淺議如何做好文書檔案管理工作

鄧秀娟

摘 要：文書檔案管理工作是單位重要的基礎性和服務性工作，是一個單位工作業(yè)績與管理水平的歷史記載與再現(xiàn)，也是單位領導決策的重要依據(jù)，因此要高度重視文書檔案管理工作，努力爭取領導的重視和支持，規(guī)范文書工作與檔案管理的銜接，建立和完善管理制度，加強資料的全面收集，加強自身培訓和檔案信息化建設。

關鍵詞：文書檔案；檔案管理；認識

文書檔案是我們了解國家和行業(yè)政策法規(guī)、執(zhí)行上級任務以及內(nèi)部工作上傳下達、互相溝通的主要載體之一。文書檔案管理工作是單位重要的基礎性和服務性工作，也是一個單位工作業(yè)績與管理水平的歷史記載與再現(xiàn)，在單位管理工作中發(fā)揮著舉足輕重的作用，是領導決策的重要依據(jù)?？茖W技術特別是信息技術的迅猛發(fā)展對檔案工作提出了更高的要求，在文書檔案已走向網(wǎng)絡化和數(shù)字化形勢下，如何做好文書檔案的管理工作，使之規(guī)范化、程序化、數(shù)字化、網(wǎng)絡化，不斷適應辦公室工作變化的需要，也是擺在檔案管理工作人員面前的一個值得研究和探討的熱門話題。下面就如何做好文書檔案管理工作，談幾點粗淺的認識。

1 領導重視是做好文書檔案管理工作的前提

積極主動做好檔案工作的宣傳匯報，采取靈活多樣的形式向領導和員工宣傳《中華人民共和國檔案法》《檔案法實施辦法》等法律法規(guī)，不斷提高領導及其他工作人員對檔案工作的認識，努力爭取其對檔案工作的重視、理解、關心和支持，從上至下形成重視檔案管理的風氣，從硬件設施、軟件管理各個方面提供便利的條件，力爭使檔案工作向規(guī)范化、信息化、現(xiàn)代化方向邁進。

2 規(guī)范文書工作與檔案管理的銜接

文件是檔案的前身，文件質量的好與壞直接影響到檔案的質量，只有建立在文書部門規(guī)范處理文件基礎上，才能提高檔案管理水平。文書人員要有非常強的檔案意識，做好文書資料的立卷歸檔。在文件處理中，要時刻想到檔案工作，實現(xiàn)文書、檔案工作一體化。這就要求文書人員要把好文件資料的質量關。諸如紙張大小、份數(shù)、加蓋公章，文體格式要做到規(guī)范化、標準化；嚴禁用圓珠筆、紅墨水、鉛筆、復寫紙等起草、修改、批閱文件資料等等。另外，要及時、準確處理文件，及時登記收發(fā)文件，發(fā)現(xiàn)缺失要及時查找，特別是賬外資料，如領導講話、領導外出開會帶回的會議資料等，更應注意及時收集，保證文件資料的完整性和實效性。此外，強化“文書部門立卷”工作也是文書檔案管理中的一個重要環(huán)節(jié)，因為它不僅是文書工作的最后環(huán)節(jié)，也是檔案工作的開始環(huán)節(jié)， “文書部門立卷”工作是《中華人民共和國檔案法》中早有明確的一項基本制度，因此公文辦理完畢之后，文書部門或業(yè)務部門必須及時整理立卷及歸檔。只有這樣，才能實現(xiàn)文書工作與檔案管理的最佳銜接。

3 制度完善是做好文書檔案管理工作的保證

制度是規(guī)范人們行為的準則，在進行文書檔案管理工作的過程中，應始終堅持用制度規(guī)范人，約束人，以制度實施文檔管理。認真學習和領會“檔案法”和“國家行政機關公文處理辦法”等法律法規(guī)，根據(jù)部門公文管理工作的實際，制訂相應的“公文處理實施辦法”，將以往文檔方面的多個規(guī)定予以綜合，集檔案管理、歸檔統(tǒng)計、文件處理程序、檔案保密、檔案借閱、檔案鑒定及銷毀為一體，提出規(guī)范化的要求，建立統(tǒng)一標準、統(tǒng)一要求、統(tǒng)～ 運行的操作規(guī)程。將“公文處理實施辦法”列入部門“規(guī)章制度手冊”的首位，并組織部門人員學習，進一步提高部門同志對檔案管理工作的重視程度，統(tǒng)一執(zhí)行程序，改善各部門文書辦理的質量，提高工作效率，從而提升檔案管理水平。

