加強(qiáng)電力工程檔案管理的措施探討

王海燕

【摘 要】本文首先介紹電力工程檔案的重要性，分析現(xiàn)階段電力工程檔案管理中存在的主要問題，討論提高電力工程檔案管理的幾點(diǎn)建議。

【關(guān)鍵詞】電力；工程檔案、信息化；檔案管理

一、電力工程檔案的重要性

電力工程檔案的形成貫穿整個(gè)電力工程建設(shè)過程，從施工準(zhǔn)備、正式施工、竣工驗(yàn)收到交付使用，為了讓電力工程建設(shè)更加規(guī)范有序，保證所承擔(dān)的工程質(zhì)量能達(dá)到規(guī)范規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和合同要求，所形成的存在于各種介質(zhì)中的各種形式的文件，在形式上，它可以是文字、圖表、圖紙、聲像等不同媒體。在內(nèi)容上，它包括工程管理資料、工程質(zhì)量控制資料、工程安全和功能檢驗(yàn)資料及主要功能抽查記錄、工程驗(yàn)收資料。其重要性主要體現(xiàn)在：

1、電力工程檔案是工程的質(zhì)量證明文件。電力工程檔案詳細(xì)記錄整個(gè)工程實(shí)施的始末，工程是否按設(shè)計(jì)要求施工，是否滿足規(guī)范的要求，是否按照國家法律法規(guī)要求合法實(shí)施都能在其中得到詳細(xì)體現(xiàn)。工程管理資料包括了工程開工報(bào)審、施工組織設(shè)計(jì)、技術(shù)交底、施工日志、預(yù)驗(yàn)收工程記錄、現(xiàn)場質(zhì)量管理檢查記錄、工程竣工施工總結(jié)、工程質(zhì)量保修書及竣工圖。以上資料從宏觀上對工程實(shí)施的合法性、科學(xué)性、規(guī)范性、真實(shí)性等予以證明，是質(zhì)量證明的基礎(chǔ)文件工程質(zhì)量控制資料反映了檢驗(yàn)批從原材料到最終驗(yàn)收各施工工序的操作依據(jù)，檢查情況及保證質(zhì)量所必須的管理制度。它包括設(shè)計(jì)補(bǔ)充文件、材料合格證及（檢）試驗(yàn)報(bào)告、施工試驗(yàn)記錄、施工記錄和其他質(zhì)量證明文件。對其完整性的檢查，實(shí)際是對過程控制的確認(rèn)，只是檢驗(yàn)批乃至分項(xiàng)、分部、單位工程合格的前提，是整個(gè)技術(shù)資料的核心。工程安全和功能檢驗(yàn)資料及主要功能抽查記錄，是施工結(jié)果在使用功能和安全功能方面的檢驗(yàn)檢查，目的是確保建筑物的安全和使用功能。

工程驗(yàn)收資料包括：單位工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄、分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄及各檢驗(yàn)批質(zhì)量驗(yàn)收記錄。它最直接地說明了工程各部分已按設(shè)計(jì)和規(guī)范實(shí)施完成，并且驗(yàn)收合格，是整個(gè)資料的主要內(nèi)容。

2、電力工程檔案是鑒定各方責(zé)任的依據(jù)。按照“驗(yàn)評分離、強(qiáng)化驗(yàn)收、完善手段、過程控制”的指導(dǎo)思想，加強(qiáng)了對工程質(zhì)量的過程控制，完善了驗(yàn)收程序和組織，明確工程質(zhì)量驗(yàn)收均應(yīng)在評定的基礎(chǔ)上驗(yàn)收，由監(jiān)理（建設(shè)）單位組織施工單位等工程技術(shù)人員驗(yàn)收，強(qiáng)調(diào)驗(yàn)收應(yīng)形成完整的工程技術(shù)資料，并經(jīng)監(jiān)理（建設(shè)）、施工單位等驗(yàn)收人員簽字認(rèn)可，也是事后追究質(zhì)量責(zé)任的依據(jù)。電力工程檔案資料詳細(xì)、準(zhǔn)確地記錄著各施工部位設(shè)計(jì)、施工內(nèi)容、材料選用及驗(yàn)收狀態(tài)、責(zé)任人等信息，這些直接為質(zhì)量事故分析認(rèn)定提供第一手資料和證據(jù)。

3、電力工程檔案為工程合理使用、后續(xù)擴(kuò)建、改建、維修提供依據(jù)。工程竣工后使用期間荷載的控制，各系統(tǒng)的功能信息通過施工技術(shù)資料傳達(dá)給用戶，使用戶做到心中有數(shù)，以保證建筑物合理使用。建設(shè)工程的一個(gè)特點(diǎn)便是具有延續(xù)性，一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目由于各種因素制約往往分成多個(gè)階段實(shí)施，也可能由于情況變化而進(jìn)行改建，所有工程建成后必須維修。施工技術(shù)資料可以提供工程各安全功能狀況、工程的耐力及荷載取值、管線走向、構(gòu)件位置、結(jié)構(gòu)組成、隱蔽內(nèi)容等各項(xiàng)需要的信息，便于制定科學(xué)合理的改擴(kuò)建和維修方案，減少不必要的隱患和浪費(fèi)。

