關(guān)于新醫(yī)改下的檔案管理工作改進(jìn)探討

摘 要：隨著衛(wèi)生體制改革的不斷深化和科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，醫(yī)院的檔案管理模式和方法也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)。在這種情況下，建立一個(gè)科學(xué)高效的檔案管理模式，增強(qiáng)檔案管理工作中的規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)性、服務(wù)性，對(duì)醫(yī)院發(fā)展有著重要意義。

關(guān)鍵詞：新醫(yī)改；檔案管理；存在問(wèn)題；改進(jìn)策略

醫(yī)院檔案，指的就是為醫(yī)院服務(wù)的各類(lèi)醫(yī)療文件材料、以及醫(yī)院建設(shè)發(fā)展的歷史資料，它是醫(yī)院在工作活動(dòng)中所形成的各種文件，比如工作記錄、圖表、錄音、影像資料等各種書(shū)面材料及載體材料。它記載了一個(gè)醫(yī)院的發(fā)展歷史，同時(shí)也為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)化決策和科技興院提供可靠依據(jù)。科學(xué)系統(tǒng)分析醫(yī)院檔案利于在今后的醫(yī)療事業(yè)中揚(yáng)長(zhǎng)避短，是醫(yī)院的寶貴財(cái)富。更是新醫(yī)改下深入和發(fā)展醫(yī)藥衛(wèi)生事業(yè)的必要條件和依據(jù)。因此，如何加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理，加快醫(yī)院檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，對(duì)促進(jìn)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展具有重要的歷史意義和現(xiàn)實(shí)意義。

1 但隨著新醫(yī)改的推進(jìn)，醫(yī)院檔案管理也暴露了一些問(wèn)題

1.1 檔案管理人員流動(dòng)性大，素質(zhì)參差不齊

目前我國(guó)醫(yī)院的檔案管理人員很少設(shè)置專職人員，而是采取兼職檔案員這種方法應(yīng)付，兼職檔案員工作變動(dòng)頻繁，對(duì)檔案的重要性、存檔要求、檔案資料的收集、整理、歸檔、立卷等業(yè)務(wù)不太了解，嚴(yán)重影響檔案管理工作的質(zhì)量。而專業(yè)從事檔案管理的人員又普遍存在學(xué)歷低、專業(yè)素質(zhì)不高、理論水平有限、缺乏學(xué)術(shù)研究、史料研究的能力，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足新形勢(shì)下高速發(fā)展的信息化建設(shè)和現(xiàn)代化管理

要求。

1.2 檔案管理硬件投入不足，檔案現(xiàn)代化管理水平不高

由于目前大多數(shù)醫(yī)院將主要的硬件設(shè)施投人到醫(yī)療方面，導(dǎo)致醫(yī)院檔案室不夠規(guī)范、設(shè)備陳舊、管理技術(shù)落后等，嚴(yán)重不符合檔案保管標(biāo)準(zhǔn)。近年來(lái)，雖然計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展，但用于檔案管理中的卻少之又少，一些收集、整理、利用的手段仍相對(duì)滯后，還基本處于手工階段，收集、整理、借閱工作繁重，導(dǎo)致工作效率不高。

1.3 檔案管理體制和機(jī)制不適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，收集效率低下

檔案管理都是各醫(yī)院根據(jù)自己的理解和實(shí)踐在進(jìn)行管理，缺乏科學(xué)性與系統(tǒng)性。而且大部分醫(yī)院對(duì)收入檔案管理的內(nèi)容沒(méi)有明確的要求，也缺少統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)與模式，更沒(méi)有制定統(tǒng)一的收檔制度；同時(shí)醫(yī)院在日常管理考核中，也未將檔案管理納入目標(biāo)考核，導(dǎo)致檔案收集效率不高，檔案不齊全。檔案資源的開(kāi)發(fā)利用是檔案管理的主要目的，通過(guò)檔案的深層次開(kāi)發(fā)，提升檔案的使用價(jià)值，為臨床、教學(xué)、科研工作及患者服務(wù)。但很多醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)只注重醫(yī)療建設(shè)和和經(jīng)濟(jì)效益，只抓眼前醫(yī)療工作而忽視了對(duì)醫(yī)院長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有利的檔案管理工作，忽略了醫(yī)院發(fā)展的連續(xù)性和歷史資料的完整性，造成檔案。

2 檔案管理工作的改進(jìn)

2.1 管理技術(shù)的改進(jìn)

