加強單位檔案管理工作的思考

沈帆

【摘 要】檔案保密工作作為單位管理工作的組成部分，涉及的內(nèi)容多、范圍廣，是單位保密工作中的重中之重。本文結(jié)合筆者多年的工作經(jīng)驗，就加強單位檔案管理工作進行了探討。以提高單位檔案保密工作的質(zhì)量，切實把保密工作做到實處。

【關(guān)鍵詞】單位；檔案管理；制度建設(shè)；保密工作

單位檔案記錄著單位日常決策問題的全過程，是單位日?；顒又兴纬傻膬r值文件的總和，其涉及到單位的安全、生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等諸多方面的秘密，其中還包括核心秘密，一旦泄密，很可能影響到單位的發(fā)展。因此，單位的檔案管理者和全體員工應(yīng)當(dāng)切實履行好單位保密的義務(wù)，加強檔案保密工作，以此保護單位的利益，提高單位的整體形象。

1.加強單位檔案管理工作主要作用

1.1 作為考察依據(jù)的作用

在一個單位中，檔案管理無疑是單位協(xié)調(diào)、有序、高效運行的有效保證。作為歷史的鑒證與其它的文獻是不一樣的，檔案具有法律的效應(yīng)。由于檔案所具有的自身特點及自然的形成方式，使檔案的記錄更具客觀性，成為更容易令人信服的證據(jù)，因此，檔案作為真實憑證而存在。

1.2 作為參考的作用

由于檔案屬于最可靠的參考材料，沒有被篡改過，很多都涉及親筆簽名或是手稿，有些還包含著照片或是錄音帶等，因此是反映歷史最為客觀的材料，是最有利的實事憑據(jù)。同時，檔案的參考性和內(nèi)容非常廣泛與豐富，任何地區(qū)或公司等都有自己的檔案管理工作室，所以，當(dāng)所涉及的難題需要參考檔案的時候，只要到有關(guān)檔案工作室就能找到答案。由此我們可以知道檔案管理工作的重要性。作為檔案管理工作的工作者，要定期接受和保管好檔案，在樹立法制觀念的同時做好檔案的保密工作，并熱愛檔案管理工作等。

2.當(dāng)前單位檔案管理工作的現(xiàn)狀

2.1 檔案管理工作不能充分的重視檔案資源的重要價值

現(xiàn)階段，很多單位對檔案管理工作的認(rèn)識主要停留在最基本的對檔案信息的收集、整理、保管等層面，很少注意到檔案資源的綜合利用。事實上，檔案管理工作的主要目的在于有效的提供檔案管理基本信息，對單位工作的開展提供基本的參考資料。但現(xiàn)階段，很多單位的檔案管理工作均較少了利用檔案資源，且檔案資源存在方式單一、范圍相對較小的狀況，不能有效的推動檔案管理工作的深入開展。

2.2 單位檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施相對落后

隨著社會的不斷進步與發(fā)展，尤其是隨著信息化時代的到來，計算機技術(shù)已經(jīng)開始作為一門基本的技術(shù)應(yīng)用在各行各業(yè)的發(fā)展中，但很多單位并沒有普及計算機技術(shù)，很多單位只是簡單的將檔案信息錄入到計算機中，但并沒有實現(xiàn)檔案的信息化管理，很多事業(yè)單位依然存在基礎(chǔ)社會老化的現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了事業(yè)單位的持續(xù)發(fā)展。

2.3 檔案管理工作人員的素質(zhì)有待進一步提高

檔案管理工作對技術(shù)性要求相對較高，因此要求檔案管理工作人員要具備專業(yè)化的檔案管理技能與素質(zhì)，但現(xiàn)階段，很多單位的檔案管理人員均缺乏專業(yè)的檔案管理知識培訓(xùn)，對檔案管理工作的程序不清楚，很大程度上影響了檔案管理工作的科學(xué)發(fā)展，進而影響了單位自身的持續(xù)發(fā)展與進步。

2.4 檔案管理的科學(xué)性與規(guī)范性管理程度相對較低

目前很多單位由于對檔案管理工作的重視程度相對較低，因此不能充分認(rèn)識到檔案管理以及檔案資源的重要性，導(dǎo)致對檔案管理工作的投入、管理工作錯位甚至錯位。很多單位的工作人員甚至認(rèn)為檔案管理工作是可有可無的部門，較少的對檔案管理工作進行規(guī)范化管理，導(dǎo)致檔案管理工作的松散性發(fā)展，影響了事業(yè)單位的整體發(fā)展。

3.加強單位檔案管理工作的對策

3.1 完善硬件設(shè)施

檔案保密室是檔案保護和存放的重要場所，完善內(nèi)外部硬件設(shè)施是保管好檔案的必備條件。在做好檔案的保密過程中，我們加強了檔案室的管理，對檔案室進行了調(diào)整。一是將單位的基建檔案、文書檔案、人事檔案、會計檔案搬到較高樓層，解決檔案容易受潮、發(fā)霉的問題。二是根據(jù)國家、省市有關(guān)保密規(guī)定安裝了“三鐵二器”。

3.2 健全檔案管理制度

（1）規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。建立起來的規(guī)章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應(yīng)單位檔案管理的需要。

