關于創(chuàng)新離退休檔案管理模式的研究

摘 要：近年來，隨著我國老齡化程度的不斷加深以及人口總量的持續(xù)上升，我國的離退休人員越來越多，這使得離退休人員的檔案管理工作顯得愈發(fā)重要。然而，現(xiàn)有的檔案管理模式已經不適應新形勢的要求，需要繼續(xù)完善和創(chuàng)新。本文分析了舊有的離退休檔案管理模式存在的幾個問題，并提出了創(chuàng)新離退休檔案管理模式的一些對策和建議。

關鍵詞：創(chuàng)新；離退休；檔案管理模式

人事檔案是在人事管理活動中形成的，用來反映和記錄個人主要經歷、政治面貌、品德作風，一人一檔，以備考察的文件材料。目前，離退休人員的檔案管理模式多沿用傳統(tǒng)的方式方法，妨礙了人事檔案作用的有效發(fā)揮。因此，需要通過創(chuàng)新才能推動檔案管理模式的進一步發(fā)展。

1 離退休檔案管理模式分析

離退休人員檔案管理模式大致有兩種，即集中式和分散式。

1.1 集中式管理模式

集中式管理是將離退休人員的人事檔案統(tǒng)一移交到檔案管理中心進行集中管理。這種管理方式有利于人力、物力、財力等的節(jié)約，集中管理后，檔案管理人員不再需要頻繁往返于各檔案所在地，有效地暢通了信息渠道。另外，由于配有專門的管理人員以及完備的設備設施，使得原來檔案管理過程中存在的安全隱患得以消除。但同時，集中式管理需要雄厚的財物支持，由于集中式管理需要軟件、硬件系統(tǒng)雙過關，還需專門的管理人員，因此許多地方仍不具有集中式管理離退休人員人事檔案的條件。

1.2 分散式管理模式

這種方式較為常見，即將離退休人員的檔案存放在其戶口所在的鄉(xiāng)鎮(zhèn)或街道檔案管理服務中心。分散式管理后，由于各個檔案管理中心的軟硬件條件參差不齊，因此管理的標準很難一致，這就造成了一些地方的檔案管理規(guī)范遠遠達不到標準。分散式管理的優(yōu)點在于方便、靈活，由于檔案管理中心在接收了離退休人員的人事檔案后，隨之提供檔案的管理，并不需要再將檔案轉移，因此離退休人員或其他相關部門需要查閱檔案時，只需要去固定的、熟悉的檔案管理中心查閱，符合人們求近、求便的要求。但與此同時，分散的檔案管理中心大部分無法配備專業(yè)的管理人員，有些甚至不能實現(xiàn)電子化管理，因此這種方式與我們要建立的完善的檔案管理體制有很大的沖突。

2 離退休檔案管理模式存在的問題

無論是集中式管理還是分散式管理都存在著一些不容忽視的問題，只有先解決這些基本的問題，才能創(chuàng)新離退休人員檔案管理的模式。

2.1 思想認識不到位

檔案管理工作是一項長期的、默默無聞的工作，不容易取得引人注目的成績。就筆者所在的檔案管理中心而言，除了要承擔檔案管理工作之外，還要配合其他部門的工作等，任務繁重。加上缺少資金等的支持，使得很多工作人員認為離退休人員的檔案管理工作不重要，只要能夠做到“守得住”，不泄密不丟失，能提供查閱就可以了，從而形成了離退休檔案管理工作長期處于應付被動的狀態(tài)。

2.2 檔案管理人員專業(yè)素質相對較低

在現(xiàn)有的檔案管理人員中，大部分缺乏專業(yè)方面的培訓，對檔案的重要性不太了解，對檔案的管理要求以及文件材料等的整理、收集、歸檔等工作不太熟悉。并且許多檔案管理人員身兼幾職，不能做到全心全意投入到檔案管理工作中。

2.3 檔案管理方式落后

目前，大部分的離退休檔案管理工作仍舊停留在人工作業(yè)的階段。比如在裝訂的時候采用傳統(tǒng)的打孔方法，這種方法既有可能破壞原始記錄的完整性，又不利于新文件的插入和舊文件的修改刪除，工作效率相對低下。雖然也有配備了計算機、掃描儀等先進設備，但是由于缺乏相關專業(yè)操作人員，使得設備利用率低。此外，目前尚沒有專門針對離退休人員的系列軟件，不能適應新形勢的需要。

