信息時(shí)代現(xiàn)代企業(yè)檔案資源共享策略探析

[摘 要] 文章闡述企業(yè)檔案實(shí)現(xiàn)資源共享的現(xiàn)實(shí)困境和資源共享的必要性，提出信息時(shí)代現(xiàn)代企業(yè)檔案信息資源實(shí)現(xiàn)共享的新策略。

[關(guān)鍵詞] 企業(yè)檔案；資源共享；策略

[作者簡(jiǎn)介] 秦美峰，東營(yíng)職業(yè)學(xué)院辦公室檔案館員，碩士，研究方向：檔案學(xué)研究，山東 東營(yíng)，257091

[中圖分類號(hào)] G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1007-7723（2013）04-0038-0003

信息時(shí)代，企業(yè)檔案作為企業(yè)的重要財(cái)富和資源，只有得到恰當(dāng)?shù)霓D(zhuǎn)變，才能得到有效的利用，而這個(gè)有效的轉(zhuǎn)變渠道就是實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案資源共享。所謂企業(yè)檔案信息資源共享，就是企業(yè)構(gòu)建檔案信息化管理系統(tǒng)，利用計(jì)算機(jī)現(xiàn)代信息技術(shù)，把檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上資源共享，促進(jìn)企業(yè)更好地利用檔案信息。

一、企業(yè)檔案實(shí)現(xiàn)信息資源共享的現(xiàn)實(shí)困境

企業(yè)要實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，就必須大力收集和開發(fā)檔案信息資源，利用檔案信息服務(wù)企業(yè)各項(xiàng)工作，使企業(yè)檔案資源價(jià)值發(fā)揮最大化。但當(dāng)下要實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源共享還存在很多現(xiàn)實(shí)困境，主要表現(xiàn)如下：

（一）企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不重視制約了檔案資源共享

企業(yè)檔案能為企業(yè)提供信息，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。但是大多的企業(yè)并沒有認(rèn)識(shí)到檔案的重要作用，仍然重管輕用，更別說信息資源的開發(fā)和共享了。特別是很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)淺薄，觀念落后，重視程度不夠，管理不科學(xué)，根本沒有檔案信息化建設(shè)的意識(shí)，造成設(shè)備落后、管理松散、檔案利用率低下，嚴(yán)重制約了企業(yè)檔案資源的開發(fā)和共享。

（二）企業(yè)檔案無法提供有效的服務(wù)

其一，企業(yè)檔案中大多都是文書檔案，其他檔案如影像、科技等類型檔案較少，真正能適合企業(yè)需求和能輔助決策的檔案信息偏少。并且這類企業(yè)檔案沒有代表性和針對(duì)性，不利于體現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)文化特色和良好形象。因此，檔案信息資源很難為企業(yè)提供直接有效的服務(wù)。其二，很多企業(yè)對(duì)檔案編研缺乏正確認(rèn)識(shí)，或從不重視企業(yè)檔案編研，一些有價(jià)值的檔案資源沒有得到及時(shí)有效地開發(fā)，從而嚴(yán)重阻礙了企業(yè)檔案資源共享的進(jìn)程。其三，隨著歷史的發(fā)展，企業(yè)的創(chuàng)建歷盡千辛萬苦，其檔案的形成也不是一蹴而就，案卷質(zhì)量也會(huì)存在一些問題，這也會(huì)不同程度地影響檔案資源的共享。因此，貧瘠的企業(yè)檔案信息資源，不但無法為企業(yè)提供有效的信息服務(wù)，而且還會(huì)對(duì)企業(yè)檔案信息資源共享產(chǎn)生不同程度的影響。

（三）傳統(tǒng)手工管理模式無法適應(yīng)資源共享需求

當(dāng)前很多企業(yè)仍然延用傳統(tǒng)的檔案管理模式，采用紙簿式手工記錄方式來登記管理檔案，保存檔案運(yùn)用柜架式保存方式，這樣的傳統(tǒng)管理方式既不利于查閱利用，又浪費(fèi)庫(kù)房空間。只為保管而保管，存在盲目性，缺乏統(tǒng)一目標(biāo)。這種方式不僅無法實(shí)現(xiàn)資源共享，職工的檔案意識(shí)也難以調(diào)動(dòng)。要實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案資源共享就必須進(jìn)行企業(yè)檔案信息化建設(shè)，借助于計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化，構(gòu)建企業(yè)檔案自動(dòng)化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案整個(gè)生命周期的全程管理現(xiàn)代化，服務(wù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

