醫(yī)院庫存物資管理及信息化建設(shè)探討

四川省都江堰市人民醫(yī)院 何琴

2009年4月，隨著《關(guān)于深化醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的意見》（中發(fā)[2009]6號）和《關(guān)于醫(yī)療衛(wèi)生體制改革近期重點實施方案》（國發(fā)[2009]12號）文件的相繼出臺，我國新一輪醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革進入了實質(zhì)性推進階段。為了提升醫(yī)院會計核算和管理水平，規(guī)范醫(yī)院內(nèi)部財務(wù)管理，促進和深化醫(yī)院改革的進程，自2012年1月1日起，在全國范圍內(nèi)施行了《新醫(yī)院會計制度》?！缎箩t(yī)院會計制度》中對庫存物資管理的規(guī)范要求，比起1998年發(fā)布的《醫(yī)院會計制度》來說，提出了更加嚴(yán)格的要求。

一、如何加強醫(yī)院庫存物資管理

庫存物資是為開展醫(yī)療服務(wù)及其輔助活動而儲存的消耗性流動資產(chǎn)，主要包括藥品、衛(wèi)生材料、低值易耗品和其他材料。要規(guī)范醫(yī)院庫存物資管理，就要做到計劃采購、保障供應(yīng)、減少流動資金占用和損失，從而降低醫(yī)療成本，提高醫(yī)院資金使用效益。具體要做到以下幾點：

(一)加強庫存物資的內(nèi)部控制制度建設(shè)

要建立健全庫存物資的采購制度、保管制度、清查盤點制度、報廢審批制度等相關(guān)內(nèi)部控制制度，明確管理職責(zé)，為庫存物資管理提供健全的管理制度基礎(chǔ)。

(二)實行全面預(yù)算管理，創(chuàng)新庫存物資的管理途徑

由于醫(yī)院庫存物資數(shù)量大、品種繁多，占用資金較多，具有較強的變現(xiàn)能力。庫存物資管理的好壞，對醫(yī)院經(jīng)濟管理、業(yè)務(wù)活動和財務(wù)狀況有著很大影響。醫(yī)院庫存物資管理必須既要保證醫(yī)療業(yè)務(wù)需要，又要防止積壓，加快資金周轉(zhuǎn)。為提高庫存物資的使用效益，必須做到庫存物資的存量和儲備要合適，還要確保庫存物資的安全和完整。把庫存物資管理納入全面預(yù)算管理，可較大限度地提高資金的使用效益。

(三)建立健全物資收發(fā)制度

庫管人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)科室所需物資申領(lǐng)單，逐筆核對發(fā)放物資的名稱與數(shù)量，并及時錄入庫存物資管理系統(tǒng)，確保賬實相符。各病區(qū)和各科室都要遵循嚴(yán)格的物資申領(lǐng)流程。

(四)適時進行庫存物資的清查盤點

對庫存物資，應(yīng)定期、不定期進行清點，年終必須進行全面清查盤點。由于醫(yī)院庫存物資品種繁多，工作量大，涉及財務(wù)部門、物資采購部門等多個部門。因此，在庫存物資清查盤點中，應(yīng)指定專人負責(zé)，有計劃、有步驟地開展。庫存物資盤點完畢后，應(yīng)填制“盤點（報損）情況報告表”，并報送財務(wù)部門和相關(guān)主管人員。

(五)及時處理盤盈、盤虧、過期報廢等物資

對于盤盈、盤虧、破損及報廢的醫(yī)療物資，資產(chǎn)管理部門應(yīng)根據(jù)醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)批示，及時處理破損、報廢的物資，財務(wù)部門就根據(jù)“盤點（報損）情況報告表”及醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)批示及時編制記賬憑證入賬，確保庫存物資賬實相符。

二、如何加強醫(yī)院庫存物資信息化建設(shè)

醫(yī)院庫存物資的信息化管理不完善，就會大大影響工作效率。因此規(guī)范醫(yī)院庫存物資管理，加強庫存物資的內(nèi)部控制，完善信息化管理工作是醫(yī)院進行科學(xué)管理的重要內(nèi)容。醫(yī)院物資管理的信息化建設(shè)主要從以下幾個方面著手：

(一)利用現(xiàn)代信息技術(shù)，科學(xué)地對庫存物資進行分類管理

在傳統(tǒng)的物資管理模式下，家底不清、資產(chǎn)管理混亂的現(xiàn)象比較普遍。醫(yī)院要充分利用物資管理系統(tǒng)，對物資進行分類，分別設(shè)藥庫、低值易耗品庫、衛(wèi)生材料庫、高值耗材庫和其他材料庫。統(tǒng)一規(guī)范各類物資名稱，采用詳細而科學(xué)的編碼技術(shù)，實現(xiàn)物資從計劃、采購到入庫、出庫、消耗的全過程監(jiān)督管理?？茖W(xué)合理的安排物資分布，快速地為臨床科室服務(wù)。通過物資管理系統(tǒng)進行管理后，可以及時了解藥品、物資的購入、發(fā)出和結(jié)存等信息，從“終端管理”轉(zhuǎn)為“過程管理”。

幾個庫房中，尤其要重視的是藥庫。因為藥品是醫(yī)院最重要的一種庫存物資，是為了開展醫(yī)療服務(wù)、用于診斷和治療疾病的特殊商品，是醫(yī)療服務(wù)必不可少的物資保證和重要手段。在醫(yī)療的醫(yī)療服務(wù)過程中，藥品的消耗占醫(yī)院各種物資消耗的比重很大，藥品的采購、儲備、周轉(zhuǎn)與處置關(guān)系到醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)的開展，是醫(yī)院庫存物資管理的重點。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)建立藥品分類管理制度，將不同類別的藥品分開存放，并應(yīng)有醒目的標(biāo)簽以便查找，尤其是對貴重藥品、毒麻藥品應(yīng)設(shè)專人、專帳、專柜加鎖重點管理，以防丟失。

