IT環(huán)境下手工與電算相結(jié)合的會計綜合實訓方法研究

王春梅 楊 婧

一、我國高校手工會計綜合實驗現(xiàn)狀

會計手工綜合實驗教材的內(nèi)容一般以某公司一個月的經(jīng)濟業(yè)務(wù)為實驗平臺，在給定企業(yè)實驗環(huán)境的前提下，來完成投資、籌資、成本、所得稅、財務(wù)會計的一系列核算和財務(wù)報告及國稅、地稅的申報表。

實驗的基本程序是：設(shè)立賬簿、處理當月的經(jīng)濟業(yè)務(wù)、登記科目匯總表、登記賬簿，月末進行對賬結(jié)賬、編制財務(wù)報告、填寫納稅申報表。實驗形式以分組、設(shè)崗、輪崗為主，即根據(jù)教學要求和課程學時，確定實驗操作原則，設(shè)置崗位并進行分工，經(jīng)過崗位輪換轉(zhuǎn)變角色共同完成實驗內(nèi)容。

實驗實現(xiàn)方式是，借助紙質(zhì)材料（如記賬憑證、現(xiàn)金/銀行/總賬三個賬本、活頁賬（現(xiàn)金流量臺賬、存貨類等）），手工完成實驗程序中的內(nèi)容。

二、存在的問題

1.模擬業(yè)務(wù)缺乏規(guī)律性

教材模擬企業(yè)的活動列舉了100條左右經(jīng)濟業(yè)務(wù)，缺乏一定的規(guī)律性，學生很難總結(jié)出各種同類經(jīng)濟業(yè)務(wù)的特點，或者不會留有較深刻的印象，不能起到舉一反三的作用。

2.數(shù)據(jù)準確性不高

在手工核算方式下，對數(shù)據(jù)進行分類整理是通過將記賬憑證的內(nèi)容按會計科目轉(zhuǎn)抄到日記賬、明細分類賬以及總分類賬的形式來實現(xiàn)的。同一數(shù)據(jù)的多次轉(zhuǎn)抄不僅浪費時間、人力和財力（存儲紙張等），而且還容易造成錯誤，為了減少這類錯誤又額外增加一些核對工作，如編制試算平衡表、進行明細賬和總賬的核對等，造成資源的極大浪費。

3.更正程序復(fù)雜

在實驗過程中，如果發(fā)現(xiàn)所填制的憑證或賬表有錯，必須重新填寫一張或涂寫更改，這樣會對后期的工作造成混亂。而且如果某個數(shù)據(jù)源填寫錯誤，其它賬簿中的數(shù)據(jù)也必須更改，那么需要檢查每個與此數(shù)據(jù)源相關(guān)的其它數(shù)據(jù)，不僅增加大量的工作，也很容易漏掉一些相關(guān)數(shù)據(jù)，使得賬簿中的數(shù)據(jù)的正確性和準確性難以得到保證。

所有的數(shù)據(jù)雖然有一定的聯(lián)系性，可是學生在總結(jié)時，很難逆向發(fā)現(xiàn)其真正的規(guī)律性。

三、IT環(huán)境下會計綜合實訓方法研究

（一）經(jīng)濟業(yè)務(wù)的列舉要求

為了使手工會計實驗與基于ERPU8財務(wù)軟件實驗同步進行，建議將手工實驗中所列某月的經(jīng)濟業(yè)務(wù)按如下方式分類：

1.采購與應(yīng)付經(jīng)濟業(yè)務(wù)處理；2.銷售與應(yīng)收經(jīng)濟業(yè)務(wù)處理；3.生產(chǎn)業(yè)務(wù)經(jīng)濟業(yè)務(wù)處理；4.固定資產(chǎn)經(jīng)濟業(yè)務(wù)處理；5.職工薪酬經(jīng)濟業(yè)務(wù)處理。

這樣，學生能較好地掌握各種類型經(jīng)濟業(yè)務(wù)的處理方法，并能總結(jié)其特點和規(guī)律，同時為手工轉(zhuǎn)入ERP系統(tǒng)打下基礎(chǔ)，以便更好地將手工實驗與ERP實驗進行對接，能系統(tǒng)領(lǐng)會二者之間的聯(lián)系和顯著區(qū)別。

