基于多用戶的高校圖書館辦公用品管理系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)

王炳江

（華北電力大學(xué)圖書館 河北 保定 071003）

1 引言

隨著高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，許多高校形成了多個校區(qū)聯(lián)合辦學(xué)的形式。因此，高校圖書館也形成了總分館的管理模式。這種總館分館的管理模式在一定程度上滿足了不斷增長的高校師生的信息資源需求，但同時也給圖書館辦公用品的管理帶來了不便。當(dāng)前大部分圖書館對于辦公用品的管理都停留在手工或單機(jī)計算機(jī)記賬和管理階段[1-2]，未實現(xiàn)基于網(wǎng)絡(luò)的分布式管理，這在很大程度上影響了圖書館辦公用品管理效率的提高。

為實現(xiàn)圖書館辦公用品管理工作的規(guī)范化、程序化，及時發(fā)布用品信息，提高工作效率，筆者所在的華北電力大學(xué)圖書館設(shè)計開發(fā)了辦公用品管理及服務(wù)系統(tǒng)，實現(xiàn)了從用品采集、用品信息發(fā)布到用品發(fā)放、用品流通統(tǒng)計等一系列工作的自動化管理。本文將對該系統(tǒng)的設(shè)計與應(yīng)用進(jìn)行詳細(xì)闡述。

2 系統(tǒng)需求分析

2.1 系統(tǒng)功能需求

基于圖書館辦公用品管理的工作流程，我們以用品清單為主線，建立起相應(yīng)的數(shù)據(jù)字典，并依此歸納出辦公用品管理系統(tǒng)應(yīng)具備以下基本功能：

（1）用品信息的采集及發(fā)布功能，即信息入庫和信息公布，包括用品編號、用品名稱、品牌、規(guī)格、單位、單價、庫存數(shù)量。

（2）用品出庫信息功能。在設(shè)計出庫信息功能時，我們將其分為人員信息和用品信息兩部分?？紤]到分館及工作性質(zhì)等原因，需在系統(tǒng)中添加預(yù)入庫和預(yù)出庫的信息管理功能。

（3）用品庫存報警功能。為保障各類辦公用品的持續(xù)供應(yīng)，對系統(tǒng)中用品庫存狀態(tài)為零的用品進(jìn)行報警提示功能，以保證及時采購補(bǔ)充相應(yīng)用品。

（4）用品信息的查詢、統(tǒng)計匯總及報表打印功能。系統(tǒng)可以根據(jù)用品的入庫和出庫的詳細(xì)信息進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計，并支持打印存檔。

（5）用戶權(quán)限管理功能，根據(jù)用戶的工作需要分配相應(yīng)的權(quán)限，對用戶進(jìn)行的操作進(jìn)行限定，確保系統(tǒng)的安全性。

2.2 系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)

根據(jù)對系統(tǒng)功能需求分析的結(jié)果，本系統(tǒng)對不同網(wǎng)絡(luò)用戶采用C／S和B／S結(jié)構(gòu)設(shè)計方式，使得圖書館總館和分館用戶能夠?qū)k公用品進(jìn)行分布式管理[3-4]。系統(tǒng)分為客戶端、數(shù)據(jù)庫、應(yīng)用服務(wù)器三個部分，數(shù)據(jù)庫使用的是SQL server2000，客戶端使用C＋＋build6.0。用戶通過客戶端和瀏覽器訪問應(yīng)用服務(wù)器，應(yīng)用服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫服務(wù)器交互獲得數(shù)據(jù)，如圖1所示。為便于安裝和使用，我們用第三方軟件進(jìn)行了編譯封裝，形成綠色免安裝軟件。

圖1 系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)圖

3 系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)

3.1 功能模塊設(shè)計

根據(jù)用戶的不同，用品管理系統(tǒng)可以劃分為后臺管理和前臺用戶使用兩個子系統(tǒng)。其中后臺管理子系統(tǒng)的使用者是系統(tǒng)管理員，主要功能模塊包括用品信息采集和發(fā)布、查詢和統(tǒng)計、用戶權(quán)限管理等；前臺服務(wù)子系統(tǒng)面對用戶，主要功能包括瀏覽信息、申請使用和用品領(lǐng)用等。該系統(tǒng)的功能模塊如圖2所示。

圖2 系統(tǒng)功能模塊圖

3.2 關(guān)鍵模塊的功能實現(xiàn)和應(yīng)用

3.2.1 用戶權(quán)限管理功能

用戶管理的主要功能是對用戶進(jìn)行建立、刪除、設(shè)置權(quán)限等。本系統(tǒng)的用戶權(quán)限設(shè)計是基于用戶級別的訪問控制原理，通過二進(jìn)制數(shù)按位設(shè)置來實現(xiàn)的，第0位（入庫單操作使能）：0-不能操作入庫單，1-可以操作入庫單；第1位（出庫單操作使能）：0-不能操作出庫單，1-可以操作出庫單；第2位（操作是否需要管理員確認(rèn)）：0-操作不需要管理員確認(rèn)，1-操作需要管理員確認(rèn)，該字節(jié)=0XFB（251）時為管理員權(quán)限。

