檔案信息資源的開發(fā)與檔案業(yè)務(wù)工作的關(guān)系

李紅艷

摘 要：本文以檔案信息建設(shè)現(xiàn)狀為出發(fā)點(diǎn)，就如何理解和擺正開發(fā)檔案信息資源與檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)工作的關(guān)系提出了不同的認(rèn)識。

關(guān)鍵詞：檔案；信息資源；檔案業(yè)務(wù)；關(guān)系

目前隨著經(jīng)濟(jì)建設(shè)和改革開放浪潮的日趨高漲，各級檔案部門面臨著為改革開放服務(wù)和自身改革的雙重任務(wù)，一改過去那種封閉、保守的傳統(tǒng)觀念，大膽探索開發(fā)檔案信息資源的新路子，積極為經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供服務(wù)，在改革中求得發(fā)展。在這種形勢下，有些人卻認(rèn)為強(qiáng)調(diào)檔案工作為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，似乎只強(qiáng)調(diào)檔案信息的開發(fā)利用就行了，而不應(yīng)強(qiáng)調(diào)加強(qiáng)業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)，甚至有些人，片面提出建設(shè)和開發(fā)利用兩者割裂開來，這種偏見認(rèn)識不予注意并加以嘝，就有可能給檔案工作帶來不利影響。

1 檔案基礎(chǔ)工作是開發(fā)檔案信息資源的前提和基礎(chǔ)

檔案館主要是服務(wù)性的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，這是檔案館性質(zhì)所決定的。檔案館的服務(wù)性決定了檔案館必須首先要做好檔案的收集、整理、保管、鑒定、編研、編制檢索工具等一系列的基礎(chǔ)工作，從而為社會上大量地利用者利用檔案和開發(fā)檔案信息資源創(chuàng)造良好的基礎(chǔ)條件，如果做不好基礎(chǔ)工作就難以開發(fā)檔案信息。

1.1 收集、接收和征集工作是開發(fā)信息資源的前提

檔案信息開發(fā)利用都離不開檔案這個實(shí)體，離開這個實(shí)體，根本不可能有檔案利用工作。接收、征集、收集檔案是檔案基礎(chǔ)工作的開始，是檔案實(shí)體的存儲階段。只有廣泛地接收、征集、收集檔案，才能有豐富的館藏的主要來源是市址機(jī)關(guān)的文書檔案，因?yàn)榻Y(jié)構(gòu)不合理，種類單一無法系統(tǒng)綜合性地開發(fā)。俗話說：“巧婦難為無米之炊”，說的就是這個道理，沒有檔案實(shí)體還開發(fā)什么信息呢？因此著手抓好檔案的收集、接收、征集工作，豐富其館藏，為開發(fā)檔案信息打好物質(zhì)基礎(chǔ)是十分重要的。

1.2 科學(xué)分類、合理組卷、編目是開發(fā)檔案信息資源的條件

檔案只有分門別類進(jìn)行科學(xué)整理，有章可循，才能在短時間內(nèi)提供利用，也便于開發(fā)利用。我館保存的一九八0年前檔案案卷質(zhì)量不高，大部分是“厚卷”“雜卷”，案卷標(biāo)題難以確切地表達(dá)卷內(nèi)文件全部內(nèi)容，要查閱所需文件材料，只查案卷目錄有時根本查不到。目前我館館藏已達(dá)到七萬余卷，有時查份文件幾個人翻閱案卷目錄，像大海撈針查找十分困難。八五年以后立卷方法進(jìn)行了改革，由厚卷改為“一事一卷”或“薄卷”，這種立卷方法以一個事情、一個問題、一個案件為一個保管單位，而且案卷標(biāo)題也能正確地揭示卷內(nèi)文件的基本內(nèi)容，查找方便，便于提供利用。目前推行的立卷“三位一體”是“一事一卷”的延伸和繼續(xù)。它具有多方面的優(yōu)點(diǎn)。主要體現(xiàn)在，立卷過程中稿了著錄標(biāo)引，為今后館藏檔案現(xiàn)代管理做了超 前準(zhǔn)備工作，為更好地開發(fā)信息資源創(chuàng)造了條件。

1.3 科學(xué)的保管和保護(hù)檔案是永久開發(fā)檔案信息的保證

保管和保護(hù)是檔案館基礎(chǔ)工作之一，也是很重要的工作。也是很重要的工作。辛辛苦苦收集、征集、接收進(jìn)來 的檔案，有的還要重新進(jìn)行分類、級卷、編目。只有科學(xué)地保管和保護(hù)，才有可能延長檔案的壽命，才有可能永久的開發(fā)檔案信息資源。檔案制成材料的變化是十分緩慢的（除水災(zāi)、水災(zāi)、地震外），如果對光、灰塵、有害氣體、檔案害蟲等不加強(qiáng)防治，不很好地控制和調(diào)節(jié)庫房溫濕度這些因素，隨著對檔案制成材料耐久性造成影響，即紙張的耐久性下降，字跡褪變模糊不表，影響閱讀，難以開發(fā)利用。如現(xiàn)我館保存的五十年代的文件材料，由于以前保管條件不好，保護(hù)不當(dāng)，耐久性較差的用圓珠筆、復(fù)寫紙書寫的字跡，有的已模糊不清，有的字跡脫落無法開發(fā)利用。如果管理不當(dāng)檔案會就成一堆廢紙，就要犯歷史性錯誤，成為歷史的罪人。我認(rèn)為，檔案保護(hù)的當(dāng)務(wù)之急要辦二件事：一是對損毀邊緣的檔案想方設(shè)法進(jìn)行搶救，二是對開放中的珍品，應(yīng)該制作復(fù)制件。

