試論強(qiáng)化企業(yè)痕跡管理的意義

丁秀娟?董久華

摘 要：當(dāng)前，隨著網(wǎng)絡(luò)的普及和網(wǎng)絡(luò)信息的飛躍發(fā)展，全社會(huì)對(duì)國(guó)企的關(guān)注持續(xù)升溫，對(duì)國(guó)企的存在意義爭(zhēng)論頻仍。同時(shí)，在“依法治企”的框架下，國(guó)企面臨著內(nèi)外部日益頻繁、嚴(yán)格的審計(jì)監(jiān)控、監(jiān)督。因此，全方位地做好痕跡管理既是企業(yè)自身生存、發(fā)展的需要，也是企業(yè)順利通過(guò)依法治企審計(jì)等各項(xiàng)檢查的要求。

關(guān)鍵詞：痕跡化；依法治企；質(zhì)效；精益化

與發(fā)達(dá)國(guó)家相比，我國(guó)的檔案收集、管理和利用都有很大的提升空間。眼下，大數(shù)據(jù)時(shí)代要求我們必須高效地進(jìn)行海量數(shù)據(jù)處理。那么，在目前的形勢(shì)下，我們能否以推動(dòng)痕跡化管理為切入點(diǎn)，帶動(dòng)提高檔案管理水平，推進(jìn)企業(yè)精益化管理，進(jìn)而提高企業(yè)的綜合競(jìng)爭(zhēng)能力呢？梳理多年工作實(shí)踐，嘗試分析如下：

1 定義

痕跡是指事物留下的跡?。ā缎氯A字典》）。時(shí)下，痕跡化管理的概念雖屢被提及，但尚無(wú)統(tǒng)一的定義。依筆者理解，痕跡化管理是指在一切管理活動(dòng)中留下的實(shí)體和記錄，包括文字、圖片、影像等。借由這些痕跡可在管理事項(xiàng)結(jié)束后最大程度地還原、推測(cè)或佐證活動(dòng)發(fā)生時(shí)的真實(shí)情況。痕跡管理不是一門單獨(dú)的管理類別或技術(shù)，而是所有管理的基礎(chǔ)保障措施。企業(yè)的各類管理均可歸納為流程管理，而任一流程都由一系列相互銜接的記錄、痕跡系統(tǒng)來(lái)支撐，以保證流程被環(huán)環(huán)相扣地執(zhí)行，實(shí)現(xiàn)結(jié)果的可控性。換言之，痕跡是流程執(zhí)行的真實(shí)體現(xiàn)。痕跡不等同于記錄。記錄重在對(duì)行為的表述，是對(duì)過(guò)程的確認(rèn)，如文件使用記錄等。痕跡的含義則更為廣泛，除記錄外，還包括文件、合同、通知、紀(jì)要、圖片、視頻等，再現(xiàn)的是完整的管理過(guò)程。企業(yè)實(shí)行痕跡化管理就是要借助人為的強(qiáng)化手段，使所有的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理行為都留下印跡，形成管理和痕跡的一一對(duì)應(yīng)關(guān)系，供日后查證、評(píng)估管理行為的合法性和質(zhì)效。痕跡化管理關(guān)注過(guò)程管理，要求做好過(guò)程任一時(shí)段的每一項(xiàng)記錄，其宗旨是推進(jìn)日常管理行為的標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、流程化和規(guī)范化，形成規(guī)章制度和管理痕跡相互印證、相互促進(jìn)的管理機(jī)制，不斷提升管理人員的責(zé)任意識(shí)和執(zhí)行力，形成“依法合規(guī)地決策、一絲不茍地執(zhí)行”的工作作風(fēng)，與不因人員變換影響工作開(kāi)展的管理模式。

2 痕跡化管理的意義

2.1 有利于推進(jìn)依法治企建設(shè)