4、電力工程檔案是電力企業(yè)提高管理水平和技術(shù)水平的重要技術(shù)支持資料。電力工程檔案直接反映工程實(shí)際，也就反映了企業(yè)的管理能力和技術(shù)能力。通過對工程檔案的不斷分析，持續(xù)發(fā)現(xiàn)工程建設(shè)中的管理控制漏洞和技術(shù)改進(jìn)環(huán)節(jié)，為進(jìn)一步提高電力企業(yè)的工程建設(shè)管理水平和技術(shù)創(chuàng)新能力。

二、現(xiàn)階段電力工程檔案管理中存在的主要問題

以筆者多年電力檔案管理的經(jīng)驗(yàn)來看，現(xiàn)階段電力工程檔案管理主要存在如下問題：

（1） 各級人員對工程檔案重要性的認(rèn)識不足

不少工程項(xiàng)目建設(shè)與施工單位有“重工程建設(shè)、輕檔案管理”的現(xiàn)象，尤其是工程檔案資料的收集、報(bào)送、利用的意識比較淡薄。有的認(rèn)為工程檔案是單位檔案主管部門的事，與己無關(guān)； 有的認(rèn)為建設(shè)工程“一份合同、一張圖紙”足以說明問題，沒有必要搞得太復(fù)雜； 還有的甚至把檔案作為“私人財(cái)產(chǎn)”，不愿移交歸檔。顯而易見，認(rèn)識不到位是造成工程檔案不到位的首要原因。

（2） 工程檔案管理責(zé)任制落實(shí)不力

電力工程檔案缺乏有效的管理制度，部門責(zé)任未明確，造成“推諉扯皮”的現(xiàn)象。工程檔案往往全部由檔案室人員一抓到底，沒有落實(shí)專人具體負(fù)責(zé)，即使有也只是兼職。檔案網(wǎng)絡(luò)沒有延伸到各個(gè)具體工程，未能形成一個(gè)覆蓋設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等各個(gè)方面的立體化的檔案工作網(wǎng)絡(luò)。檔案主管部門下現(xiàn)場少，對下監(jiān)督指導(dǎo)不夠。制度缺少、管理失職，是造成工程檔案不到位的主要原因。另外，有相當(dāng)一部分人認(rèn)為檔案工作沒有列入單位或個(gè)人年度績效考核，又無硬性的獎懲措施，檔案工作質(zhì)量好差無關(guān)緊要，不會影響評先評優(yōu)和工資獎金。因此，聽之任之，沒有把檔案工作納入議事日程，更不把檔案工作當(dāng)回事，這就造成了工程檔案工作“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的現(xiàn)象?？己思?lì)措施的缺失，是造成工程檔案管理不到位的關(guān)鍵原因。

（3） 檔案管理人員對工程管理業(yè)務(wù)不熟悉

工程檔案收集歸檔工作專業(yè)性、技術(shù)性很強(qiáng)，一般檔案人員缺乏技術(shù)知識，難以搞好工程檔案工作；而工程建設(shè)單位檔案人員往往一人兼任多職，沒有過多的精力和時(shí)間投入檔案工作，疲于應(yīng)付日常事務(wù)，更談不上對工程管理業(yè)務(wù)的學(xué)習(xí)。檔案管理只滿足于“不丟失、裝進(jìn)袋子、鎖進(jìn)柜子、你查我調(diào)”的狀況。檔案人員素質(zhì)不高，是造成工程檔案不到位的根本原因。

（4） 工作量加大而各類工作人員匱乏

基層供電企業(yè)每年都有大量的工程建設(shè)與改造項(xiàng)目，而隨著企業(yè)定編、定員工作的推進(jìn)，各環(huán)節(jié)的人力資源都在優(yōu)化減少。設(shè)計(jì)人員不足影響設(shè)計(jì)質(zhì)量，極易造成準(zhǔn)確性偏差； 施工人員不足直接影響了檔案收集中的完整性要求； 建設(shè)單位檔案專業(yè)人員不足致使大量完工檔案遲遲不能整理歸檔。