檔案基礎(chǔ)工作除上述工作之外，還有鑒定、編研和編制檢索工具等項(xiàng)工作，這些工作的好壞都與開發(fā)利用有直接關(guān)系，只有扎實(shí)的基礎(chǔ)工作才能有效的開發(fā)利用檔案信息資源。

2 開發(fā)檔案信息資源能夠促進(jìn)檔案的基礎(chǔ)工作

2.1 開發(fā)信息資源是檢驗(yàn)檔案基礎(chǔ)工作的標(biāo)準(zhǔn)

開發(fā)信息資源是多方面，特輯是十一屆三中全會改革開放以來和《檔案法》頒布之后，檔案工作者對檔案工作重要性的認(rèn)識進(jìn)一步提高，全方位、多渠道、高質(zhì)量開發(fā)檔案信息資源，積極為社會各方面服務(wù)，取得了良好的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，從而使全社會的檔案意識不斷提高，檔案工作的知名度提高 了，在社會上有了位置。檔案信息的開發(fā)不僅有社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，同時也促進(jìn)和檢驗(yàn)了檔案的基礎(chǔ)工作。開發(fā)利用和基礎(chǔ)工作是相輔相成，相互依存的辯證關(guān)系，檔案信息的開發(fā)利用中改革和前進(jìn)。通過開發(fā)利用能檢驗(yàn)館藏檔案收集、征集工作，即社會上所需的檔案材料是否齊全完整是什么原因？使我們能夠及時的針對基礎(chǔ)工作中所存在問題調(diào)整館藏結(jié)構(gòu)，拓寬接收范圍、豐富館藏內(nèi)容。

開發(fā)利用工作同時檢驗(yàn)館藏檔案分類是否科學(xué)，組卷是否合理，編目是否正確，檢索工具是否能滿足需求。幾年來檔案的分類、組卷有很大的改革，我認(rèn)為這些改革來源于開發(fā)利用，即所需檔案材料難以查找，需對檔案基礎(chǔ)工作進(jìn)行改革，才能滿足開發(fā)利用的需要，因此檔案的基礎(chǔ)工作才有了較大的改革。如過去常用的檢索工具是單一的案卷目錄，但案卷目錄難以滿足查找利用的需要，因此編制了數(shù)種檢索工具，如我館編制了全引目錄、專題目錄、文號目錄、人名索引等，方便了提供利用。

檔案的開發(fā)利用同樣也促進(jìn)檔案的管理工作，因?yàn)殚_發(fā)利用發(fā)現(xiàn)，由于管理和保護(hù)不妥，字跡脫落，紙張老化破損，難以閱讀，促使我們搞好檔案的修復(fù)工作檔案信息的開發(fā)利用工作也對檔案的其它基礎(chǔ)工作起促進(jìn)作用。

2.2 檔案信息的開發(fā)將加速基礎(chǔ)工作的改革

任何檔案館（室）的檔案基礎(chǔ)工作不可能做到盡善盡美，在檔案信息的開發(fā)利用中會發(fā)現(xiàn)問題，逐步進(jìn)行改革?，F(xiàn)在的檔案基礎(chǔ)工作基本適應(yīng)當(dāng)前的開發(fā)利用工作需要，但隨著形勢的變化，環(huán)境的改變，中心工作的轉(zhuǎn)移，基礎(chǔ)工作也需不斷地進(jìn)行改革。開發(fā)利用工作促使我們的基礎(chǔ)工作需要進(jìn)一步的改革，因?yàn)榛A(chǔ)工作并不是靜止不變的，不適應(yīng)開發(fā)利用就要逐步改革。我認(rèn)為改革是大潮流，包括檔案工作的基礎(chǔ)工作，可以肯定地說開發(fā)利用必將加速檔案基礎(chǔ)工作的改革，這是必然的趨勢。

綜上所述，只有館藏檔案結(jié)構(gòu)合理、內(nèi)容豐富、分類科學(xué)、組卷合理、檢索工具齊全，有符合要求的保管條件和保護(hù)措施做基礎(chǔ)，才能充分開發(fā)檔案信息資源，為社會各項(xiàng)服好務(wù)。只有為社會各項(xiàng)工作服好務(wù)，檔案工作才能受到社會的重視，有了一席位置，同時也能促進(jìn)檔案工作的更快發(fā)展。