(二)合理降低庫存量，減少資金占用

對經(jīng)常領(lǐng)用的物品要設(shè)置庫存下限報警值和標(biāo)準(zhǔn)存量值，并以此作為進貨和臨缺報警的依據(jù)。同時結(jié)合科室申購單，自動生成采購計劃，庫管員根據(jù)計劃，再結(jié)合實際情況作一定機動調(diào)整，采購部即可按此進行采購。這樣基本可以避免庫房物資積壓和浪費。

同時要加快物資周轉(zhuǎn)，減少資金的占用，有效地降低損耗。使用物資管理系統(tǒng)后，物資的采購、入庫、出庫可以隨時查詢，并根據(jù)庫存情況由計算機自動生成或人工編制聯(lián)網(wǎng)進貨單，既保證了臨床一線的使用，又避免了庫存積壓和資金占用，從而提高了采購資金的循環(huán)利用率。

(三)建立靈活、及時的預(yù)警體系

通過物資管理信息系統(tǒng)，可以根據(jù)藥品的有效期設(shè)置提前預(yù)警的期限，當(dāng)藥品快到保質(zhì)期時，系統(tǒng)會自動彈出消息提示，庫管人員就可以及時打印出臨近保質(zhì)期的藥品明細表，報告相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，采取相應(yīng)的處理措施，盡量避免因藥品過期問題給醫(yī)院帶來不必要的損失。同時還可以設(shè)置最低庫存報警線，當(dāng)庫存處于較低水平時，物資系統(tǒng)會自動給予提示，便于采購計劃的制定。

(四)加強庫管人員的培訓(xùn)考核，提高工作效率

由于一些醫(yī)院原有的庫存管理人員主要由后勤人員組成，沒有引進新的專業(yè)管理人才，原有的工作模式和工作經(jīng)驗早已不能滿足醫(yī)院對物資管理的要求。醫(yī)院要充分認識物資管理在醫(yī)院運營中的重要性，要選擇培養(yǎng)具有醫(yī)療背景的庫管人才，加強醫(yī)學(xué)知識和庫存管理知識的培訓(xùn)，給他們提供外出進修學(xué)習(xí)的機會，使他們盡快掌握庫存管理的理論與實踐。同時，要建立崗位職責(zé)考核制度，每年對采購人員、倉庫保管人員、物資會計進行考核，促使他們不斷學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的操作流程，提高工作效率，更好地做好庫存管理工作。

三、庫存物資信息化管理的積極作用

庫存物資信息管理系統(tǒng)，在物資管理工作中發(fā)揮著巨大的作用。它不僅為庫存物資管理工作提供了便利條件，加強了醫(yī)院物資管理的規(guī)范性和科學(xué)性，同時也標(biāo)志著醫(yī)院整體管理水平的提高。它的重要作用主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

(一)降低了醫(yī)院運營成本

利用信息系統(tǒng)進行庫存物資管理，可以快捷、清楚地掌握庫存物資的詳細情況，及時了解物資的購入、發(fā)出、結(jié)存等信息，從而可以進行計劃采購，定額控制，對比價格，以此合理降低庫存量和降低消耗成本。

(二)提供了準(zhǔn)確的庫存信息

庫存物資信息管理系統(tǒng)記載著庫存物資的計劃、采購、入庫、出庫、結(jié)存等情況，我們可以根據(jù)需要隨時進行查詢。此外，通過庫存物資管理系統(tǒng)還可以自動生成庫存信息匯總表，可以隨時監(jiān)控物資的庫存數(shù)量，能為醫(yī)院制定物資采購計劃提供必要的依據(jù)。

(三)提高了物資管理工作效率

物資流通中每個環(huán)節(jié)的單據(jù)可以自動引入生成，避免了傳統(tǒng)模式下數(shù)據(jù)的重復(fù)錄入和人為核算引起的差錯，極大地降低了庫管和采購人員的工作量，簡化了復(fù)雜的會計核算過程，確保了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，大大提高了庫存物資管理的工作效率。

(四)加強了財務(wù)控制

傳統(tǒng)的庫存物資管理方式，容易造成采購手續(xù)的不規(guī)范和進貨價格的混亂。信息化庫存物資管理系統(tǒng)規(guī)范了庫存物資的采購過程，使整個過程客觀而公平的進行。同時該系統(tǒng)也糾正了供給、采購、管理、核算等環(huán)節(jié)的不規(guī)范性，進而可以從根本上消除弄虛作假，挪用公款等不良現(xiàn)象。

(五)提高了醫(yī)院宏觀調(diào)控水平

庫存物資的信息化管理增強了庫存物資采購、管理、流通等各個環(huán)節(jié)工作的規(guī)范性。將資金與物資有機地結(jié)合在一起，實行計算機全方位監(jiān)督管理，能夠有效的控制經(jīng)費的支出，提高醫(yī)院的宏觀調(diào)控能力。

總之，只有加強醫(yī)院庫存物資管理和信息化建設(shè)，建立有效的監(jiān)督機制和人才培養(yǎng)計劃，合理降低庫存數(shù)量，減少庫存積壓，才能提高庫存物資的管理水平，達到控制醫(yī)院管理運行成本的目的。

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