3 創(chuàng)新離退休檔案管理模式的對策

根據我國檔案管理部門當前的基礎建設狀況，以及離退休人員檔案管理的特點，筆者認為創(chuàng)新離退休檔案管理模式有以下幾方面的對策：

3.1 注重離退休人員檔案管理軟件的開發(fā)

檔案管理信息化是大勢所趨，這符合國家信息化建設的要求，也滿足檔案管理中心自身發(fā)展的需要。由于離退休人員檔案構成比較簡單，服務范圍、項目有限等，結合這些特點，開發(fā)具有針對性的檔案管理軟件系統(tǒng)。專門的離退休檔案管理系統(tǒng)不僅能夠長期、大量保存人事檔案，而且省去了大量的人工勞動，查詢檔案工作變的簡單方便，文件資料的保密性大大增強，實時更新能力提升，并真正實現(xiàn)了離退休人員檔案的動態(tài)管理。與此同時，還要建立覆蓋全市的離退休人員檔案管理網絡系統(tǒng)。全市聯(lián)網變成現(xiàn)實，將為各個檔案管理中心提供便利的互動空間，并將很大程度地緩解檔案管理人員的工作

負擔。

3.2 集中為主，建立統(tǒng)一的離退休檔案管理中心

建立集中的離退休檔案管理中心有著以下幾方面的優(yōu)勢：

首先，集中式的檔案管理能夠有效地發(fā)揮整體優(yōu)勢，是合理科學配置資源的內在要求。其次，離退休人員檔案的集中管理有利于社會保障體系的有效運行，例如可以為養(yǎng)老金發(fā)放部門及時提供完整的檔案等。再次，檔案的集中管理與信息系統(tǒng)的結合有效增強了數(shù)據記錄的準確性。在應用了信息系統(tǒng)之后，離退休人員的檔案處于動態(tài)的管理之中，信息的更新、人員的增減等都能通過專門的離退休檔案管理軟件顯示出來，這實現(xiàn)了數(shù)據記錄正確、統(tǒng)一、規(guī)范的目標。

3.3 分散為輔，建立街道、鄉(xiāng)鎮(zhèn)等檔案管理基層平臺

當前離退休人員的數(shù)量十分壯觀，如果其人事檔案的整理、移交、歸檔等工作全都在市級檔案管理中心辦理，那么會造成市級檔案管理中心工作人員的任務過大，效率過低等情況的發(fā)生，因此，檔案管理工作應適當分配給各級基層的管理平臺。離退休人員的檔案在集中管理之前，需要經過街道、鄉(xiāng)鎮(zhèn)的各級檔案管理中心進行收集和整理，形成統(tǒng)一的規(guī)范，然后定期移交給市檔案管理中心，這就是集中為主、分散為輔的管理模式。

3.4 加強人才隊伍建設

離退休人員的人事檔案管理不同于在職員工的人事檔案管理。離退休人員年紀大，與單位聯(lián)系比較松散，對于離退休人員的養(yǎng)老金調整、社會化發(fā)放，醫(yī)療費報銷，居家養(yǎng)老護理服務以及喪葬安排等許多事務性工作都需要不定期查閱其檔案，這對于檔案管理人員的敬業(yè)精神、工作態(tài)度以及專業(yè)技術都有非常高的要求。除此之外，還應當培養(yǎng)專業(yè)素質高的信息化人員隊伍。對于信息化系統(tǒng)中的應用軟件、數(shù)據庫等，需要配備專門的操作人員和技術人員，才能實現(xiàn)信息化真正正面作用于檔案管理工作。

4 結語

離退休人員為我國的社會建設作出了突出貢獻，他們是不容忽視的力量，是社會的“寶藏”。為了做好離退休人員的檔案管理工作，必須持續(xù)不斷地創(chuàng)新檔案管理模式，必須與時俱進地完善檔案管理模式，最終更好地服務于檔案管理工作。

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作者簡介

高寶麗（1977-）女，吉林省通化市人，吉林省通化市離退休人員檔案管理中心，研究方向：離退休人員檔案管理。