淺談財務部門在企業(yè)內(nèi)部控制中的控制要點

青島四方車輛研究所有限公司 喬聯(lián)

從2008年到2010年，財政部、證監(jiān)會、審計署、銀監(jiān)會、保監(jiān)會先后發(fā)布了《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及《企業(yè)內(nèi)部控制配套指引》，標志著適應我國企業(yè)實際情況、融合國際先進經(jīng)驗的中國企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范體系基本建成，對防范企業(yè)風險、規(guī)范企業(yè)管理、促進企業(yè)可持續(xù)發(fā)展產(chǎn)生深遠影響和積極推動作用。內(nèi)部控制的目標是合理保證企業(yè)經(jīng)營管理合法合規(guī)、資產(chǎn)安全、財務報告和相關(guān)信息真實完整，提高經(jīng)營效率和效果，促進企業(yè)實現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略。良好的內(nèi)部控制是企業(yè)健康發(fā)展的基石，它幫助企業(yè)結(jié)合自身所處的特定的內(nèi)外部環(huán)境，不斷提高經(jīng)營活動的盈利能力和管理效率，促使企業(yè)將近期利益和長遠利益結(jié)合起來，在企業(yè)經(jīng)營管理中努力作出符合戰(zhàn)略要求、有利于提升可持續(xù)發(fā)展能力和創(chuàng)造長久價值的策略選擇。

內(nèi)部控制建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，需要企業(yè)內(nèi)部各職能部門共同參與并承擔相應的職責。其中，財務部門在保證與財務報告相關(guān)的內(nèi)部控制的有效性方面發(fā)揮著十分重要的作用。企業(yè)開展內(nèi)部控制工作，要求財務部門不能將眼光僅僅局限于財務活動，而應關(guān)注企業(yè)經(jīng)營管理的全過程，在制定發(fā)展戰(zhàn)略、分析評估風險和作出決策環(huán)節(jié)扮演好關(guān)鍵的助手和參謀角色。以下就財務部門在銷售、采購、資產(chǎn)管理、全面預算、內(nèi)部信息傳遞等業(yè)務層面的控制要點分別進行闡述：

一、銷售業(yè)務控制

(一)銷售活動中與財務相關(guān)的主要風險

(1)簽訂合同時結(jié)算方式選擇不當，發(fā)貨前沒有進行客戶信用調(diào)查或調(diào)查不到位，業(yè)務完成后貨款回收不力等，使銷售款項不能收回或遭受欺詐，蒙受資金損失。

(2)銷售過程沒有履行嚴格的審批程序，導致錯誤或舞弊行為發(fā)生，使企業(yè)資產(chǎn)流失。

(二)財務部門在銷售環(huán)節(jié)的關(guān)鍵控制點及控制措施

(1)財務部門應當同銷售部門協(xié)商，根據(jù)企業(yè)資金收支特點提出通常情況下簽訂合同時應采用的結(jié)算方式。財務部門在審核銷售合同時，應重點審核結(jié)算方式和發(fā)貨時間，判斷是否符合資金要求,同時做好開票時間記錄，規(guī)避稅務風險。

(2)財務部門應協(xié)助銷售部門建立健全客戶信用檔案，從資金運作角度和日常屢約情況向銷售部門提出信用額度建議，并及報告重要客戶的信用變動情況，定期檢查和調(diào)整信用額度。對于境外客戶，應當建立嚴格的信用保證制度來應對銷售風險。對新開發(fā)客戶和非經(jīng)常往來戶，必要時可以禁止賒銷來減輕收款壓力，保證日常資金流入。

(3)財務部門應定期檢查已發(fā)貨未開具發(fā)票情況，對超出規(guī)定期限仍未開票事項指定專人與銷售部門溝通，查明原因及時處理。對于長期無法清理的事項應考慮舞弊的可能，需向相關(guān)部門報告。