4 加強文書檔案資料的全面收集

改變檔案收集方式，變坐等上門歸檔為督促檢查與主動收集相結合。加強催收，在工作中常出現(xiàn)由于其他工作事務，而忘記及時返還文件的現(xiàn)象。此時為確保檔案不遺失，應該進行催收。加強檔案收集的廣度和深度，完善檔案收藏結構，特別要加強對重要會議、重大歷史事件、重要藝術成果、發(fā)展建設成績、杰出人物及事跡、社會活動、建設工程、科研項目等檔案的建設與管理。在檔案收集中，要突出單位及各部門特色，增加收集的門類。廣泛及時地收集有價值、有特色的檔案資料。注意增加信息收集渠道，提高資料鑒別能力，注意發(fā)現(xiàn)有保存價值的資料。

加強部門之間協(xié)作，做好文書檔案的收集工作。文書檔案中許多利用價值較高的檔案往往來源于各部門。為確保文書檔案工作的順利進行，應處理好與各部門的關系，不斷完善檔案的結構和質量，文書工作人員或檔案員必須做到嘴勤、腳勤和腦勤。嘴勤指的是經(jīng)常主動了解業(yè)務部門新開展了哪些工作；腳勤指的是經(jīng)常到業(yè)務部門走走看看，以獲取和掌握比較全面的相關信息；所謂腦勤，指的是要經(jīng)常根據(jù)單位的工作實際，思考檔案建設如何圍繞單位的中心工作，如何做好收集利用服務工作。要加強各部門之問的協(xié)作與溝通，保證檔案信息收集渠道的暢通。著重收集能夠揭示一個單位的歷史、現(xiàn)狀和未來發(fā)展的信息、資料，為開展實際工作和科學研究服務提供參考信息，切實發(fā)揮檔案管理部門在經(jīng)濟社會發(fā)展中的參謀依據(jù)作用。

年終歸檔時，要根據(jù)文檔登記表，檢查是否有缺漏文件，如有缺漏務必補齊。

5 加強培訓工作，全面提高專業(yè)素質，加強檔案信息化建設

檔案信息化是提高檔案管理、服務水平的重要手段和標志。檔案管理進入知識經(jīng)濟時代，知識的增長加快，新知識量呈指數(shù)級上升，知識的更新周期不斷縮短，知識轉化的速度猛增。文書工作和檔案管理的工作人員，首先要具有強烈的責任感和使命感，加強業(yè)務培訓，盡可能參加檔案管理方面的培訓班進行學習和交流，取長補短，才能共同提高和進步。檔案管理工作者應通過參加檔案業(yè)務培訓班、業(yè)余時間自學檔案法規(guī)等形式，大力普及文書檔案及其它檔案知識，為日常文件材料的積累和歸檔打下良好的基礎。另外，科學技術特別是信息技術的迅猛發(fā)展也對文書工作和檔案管理提出了新的更高的要求，檔案干部要充分發(fā)揮接受新知識、學習新業(yè)務的積極性和主動性，堅持素質教育、終生學習的理念，不斷確定新的學習目標、任務和要求，主動學習信息技術、現(xiàn)代管理等相關專業(yè)知識，掌握和提高應用計算機、外語、網(wǎng)絡技術的能力和水平，努力打造成為管理型、技術型和復合型的專業(yè)人才。

高校的文書檔案工作者一定要培育積極熱情的工作態(tài)度和腳踏實地、實事求是的工作作風，刻苦鉆研業(yè)務，不斷開拓創(chuàng)新，努力提高工作水平，力爭為高校領導和教師提供更加方便、快捷、高效的服務。