三、提高電力工程檔案管理的幾點(diǎn)建議

1、建立健全工程檔案收集工作制度，將歸檔制度的有關(guān)規(guī)定細(xì)化到每項(xiàng)工作的標(biāo)準(zhǔn)程序中去。每項(xiàng)工作結(jié)束前都有一個(gè)收集整理和移交相關(guān)材料的程序，并將其列入工作質(zhì)量的考核，使工程檔案收集真正成為一項(xiàng)日常性工作，保證工程檔案工作有章可循，有法可依，達(dá)到規(guī)范化管理的目標(biāo)要求。同時(shí)，積極采取多項(xiàng)控制措施和手段，嚴(yán)格手續(xù)，做到接收材料有登記，查閱、借閱檔案有登記，保證檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。

2、推行檔案信息化管理，提高工程檔案管理水平。電力工程檔案形成范圍廣、時(shí)間長、檔案資料介質(zhì)多，這對檔案管理提出了新的要求。信息化管理無疑提高工程檔案管理效率與效益。加強(qiáng)工程檔案信息化建設(shè)，選用適合電力工程檔案管理的軟件，制定工程檔案信息化管理的規(guī)章制度，改革不適應(yīng)檔案信息化要求的管理體制，提高工程信息交換及共享水平。數(shù)據(jù)質(zhì)量是計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)成敗的關(guān)鍵，要嚴(yán)把數(shù)據(jù)關(guān)，保證所輸入的數(shù)據(jù)是全面和準(zhǔn)確的，否則難以保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。因此必須建立數(shù)據(jù)審核制度，在數(shù)據(jù)輸入之前對數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，在數(shù)據(jù)輸入之后進(jìn)行認(rèn)真校對。筆者所在單位已推廣應(yīng)用OAK工程檔案管理軟件，該軟件是OAK科技檔案管理的一個(gè)輔助程序，主要用于科技檔案原始數(shù)據(jù)的錄入上報(bào)和接收工作。該軟件為單機(jī)版軟件，安裝在各參建單位的微機(jī)上，由參建單位對竣工資料進(jìn)行歸檔整理，然后生成上報(bào)數(shù)據(jù)。檔案管理部門收到參建單位上報(bào)的數(shù)據(jù)后，可以用本程序進(jìn)行接收匯總，并將竣工資料導(dǎo)入OAK的科技檔案數(shù)據(jù)庫中。全部電子目錄和電子文檔全息信息均采用工程檔案管理軟件錄入，實(shí)現(xiàn)工程檔案電子化移交，有效提高工程檔案管理水平。

3、加強(qiáng)對各部門、各單位檔案管理人員的培訓(xùn)，不斷提高其業(yè)務(wù)水平。隨著電力工程檔案工作的領(lǐng)域拓寬，檔案服務(wù)的范圍擴(kuò)大，檔案工作的手段多樣化，這就要求必須加強(qiáng)檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)力度，不斷提高檔案人員的工作能力和專業(yè)水平。因此，在電力工程建設(shè)檔案管理工作中，首先要提高專職檔案人員的素質(zhì)，學(xué)習(xí)工程檔案相關(guān)的政策、規(guī)定及相關(guān)的業(yè)務(wù)知識，一方面要善于與工程項(xiàng)目管理、施工等部門加強(qiáng)溝通，另一方面要早期介入工程建設(shè)活動，實(shí)時(shí)了解工程建設(shè)動態(tài)，參與工程建設(shè)項(xiàng)目的單項(xiàng)工程驗(yàn)收、評審活動，按檔案要求對工程建設(shè)中所產(chǎn)生的資料把好質(zhì)量關(guān)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并提出整改要求，積極主動地開展工程檔案收集工作。同時(shí)，要完善兼職檔案人員網(wǎng)絡(luò)體系，增強(qiáng)企業(yè)員工檔案意識，樹立檔案是企業(yè)資產(chǎn)的理念，培育深入到各部室、各班組的檔案人員網(wǎng)絡(luò)體系，將檔案收集工作更深入開展下去，從各個(gè)渠道收集全面完整的資料。

4、加強(qiáng)非傳統(tǒng)檔案資料的管理，保證檔案資料的完整性。我們要認(rèn)識到，不僅紙質(zhì)資料是檔案資料，其他資料也是檔案資料的重要組成部分。因此，要及時(shí)對有價(jià)值的聲像文件等材料加以收集整理，對重要的資料要打破常規(guī)，隨時(shí)將聲像文件材料歸檔，以防日久被人遺忘。在人員允許的情況下，可考慮讓專人參與重要活動的攝錄工作，這是聲像等檔案資料積累的最佳方法。其作用是：真正掌握電力工程建設(shè)的第一手資料，并對工程的主題、背景、主要人物、時(shí)間等有一個(gè)深度的印象。

四、結(jié)束語

電力工程檔案管理是一項(xiàng)長期性與復(fù)雜性共存的工作，需要以工程建設(shè)單位為主導(dǎo)、電力系統(tǒng)各相關(guān)單位通力配合才能達(dá)到滿意效果。

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