（2）簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應(yīng)以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標(biāo)，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。第三，堅持制度約束的雙向性，既約束領(lǐng)導(dǎo)又約束職工。領(lǐng)導(dǎo)的行為和形象直接影響著制度的順利執(zhí)行，而職工是單位的主要構(gòu)成群體，是制度的主要約束對象和執(zhí)行者。第四，堅持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。要嚴(yán)格執(zhí)行檔案查借閱制度、保密制度，健全檔案材料形成、報送責(zé)任制，并把執(zhí)行情況作為檢查管理人

3.3 提高人員素質(zhì)

做好檔案管理的保密工作，提升檔案人員的素質(zhì)是關(guān)鍵。隨著單位保密工作的不斷發(fā)展，對檔案管理人員的素質(zhì)提出了更高要求。保密室的檔案人員須按保密管理規(guī)定由局保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組審核確定，經(jīng)保密培訓(xùn)持證上崗，并報市保密行政管理部門備案。檔案管理人員的素質(zhì)直接影響到保密工作的質(zhì)量。那么如何提高檔案管理人員的素質(zhì)呢？一是要有正確的政治方向，較強的責(zé)任心和高度的責(zé)任感，堅持貫徹《檔案法》和《保密法》。二是努力學(xué)習(xí)鉆研業(yè)務(wù)。檔案人員在熟悉和掌握本專業(yè)知識的同時，還要掌握計算機應(yīng)用等相關(guān)的知識，參加針對不同類型單位開展的檔案管理專題培訓(xùn)。三是檔案管理人員要轉(zhuǎn)變觀念，勇于實踐和創(chuàng)新，積極參與科研、生產(chǎn)活動，為推動單位進步和產(chǎn)業(yè)升級服務(wù)。在具體的實踐中，我們結(jié)合本單位的實際情況，一方面從實際出發(fā)，把學(xué)習(xí)《檔案法》、《保密法》納入學(xué)習(xí)教育計劃，舉辦保密干部培訓(xùn)班；印制了新《保密法》學(xué)習(xí)資料共600本，分發(fā)到局機關(guān)全體人員和各中心所屬班、組長以上人員人手一冊，組織認(rèn)真學(xué)習(xí)；另一方面，廣泛開展宣傳教育活動，組織保密知識競賽及征文活動，懸掛《檔案法》、《保密法》的宣傳圖解，將與保密有關(guān)的小冊子印發(fā)到各處室，提高全體員工的保密意識。堅持專業(yè)人才培養(yǎng)，營造尊重知識，尊重人才的良好氛圍。通過學(xué)習(xí)，我們深深體會到，檔案管理人員的素質(zhì)是國家秘密得以保守的重要保障。在檔案管理及保密過程中，技術(shù)的發(fā)展和運用、設(shè)備的使用和管理、制度的制定和實施，每一個環(huán)節(jié)都是依靠人來完成的，所以管理好人就是管理好國家秘密。

3.4 加強單位檔案保密工作

正確處理好保密和利用的關(guān)系是做好檔案保密工作的重點。由于本單位的特殊性，科技檔案的利用頗顯頻繁，而科技檔案大部分是涉密檔案。根據(jù)這一特點，我們建立了《涉密檔案復(fù)印制度》，規(guī)定涉密檔案的復(fù)印必須進行嚴(yán)格的審批及登記。即先由利用者提出申請，注明要復(fù)印的原因、內(nèi)容、份數(shù)，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字、批準(zhǔn)后方能由涉密人員在涉密復(fù)印機上進行。復(fù)印件視同原件處理，并限期歸還，減少文件的處延。檔案管理人員對單位的科技檔案室?guī)齑娴臋n案圖紙進行了清理，對一些還沒有登帳，漏登的文件、圖紙進行了整理編目工作，新編專項目錄達二十余冊。對工藝文件、圖紙發(fā)放實行定點、定額，以舊換新，避免以往文件、圖紙利用發(fā)放工作中存在的保密隱患。檔案管理人員著重對2000年以來的案卷重新整理，把涉密文件與非涉密文件分開組卷，分開提供利用，徹底解決了涉密與非涉密材料混卷、涉密文件分散不集中、調(diào)密查找不便的問題。進一步完善了《涉密檔案利用制度》，規(guī)定涉密檔案的借閱，必須履行登記、簽字手續(xù)，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理人員借出，任何人無權(quán)擅自提供借閱，涉密檔案在規(guī)定時間內(nèi)使用完畢后，檔案管理人員應(yīng)及時核對歸檔。同時抓好檔案的日常利用工作，檔案部門編制了各種案卷目錄及卷宗介紹，努力開發(fā)檔案信息，編寫大事記及專題匯編。幾年來，檔案管理人員戰(zhàn)斗在保密工作的第一線，在基礎(chǔ)管理工作中，多次在管理程序和方法上積極探索改進，取得了良好的成效。

4.結(jié)束語

檔案管理是一項技術(shù)性很強的工作，加強檔案管理工作將成為本單位重中之重的根本任務(wù)。合理科學(xué)的對檔案進行管理，不但可以對企業(yè)或單位的業(yè)績給予衡量，還可以對企業(yè)或單位的管理水平給予衡量；同時要把握新《保密法》精神實質(zhì)，緊密結(jié)合特區(qū)機關(guān)后勤工作的特點，積極研究把握特區(qū)機關(guān)后勤保密工作的規(guī)律，學(xué)以致用。

參考文獻：

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