檔案管理現(xiàn)代化的探討

王秀平

摘 要：檔案管理現(xiàn)代化是檔案管理發(fā)展的必然趨勢，在檔案管理現(xiàn)代化過程中還存在著檔案標準化程度低，缺乏高級管理專業(yè)人員，檔案管理投入不足等問題。需要通過加強檔案管理標準化，實現(xiàn)管理現(xiàn)代化，加強復合型人才培養(yǎng)，加大檔案現(xiàn)代化管理的投入等手段實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

關鍵詞：計算機技術；檔案管理；現(xiàn)代化

1 檔案管理現(xiàn)代化的定義

檔案管理現(xiàn)代化是指以系統(tǒng)論等現(xiàn)代管理科學為指導，使用現(xiàn)代管理方法和手段，采用先進的管理技術與設備，充分發(fā)揮檔案管理人員的主動性、積極性和創(chuàng)造性，對檔案管理的傳統(tǒng)方式進行改革，加快實現(xiàn)其系統(tǒng)化、定量化、信息化、智能化管理。例如：利用計算機將檔案進行輸入、輸出、修改、插入、打印、統(tǒng)計、檢索、查詢、刪除等；利用縮微照相技術和對紙質載體的重要檔案進行縮微復制等。檔案管理現(xiàn)代化具有占用空間小、儲存信息量大、應用能力強、速度快等特點，能及時、大量地提供檔案信息，提高了效率。檔案管理現(xiàn)代化是科技發(fā)展的必然結果，是社會發(fā)展和檔案工作發(fā)展的必然。

2 檔案管理現(xiàn)代化進程中的問題

2.1 檔案標準化程度低

進行現(xiàn)代化檔案管理，檔案工作標準化是必要條件之一，是檔案管理現(xiàn)代化的一個重要組成部分。我國檔案管理標準化工作是從20世紀80年代開始的，國家標準局組織擬定和制定了一系列標準化文件，使我國標準化逐步形成一個體系。由于檔案自身的復雜性，我國檔案管理體系亦比較復雜，分散管理是其突出特點。由于歷史的原因，檔案管理走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。各個單位根據(jù)自己的經(jīng)濟實力和技術條件選擇硬件設備，機型五花八門，水平參差不齊。目前研制出的不少檔案系統(tǒng)應用軟件都沒有遵循國際標準，功能單一、標準化水平低、數(shù)據(jù)不完整，致使大多數(shù)檔案無主題標引，共享性差。而國家至今沒有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標準，檔案的發(fā)展存在著很大盲目性。這種狀況發(fā)展下去，勢必給檔案網(wǎng)絡化建設和資源共享造成隱患。標準化程度低影響了檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展進程，造成大量低水平的重復建設，令計算機檔案管理系統(tǒng)只能停留在輔助管理的位置上無法繼續(xù)向前發(fā)展。

2.2 缺乏高級管理專業(yè)人員

現(xiàn)代檔案管理人員可以分為檔案管理輔助人員、檔案管理專業(yè)人員和高級檔案管理專業(yè)人員三個等級層次。高級檔案管理專業(yè)人員應具有較高的政治理論和政策水平，較高的文化素質和現(xiàn)代管理技術，精通檔案業(yè)務，能科學地制定政策和檔案事業(yè)的發(fā)展規(guī)劃，有較強的組織協(xié)調能力和決策能力，在學術理論研究上有很高的造詣。目前檔案工作信息化和網(wǎng)絡化對檔案管理人員素質的要求越來越高。而檔案管理人員群體中學歷層次偏低，缺乏掌握現(xiàn)代化技術的高級管理人才，特別是既懂檔案管理和現(xiàn)代化科學技術，又懂社會科學和經(jīng)濟管理的復合型人才更是奇缺。檔案管理人員素質不高，直接導致新技術、新方法難以在檔案管理中使用和推廣，無法解決在工作中遇到的新情況和新問題。檔案管理人員群體結構不合理配置，檔案管理人員個體素質偏低，檔案群體結構失衡不僅已成為制約檔案事業(yè)發(fā)展的一個重要因素，而且也在一定程度上影響了單位各項工作的順利開展。

