淺談物資計劃管控全過程管理

□ 九江供電公司 肖漢明

為適應國網(wǎng)公司物資集約化要求，緊緊抓住物資計劃這個“龍頭”環(huán)節(jié)，通過加強對物資計劃申報、審核、實施、執(zhí)行等各環(huán)節(jié)的全過程管理，使物資計劃從申報到執(zhí)行結(jié)束全過程做到層層管控，逐項落實，確保了每項物資計劃都能順利執(zhí)行完成，提高了物資計劃管理的效率，通過一年多的運行，取得了驕人的成績，2010年公司物資管理同業(yè)對標綜合排名位于全省前列，物資計劃管理各項指標排名全省第一，為公司電力生產(chǎn)建設(shè)、經(jīng)營所需物資及時采購、供應提供了保障。

專業(yè)管理的理驗或策略

為保證物資計劃能更好的滿足公司生產(chǎn)、經(jīng)營需要，我們在物資計劃管理流程中的物資計劃申報與審核、物資計劃實施情況跟蹤、物資計劃執(zhí)行情況跟蹤等各個環(huán)節(jié)設(shè)立關(guān)鍵管控點，通過對各個關(guān)鍵點的管控，確保每條物資計劃能準確申報、及時實施、有效執(zhí)行?？紤]到集中規(guī)模招標采購批次物資計劃管理流程在物資計劃管控全過程管理中代表性，本篇以批次物資計劃管理為模板，對相對應流程進行闡述。

專業(yè)管理的范圍和目標

物資計劃管控全過程管理范圍涵蓋了物資計劃申報與審核、物資計劃的實施情況跟蹤、物資計劃的執(zhí)行情況跟蹤等各個環(huán)節(jié)的工作，不僅強調(diào)物資計劃申報環(huán)節(jié)中時間節(jié)點、計劃編制及技術(shù)規(guī)范書制作要求，更加注重對物資計劃實施情況的即時跟蹤和信息反饋、物資計劃執(zhí)行情況跟蹤等方面的管控。

序號1 2 3計劃管理環(huán)節(jié)物資計劃申報與審核環(huán)節(jié)物資計劃實施情況跟蹤環(huán)節(jié)物資計劃執(zhí)行情況跟蹤環(huán)節(jié)指標目標值計劃合格率、計劃合規(guī)率、計劃采購標準執(zhí)行率、技術(shù)規(guī)范書編制合格率均為100%合同簽訂完成率100%、計劃實施過程（即國網(wǎng)公司、省公司招標情況）跟蹤率100%計劃執(zhí)行準確率100%、合同到貨完成率100%

專業(yè)管理主要做法

主要流程說明

物資計劃申報與審批環(huán)節(jié)流程（見圖1）

（圖1）

物資計劃申報與審核流程，共設(shè)6個關(guān)鍵管控點，現(xiàn)加以詳細說明：

物資供應分公司根據(jù)國網(wǎng)公司、省公司集中規(guī)模采購批次計劃申報總體時間安排及相關(guān)要求，制定本單位物資計劃申報及集中審核的時間節(jié)點、相關(guān)要求，并下發(fā)通知。

其關(guān)鍵管控點：對申報時間及集中審核時間的控制。

項目管理職能部門（地市及所屬縣公司）根據(jù)項目初設(shè)完成情況及費用情況，提出項目物資需求計劃，制作物資計劃相應的技術(shù)規(guī)范書，項目專職通過ERP系統(tǒng)，按照物資招標范圍，選擇不同批次號進行物資計劃的申報。

其關(guān)鍵管控點：計劃申報時注重批次號的選擇、各欄目信息填報、技術(shù)規(guī)范書制作。

縣公司物資服務站通過ERP系統(tǒng)對本單位所申報的計劃及相應的技術(shù)規(guī)范書進行審核、批準；地市公司相關(guān)職能部門對縣公司申報的計劃及技術(shù)規(guī)范書進行審核、批準。

其關(guān)鍵管控點：地市職能部門重點審核縣公司物資計劃的項目是否批復及根據(jù)資金情況是否申報合理等內(nèi)容。

物資供應分公司牽頭組織地市公司設(shè)計院主設(shè)、相關(guān)職能部門專職、縣公司職能部門及物資專職對各單位申報的物資計劃及相應的技術(shù)規(guī)范書進行集中審核。審核的關(guān)鍵點是ERP系統(tǒng)申報的批次招標計劃批次號的選擇、歸口管理部門、項目資金支付主體、交貨日期、開工日期、完工日期、項目及工程名稱、項目電壓等級、物料選擇是否標準等各項內(nèi)容是否符合要求、技術(shù)規(guī)范書各項信息是否齊全及是否與計劃相符等。

其關(guān)鍵管控點：對所有物資計劃及技術(shù)規(guī)范書進行集中審核，發(fā)現(xiàn)問題，及時解決，確保上報省公司的批次計劃準確率為100%。