(4)財務部門應就會計記錄中取得的數(shù)據(jù)定期制作銷售報告并與銷售部門討論，根據(jù)實際銷售構(gòu)成和利潤構(gòu)成情況與銷售目標和戰(zhàn)略導向的偏差，為決策層提供銷售政策和策略調(diào)整及銷售考核依據(jù)。

(三)財務部門在收款環(huán)節(jié)的關(guān)鍵控制點及控制措施

(1)財務部門負責辦理資金結(jié)算并監(jiān)督款項回收，應當指定專人定期與客戶核對應收帳款、應收票據(jù)、預收賬款等往來款項；加強商業(yè)票據(jù)管理，嚴格審查商業(yè)票據(jù)的真實性和合法性，防止票據(jù)欺詐。

(2)財務部門應定期進行帳齡分析，對超出信用期限的款項向銷售部門提出警示；定期進行客戶信用評價，做為客戶信用調(diào)整依據(jù)。

(3)財務部門應對超出規(guī)定期限仍無法收回的款項及時提出壞賬申請，履行審批程序后進行壞賬處理；對于已核銷的壞賬、仍應定期對帳并與銷售部門溝通，關(guān)注后期的收回可能，防止形成帳外資金。

二、采購業(yè)務控制

(一)采購活動中與財務相關(guān)的主要風險

(1)采購計劃安排不合理，造成庫存材料要么短缺，要么積壓，結(jié)果導致企業(yè)停產(chǎn)或資源浪費。

(2)選擇了錯誤的供應商或不合理的采購方式，招投標時價格審核不科學或出現(xiàn)舞弊行為，導致采購的物資質(zhì)次價高，不能滿足生產(chǎn)需要或成本過高。

(3)付款審核不嚴，導致資金損失或信用受損。

(二)財務部門在購買環(huán)節(jié)的關(guān)鍵控制點及控制措施

(1)財務部門應建立最佳庫存量計算模型，協(xié)同生產(chǎn)部門共同設(shè)立最高最低庫存量，定期進行存貨庫齡分析，為采購部門合理確定采購數(shù)量和采購批次提供分析依據(jù)。

(2)財務部門應定期維護采購價格庫，參與供應商招標會議，對采購價格進行審核，針對異常采購情況，應要求采購部門做出說明并在必要情況下提請審批部門重新審核。

(三)財務部門在付款環(huán)節(jié)的關(guān)鍵控制點及控制措施

(1)財務部門應加強采購付款的管理，制定付款流程并將其以文件形式規(guī)定下來，付款前嚴格按規(guī)定審核各項單據(jù)憑證、審批程序和采購預算等相關(guān)內(nèi)容，審核無誤后按照合同規(guī)定選擇合理的付款方式并辦理付款。對于收到發(fā)票的采購事項，應當嚴格審查發(fā)票，驗證發(fā)票的真實性、合法性和有效性，對發(fā)現(xiàn)虛假發(fā)票堅決不予付款，已付款的應及時報告處理。

(2)財務部門應重視應付賬款、應付票據(jù)、預付賬款等往來款項的核對工作，指定專人負責，定期與供應商對賬并做好核對記錄，發(fā)現(xiàn)不符應立即查明原因，進行處理；定期檢查已入庫未收到采購發(fā)票情況，對超出規(guī)定期限仍未收到發(fā)票事項指定專人與采購部門溝通，查明原因及時處理。對于長期無法清理的事項應考慮重復入賬的可能，需進一步開展調(diào)查，避免稅務風險和成本風險。

三、資產(chǎn)管理控制

(一)資產(chǎn)管理中與財務相關(guān)的主要風險

(1)存貨管理不善，數(shù)量太多或短缺，導致存貨毀損、資金占用過多或生產(chǎn)停滯。

(2)固定資產(chǎn)不能及時更新改造和維護，造成使用效能低下或產(chǎn)能過剩，影響企業(yè)生產(chǎn)，導致資產(chǎn)貶值或資源浪費。

(二)財務部門在存貨管理環(huán)節(jié)的關(guān)鍵控制點及控制措施

財務部門應當建立庫存盤點清查制度和存貨處理流程，定期盤點存貨數(shù)量，核查存貨狀態(tài)。對盤點清查中發(fā)現(xiàn)的存貨盤盈、盤虧、毀損、閑置以及需要報廢的存貨，及時按處理流程查明原因并提出處理意見，根據(jù)批復進行賬務處理。盤點結(jié)果應當形成報告提交給有關(guān)負責人，處理方法應登記在冊備查，使整個盤點過程閉合完整。