（四）高素質(zhì)人才缺乏阻礙了檔案價(jià)值的發(fā)揮

多數(shù)企業(yè)都不太重視檔案管理工作，更不會(huì)配備高素質(zhì)檔案管理人員，檔案管理人員專業(yè)程度不夠，嚴(yán)重阻礙了企業(yè)檔案資源價(jià)值的體現(xiàn)。企業(yè)檔案的利用開發(fā)及價(jià)值的實(shí)現(xiàn)離不開檔案工作者，檔案工作者是實(shí)現(xiàn)資源價(jià)值的關(guān)鍵，然而多數(shù)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者缺乏檔案意識(shí)，沒有賦予檔案館應(yīng)用的主動(dòng)權(quán)，造成檔案館被動(dòng)管理。另外，大多企業(yè)都以效益和職位高低作為薪水發(fā)放的標(biāo)準(zhǔn)，而檔案管理又不能直接創(chuàng)造效益，以至于企業(yè)檔案管理者收入極低，一直難以受到重視。因此，那些責(zé)任心強(qiáng)、經(jīng)驗(yàn)豐富、專業(yè)水平高的高素質(zhì)檔案管理人員往往會(huì)另謀高就，從而造成高素質(zhì)企業(yè)檔案管理人才缺乏，阻礙了檔案資源價(jià)值的發(fā)揮和信息共享。

二、現(xiàn)代企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的必要性

（一）共享助推企業(yè)信息化的實(shí)現(xiàn)

信息時(shí)代，各企業(yè)都面臨著檔案信息化建設(shè)的挑戰(zhàn)，企業(yè)檔案是企業(yè)經(jīng)營(yíng)、生產(chǎn)和管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)再現(xiàn)，很多信息都具有重要的決策參考價(jià)值，要得到有效的利用，就要數(shù)字化信息，再提供給企業(yè)用戶，這個(gè)過程就是企業(yè)檔案資源共享的過程。企業(yè)能否在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中永立不敗之地與其信息化程度有著密切關(guān)系。因此，企業(yè)應(yīng)運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)加快企業(yè)檔案信息化進(jìn)程，實(shí)現(xiàn)資源共享，使企業(yè)檔案資源價(jià)值得到充分體現(xiàn)和發(fā)揮，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。可見，企業(yè)資源共享與企業(yè)信息化密切相關(guān)，是企業(yè)實(shí)現(xiàn)信息化的助推器，資源共享的實(shí)現(xiàn)能加快企業(yè)信息化建設(shè)的步伐。

（二）共享是企業(yè)檔案自身發(fā)展的需要

企業(yè)檔案管理并非只為收集和保管，這只是最基本的工作，更重要的是為了深層開發(fā)資源和共享利用資源。只有盡最大限度地共享資源，檔案信息得到充分利用，才能為社會(huì)和企業(yè)創(chuàng)造更多的財(cái)富。信息時(shí)代，要實(shí)現(xiàn)資源共享，企業(yè)應(yīng)大膽改革，傳統(tǒng)手工檔案管理方式既費(fèi)時(shí)費(fèi)力，又無法滿足用戶對(duì)信息的多樣化需求。企業(yè)應(yīng)開拓創(chuàng)新，加強(qiáng)檔案的信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化，信息服務(wù)多樣化，檢索利用便捷化，盡可能地實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源高度共享。

（三）共享促進(jìn)企業(yè)文化的建設(shè)

企業(yè)文化是一個(gè)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理理念和形象的象征，它與企業(yè)檔案是緊密相聯(lián)密不可分的。企業(yè)只要發(fā)展其文化就不斷形成，企業(yè)文化積累到一定程度就會(huì)形成企業(yè)檔案，因此，企業(yè)文化來源于企業(yè)檔案，又高于企業(yè)檔案；企業(yè)文化可以參考企業(yè)檔案進(jìn)行建設(shè)，把企業(yè)檔案作為重要的建設(shè)依據(jù)，企業(yè)檔案是企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)記錄，也是企業(yè)歷史的真實(shí)再現(xiàn)，承載著豐碩的歷史文化，通過企業(yè)檔案，員工可以受到企業(yè)歷史文化的熏陶教育，形成促進(jìn)企業(yè)發(fā)展強(qiáng)有力的凝聚力。因此，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源共享，不僅能營(yíng)造積極健康的企業(yè)文化，還能促進(jìn)企業(yè)文化的建設(shè)。

三、信息時(shí)代現(xiàn)代企業(yè)檔案信息資源實(shí)現(xiàn)共享的策略

（一）更新觀念，提升企業(yè)全員檔案意識(shí)

要實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源共享，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)上下就必須更新觀念，提高檔案意識(shí)，重視檔案利用和開發(fā)，服務(wù)企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)和發(fā)展，體現(xiàn)檔案價(jià)值。其一，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)首先要認(rèn)識(shí)到檔案工作是企業(yè)管理中的一項(xiàng)重要工作，企業(yè)檔案是企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的真實(shí)反映，是企業(yè)形象的良好體現(xiàn)。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要有極強(qiáng)的檔案意識(shí)，才能制定得力的建檔措施，這是實(shí)現(xiàn)資源共享的基礎(chǔ)。同時(shí)，企業(yè)檔案工作要與企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展齊頭并進(jìn)，重視企業(yè)檔案在企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的重要作用和地位，還要賦予檔案館更多的職權(quán)和主動(dòng)權(quán)，方便檔案開發(fā)和工作的開展，促進(jìn)資源共享的實(shí)現(xiàn)。另外，提升企業(yè)全員檔案意識(shí)，防止企業(yè)檔案館被兼并或撤銷，一切為檔案工作讓路，以便檔案管理人員傾心于檔案開發(fā)，加快資源共享的實(shí)現(xiàn)。