2.1.1.5 物資供應分公司計劃專職在物資計劃集中審核完成后，對所有初審合格的計劃進行集中審批，經(jīng)省公司相關(guān)職能部門、物資供應分公司審批后，上報到省公司物資部。并編制“批次物資計劃集中審核初審會議紀要”，對計劃申報和初審情況總結(jié)，填寫“項目批復情況表”。

其關(guān)鍵管控點：計劃專職對計劃上報時間及準確性的控制。

省公司物資部在計劃申報截止后，牽頭組織召開集中規(guī)模采購批次計劃技術(shù)規(guī)范是評審會，對各地市公司申報的批次計劃及相應的技術(shù)規(guī)范書進行集中審查。評審會結(jié)束后，對計劃進行統(tǒng)一審批，將審查合格的最終計劃報國網(wǎng)公司和省公司招標部進行招標，批次計劃的申報及審核環(huán)節(jié)結(jié)束。

其關(guān)鍵管控點：地市公司計劃專職將省公司評審會最終計劃及反饋情況帶回，并轉(zhuǎn)發(fā)各相關(guān)單位、部門核對、存查。

物資計劃實施情況跟蹤環(huán)節(jié)流程（見圖2）

物資計劃實施環(huán)節(jié)跟蹤流程，共設(shè)5個關(guān)鍵管控點，現(xiàn)加以詳細說明：

物資供應分公司計劃專職將省公司物資部審批完成的物資計劃分配給項目物資采購負責人（以下簡稱為項目負責人），并將分配后計劃從ERP系統(tǒng)中導出，制作批次物資計劃實施跟蹤及物資計劃執(zhí)行情況跟蹤一覽表（詳見附件1），交合同管理專職（物資計劃實施情況跟蹤及計劃執(zhí)行情況跟蹤管理專職）。

其關(guān)鍵管控點：計劃管理專職要及時核對省公司評審會后最終計劃與上報物資計劃是否一致，并準確制作批次物資計劃實施情況跟蹤及物資計劃執(zhí)行情況跟蹤一覽表。

合同管理專職按批次進行匯總，并將匯總更新的批次物資計劃實施跟蹤及物資計劃執(zhí)行情況跟蹤表交各項目負責人。

其關(guān)鍵管控點：合同管理專職及時將更新后的一覽表交項目負責人。

項目負責人根據(jù)國網(wǎng)公司及省公司已實施招標、中標結(jié)果回傳至ERP“合同管理系統(tǒng)”的物資計劃，及時制作合同。將合同相關(guān)信息填寫到批次物資計劃實施跟蹤及物資計劃執(zhí)行情況一覽表，填寫的主要內(nèi)容有：合同編號、合同簽訂廠家、簽訂時間、簽訂數(shù)量及金額、中標通知書編號等。每月20日前將批次計劃實施情況跟蹤物資計劃執(zhí)行情況跟蹤一覽表反饋合同管理專職。項目負責人要在領(lǐng)導組織的批次物資計劃實施情況跟蹤及物資計劃執(zhí)行情況月例會上匯報當月的物資計劃實施情況。

縣公司由物資服務站每月20日前將批次計劃實施跟蹤情況一覽表反饋市公司合同管理專職，便于及時了解縣公司批次計劃的招標實施情況。

其關(guān)鍵管控點：項目物資采購負責人或縣公司物資服務站對批次物資計劃合同簽訂情況進行跟蹤核對，及時掌握項目計劃合同的簽訂情況，并將批次物資計劃實施情況跟蹤及物資計劃執(zhí)行情況一覽表及時反饋合同管理專職。

合同管理專職將批次物資計劃實施情況跟蹤結(jié)果匯總，在批次物資計劃合同全部簽訂完成后，發(fā)現(xiàn)余漏未簽合同的計劃，由計劃管理專職及時與省公司物資部計劃處（國網(wǎng)直接招標部分）或招標處溝通查詢、解決，將結(jié)果反饋合同管理專職。

其關(guān)鍵管控點：對未實施的批次物資計劃要及時發(fā)現(xiàn)和解決。

批次物資計劃合同全部簽訂完成后，該批次物資計劃實施情況跟蹤環(huán)節(jié)就結(jié)束。

關(guān)鍵管控點：項目負責人應及時將工作重點轉(zhuǎn)為物資計劃執(zhí)行跟蹤環(huán)節(jié)。

物資計劃執(zhí)行情況跟蹤環(huán)節(jié)流程（見圖3）

物資計劃執(zhí)行情況跟蹤流程，共設(shè)5個關(guān)鍵管控點，現(xiàn)加以詳細說明：

項目負責人根據(jù)批次物資計劃的交貨時間，提前與供應商聯(lián)系物資生產(chǎn)情況，催促供應商按合同交貨時間及時交貨，對交貨困難的電能表及設(shè)備，項目負責人要以書面催貨函的形式與供應商溝通，并要求供應商書面反饋交貨情況；還要加強與施工單位項目負責人溝通，協(xié)調(diào)解決供貨中存在的問題。