（二）使用Excel賬務(wù)處理模板輔助手工實驗進行會計核算

1.基本思路

在手工紙質(zhì)實驗的同時，利用EXCEL二次進行會計綜合實驗，這種模式不僅要求學生非常熟悉EXCEL及常用財務(wù)函數(shù)，而且要求學生熟悉利用EXCEL進行會計核算的整個流程。由于會計專業(yè)的學生之前學習過基礎(chǔ)會計、中級會計、財務(wù)管理和EXCEL在財務(wù)管理中的應(yīng)用等相關(guān)課程，學生完全有能力應(yīng)用EXCEL軟件完成會計綜合實驗的全部過程。在授課中，教師直接提供Excel財務(wù)模板，不必要求學生重新設(shè)計記賬憑證和賬簿的界面，以及其中涉及到的各種函數(shù)，將其相當紙質(zhì)狀態(tài)進行填寫，講解自動生成日記賬、明細賬和總賬的原理即可。

在使用Excel進行會計核算時，登賬的環(huán)節(jié)完全可以取消，即平時不記現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、明細分類賬及總賬，只將記賬憑證保存在一起，在需要時對記賬憑證按會計科目、日期等條件進行檢索、編輯直接輸出日記賬、明細賬、總賬甚至會計報表。由于計算機處理速度相當快，因此檢索和編輯的時間很短，能快速得到各賬簿和報表資料；另一方面由于計算機不會發(fā)生遺漏、重復(fù)及計算錯誤，因此某些手工方式下的核對環(huán)節(jié)不復(fù)存在。這樣，學生可以將其與手工實驗中各賬薄的數(shù)據(jù)進行實時核對，及時發(fā)現(xiàn)手工填寫過程中的錯誤，對手工實驗起到很好的輔助作用。同時，使學生能有較多精力處理和理解會計業(yè)務(wù)本身，理解其原理，數(shù)據(jù)的傳遞關(guān)系和控制關(guān)系。

其缺點是對學生的計算機、會計知識要求較高，教師考核時也有一定的難度。因此，目前采用此模式進行會計綜合實驗的院校極少。

2.使用EXCEL進行會計核算的具體過程

Excel是一種非常實用的電子表格處理軟件，提供了上百個數(shù)據(jù)處理函數(shù)，借此我們可以編制各種類型的報表。使用Excel進行會計核算的過程如圖1所示。

圖1

（1）建立會計科目表

根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)種類和涉及到的賬戶，在Excel中建立一個標準的科目代碼和科目名稱對照表，這樣在編制會計分錄時，可直接引用，并作相應(yīng)的有效性控制。即只有科目表中存在的科目才可以在會計分錄中引用。在填制憑證的同時完善會計科目表，這樣重復(fù)的科目便可直接選擇。如圖2所示：

圖2

2）編制記賬憑證表

如圖3所示，設(shè)計記賬憑證相關(guān)內(nèi)容。

圖3

為了保證填寫內(nèi)容的正確性和效率，對憑證中的相關(guān)內(nèi)容進行如下設(shè)置。

Ⅰ憑證號

選擇單元格B2：B2000，設(shè)置數(shù)據(jù)有效性，憑證號必須是大于或等于1的整數(shù)，如圖4。

圖4

選擇單元格B2：B2000，單元格屬性，選擇“自定義”，輸入0000，這樣憑證號的長度為4，如圖5。

圖5

Ⅱ科目代碼

選擇單元格D2：D2000，設(shè)置數(shù)據(jù)有效性，選擇序列，來源為會計科目表中科目代碼一列，這樣可以保證憑證中的科目代碼與會計科目表中的一一對應(yīng)。

圖6

Ⅲ科目名稱

用VLOOKUP函數(shù)取科目名稱，根據(jù)憑證表中科目代碼，在會計科目表中取對應(yīng)的科目名稱。如E4單元格的科目名稱的公式為：=VLOOKUP(D4,會計科目及余額表!$A$4：$B$49,2,0)，以下的科目名稱復(fù)制E4單元格的公式即可。