(三)財務部門在固定資產(chǎn)管理環(huán)節(jié)的關(guān)鍵控制點及控制措施

財務部門應當關(guān)注固定資產(chǎn)投入和修理預算的執(zhí)行情況，定期將預算執(zhí)行情況向資產(chǎn)管理部門報告；協(xié)同資產(chǎn)管理部門進行固定資產(chǎn)清查，加強固定資產(chǎn)處置的控制，防范資產(chǎn)流失。

四、全面預算控制

(一)預算管理中與財務相關(guān)的主要風險

預算得不到有效執(zhí)行，沒有同考核掛鉤，使得預算管理流于形式。

(二)財務部門在預算編制環(huán)節(jié)的關(guān)鍵控制點及控制措施

財務部門應協(xié)助預算管理部門審核各部門預算，并在匯總各部門預算基礎(chǔ)上編制資金預算，以此為基礎(chǔ)設(shè)計投資和籌資方案。資金是企業(yè)的血液，是流動性最強的資產(chǎn)，資金預算是企業(yè)整個預算體系的關(guān)鍵一環(huán)，起著舉足輕重的作用。

(三)財務部門在預算執(zhí)行環(huán)節(jié)的關(guān)鍵控制點及控制措施

(1)財務部門必須嚴格按照預算進行賬務處理，對于超出預算的項目堅決不予支付，以保證預算得以順利執(zhí)行。財務部門應定期將預算中已執(zhí)行的財務數(shù)據(jù)與預算制定部門進行核對，對臨近預算警戒線的項目給予提醒，并就預算執(zhí)行情況向預算管理部門匯報。

(2)財務部門對于資金預算的執(zhí)行情況需高度重視，應指定專人定期進行分析，查找實際執(zhí)行偏離預算的原因，及時采取應對措施，保證企業(yè)資金供應。

五、內(nèi)部信息傳遞控制

(一)內(nèi)部信息傳遞過程中與財務相關(guān)的主要風險

(1)財務報告制度沒有建立或不能與決策要求相匹配，內(nèi)容不清晰完整，影響企業(yè)管理層進行決策。

(2)財務報告?zhèn)鬟f不規(guī)范、不及時，導致管理層不能及時制定和落實相關(guān)對策。

(二)財務部門在內(nèi)部報告形成環(huán)節(jié)的關(guān)鍵控制點及控制措施

財務部門應根據(jù)已掌握的財務數(shù)據(jù)，定期按照決策層的決策要求制作內(nèi)部財務報告，客觀反映企業(yè)的財務狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量，對相關(guān)財務指標進行詳細分析和說明，力求有理有據(jù)，準確有效。

(三)財務部門在內(nèi)部報告使用環(huán)節(jié)的關(guān)鍵控制點及控制措施

財務部門應就已完成的內(nèi)部財務報告指定專人同相關(guān)部門管理人員進行溝通，闡述存在的問題，提出改進建議，提請管理層關(guān)注。

財務部門在執(zhí)行上述控制措施時，對于指定專人負責的工作應明確寫入崗位說明書，并隨著內(nèi)部控制工作的深入不斷調(diào)整。同時，對于關(guān)鍵控制點應以工作流程圖或工作任務單等形式進行規(guī)范，避免遺漏。由于關(guān)鍵控制點很多，財務部門推進管理工作的量化和程式化可能會有助于內(nèi)部控制工作的進行。

綜上所述，財務部門應當明確本部門在企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)中的重要地位，著眼于經(jīng)營管理的更廣范疇，不斷提高理論水平和業(yè)務水平，協(xié)同其他部門，共同為實現(xiàn)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略貢獻力量。