高校學籍檔案管理現(xiàn)況分析及對策

杜淵 馮彥 呂冬娜 安博

【摘 要】高校檔案是學生在校期間學習生活過程的真實記錄，是高校和學生的重要信息資源，目前，我國高校對學籍檔案的管理還存在不足之處。本文通過對高校學籍檔案的管理現(xiàn)況進行分析，并提出一些對策，希望能在學籍檔案的管理和利用方面有所幫助。

【關(guān)鍵詞】高校；檔案管理；對策

檔案是指國家機構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄，是再現(xiàn)歷史原貌的原始文獻，具有重要的歷史價值。高校檔案是學生在校期間學習生活過程的真實記錄，包括學生的入學注冊、成績考核、紀律考勤、升級與留、降級，轉(zhuǎn)專業(yè)與轉(zhuǎn)學、休學、復(fù)學、退學及畢業(yè)資格與授予學位資格的審核及證書發(fā)放等。目前我國高等教育飛速發(fā)展，檔案管理跟不上高校發(fā)展步伐，在一定程度上影響了高校發(fā)展。因此，明確高校學籍檔案管理現(xiàn)況，加強學籍檔案管理改進，已成為各高校關(guān)注的熱點。

一、高校學籍檔案管理現(xiàn)況分析

（一）對高校檔案管理意識淡薄

很多高校對學籍檔案管理隨意為之，無人監(jiān)督，缺乏行之有效的管理機制和獎懲制度，檔案管理中出現(xiàn)的問題也很難得到解決，缺少必要的支持。學校將學生作為學籍檔案管理的被動管理對象，對學生缺乏必要的教育，很多學生對自己的學籍檔案缺少理解和認識，甚至直到畢業(yè)審查時才發(fā)現(xiàn)檔案中出現(xiàn)問題或缺少文件，嚴重影響了學校的管理秩序。

（二）高校檔案管理人員不專業(yè)

很多高校的學籍檔案都由教務(wù)管理人員兼職管理，缺少專門的管理人員，有的人甚至沒有接受過檔案管理知識的培訓(xùn)。加之教務(wù)管理人員平時工作繁忙，沒有時間和精力顧及檔案的收集、整理和歸檔工作，導(dǎo)致學生的學籍檔案只是入學時收一下，畢業(yè)時發(fā)一下，在校期間基本沒有整理、補充和歸檔，學籍檔案管理如同虛設(shè)。

（三）檔案管理制度不完善

要搞好學籍檔案的管理工作，健全的檔案管理制度不可少。目前很多高校的學籍管理仍以教務(wù)處或?qū)W生處為主，缺少專門機構(gòu)和專業(yè)人員，學籍檔案也只是學生入學時收上來，作為材料擱置在一旁，有的高校沿用舊的規(guī)章制度，有的甚至缺乏學籍檔案管理的規(guī)章制度?，F(xiàn)今高等教育改革，很多高校都采用了多層次、多形式、多專業(yè)的辦學模式，在高校其他方面都與時俱進，緊隨改革步伐的時候，學籍管理制度的不健全更加難以適應(yīng)現(xiàn)在高校的辦學模式。

（四）未采用電子化管理模式

隨著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，學籍管理采用電子技術(shù)手段已勢在必行，很多高校也都引進了教育管理系統(tǒng)軟件，采用新的管理方式。但高校在采用了電子學籍管理方式后，更加忽視紙質(zhì)檔案的重要價值，學校在補充電子檔案的時候忽視紙質(zhì)檔案的補充，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案與電子檔案不能同步整理歸檔。同時，電子檔案網(wǎng)絡(luò)化管理也存在瑕疵，如學籍信息都由學生自由填寫，信息的真實如何甄別，如何保障學生信息的安全及信息共享問題等，也亟待解決。

二、完善高校學籍檔案管理對策

（一）樹立現(xiàn)代化的學籍檔案管理理念

要實現(xiàn)檔案的價值，發(fā)揮檔案的作用，必須在源頭做好檔案的管理工作，從思想上認識到檔案的重要性。首先，領(lǐng)導(dǎo)要充分認識到檔案的價值和作用，意識到檔案管理工作的重要性，從機構(gòu)設(shè)置到人員配置，到管理機制建設(shè)等方面給予檔案管理部門充分的支持，切實解決檔案管理中的難題，加強檔案管理建設(shè)。其次，要提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和責任心，檔案管理人員要認識到檔案工作的意義和重要性，加強工作認識，提高工作質(zhì)量。要更新檔案管理理念，將被動的信息管理轉(zhuǎn)化為主動的信息服務(wù)，將檔案庫轉(zhuǎn)化為人才信息庫，充分發(fā)揮檔案信息的價值和作用。