其關(guān)鍵管控點：項目負責人根據(jù)批次物資計劃的到貨時間及時催貨，全面掌握批次招標物資的生產(chǎn)情況、供貨情況。

圖2

項目負責人將交貨期內(nèi)按時到貨的物資，在交貨時間3天內(nèi)通過ERP系統(tǒng)辦理物資入庫手續(xù)，將批次物資到貨時間、入庫信息填入批次物資計劃實施跟蹤及物資計劃執(zhí)行情況跟蹤一覽表，每月20日前將一覽表反饋合同管理專職。項目負責人要在領(lǐng)導組織的批次物資計劃實施情況跟蹤及物資計劃執(zhí)行情況月例會上匯報當月的物資計劃執(zhí)行情況。

縣公司由物資服務站每月20日前將批次計劃執(zhí)行跟蹤情況反饋合同管理專職。

其關(guān)鍵管控點：項目負責人及時辦理物資入庫手續(xù)、報賬手續(xù)。

批次招標物資在交貨期內(nèi)不能及時到貨的，項目負責人要查明不能按時交貨的原因，并加以書面說明，加蓋物資供應分公司公章后交合同管理專職，便于及時與省公司合同處溝通，通過省公司與供應商協(xié)商解決。

縣公司物資服務站對交貨期內(nèi)不能及時到貨的，要查明不能按時交貨的原因，并加以書面說明，加蓋本公司公章，交市公司合同管理專職處理。

其關(guān)鍵管控點：項目負責人及時發(fā)現(xiàn)不能按期交貨問題，并將信息反饋給合同管理專職。

合同管理專職將各項目負責人、縣公司在計劃執(zhí)行過程中存在的問題、供應商不能按期交貨反饋傳真件、不能按期辦理入庫手續(xù)情況說明等資料匯總，及時上報省公司物資部，由物資部與供應商溝通來協(xié)調(diào)解決，并將。

其關(guān)鍵管控點：合同管理專職加強與省公司溝通，及時解決物資計劃執(zhí)行過程中存在的問題。

項目負責人要及時辦理到貨物資的報賬手續(xù)，進行報賬，隨著批次物資報賬的完成，物資計劃管控全過程管理工作結(jié)束。

其關(guān)鍵管控點：項目負責人要及時報賬。

保證流程正常運行的專業(yè)管理考核與控制

建立物資計劃考核體系

為保證物資全過程管理有效實施，九江供電公司結(jié)合物資管理同業(yè)對標，制定了物資計劃全過程管理考核細則、物流服務分中同業(yè)對標獎罰辦法。

物資計劃申報與審核環(huán)節(jié)

考核機構(gòu)：市公司發(fā)策部、物資供應分公司。

考核內(nèi)容：批次物資計劃申報物資計劃合格率、物資采購標準執(zhí)行率、物資計劃合規(guī)率、技術(shù)規(guī)范書編制準確率等指標。

考核對象：計劃申報職能部門、縣公司。

（圖3）

考核方式：物資供應分公司根據(jù)每批次物資計劃集中審核時（物流分中心組織的集中審查會），各職能部門、縣公司計劃申報情況進行考核，并將考核結(jié)果報公司發(fā)策部，作為各單位、部門領(lǐng)導年終績效考核內(nèi)容。影響物資同業(yè)對標的，根據(jù)物流服務分中同業(yè)對標獎罰辦法，對相關(guān)指標領(lǐng)導及責任人進行考核。

物資計劃實施情況跟蹤及執(zhí)行情況跟蹤環(huán)節(jié)

考核機構(gòu)：市公司農(nóng)電部、物資供應分公司。

考核內(nèi)容：批次物資計劃合同簽訂完成率、合同到貨完成率、物資計劃執(zhí)行準確率等指標。

考核對象：物資供應分公司項目負責人、縣公司。

考核方式：物資供應分公司根據(jù)項目負責人、縣公司在物資計劃實施及執(zhí)行過程中合同簽訂完成率、合同到貨完成率、物資計劃執(zhí)行率的情況進行考核，考核結(jié)果作為扣物資供應分公司項目負責人當月績效工資依據(jù)，并上報有關(guān)部門對縣公司進行績效考核。

不斷完善信息系統(tǒng)支撐

省公司物資部不斷加強對ERP系統(tǒng)批次物資計劃申報、審核環(huán)節(jié)的優(yōu)化應用，將估算價格、交貨期、交貨地點等進行了統(tǒng)一維護，減少了各單位物資計劃申報時對估算價格、交貨期、交貨地點等信息填寫的隨意性，提高了ERP系統(tǒng)計劃申報的功能。

省公司加強了物資計劃實施環(huán)節(jié)中ERP系統(tǒng)合同簽訂信息化建設(shè)和應用，對于“國網(wǎng)公司管控，省公司組織實施”批次、“省公司自行組織實施”批次的中變結(jié)果在發(fā)布后的三個工作日內(nèi)回傳至ERP系統(tǒng)，項目單位物資合同必須嚴格按ERP系統(tǒng)中標回傳結(jié)果實施，因此，增加了物資計劃執(zhí)行的準確率。