目前，隨著法制化建設(shè)的深入和網(wǎng)絡(luò)的迅猛發(fā)展，國(guó)有企業(yè)已成為政府和社會(huì)關(guān)注的焦點(diǎn)，“依法治企”不但是政府的迫切要求，也是企業(yè)自身健康發(fā)展和企業(yè)管理者維護(hù)權(quán)益的自覺(jué)選擇。依法治企的本質(zhì)要求就是嚴(yán)格落實(shí)規(guī)章制度。在自上而下建立健全了規(guī)章制度標(biāo)準(zhǔn)的情勢(shì)下，企業(yè)只需在管理流程中將規(guī)定動(dòng)作按規(guī)則要求做到位并生成痕跡記錄，就可以在審計(jì)監(jiān)督面前用痕跡證明其履職盡責(zé)的合法、合規(guī)性。企業(yè)只要落實(shí)了痕跡化管理，紛繁復(fù)雜的管理行為就可以沿著管理流程水到渠成地生成痕跡，實(shí)現(xiàn)管理的單向推進(jìn)，不需再為迎接依法治企等各類檢查抽調(diào)額外的人力，做額外的工作。

2.2 利于提高企業(yè)的執(zhí)行力

執(zhí)行力不強(qiáng)是目前多數(shù)企業(yè)的短板。痕跡恰可作為執(zhí)行力的評(píng)估依據(jù)。因而，實(shí)行痕跡化管理首先將強(qiáng)化責(zé)任意識(shí)。“口說(shuō)無(wú)憑，立字為據(jù)”，在痕跡化管理覆蓋下，人人如同在“攝像頭”下活動(dòng)，清楚自己的一言一行都將記錄留痕，迫使人們“主觀對(duì)自己”、“客觀對(duì)企業(yè)” 負(fù)責(zé)為出發(fā)點(diǎn)，增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，明辨職責(zé)所在，嚴(yán)格落實(shí)各項(xiàng)規(guī)章制度和崗位責(zé)任制，相互支撐配合，提升企業(yè)的整體執(zhí)行力。

2.3 利于提升工作質(zhì)效

痕跡化管理有利于規(guī)范流程，減少工作行為的隨意性，促進(jìn)由粗放型管理向精益化轉(zhuǎn)型，以“嚴(yán)、細(xì)、實(shí)”消除管理粗放和權(quán)責(zé)不清的現(xiàn)象；由關(guān)注結(jié)果轉(zhuǎn)向全過(guò)程管控，以細(xì)節(jié)到位和流程管控，水到渠成地實(shí)現(xiàn)既定目標(biāo)；將管理流程顯性化，將各環(huán)節(jié)要求和落實(shí)情況具體化，在執(zhí)行前將目標(biāo)“化整為零”，在執(zhí)行過(guò)程中逐步再“化零為整”，從而提高管理的針對(duì)性和科學(xué)性；管理者可以通過(guò)痕跡對(duì)比糾正錯(cuò)誤，彌補(bǔ)不足，改進(jìn)管理方法，不斷提高管理質(zhì)量和效益。另一方面，痕跡化管理易于統(tǒng)計(jì)利用，可為改進(jìn)管理，提升集團(tuán)的集約化水平提供可靠的基礎(chǔ)材料。

2.4 便于監(jiān)督考核

痕跡化管理要求流程中的各管理人員作為日常行為的第一責(zé)任人，在落實(shí)本崗職責(zé)時(shí)均要執(zhí)行既定工作流程，在每一環(huán)節(jié)都形成規(guī)范的記錄，如工作計(jì)劃、決策過(guò)程及結(jié)果、任務(wù)分配、執(zhí)行反饋等，從而形成較為齊全的管理檔案，可供查考、評(píng)估、佐證和問(wèn)責(zé)。如會(huì)議記錄可真實(shí)反映與會(huì)者的發(fā)言表態(tài)和會(huì)議決定，各類業(yè)務(wù)報(bào)表、審批單據(jù)、合同等真實(shí)記錄了決策審批過(guò)程與意見(jiàn)。這些清晰透明的痕跡，既便于績(jī)效評(píng)估，也為上級(jí)主管單位和司法機(jī)關(guān)區(qū)分責(zé)任界限并向管理者實(shí)施問(wèn)責(zé)及追究法律責(zé)任提供了佐證材料，易于進(jìn)行責(zé)任追究。