（二）實現(xiàn)高校學籍檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化

教育部從2001 年開始對高等教育學歷證書實行電子注冊制度。建立高等教育學歷證書電子注冊制度，是在高等教育改革的背景下，使高等教育健康發(fā)展，保證高等教育質(zhì)量，維護國家學歷制度和學歷證書的嚴肅性，維護高等學校畢業(yè)生的合法權(quán)益的需要。實施高等學歷教育的高等學校按國家招生規(guī)定錄取的學生，所取得的學歷證書均須進行電子注冊，是擁有全國唯一的高等教育學歷信息數(shù)據(jù)庫。高校學籍管理部門應(yīng)與全國高校學歷電子注冊系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)，上下聯(lián)動，建立一個完整的高校學生學籍管理信息系統(tǒng)。從新生的錄取開始到學生畢業(yè)，動態(tài)加入學生在校期間全部信息材料，貫穿學生在校期間的整個學習過程，構(gòu)建一個完整的高校學生電子學籍檔案體系。全國普通高校全部實行了學歷電子注冊制度。國家教育部為此專門研制“全國大學生學籍、學歷管理系統(tǒng)”軟件。該系統(tǒng)從新生的錄取簡明登記表信息，到畢業(yè)證書打印、發(fā)放、轉(zhuǎn)入校友數(shù)據(jù)庫，貫穿學生在校期間整個的管理過程，形成了一個畢業(yè)生完整的電子檔案，學籍管理逐步實現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化。其中“學籍管理庫”是該系統(tǒng)信息管理的核心，是學生的基本檔案信息所在，包括姓名、性別、出生日期、民族、家庭地址、專業(yè)、學制、入學日期、特長、身份證號、健康狀況、獎懲記錄、社團記錄等等。這一段的檔案信息記錄了一個學生在校期間的所有信息，將學生在校期間的學習情況、健康狀況、道德表現(xiàn)、個人愛好以及發(fā)展方向等都記錄在內(nèi)。而“綜合檔案信息”涉及學生衣、食、住，獎、懲、貸，德、智、體、能等多方面信息，其信息包含高校學生入學前中學階段信息、高考信息、在大學期間學習成績信息、畢結(jié)業(yè)結(jié)論、學生目前的家庭經(jīng)濟狀況、學生在校期間的獎勵與處分等。通過與該系統(tǒng)其他功能配合，構(gòu)成了完整的學生綜合性電子檔案。該系統(tǒng)的使用規(guī)范了全國高校學生管理信息，充分發(fā)揮了高校學籍檔案信息資源化管理的優(yōu)勢。

（三）建立專業(yè)化的高素質(zhì)學籍檔案管理隊伍

很多高校已經(jīng)開設(shè)檔案學專業(yè)，培養(yǎng)專門的檔案管理人才。各高校更應(yīng)該建立專門的檔案管理機構(gòu)，盡可能的引進專業(yè)的檔案管理人才，加強目前檔案管理人員的培訓(xùn)，提高他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)，建立高素質(zhì)的檔案管理隊伍。檔案管理人員每天要面對一堆堆的紙質(zhì)檔案和枯燥的電子檔案，工作較沉悶，缺少激情和趣味。因此，檔案管理人員較容易出現(xiàn)懈怠、煩躁等情緒，更需要他人的關(guān)心和幫助；學校領(lǐng)導(dǎo)更應(yīng)加強對檔案管理人員的關(guān)心和愛護，調(diào)動他們的工作積極性和工作熱情，幫助他們擺脫懈怠、煩躁等不良情緒，促進學校的檔案管理建設(shè)。

（四）建立健全學籍檔案管理制度

很多高校都是學生入學時接收一下檔案，畢業(yè)時統(tǒng)一整理一次，在校四年基本不動，學生受到表彰或出現(xiàn)問題也不及時進行檔案的補充，因此學籍檔案管理需要明確的規(guī)章制度和獎懲措施，健全檔案的補充和收集、整理、核對、管理、保密等各項制度。做到權(quán)責明晰，獎懲分明，用制度去規(guī)范管理工作，督促管理人員及時完成學籍檔案管理的各項工作。

總之，學籍檔案是高校和學生的重要信息資料，是學校和學生的寶貴財富，是學校管理工作的重要資料，因此加強學籍檔案的管理和開發(fā)利用，才能使高校更好的適應(yīng)社會發(fā)展的需求，更好的將培養(yǎng)的人才推向社會和市場。

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