淺談如何做好礦山企業(yè)人事檔案的管理工作

王琳

摘 要：人事檔案在企業(yè)的發(fā)展中發(fā)揮著重要的作用。礦山企業(yè)的特殊性使人事檔案的管理要求更高、更科學(xué)化。

關(guān)鍵詞：礦山企業(yè)；人事檔案；管理工作礦業(yè)屬于基礎(chǔ)產(chǎn)業(yè)。礦業(yè)的發(fā)展可以使一個國家或地區(qū)的資源優(yōu)勢變?yōu)楫a(chǎn)業(yè)優(yōu)勢，進而形成經(jīng)濟優(yōu)勢。然而礦山企業(yè)又不同于一般的工業(yè)企業(yè)，有其自身的特殊性，如礦產(chǎn)資源的有限性和不可再生性，礦業(yè)投資的高風(fēng)險性，礦山工作和生活環(huán)境的艱苦性，礦業(yè)效益的后續(xù)性以及礦山企業(yè)的人才開發(fā)利用等等。因此在保證經(jīng)濟效益的前提下，對企業(yè)人事檔案的管理工作就越發(fā)重要了。

人事檔案是企業(yè)人事管理等有關(guān)部門按照黨的政策，在工作中形成的記載個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實績、工資待遇等內(nèi)容的文件材料，是人力資源管理與開發(fā)的重要依據(jù)，是我們每一個人享受各種社會待遇的憑證以及解決勞動糾紛的依據(jù)。在礦山企業(yè)中，人事檔案關(guān)系到每個人的切身利益，與個人待遇、社會勞動保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，不僅具有法律效用，而且還具有重要的憑證價值和參考價值。因此在礦山企業(yè)中就要正確認(rèn)識人事檔案的價值，充分發(fā)揮礦山企業(yè)人事檔案工作的重要作用。

1 加強企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理工作的重視

人事檔案管理工作是一項內(nèi)部性、保密性很強的工作，是一項并不引人注目、默默無聞的工作。因此，有些領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理工作不夠重視，在實際的工作中就會存在一些問題，從而影響礦山企業(yè)的進一步發(fā)展。鑒于此，在礦山企業(yè)的發(fā)展中，就必須加大宣傳力度，使各級領(lǐng)導(dǎo)進一步提高對人事檔案管理工作重要性的認(rèn)識，并牢固樹立檔案意識，加強對檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，關(guān)心管檔人員的政治、生活待遇，并重視干部人事檔案的基礎(chǔ)工作，從而從整體上提高干部檔案管理工作的水平。

另一方面又要加大投入，夯實檔案管理的基礎(chǔ)工作。首先，檔案工作經(jīng)費落實到位，特別是對檔案的檔案保管和檔案信息化建設(shè)等方面所需費用要予以重點保障；其次，要按標(biāo)準(zhǔn)按要求建設(shè)好規(guī)范化的檔案室、檔案柜，搞好通風(fēng)、采光、防盜、防蟲、防潮、防火等配套保護措施；有條件的可以添置空調(diào)、電腦、掃描儀、監(jiān)視器等設(shè)備，進一步提高檔案管理信息化水平，確保檔案利用安全，檔案資料不丟失、不損壞，又保證檔案信息不失密、不泄密。再次，按照干部人事檔案管理的相關(guān)規(guī)定，做到檔案室、閱檔室分開，配齊配全檔案室計算機、密集架等輔助設(shè)備及“六防”設(shè)施，為人事檔案管理工作提供了健全的基礎(chǔ)性保障。

2 提高人事檔案管理人員的素質(zhì)

近年來，隨著干部人事制度改革的不斷深化，人事檔案管理的手段也隨之進行相應(yīng)的變化和調(diào)整，這就需要不斷提高人事檔案管理隊伍的綜合素質(zhì)，有力地做到知識化、年輕化、專業(yè)化，使檔案管理工作既能繼承和發(fā)揚老檔案工作者的優(yōu)良作風(fēng)，又能根據(jù)工作的需要，與時俱進，開拓創(chuàng)新。

在促進人事檔案管理人員素質(zhì)的提高上，應(yīng)該做到：首先，選擇具備較高的政治素質(zhì)、良好的道德素養(yǎng)，要有強烈的事業(yè)心和高度責(zé)任感以及較強的業(yè)務(wù)能力的人員來擔(dān)任這項職務(wù)。其次，注重對檔案人員的培訓(xùn)工作。通過舉辦各種不同層次、類型的檔案人員培訓(xùn)班，來更新觀念、更新知識，提高人員的業(yè)務(wù)水平。并且利用社會上各級教育培訓(xùn)資源，加強檔案管理知識培訓(xùn)學(xué)習(xí)，努力做到學(xué)用結(jié)合，不斷提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和水平。同時，鼓勵檔案人員不斷地學(xué)習(xí)干部檔案管理工作的方針和政策，提高政治素質(zhì)，增強原則性。最后，重視檔案人員待遇的落實。一方面重視檔案管理人員勞動保護工作，督促管檔單位落實有關(guān)經(jīng)濟待遇，另一方面，從政治上關(guān)心管檔干部的培養(yǎng)和成長。通過一系列措施，從整體上提高干部檔案管理隊伍的綜合素質(zhì)，提高企業(yè)人事檔案的管理水平。