3 開(kāi)展痕跡化管理的措施

痕跡化管理是精益化管理的基礎(chǔ)，強(qiáng)化痕跡化管理可以提升管理的規(guī)范化、科學(xué)化水平，培養(yǎng)“提高效率、嚴(yán)格自律”的職業(yè)習(xí)慣。可以從以下三方面推進(jìn)痕跡化管理：

3.1 強(qiáng)化痕跡化管理的意識(shí)

采取多種形式對(duì)全員進(jìn)行相應(yīng)規(guī)章制度的培訓(xùn)，促使大家認(rèn)識(shí)到管理留痕是對(duì)企業(yè)負(fù)責(zé)，更是對(duì)自己負(fù)責(zé)，在強(qiáng)化痕跡意識(shí)的同時(shí)，普及管理要求和和崗位技能，規(guī)范留痕操作，形成管理流程清晰、職責(zé)明確、要求具體的管理機(jī)制，使參與管理的人員在深刻認(rèn)識(shí) “為什么要留痕？怎樣留痕？”后，摒棄自傳習(xí)慣，形成工作安排痕跡化、目標(biāo)控制痕跡化、職責(zé)履行痕跡化、 監(jiān)督管理痕跡化和考核獎(jiǎng)懲痕跡化，在管理的每一個(gè)節(jié)點(diǎn)、每一個(gè)環(huán)節(jié)、每一個(gè)時(shí)段都留下痕跡，并形成穩(wěn)定的合力，逐步提升企業(yè)的精益化管理水平。

3.2 要完善制度建設(shè)

規(guī)章制度是管理的依據(jù)，是痕跡的源頭，也是評(píng)估管理質(zhì)效及其痕跡的標(biāo)尺。只有完善的規(guī)章制度才能形成全面的管理痕跡。企業(yè)的制度、標(biāo)準(zhǔn)、細(xì)則，計(jì)劃、規(guī)定、年度目標(biāo)等，作為開(kāi)展各項(xiàng)工作的源頭，應(yīng)力求全面、科學(xué)、合理，進(jìn)而使全部管理工作有章可循、有據(jù)可依，形成“凡事都有標(biāo)準(zhǔn)，凡事都有依據(jù)，凡事有人負(fù)責(zé)”的制度管控體系，既可指導(dǎo)管理工作有效地開(kāi)展，又可以遵循形成規(guī)范、科學(xué)的痕跡記錄。另一方面，企業(yè)還要對(duì)管理痕跡進(jìn)行定期梳理、診斷、評(píng)估，并反向推動(dòng)各項(xiàng)規(guī)章制度優(yōu)化完善，實(shí)現(xiàn)管理制度與痕跡地相互提升。

3.3 整合其它管理手段，強(qiáng)化考核，提升痕跡化管理水平

要將痕跡化管理融入各崗位標(biāo)準(zhǔn)和管理要求，如檔案管理等，整合相關(guān)崗位的標(biāo)準(zhǔn)與要求規(guī)范痕跡的載體、格式等具體規(guī)定，尤其要重視借助信息化手段，強(qiáng)化痕跡管理。目前，各企業(yè)的辦公、生產(chǎn)、財(cái)務(wù)、物資管理等均已信息化。要借此將各崗位標(biāo)準(zhǔn)要求和痕跡規(guī)定嵌入相關(guān)信息管理系統(tǒng)，持續(xù)優(yōu)化改進(jìn)，強(qiáng)制規(guī)范執(zhí)行人的留痕行為，提高痕跡質(zhì)量。

同時(shí)，要根據(jù)管理項(xiàng)目的性質(zhì)，采用隨機(jī)考核（單項(xiàng)任務(wù)）與定期考核（月度、年度）相結(jié)合的方式，及時(shí)對(duì)管理及其形成的痕跡進(jìn)行檢查、評(píng)估與考核，完善各類痕跡模板，形成良性機(jī)制，持續(xù)推進(jìn)痕跡化管理。

作者簡(jiǎn)介

丁秀娟（1970-），女，遼寧，大學(xué)畢業(yè)，辦公室業(yè)務(wù)實(shí)踐。

董久華（1962-），女，遼寧，大專畢業(yè)，辦公室業(yè)務(wù)實(shí)踐。