設(shè)的促進(jìn)作用及如何使其得以發(fā)揮進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案；文化建設(shè)；企業(yè)發(fā)展

企業(yè)檔案是企業(yè)在各項活動中形成的具有保存價值的歷史記錄，它詳細(xì)真實地記錄了企業(yè)發(fā)展的歷程，記錄了企業(yè)優(yōu)秀的文化思想。企業(yè)文化建設(shè)是現(xiàn)代企業(yè)管理的重要內(nèi)容，是建立現(xiàn)代企業(yè)制度的有利保證，企業(yè)文化建設(shè)離不開企業(yè)檔案，二者關(guān)系密切，并且相互促進(jìn)發(fā)展。

1 企業(yè)文化建設(shè)與企業(yè)檔案的內(nèi)在聯(lián)系

企業(yè)文化建設(shè)和企業(yè)檔案管理都是現(xiàn)代企業(yè)管理的重要組成部分，雖然是不同的分屬范圍，但二者之間既有內(nèi)在區(qū)別，又有著不可分割的內(nèi)在關(guān)聯(lián)。企業(yè)文化不僅可以通過豐富具體的內(nèi)容來表現(xiàn)其精神文化內(nèi)涵，還可以通過各種形式來體現(xiàn)企業(yè)文化的獨特性。盡管企業(yè)檔案具有多種門類，各不相同的載體，但其都以具體的物質(zhì)形態(tài)實實在在地存在，具有直觀性、形象性的特征。企業(yè)檔案具有文化特性，企業(yè)文化通過企業(yè)檔案記載的完整豐富內(nèi)容充分表現(xiàn)出來。企業(yè)文化與企業(yè)檔案之間的內(nèi)在關(guān)聯(lián)，決定了二者對促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展起著積極的保障作用。

企業(yè)文化是企業(yè)在長期的科研、生產(chǎn)、管理建設(shè)等方面中形成的，能為全體員工普遍接受和共同遵循的思想信念、價值觀和行為準(zhǔn)則。企業(yè)文化并不是自發(fā)形成的，它是企業(yè)經(jīng)營者根據(jù)企業(yè)經(jīng)營、管理、發(fā)展的實際需要而有意創(chuàng)作、宣傳、貫徹、引導(dǎo)和執(zhí)行的。企業(yè)文化的形成不僅是企業(yè)經(jīng)營者的管理需求，也是員工的一種工作需求。企業(yè)的經(jīng)營理念是企業(yè)文化的內(nèi)涵核心組成，是企業(yè)大發(fā)展之魂；企業(yè)對外形象是企業(yè)文化的綜合反映和外在體現(xiàn)，是企業(yè)的無形資產(chǎn)。

企業(yè)檔案是企業(yè)在科研、生產(chǎn)、經(jīng)營管理等各項活動中形成的以各種載體真實記錄的具有保存價值的文字、圖表、聲像等資料，是企業(yè)的重要信息資源和無形資產(chǎn)，是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營管理的支撐和保障。企業(yè)檔案工作是企業(yè)經(jīng)營管理工作的重要組成部分，是維護(hù)企業(yè)的合法利益，記錄企業(yè)文化和發(fā)展歷程真實面貌的一項重要的基礎(chǔ)工作。以我公司為例，多年來，公司檔案管理人員堅持認(rèn)真學(xué)習(xí)、貫徹《檔案法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》、《文書檔案管理》、《企業(yè)檔案工作規(guī)范》等一系列檔案法規(guī)，通過公司內(nèi)部報刊和內(nèi)部交流平臺向員工進(jìn)行檔案的宣傳教育，使公司全體員工的檔案意識得到了提高，養(yǎng)成了及時歸檔的好習(xí)慣，也促使公司檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)得到了加強(qiáng)，檔案管理工作取得了長足的進(jìn)步，進(jìn)一步推動了公司檔案工作的良好發(fā)展。公司新廠房建立時，公司領(lǐng)導(dǎo)為檔案基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)投入了大量的資金，配備了先進(jìn)的檔案管理用具，為公司檔案的安全保管、有效利用創(chuàng)造了最好的條件。