3.2.2 用品信息采集和發(fā)布功能

管理員具有用品信息采集和信息發(fā)布的權(quán)限，管理員進(jìn)入后臺管理系統(tǒng)界面，將用品的相關(guān)信息進(jìn)行錄入和發(fā)布。其中，單據(jù)編號是根據(jù)日期自動生成的，添加用品時在數(shù)據(jù)窗口的表格中雙擊即可進(jìn)入“用品清單”管理的界面，用品信息采集和發(fā)布時按類找到該用品以前的庫存，雙擊就可增加庫存的數(shù)量。

3.2.3 用品信息管理和查詢統(tǒng)計功能

用品信息管理模塊的功能包括對用品信息的設(shè)置或改變部門、用品分類、庫存管理等；查詢和統(tǒng)計功能可分為用品信息的入庫、出庫及庫存的統(tǒng)計。查詢時可選擇檢索條件，如出入庫選擇、部門、領(lǐng)用人等，如不限定條件，檢索到的是所有人的領(lǐng)用記錄，點擊領(lǐng)用記錄，可以顯示出領(lǐng)用詳單，如需打印，也可將領(lǐng)用詳單打印存檔。統(tǒng)計時可按“用品編號”、“用品名稱”、“用品分類”、“用品品牌”、規(guī)格型號等隨意組配查詢和統(tǒng)計。

用戶可根據(jù)自身權(quán)限進(jìn)行用品信息瀏覽和用品領(lǐng)取的申請，雙擊出庫單，自動生成出庫單號，在出庫單的數(shù)據(jù)表格中雙擊即可進(jìn)入庫存管理（用品清單）的界面，選定要領(lǐng)用的物品后直接雙擊，輸入數(shù)量即可。需要指出的是，為了適應(yīng)多個校區(qū)多用戶管理和使用的需要以及圖書館的特殊的工作性質(zhì)，在用品領(lǐng)取時首先進(jìn)行預(yù)出庫處理，領(lǐng)用人在遠(yuǎn)程能對用品庫存信息進(jìn)行查詢，先進(jìn)行預(yù)出庫操作，管理員將用品出庫后，再由領(lǐng)用人在“我的單子”中進(jìn)行“確認(rèn)”操作，當(dāng)然，在實際操作完成之前可以進(jìn)行“取消”操作。

3.3 系統(tǒng)登錄模式

為滿足用戶更便捷登錄和使用該系統(tǒng)，我們除了為用戶提供系統(tǒng)客戶端軟件登錄以外，還開發(fā)了WEB模式的登錄方式，用戶可以使用局域網(wǎng)上的任何一臺計算機(jī)通過任何途徑（用品清單中的所有字段）對用品的領(lǐng)用情況進(jìn)行查詢，使用戶更加方便快捷地了解本部門或本人的用品領(lǐng)用情況，同時也提高了圖書館對辦公用品的使用和查詢管理效率。

4 結(jié)束語

圖書館辦公用品管理系統(tǒng)是實現(xiàn)圖書館辦公自動化的重要組成部分，也是當(dāng)前圖書館辦公管理領(lǐng)域的一個新的嘗試和突破。自2010年6月該系統(tǒng)研發(fā)完成以來，我館已投入使用了一年多的時間，從該系統(tǒng)使用的效果來看完全實現(xiàn)了系統(tǒng)最初的設(shè)想，使圖書館辦公用品的儲備和使用達(dá)到了最佳的供給狀態(tài)，避免了用品積壓和短缺，滿足了多校區(qū)多用戶的同時使用和管理的需要，降低我館辦公管理的人力及物力損耗，提升了圖書館整體發(fā)展的信息化水平。

此外，本系統(tǒng)基于多用戶操作的設(shè)計思路和基于C／S系統(tǒng)結(jié)構(gòu)保證了該系統(tǒng)具有良好的開放性和較強(qiáng)的移植性，適用于各類型圖書館的辦公用品管理。

[1]陳緒東，馮收站，王秀玫.辦公用品管理系統(tǒng)的設(shè)計與開發(fā)[J].電腦編程技巧與維護(hù)，2010，（8）：55-56，69.

[2]白麗芳.談高校辦公用品管理系統(tǒng)的設(shè)計[J].遼寧師專學(xué)報：社會科學(xué)版，2009，（1）：121-122.

[3]柴園園.圖書館智能辦公系統(tǒng)關(guān)鍵技術(shù)的研究[J].鐵路計算機(jī)應(yīng)用，2006，15（3）：52-54.

[4]彭曉慶.高校圖書館電子資源服務(wù)監(jiān)控系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)[J].現(xiàn)代圖書情報技術(shù)，2011，（4）：82-88.