現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，給醫(yī)院檔案工作帶來(lái)了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。電子光盤(pán)、縮微膠片等新型載體的保管等都亟待檔案工作者去認(rèn)識(shí)。因此，醫(yī)院應(yīng)加大硬件設(shè)施的投入建設(shè)。按照統(tǒng)一規(guī)定并結(jié)合自身實(shí)際，設(shè)置專門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的安全保管設(shè)施；配備計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備，采用檔案管理系統(tǒng)專用軟件；將檔案內(nèi)容納入局域網(wǎng)，利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)加強(qiáng)各部門(mén)之間的資源共享，以滿足醫(yī)療、教研等多方面的需求。我們的檔案工作者必須要有充分的思想和技術(shù)準(zhǔn)備，必須要打破原有的傳統(tǒng)思維定式和障礙，采用多角度、多層次的思維方式，運(yùn)用創(chuàng)新思維指導(dǎo)我們的檔案管理

工作。

2.2 管理模式的改進(jìn)

要建立科學(xué)統(tǒng)一的現(xiàn)代化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章制度，減少檔案管理的隨意性，保證檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。要與時(shí)代發(fā)展相適應(yīng)，不斷修改和完善檔案管理制度。如簡(jiǎn)化檔案的立卷制度，縮短檔案的立卷歸檔周期，統(tǒng)一電子文檔的管理標(biāo)準(zhǔn)，積極推行檔案的數(shù)字化管理，提高檔案的利用率，及時(shí)吸納和提供各類(lèi)信息資源，以優(yōu)質(zhì)、快速、不間斷服務(wù)滿足社會(huì)需求，為醫(yī)院的發(fā)展發(fā)揮積極的

作用。

2.3 管理機(jī)制的改進(jìn)

當(dāng)前，仍有不少醫(yī)院把檔案管理僅作為一項(xiàng)兼顧性的工作，很少設(shè)置專職人員，而是采取兼職檔案員這種方法應(yīng)付，兼職檔案員工作變動(dòng)頻繁，對(duì)檔案的重要性、存檔要求、檔案資料的收集、整理、歸檔、立卷等業(yè)務(wù)不太了解，嚴(yán)重影響檔案管理工作的質(zhì)量。而專業(yè)從事檔案管理的人員又普遍存在學(xué)歷低、專業(yè)素質(zhì)不高、理論水平有限、缺乏學(xué)術(shù)研究、史料研究的能力，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足新形勢(shì)下高速發(fā)展的信息化建設(shè)和現(xiàn)代化管理要求。因此，要從源頭上解決創(chuàng)新的基礎(chǔ)問(wèn)題，醫(yī)院應(yīng)將檔案管理人員培養(yǎng)納入到人才培養(yǎng)計(jì)劃中，在人員結(jié)構(gòu)上應(yīng)當(dāng)盡快增補(bǔ)具有專業(yè)技能的人才，同時(shí)對(duì)在職人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)必須引進(jìn)競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制，通過(guò)優(yōu)勝劣汰來(lái)增強(qiáng)檔案工作者的危機(jī)感。同時(shí)，要建立一些相應(yīng)的創(chuàng)新激勵(lì)機(jī)制，如鼓勵(lì)創(chuàng)新的考核辦法、分配制度、獎(jiǎng)勵(lì)制度等，努力營(yíng)造一種積極創(chuàng)新的氛圍。

2.4 服務(wù)模式的改進(jìn)

要改變以管理為主的觀念，充分了解基層的實(shí)際需求，要積極的到科室中，到醫(yī)院人員中去調(diào)研，改變服務(wù)模式，實(shí)現(xiàn)上門(mén)服務(wù)，方便臨床的理念。通過(guò)深層次、多渠道地開(kāi)發(fā)檔案信息資源，提高檔案的使用價(jià)值，為醫(yī)院業(yè)務(wù)、日常管理及患者服務(wù)。同時(shí)，合理利用檔案可以為醫(yī)院創(chuàng)造良好的社會(huì)效益和一定的經(jīng)濟(jì)效益，從而提高檔案在醫(yī)院管理中的地位和作用，促進(jìn)檔案建設(shè)。

隨著醫(yī)療衛(wèi)生體制改革和社會(huì)醫(yī)療保險(xiǎn)制度改革的同時(shí)進(jìn)行，對(duì)醫(yī)院的管理工作提出了更多要求。作為新時(shí)代的醫(yī)院檔案人，更要緊緊抓住這個(gè)機(jī)遇，以改革為契機(jī)，更新管理觀念，開(kāi)拓創(chuàng)新思路，改革創(chuàng)新方法，勇于探索和嘗試新的檔案管理路徑，使醫(yī)院檔案管理更加標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，以便更全面、真實(shí)地反映醫(yī)院整體發(fā)展?fàn)顩r和經(jīng)營(yíng)成果，為社會(huì)和醫(yī)院提供更多的社會(huì)效益和信息資源，以達(dá)到新醫(yī)改預(yù)期目標(biāo)。

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作者簡(jiǎn)介

劉小齊（1985-），男，四川省巴中市南江縣人，南江縣婦幼保健院。