公司員工足不出戶通過內(nèi)部管理軟件系統(tǒng)就可以方便快捷查找到檔案室保存的相關(guān)資料，為查找資料節(jié)約了大量的時間，他們深刻體會到檔案工作與企業(yè)發(fā)展的密切關(guān)系，也真正認(rèn)識到檔案工作的重要性，積極與檔案室相互配合，使公司檔案室的庫藏越來越多，涉及收集的門類也越來越豐富。

企業(yè)檔案不僅為企業(yè)文化建設(shè)提供了大量詳實的真實資料，而且也是做好企業(yè)文化建設(shè)必不可少的歷史借鑒和參考，企業(yè)檔案工作是企業(yè)文化建設(shè)的重要組成部分，它強(qiáng)有力地推動著企業(yè)文化建設(shè)的不斷完善和發(fā)展。企業(yè)文化建設(shè)也需要企業(yè)成長歷程的真實記錄，需要有關(guān)企業(yè)經(jīng)營理念和企業(yè)精神文化宣傳的記載，而企業(yè)檔案能為企業(yè)文化建設(shè)提供寶貴的原始材料，是企業(yè)文化建設(shè)的有力保障。同時企業(yè)檔案也需要企業(yè)文化建設(shè)的新內(nèi)容來不斷地進(jìn)行充實和豐富。二者之間有著一種內(nèi)在的必然聯(lián)系，相互促進(jìn)，相互發(fā)展。

2 企業(yè)檔案在企業(yè)文化建設(shè)中的地位和作用

企業(yè)需要重視企業(yè)文化建設(shè)，不斷提升與同行企業(yè)的競爭力和加強(qiáng)內(nèi)部員工的強(qiáng)大凝聚力。

通過企業(yè)文化建設(shè)，把企業(yè)營造成家的氛圍，讓員工感受到家的溫暖。企業(yè)檔案則記載了企業(yè)的成長的歷程，為企業(yè)文化建設(shè)提供了真實、可靠的原始記錄資料，成為企業(yè)文化建設(shè)的“添加劑”。把平?？床坏?、摸不著的東西更加形象直觀地以文字、圖片、影音資料、實物等各種形式呈現(xiàn)出來。企業(yè)檔案作為企業(yè)的各項活動的真實記錄，應(yīng)該積極參與到企業(yè)文化建設(shè)中來，為企業(yè)的發(fā)展更好地服務(wù)。

2.1 企業(yè)檔案是企業(yè)豐富文化的積累

企業(yè)檔案真實記錄了企業(yè)的創(chuàng)業(yè)、發(fā)展的全過程，企業(yè)文化思想也被真實地記錄在企業(yè)檔案之中。企業(yè)檔案是企業(yè)文化的積累，是企業(yè)的寶貴財富。以我公司為例，在公司領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案的收集工作下，制定了相關(guān)的歸檔制度，從上至下嚴(yán)格按制度要求來執(zhí)行。公司要求各部門每年把工作中形成的各種門類的檔案資料進(jìn)行集中歸檔，由檔案室負(fù)責(zé)統(tǒng)一整編管理?，F(xiàn)在，檔案室保存的檔案為公司快速地發(fā)展提供了有力的服務(wù)支持。

2.2 企業(yè)檔案充分體現(xiàn)企業(yè)的特點，也決定著企業(yè)文化的特色

企業(yè)檔案在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中同樣起著不可估量的作用。它全面記述和反映了企業(yè)的發(fā)展概況、經(jīng)營現(xiàn)狀、財務(wù)狀況、人力資源狀況、工作業(yè)績、文化思想；它詳細(xì)記錄和展現(xiàn)了企業(yè)的科技研究成果、技術(shù)能力、獲批專利項目等重要內(nèi)容。企業(yè)的歷史和發(fā)展目標(biāo)是企業(yè)文化建設(shè)的根本和源泉。

