基于高校會計電算化管理的內(nèi)部控制的幾點思考

武漢體育學院 方月

會計電算化，是一種計算機管理控制系統(tǒng)，包含會計信息系統(tǒng)和內(nèi)部控制的內(nèi)在關(guān)系。我國高校的會計內(nèi)部控制是建立在我國相關(guān)法律法規(guī)的基礎(chǔ)之上的，目前，主要著眼于業(yè)務(wù)控制上。隨著會計電算化的普及，我國對會計電算化的管理體制也做出了相應的調(diào)整，各級單位結(jié)合自身具體情況和特點來具體實施相關(guān)管理工作。內(nèi)部控制理論大致經(jīng)歷了內(nèi)部牽制、內(nèi)部控制制度、內(nèi)部控制結(jié)構(gòu)、內(nèi)部控制整體框架、企業(yè)管理與內(nèi)部控制五個階段。一些企業(yè)將內(nèi)部控制與風險管理相結(jié)合，提出了內(nèi)部管理的目標設(shè)定、內(nèi)部環(huán)境、風險應對、風險評估、事項識別、控制活動、信息溝通、監(jiān)控八要素理論。這些理論的發(fā)展和應用，值得我國高校借鑒和研究，以加強電算化內(nèi)部控制。

一、內(nèi)部控制的“一個”核心、“兩個”關(guān)鍵與“三個”方面

(一)“一個”核心

內(nèi)部控制的核心是形成健全有效的管理機制，在框架下形成強有力的約束。筆者認為應當實行責任制，充分發(fā)揮內(nèi)部審計的職能作用，定期引入外部審計。對于日常管理，形成明確的流程操作規(guī)范，從數(shù)據(jù)的錄入、處理、輸出和存儲四個節(jié)點加強操作規(guī)范和監(jiān)督。這是日常數(shù)據(jù)維護部分；內(nèi)部審計是加強監(jiān)督的一部分，但由于學校內(nèi)部審計部門的審計水平和范圍的局限性，可以定期通過委托專門審計機構(gòu)進行定期對會計電算化系統(tǒng)的全面審查，并做出專業(yè)評估，對存在的問題及時給予解決方案，彌補管理漏洞。

(二)“兩個”關(guān)鍵

高校會計電算化的內(nèi)部管理，首先要明確管理的對象是誰，即人和物。從物的角度講，就是計算機所包含的的硬件和軟件，以及數(shù)據(jù)信息的存儲傳輸控制；從人的角度講，就是加強會計人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)培訓和法律法規(guī)、道德教育等。

1、加強系統(tǒng)監(jiān)控和風險防范

計算機是實現(xiàn)數(shù)據(jù)錄入、存儲、輸出的關(guān)鍵部件，應加強其安全控制，一方面，硬件維護，包括及其部件損壞，應急系統(tǒng)的使用，防病毒等；另一方面，要加強會計操作風險預警系統(tǒng)的建設(shè)，分析在業(yè)務(wù)處理過程中可能存在的風險，明確管理重點，加強對關(guān)鍵節(jié)點的直接負責人的監(jiān)督和制約，及時做好保密工作和安全管理，避免人為的數(shù)據(jù)修改。

2、加強對會計人員的培訓和績效考評

一方面，學校要培養(yǎng)一支高素質(zhì)、業(yè)務(wù)熟的財會人員，避免人為失誤、流程不熟練造成的經(jīng)濟損失。應定期對財會人員進行法律、法規(guī)、道德及安全教育培訓，及時補充相關(guān)新內(nèi)容，并溝通在執(zhí)行過程中遇到的問題。另一方面，對人事的管理問題。選用既熟悉會計業(yè)務(wù)，又能進行軟件分析，還應具備較高的職業(yè)道德同時有著較強的電算化內(nèi)部控制意識的會計人員，并引入績效考評措施，以此調(diào)動工作人員的積極性，除此之外，應重視領(lǐng)導層的管理，即人治與法治雙行。

(三)三個”方面

積極引進內(nèi)部控制框架要素理論，從一般控制、應用控制和內(nèi)部審計三個方面強化內(nèi)容控制。

1、一般控制

一般控制也被稱之為環(huán)境控制。包含人員控制、系統(tǒng)控制和操作控制等基本內(nèi)容。第一，對人員的控制主要包括任職資格控制和崗位控制兩個方面，即一方面，審核上崗人員資質(zhì)，另一方面，根據(jù)高校自身特點，設(shè)置主管人員、出納、結(jié)賬、審核、復核、編報、檔案管理人員和系統(tǒng)維護人員人事安排，各崗位相互制約配合，形成良性循環(huán)；第二，對系統(tǒng)操作的控制。這是人機共同控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，應加強其操作權(quán)限和操作規(guī)程的控制，即操作人員必須得到授權(quán)，禁止一切違反規(guī)范的操作，加大違規(guī)操作處罰力度。第三，系統(tǒng)維護。安排專門人員對系統(tǒng)進行維護，及時加密、殺毒、備份和系統(tǒng)升級等。

2、應用控制

應用控制是對業(yè)務(wù)操作過程的審批和授權(quán)部分，為此，高校應強化數(shù)據(jù)的錄入、處理、輸出、存儲的流程監(jiān)管，這是明確責任的關(guān)鍵步驟。每個操作員對各自的口令都應絕對保密，嚴禁一個操作員以不同的身份進入系統(tǒng)并進行不同的操作，修改別人的記錄。每一個節(jié)點的空隙，是權(quán)力終止和移交的關(guān)鍵，應加強對上游操作的審查，避免，出現(xiàn)問題后的責任推諉現(xiàn)象。

3、內(nèi)部審計

內(nèi)部審計是加強內(nèi)部控制監(jiān)督的專門機構(gòu)，直接參與各項財會活動的審查工作，及時發(fā)現(xiàn)問題。內(nèi)部審計應將風險管理放到重要位置，對內(nèi)部資產(chǎn)的流失、浪費和無效使用等，應加強審計和追查，分析成因，形成報告等。

二、結(jié)束語

高度自動化、集成化的會計電算化，并未實現(xiàn)，依然要有人員的參與。為此，加強高校財會電算化的內(nèi)部控制，依然需要從管理學的角度入手，著手機制的建立和健全，完善系統(tǒng)，分權(quán)配合，實現(xiàn)控制與效益的平衡。

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