3 健全人事檔案管理工作制度

建立完善的檔案管理工作制度，是檔案工作逐步實現(xiàn)規(guī)范化管理的有力措施和可靠保證。因此礦山企業(yè)要建立健全相應(yīng)的人事檔案管理制度，對產(chǎn)生的檔案資料從收集、歸檔到移交檔案室統(tǒng)一管理以及檔案的日常保管、借閱、利用，都要制定一套嚴(yán)格的制度。

第一，注重對人事檔案材料收集，提高人事檔案管理質(zhì)量。收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎(chǔ)，檔案管理人員必須及時收集與檔案有關(guān)的各種材料，認(rèn)真整理，細(xì)致鑒別，做到取之有據(jù)。對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理，手續(xù)不全的材料要退回形成材料的部門進行補辦，確保材料齊全完整、手續(xù)完備，保證人事檔案的權(quán)威性、準(zhǔn)確性和真實性。 其次，材料歸檔制度。新形成的檔案材料應(yīng)及時歸檔，歸檔的大體程序是：首先對材料進行鑒別，看其是否符合歸檔的要求；其次，按照材料的屬性、內(nèi)容，確定其歸檔的具體位置；再次，在目錄上補登材料名稱及有關(guān)內(nèi)容；最后，將新材料放入檔案。

第二，注重人事檔案材料的檢查與核對。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內(nèi)容是多方面的，既包括對人事檔案材料本身進行檢查，如查看有無霉?fàn)€，蟲蛀等，也包括對人事檔案保管的環(huán)境進行檢查，如查看庫房門窗是否完好，有無其他存放錯誤等。檢查核對一般要定期進行。

第三，轉(zhuǎn)遞制度。轉(zhuǎn)遞制度是關(guān)于檔案轉(zhuǎn)移投遞的制度。由于企業(yè)人員工作調(diào)動等情況，人員的檔案轉(zhuǎn)遞的大致程序應(yīng)該嚴(yán)格按照執(zhí)行：取出應(yīng)轉(zhuǎn)走的檔案；在檔案底賬上注銷；填寫《轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的通知單》；按發(fā)文要求包裝、密封。

第四，保密制度。對于礦山企業(yè)來說，企業(yè)人事檔案的保密工作要做到：設(shè)專人負(fù)責(zé)檔案的保管，定期進行檔案清查工作，及時收回外借的檔案。庫房備有必要的防火、防潮器材。庫房、檔案柜保持清潔，不準(zhǔn)存放無關(guān)物品。任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。無關(guān)人員不得進入庫房。嚴(yán)禁吸煙。離開時關(guān)燈關(guān)窗，鎖門。

第五，統(tǒng)計制度。人事檔案統(tǒng)計也是一項十分重要的程序，其內(nèi)容主要有以下幾項：人事檔案的數(shù)量；人事檔案材料收集補充情況；檔案整理情況；檔案保管情況；利用情況；庫房設(shè)備情況；人事檔案工作人員情況。

4 重視信息開發(fā)利用

人事檔案是人才信息資源庫，合理利用各種資源，使其最大限度地發(fā)揮作用，必須把先進的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于人事檔案管理，從而達(dá)到提高工作效率和延長人事檔案壽命的目的。在具體工作中應(yīng)該做到：

首先是管理的現(xiàn)代化傾向。充分利用計算機建立完善干部檔案數(shù)據(jù)庫，及時更新礦山企業(yè)人事檔案信息，確保人事檔案信息的時效性和真實性；其次是管理的動態(tài)化傾向。一面及時更新干部的工作情況、工作業(yè)績和在重大活動、重點事件中的表現(xiàn)等信息，并將其記錄在案。另一面要及時收集人員的專業(yè)水平、繼續(xù)教育情況以及參加各種資格考試、注冊考試等能反映個人才能的資料，真實而完整地反映企業(yè)人事的情況，提高企業(yè)人員的水平；三是管理的服務(wù)化傾向。在工作中注重實效，熱情服務(wù)，盡最大努力幫助用檔單位用足用好檔案資料，努力為干部工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，提高企業(yè)人事檔案的使用效率。

總之，加強礦山企業(yè)人事檔案管理工作，不僅是當(dāng)前經(jīng)濟建設(shè)的需要，更是造福子孫后代的需要，只有不斷提高對檔案管理工作的認(rèn)識，才能促進檔案事業(yè)的發(fā)展，才能更好的為經(jīng)濟建設(shè)和社會服務(wù)。