（3）編制會計科目發(fā)生額及余額表

將會計科目表中的科目代碼、科目名稱、期初借方余額和期初貸方余額復(fù)制到會計科目發(fā)生額及余額表中。憑證記賬后，通過設(shè)置好的公式直接更新會計科目的本期借方發(fā)生額、本期貸方發(fā)生額、期末借方余額和期末貸方余額。其函數(shù)公式如下：

本期借方發(fā)生額E3={SUM(IF((LEFT(記賬憑證!$D$3：$D$999,LEN(TRIM(A3)))=TRIM(A3))*(LEN(TRIM(記賬憑證!$I$3：$I$999))<>0),記賬憑證!F$3：F$999))}（這是數(shù)組公式，輸入公式后按Ctrl+Shift+Enter）

本期借方發(fā)生額F3={SUM(IF((LEFT(記賬憑證!$D$3：$D$999,LEN(TRIM(A3)))=TRIM(A3))*(LEN(TRIM(記賬憑證!$I$3：$I$999))<>0),記賬憑證!G$3：G$999))}

期末借方余額G3=IF(((C3-D3)+(E3-F3))>=0,(C3-D3)+(E3-F3),0)

期末貸方余額H3=IF(((C3-D3)+(E3-F3))<0,ABS((C3-D3)+(E3-F3)),0)

以下單元格復(fù)制即可，也可以用余額表代替總賬。

（4）生成日記賬和明細賬

利用Excel中的“高級篩選”功能，隨時根據(jù)“記賬憑證”中的數(shù)據(jù)生成所需科目的日記賬或明細賬。

（5）編制資產(chǎn)負債表、利潤表

用VLOOKUP函數(shù)取會計科目發(fā)生額和余額表中對應(yīng)科目的數(shù)據(jù)，即可得資產(chǎn)負債表中各資產(chǎn)和負債及權(quán)益的年初數(shù)和年末數(shù)，以及利潤表中的各科目的發(fā)生額。

（6）編制現(xiàn)金流量表

用SUMIF函數(shù)取記賬憑證中相關(guān)經(jīng)營活動、投資活動和籌資活動有關(guān)的現(xiàn)金。

此外，如果需要填制其它報表和稅表，也用相關(guān)函數(shù)直接從記賬憑證表或會計科目發(fā)生額及余額表中取數(shù)。

（三）使用財務(wù)軟件進行會計實驗

在完成手工或基于Excel模板的會計綜合實驗后，將實驗資料轉(zhuǎn)換到財務(wù)軟件中進行第三次會計實驗的練習，培養(yǎng)學生財務(wù)業(yè)務(wù)一體化會計業(yè)務(wù)處理能力，體會手工會計實驗與電算化實驗的聯(lián)系與區(qū)別。具體注意事項如下：

1.初始化設(shè)置

與手工實驗不同的是，通用會計軟件必須首先進行初始化設(shè)置，初始化設(shè)置的正確與否，直接關(guān)系到日常業(yè)務(wù)處理能否正常進行，而且對于記賬后的賬簿產(chǎn)生較大的影響。所以，要求學生必須整理企業(yè)的各種資料，如部門、人員、客戶和供應(yīng)商、一級科目和明細科目以及其輔助設(shè)置、結(jié)算方式、各種核算方法等。除此以外，還需對工資、固定資料、購銷存以及應(yīng)收應(yīng)付系統(tǒng)進行初始化設(shè)置。其中，會計科目的設(shè)置即是重點又是難點，有許多科目需要設(shè)置輔助核算，其方法和含義與手工實驗中的單一賬戶設(shè)置方法完全不同，如：銀行存款科目在增加明細科目的同時選中“日記賬”和“銀行賬”復(fù)選框，其含義是在“記賬”的過程中，自動生成銀行存款日記賬和銀行對賬單。諸如此類的科目還有“庫存現(xiàn)金”、“應(yīng)收賬款”、“應(yīng)付賬款”、“原材料”等，通過適宜的輔助核算設(shè)置，可以極大地提高和改善數(shù)據(jù)統(tǒng)計和分析功能。這樣，雖然極大地增加了電算化會計實驗的內(nèi)容和難度，但有助于學生較深入地了解和理解初始化設(shè)置和日常業(yè)務(wù)處理以及期末處理的關(guān)聯(lián)性。

