試論高校會計檔案數(shù)字化管理

太原理工大學 樊振東

一、高校會計檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢

(一)會計檔案數(shù)字化管理可實現(xiàn)數(shù)據(jù)保存的多樣性、安全性和持久性

由于會計電子檔案所具有的諸多網(wǎng)絡有點和便利性，使得高校會計檔案管理工作相對于傳統(tǒng)的檔案管理具有很多優(yōu)勢，比如會計檔案的存儲介質(zhì)形式多樣，可以保存在網(wǎng)絡、銀盤、光盤等，也可直接輸出打印成紙質(zhì)存檔。電子檔案可以短時間復制多份，分別存放于不同地方，極大的增加了檔案的安全性和持久性。

(二)數(shù)字化管理可提高管理及應用效率，實現(xiàn)資源共享

實現(xiàn)會計檔案數(shù)字化可以提高檔案的應用效率，實現(xiàn)資源共享。電子檔案借助于計算機設備實現(xiàn)錄入和存儲，所以在信息的更改修正、拷貝和重置等問題上十分快捷方便，鑒于儲存介質(zhì)的特點，電子檔案體積小但容量大，存儲空間大，可以存儲非常多的信息。單子檔案的這些特點都有利于應用效率的提高。另外電子檔案的數(shù)字化和網(wǎng)絡化可以實現(xiàn)資源共享，需求者根據(jù)提供的用戶權(quán)限可以通過網(wǎng)絡直接訪問檔案庫，相對傳統(tǒng)檔案查閱和使用，電子檔案可以極大的節(jié)省時間，提高了效率，實現(xiàn)了資源共享。

二、高校檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀

(一)高校檔案數(shù)字化管理存在一定的安全保密問題

高校會計檔案數(shù)字化的實現(xiàn)離不開網(wǎng)絡科技，由于網(wǎng)絡的安全特點和使用特點，導致會計檔案同樣存在安全問題。數(shù)字檔案的管理過程都是基礎(chǔ)網(wǎng)絡來完成的，所以會出現(xiàn)網(wǎng)絡存在的安全隱患。首先，實現(xiàn)高校會計檔案數(shù)字化的支撐系統(tǒng)是基于網(wǎng)絡來實現(xiàn)的，局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)以及其他物理設備的安全問題都會影響到數(shù)字檔案的安全。其次，電子檔案信息在存儲時會受到存儲設備硬件和軟件的影響，計算機操作系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的不同版本或者操作失誤等都會導致電子檔案信息數(shù)據(jù)丟失或損壞。另外電子檔案數(shù)據(jù)的存儲和備份以及格式轉(zhuǎn)換等環(huán)節(jié)同樣影響到數(shù)據(jù)的安全性。最后是應用級安全問題，實現(xiàn)高校會計檔案數(shù)字化之后，關(guān)于檔案的共享問題，需要根據(jù)網(wǎng)絡特點給使用者配備用戶權(quán)限，一旦權(quán)限不明確或者過大，就容易出現(xiàn)檔案更改問題。

(二)專業(yè)化的管理人員缺失

傳統(tǒng)的會計檔案管理工作要求比較單一，它要求管理人員具備相關(guān)的會計知識技能和檔案管理基礎(chǔ)即可，但是會計檔案數(shù)字化管理具有更加鮮明的特點，其不但需要專業(yè)的會計知識，還需兼?zhèn)溆嬎銠C網(wǎng)絡技術(shù)和相關(guān)數(shù)字化操作知識。在目前的高校很少重視檔案的管理工作，在會計檔案管理工作中沒有足夠的投入，致使會計檔案數(shù)字化管理工作中缺乏專業(yè)的人才。

(三)相關(guān)單位領(lǐng)導不夠重視，管理模式較傳統(tǒng)

目前我國高校普遍存在這樣一個問題，越是歷史悠久的高校，其檔案管理室越大，檔案資料越繁雜，這些都是傳統(tǒng)會計檔案管理工作模式遺留下來的問題。目前高校的檔案管理人員和相關(guān)部門領(lǐng)導已經(jīng)習慣了傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案模式，并沒有展現(xiàn)出做出積極改變的態(tài)度和行動。

三、如何實現(xiàn)高校會計檔案數(shù)字化管理的有效性

(一)利用高校自身條件，加強網(wǎng)絡安全建設

網(wǎng)絡安全建設可有效防范來自外來網(wǎng)站的不安全因素，同時可實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的硬件設備維護與網(wǎng)絡管理，進而確保介質(zhì)的安全。為實現(xiàn)這一目標，高等院校完全可利用學?，F(xiàn)有的人力和物力資源優(yōu)勢，調(diào)動信息技術(shù)人員及教師的積極性，集思廣益，提高網(wǎng)絡的軟硬件建設，采取多種措施保證檔案數(shù)字化的準確性、安全性。

(二)加強會計檔案數(shù)字化管理人員培訓，提高其工作能力

會計檔案信息化管理對工作人員提出了更高的要求，管理人員必須突破原有的檔案管理理念，及時更新知識，積極學習并適應檔案數(shù)字化管理的內(nèi)容與要求，通過學習與實踐提升個人業(yè)務素質(zhì)，逐漸培養(yǎng)自身利用網(wǎng)絡技術(shù)熟練進行會計檔案管理的業(yè)務能力。與此同時，工作人員必須擁有良好的職業(yè)道德與敬業(yè)精神，具有客觀公正的態(tài)度，實事求是的處事原則，盡職盡責，加強管理，提高檔案管理的服務質(zhì)量。

(三)相關(guān)領(lǐng)導應積極予以支持與重視

學校領(lǐng)導必須予以支持與重視，改革檔案管理體制，積極引進專業(yè)人才對財務檔案進行管理，同時建立完整的檔案管理制度。比如a系統(tǒng)管理員采用雙人負責制和任期有限制的原則，防止人員流動或缺崗造成的損失，同時也避免濫用職權(quán)的現(xiàn)象。b根據(jù)工作的重要程度確定安全級別，對于安全等級要求高的系統(tǒng)，實行分區(qū)控制。 c制定嚴格的操作程序，操作操作規(guī)程要根據(jù)職責分離和多人負責的原則，各負其責，不能超越自己的管轄范圍。d制定應急措施，保證在緊急情況下有相應的緊急處理措施，使損失減至最低等等。

(四)通過法律法規(guī)性的強制手段對數(shù)字化檔案的管理和安全性問題進行保護

任何一件事物的安全性都需要相關(guān)的法律法規(guī)等強制性措施來進行保護，高校會計檔案的數(shù)字化管理同樣離不開法律的支持和保護，通過制定和確定與之相適應的法律法規(guī)和制度，確保會計檔案數(shù)字化管理更加明細化，檔案數(shù)字化管理的策略更加清晰化。

總之，高校會計檔案數(shù)字化管理是趨勢，但實現(xiàn)會計檔案數(shù)字化管理還有很長的路要走，因此要依據(jù)會計檔案管理形成的規(guī)律和特點，制定切實可行的會計檔案管理制度，為學校領(lǐng)導決策服務，逐步使高校會計檔案走入正軌，真正發(fā)揮會計檔案在高校教學、科研、行政管理和后勤服務工作中的作用。

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