（二）加大資金投入，提升企業(yè)檔案質(zhì)量

要實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源共享，其中一個(gè)重要因素就是加大投入，提供檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施。只有擁有先進(jìn)的基礎(chǔ)設(shè)備，再應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，檔案的檢索利用服務(wù)才會(huì)便捷，利用率才會(huì)高。同時(shí)，要加大資源開發(fā)力度，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，豐富檔案館藏。廣開思路，多方收集聲像檔案和科技檔案，加大收藏比例，滿足企業(yè)的多樣化需求。另外，為了使檔案信息為企業(yè)提供更好的服務(wù)，必須提升企業(yè)檔案質(zhì)量。企業(yè)檔案編研便是能提升企業(yè)檔案質(zhì)量的一項(xiàng)重要途徑，不僅能編研出有針對(duì)性的優(yōu)秀成果，還能提供準(zhǔn)確的信息輔助領(lǐng)導(dǎo)決策。故企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案編研工作，檔案編研只有得到領(lǐng)導(dǎo)的重視，企業(yè)才會(huì)投入足夠的資金，才能確保這項(xiàng)周期長(zhǎng)收效慢的工作得到有力的保證；同時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)才會(huì)配備檔案知識(shí)水平高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、具有創(chuàng)新意識(shí)的高素質(zhì)的人才從事編研工作，從而提升企業(yè)檔案質(zhì)量，促進(jìn)企業(yè)檔案信息資源的共享。

（三）構(gòu)建現(xiàn)代企業(yè)檔案管理新模式，加快信息資源共享

信息時(shí)代市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)更加激烈，傳統(tǒng)的檔案管理方式已無法適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)對(duì)信息的需求，企業(yè)必須改革創(chuàng)新，構(gòu)建現(xiàn)代企業(yè)檔案管理新模式來適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展。新模式的構(gòu)建要以投少產(chǎn)多為原則，因此，現(xiàn)代企業(yè)要構(gòu)建新模式就要拓展信息共享范圍，加強(qiáng)與其他部門的溝通交流，實(shí)現(xiàn)信息共享。這樣既能減少重復(fù)性勞動(dòng)，又能增強(qiáng)企業(yè)全員的檔案意識(shí)，促進(jìn)企業(yè)檔案信息資源共享的實(shí)現(xiàn)。同時(shí)，現(xiàn)代企業(yè)應(yīng)進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的全過程自動(dòng)化管理，新模式要重視現(xiàn)代信息技術(shù)的運(yùn)用，依托現(xiàn)代信息技術(shù)這個(gè)先進(jìn)條件，架構(gòu)企業(yè)檔案自動(dòng)化管理系統(tǒng)和檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，改變傳統(tǒng)手動(dòng)管理方式，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案收集、整理、檢索、利用和鑒定等工作的網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化管理，促進(jìn)信息資源開發(fā)和共享。另外，檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的建立改變了檔案整理與鑒定工作的方式，為檔案的整理、鑒定等工作提供了便利條件，建立現(xiàn)代化檔案信息網(wǎng)絡(luò)成為開發(fā)檔案信息資源的有效途徑。所以，現(xiàn)代企業(yè)檔案管理新模式的構(gòu)建，不僅順應(yīng)了現(xiàn)代企業(yè)對(duì)信息資源的需求，還加快了企業(yè)檔案信息資源的共享。

（四）與時(shí)俱進(jìn)，提高專業(yè)素質(zhì)

企業(yè)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)過硬是實(shí)現(xiàn)資源共享的一個(gè)關(guān)鍵因素。企業(yè)檔案管理的好壞，不僅要看管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，還要看其管理能力，這是從事檔案管理基本的標(biāo)準(zhǔn)。要干好企業(yè)檔案管理，管理員必須要有寬廣的視野，既要熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，又要時(shí)刻關(guān)注企業(yè)發(fā)展動(dòng)態(tài)和企業(yè)項(xiàng)目的進(jìn)展現(xiàn)狀；要更新觀念，不能只為保管而保管，要積極開發(fā)和利用檔案資源，實(shí)現(xiàn)資源共享，提供有價(jià)值的信息服務(wù)企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和領(lǐng)導(dǎo)決策，促進(jìn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。企業(yè)檔案管理者要與時(shí)俱進(jìn)，緊跟時(shí)代步伐，適應(yīng)企業(yè)需求，加大資源收集力度，主動(dòng)隨時(shí)積累和及時(shí)挖掘信息資源，積極提供有價(jià)值的各類信息，增強(qiáng)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，使企業(yè)永立不敗之地。

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