2.財務(wù)業(yè)務(wù)一體化處理

在手工實驗中，所有的業(yè)務(wù)都以分錄的形式記錄于記賬憑證中，財務(wù)與業(yè)務(wù)分離。但在財務(wù)軟件中，是將業(yè)務(wù)發(fā)生的原始信息記錄于軟件中相對應(yīng)的模塊，如購買某固定資產(chǎn)，直接將所購買資產(chǎn)的各種信息記錄于固定資產(chǎn)管理子系統(tǒng)中，系統(tǒng)根據(jù)所保存的單據(jù)自動生成記賬憑證，而不是直接在總賬中填寫記賬憑證，這樣能真正實現(xiàn)財務(wù)業(yè)務(wù)一體化管理，學生能身臨其境地體會網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下財務(wù)人員的工作內(nèi)容和職能。作為財會人員，不再僅僅是客觀地制造和反映會計信息，而應(yīng)從會計核算職能轉(zhuǎn)向會計管理職能，實現(xiàn)會計信息增值和創(chuàng)造更高的效能通過財務(wù)控制分析參與企業(yè)綜合管理和提供專業(yè)決策。

3.期末業(yè)務(wù)處理

在手工實驗中，直接將計算后的期末轉(zhuǎn)賬憑證填入記賬憑證中，其準確性和工作效率相對較低。在財務(wù)軟件中，可以通過期末轉(zhuǎn)賬定義和轉(zhuǎn)賬生成功能實現(xiàn)期末業(yè)務(wù)處理，其難點是轉(zhuǎn)賬定義中的科目和金額公式的設(shè)置，同時，為了能順利進行期末業(yè)務(wù)處理，初始設(shè)置中的會計科目也必須與其一一對應(yīng)。但由于期末業(yè)務(wù)處理具有較強的規(guī)律性，一次設(shè)置可多次使用，可以大大提高期末業(yè)務(wù)處理的準確性和效率。

4.編制財務(wù)報表

在財務(wù)軟件中，記賬后的憑證數(shù)據(jù)傳遞到賬簿中，各種財務(wù)報表如資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等，均可通過在UFO報表設(shè)置相應(yīng)金額公式的功能實現(xiàn)自動從賬簿中取數(shù)。其難點是金額公式的設(shè)置，要求學生掌握取數(shù)的原理和方法。而且，利用UFO報表中關(guān)鍵字的功能，可以實現(xiàn)按年、月或日從賬簿中取數(shù)，即一個模板可以取不同時點的數(shù)據(jù)，這樣可以大大提高制作報表的準確性和效率。

四、小結(jié)

在電子信息技術(shù)和ERP系統(tǒng)快速發(fā)展的今天，為了培養(yǎng)出符合社會需要的綜合性人才，會計綜合實驗課程完全可以將基于紙質(zhì)手工會計實驗、基于EXCEL財務(wù)模板的模擬手工會計實驗和基于財務(wù)軟件的電算化實驗相結(jié)合，使學生在會計綜合實訓中得到更好地鍛煉。不同的實驗方式，由于其載體不一樣，分析和解決問題的角度大不相同，其重點和難點也有較大區(qū)別，這樣，有助于學生從不同角度學習和掌握會計綜合實驗中包含各種要素，起到培養(yǎng)學生具有較高會計綜合素養(yǎng)的目的，能更好的適應(yīng)社會的各種需求。

[1]楊周南，《會計信息系統(tǒng)——面向財務(wù)業(yè)務(wù)一體化》，電子工業(yè)出版社，2006.9.

[2]孫良文，《Excel財務(wù)管理》，內(nèi)蒙古大學出版社，2011.2.

[3]郭莉榮，綜合會計實驗，中國金融出版社，2010.4.

[4]肖淑芳，吳仁群，Excel財務(wù)量化分析，中國人民大學出版社，2003-11.

[5]陳乃激主編,會計手工與ERP項目實訓教程,立信會計出版社,2011年1月,第1版.