2.3 檔案管理投入不足

經(jīng)費不足是影響檔案管理走向現(xiàn)代化的最大障礙，而經(jīng)費投入取決于領導對現(xiàn)代化檔案管理地位和作用的認識程度。由于檔案意識普遍較低，導致資金投入嚴重不足，無力購買現(xiàn)代化的設備，尤其是基層單位，存在著檔案室建設簡陋，基礎條件差，安全措施沒落實，大部分檔案室建設不標準、不規(guī)范。檔案室自動化建設、數(shù)字化建設更成為奢求，投入不足已經(jīng)成為檔案現(xiàn)代化發(fā)展的瓶頸。

3 實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的對策

3.1 加強標準化建設

檔案管理標準化是檔案管理現(xiàn)代化的一項重要基礎。檔案管理現(xiàn)代化是建立在先進的技術、嚴密的分工和廣泛協(xié)作的基礎上的。信息時代，檔案信息的共享與網(wǎng)絡的溝通更依賴于統(tǒng)一的標準來進行規(guī)范，如各種檔案數(shù)據(jù)的交換、檔案信息的傳遞、檔案資料的共享等，都需要通過制定和建立各類檔案管理標準，形成檔案管理標準體系，只有這樣才能夠確保檔案管理現(xiàn)代化各項工作的有效實現(xiàn)，遵循標準，推進標準。在檔案管理系統(tǒng)建設中常常遇到過分強調本單位特殊性，管理方式不可更改的情況。這種實質上無視標準化、拒絕采用標準的做法極其有害。有些標準的制定需要耗費巨大的人力、物力，不但涉及數(shù)據(jù)格式，還將涉及運行環(huán)境等諸多因素，本身就包含不止一項的復雜課題，更應統(tǒng)一領導，集中力量，鍥而不舍，不斷推進。

3.2 實現(xiàn)管理現(xiàn)代化

增強檔案管理現(xiàn)代化意識，管理理念現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的靈魂。檔案管理人員如果沒有這種管理現(xiàn)代化的意識，就會大大影響檔案現(xiàn)代化的發(fā)展步伐。在現(xiàn)代化進程中，檔案管理工作人員要樹立科學實踐觀，依靠先進的科技手段，前沿的管理方法，切實改變輕利用、等客上門、封閉保守等觀念，實現(xiàn)主動式服務、開放式服務。引進現(xiàn)代管理的理論和方法，使檔案管理從經(jīng)驗管理向科學管理和現(xiàn)代管理邁進。

3.3 加快復合型人才培養(yǎng)

實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，不僅需要檔案管理人員具有檔案方面豐富的理論和實踐知識，還必須具有一定的經(jīng)濟、信息技術和寫作等綜合方面的知識。要始終提高檔案工作人員的素質，大力加強檔案管理隊伍建設，從選拔優(yōu)秀檔案管理人才為起點，把具有復合知識型人才充實到檔案現(xiàn)代化管理中。還要加強繼續(xù)教育培訓，采用多種形式、實施全方位的培訓，優(yōu)化檔案現(xiàn)代化管理人員的知識結構，培育現(xiàn)代化管理急需的技術操作、維修及科學管理人才。在檔案管理現(xiàn)代化的進程中，檔案管理人員不僅應具備吃苦耐勞、甘于奉獻、全心全意為人民服務的優(yōu)良品質，還應具備做好現(xiàn)有工作所需的智力、知識結構及現(xiàn)代化管理能力。逐步開展多層次、復合型、一專多能、一專多才的教育培訓，加快檔案管理現(xiàn)代化的步伐，促進檔案事業(yè)的健康迅速發(fā)展。

3.4 強化管理意識，加大投入力度

首先要關心和支持檔案管理現(xiàn)代化工作，投入大量資金和精力配置設備，培養(yǎng)人才，把檔案現(xiàn)代化管理納入單位的工作計劃，作為單位工作中要達標的內容對其進行考核。其次，各級領導，尤其是主管檔案工作的領導，應定期聽取檔案工作匯報，了解檔案工作現(xiàn)狀，幫助解決工作中實際存在的困難和問題，從而指導檔案部門更好地開展下一步的工作。最后，檔案工作經(jīng)費做到年初有預算安排，特別是對檔案的檔案維護、檔案保護和搶救、檔案信息化建設等方面所需費用要予以重點保障，要有專項預算。

參考文獻

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