2.3 企業(yè)形象的完美塑造離不開企業(yè)檔案

企業(yè)形象的塑造對于現(xiàn)代企業(yè)來講非常重要。塑造企業(yè)形象可以促使企業(yè)了解市場供求形式、掌握客戶的具體需求、擴(kuò)大企業(yè)在本行業(yè)里的綜合影響力，提高企業(yè)在市場競爭中的經(jīng)濟(jì)地位和社會地位。比如我公司： 通過利用公司檔案資料，統(tǒng)一制做了公司制服、車間工作服、公司商標(biāo)、公司產(chǎn)品宣傳手冊、產(chǎn)品使用手冊、公司對外網(wǎng)頁等方面大力宣傳，讓國內(nèi)外更多的客戶了解我們，選擇使用我們的研發(fā)產(chǎn)品。這些工作的開展都離不開公司的聲像檔案、電子檔案、科技檔案、綜合檔案資料的協(xié)助。

3 企業(yè)文化建設(shè)對企業(yè)檔案管理工作的影響

企業(yè)文化學(xué)作為現(xiàn)代企業(yè)管理學(xué)的新理念，將企業(yè)管理納入到深層次的意識形態(tài)，以致于在企業(yè)管理的各項活動中，文化因素都顯示出巨大的功效。企業(yè)文化建設(shè)對于推動和促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作具有十分重要的指導(dǎo)意義：

3.1 企業(yè)文化建設(shè)可以改善企業(yè)檔案管理工作

企業(yè)檔案管理工作的外部環(huán)境，實際上就是通常所說的企業(yè)全員檔案意識。企業(yè)其他各項管理工作對企業(yè)檔案管理工作的支持、配合的程度，將關(guān)系到企業(yè)檔案管理規(guī)章制度的嚴(yán)格實施和執(zhí)行，直接影響到企業(yè)檔案是否能實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理。優(yōu)秀的企業(yè)文化能給企業(yè)管理工作帶來新的動力，進(jìn)一步改善企業(yè)檔案管理工作的外部環(huán)境，使企業(yè)檔案管理工作的各項活動順利完成?，F(xiàn)代企業(yè)，隨著辦公自動化的推廣應(yīng)用，形成了大量的電子文檔、電子文件、數(shù)碼相片、數(shù)據(jù)庫文件應(yīng)用軟件等新的檔案載體的不斷出現(xiàn)，檔案管理者的現(xiàn)代檔案管理認(rèn)識要比以往更為重要和緊迫，檔案管理者必須嚴(yán)格要求自己，不斷學(xué)習(xí)，接受新的管理知識，做到開拓進(jìn)取、與時俱進(jìn)。

3.2 企業(yè)文化建設(shè)可以提高企業(yè)對檔案的利用

企業(yè)檔案管理的目的是為企業(yè)各項工作活動提高優(yōu)質(zhì)服務(wù)，而檔案優(yōu)質(zhì)服務(wù)是否能實現(xiàn)必須具備兩個必要條件：一 是檔案可以隨時查看借閱；二是要有利于推進(jìn)檔案工作的發(fā)展。企業(yè)管理者的文化水平高低，決定了人的素質(zhì)，也決定了檔案的利用能力。優(yōu)秀的企業(yè)文化在調(diào)動企業(yè)團(tuán)體積極性時，也使員工的文化素質(zhì)大大提升，同時也提高了企業(yè)對檔案的利用能力。

由此而知，隨著企業(yè)文化的不斷補(bǔ)充創(chuàng)新，企業(yè)的先進(jìn)管理、生產(chǎn)的自動化水平、員工文化素質(zhì)水平和技術(shù)水平都將得到逐步提高，進(jìn)而追求一種更高地、更好的精神文化，這也就會對企業(yè)檔案管理工作提出更高的目標(biāo)和要求。在這種發(fā)展形勢下，企業(yè)檔案管理工作只有努力尋找全方位的發(fā)展，才能盡可能滿足其來自各方面的不斷要求。建設(shè)企業(yè)文化對現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作既是機(jī)會，更是挑戰(zhàn)?，F(xiàn)代企業(yè)檔案管理者應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮庫藏檔案本身的文化價值作用，為服務(wù)好企業(yè)文化建設(shè)和企業(yè)健康快速的發(fā)展做出積極的貢獻(xiàn)。

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