地方高校開展科技查新服務(wù)的實踐與思考——以廣西大學(xué)查新站為例

林 葵，韓春華，黃日昆

(廣西大學(xué)圖書館，廣西 南寧 53000)

科技查新(以下簡稱“查新”)作為國家科研服務(wù)體系和科技管理的重要內(nèi)容之一，是為管理部門和科研人員提供決策依據(jù)的情報服務(wù)。開展查新服務(wù)，是高校圖書館履行情報職能的重要方式。目前教育部已在全國84所高校設(shè)立查新站，主要分布在“985”“211”高校和地方知名大學(xué)。廣西大學(xué)是廣西唯一一所進(jìn)入國家“211工程”建設(shè)的地方綜合性大學(xué)，廣西大學(xué)查新站是目前教育部在廣西設(shè)立的唯一一所部級查新工作站。本文通過對廣西大學(xué)查新站2008—2012年查新業(yè)務(wù)的總結(jié)分析，揭示地方高校查新工作的狀況和特點，指出存在的問題，提出今后的發(fā)展對策。

1 廣西大學(xué)查新站的總體情況

1992年11月經(jīng)原廣西科委授權(quán)批準(zhǔn)，廣西大學(xué)成為廣西最早開展查新工作的高校之一。1997年廣西大學(xué)和廣西農(nóng)業(yè)大學(xué)兩校合并后，新的廣西大學(xué)查新站同時具有省級(理工類)和國家農(nóng)業(yè)部級(農(nóng)學(xué)類)查新資質(zhì)。長期以來，廣西大學(xué)重視查新站建設(shè)，查新站隸屬圖書館管理。依托圖書館豐富的文獻(xiàn)資源，查新站開展服務(wù)二十年來，共完成查新項目近3000件，為學(xué)校教學(xué)科研建設(shè)和地方經(jīng)濟社會發(fā)展提供了有力的科技支撐。2012年12月，廣西大學(xué)查新站獲批教育部部級查新工作站資質(zhì)(編號LN01，理工農(nóng)類)。

1.1 文獻(xiàn)資源現(xiàn)狀

近年來，廣西大學(xué)圖書館文獻(xiàn)資源建設(shè)發(fā)展迅速，建立了以 SCI、SciFinder、Elsevier、IEL、Wiley、Ei等國際一流數(shù)據(jù)庫為核心、學(xué)科范圍全面、資源類型完整的數(shù)字資源體系。目前擁有各類大型綜合性和專業(yè)性中外文數(shù)據(jù)庫或數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)75種，全文型中外文電子期刊超過2萬種。還開通了DIALOG國際聯(lián)機檢索系統(tǒng)，并與CALIS、CASHL、NSTL建立文獻(xiàn)共享機制。圖書館豐富的數(shù)據(jù)庫資源在給全校師生提供了多層次、多類型的信息資源保障的同時，也完全滿足查新業(yè)務(wù)需要。

1.2 查新業(yè)務(wù)的特點

以2008—2012年廣西大學(xué)查新站受理的所有查新項目(共1192件)作為統(tǒng)計信息源，從項目數(shù)量及服務(wù)對象、查新目的和范圍、學(xué)科范圍、委托時間分布等角度歸納分析查新業(yè)務(wù)特點。

1.2.1 年業(yè)務(wù)量逐年遞增，校外用戶增長迅速。年業(yè)務(wù)量是查新站服務(wù)能力的重要指標(biāo)。表1顯示，年業(yè)務(wù)量呈現(xiàn)逐年上升趨勢，2012年增長最快，比上一年度增長58%。服務(wù)對象主要以校內(nèi)用戶為主，但校外用戶連續(xù)5年迅速增長，到2012年校外用戶已超過校內(nèi)用戶。說明校內(nèi)、外查新需求不斷增長，查新站服務(wù)能力不斷增強，影響力從校內(nèi)輻射到校外。

表1 查新項目數(shù)量及服務(wù)對象統(tǒng)計表

1.2.2 立項查新和國內(nèi)查新量多，成果查新和國內(nèi)外查新量偏低。

表2 查新目的和查新范圍統(tǒng)計表

查新目的即查新報告的用途，主要有立項、成果鑒定、報獎，查新范圍主要分國內(nèi)查新和國內(nèi)外查新兩種。從表2統(tǒng)計看，5年來，立項查新占92.1%，國內(nèi)查新占89%(占絕大部分)，成果鑒定、報獎查新占7.9%，國內(nèi)外查新占11%(非常少)。

廣西科技廳規(guī)定本校完成的科研成果不能在校內(nèi)查新，而大部分成果查新用戶更愿意到本地的國家級資質(zhì)查新站查新，這是造成校內(nèi)外用戶流失的主要原因。國內(nèi)外查新量少，主要是用戶需求不足，絕大部分用戶僅要求國內(nèi)查新報告。

1.2.3 查新項目學(xué)科內(nèi)容廣泛，以理工農(nóng)類為主。將5年查新項目按中圖法學(xué)科分類統(tǒng)計，結(jié)果見表3。表3顯示查新項目涉及學(xué)科非常廣泛。其中，工業(yè)技術(shù)類比例(占57%)最大，尤其以廣西大學(xué)特色學(xué)科輕工業(yè)、化學(xué)工業(yè)、自動化技術(shù)等所占比例較大。其次是農(nóng)業(yè)科學(xué)占21.9%，這與廣西大學(xué)查新站的理工農(nóng)類學(xué)科特點相吻合。

表3 查新項目學(xué)科分布統(tǒng)計表

1.2.4 查新需求季節(jié)性強，高峰期非常明顯。表4是用戶委托時間統(tǒng)計，從中看出查新服務(wù)忙閑不均的特點。每年高峰期集中在2～3個月份，大部分時間課題量較少，有的月份甚至一個課題也沒有。這也是各地高校查新站的普遍現(xiàn)象。

表4 委托時間統(tǒng)計

1.3 存在的主要問題

1.3.1 國內(nèi)外查新報告量少。與國內(nèi)查新相比較而言，國內(nèi)外查新是在中外文文獻(xiàn)資源范圍中檢索和對比分析，確保查全查準(zhǔn)，保證查新報告質(zhì)量。據(jù)教育部科技發(fā)展中心通報，2011年全國教育部查新站國內(nèi)外查新報告占總量平均為43.6%(2010年為38.6%)，其中江南大學(xué)、福州大學(xué)、海南大學(xué)三所查新站比例低于10%。而湖南大學(xué)、內(nèi)蒙古大學(xué)、長安大學(xué)、東北林業(yè)大學(xué)、寧波大學(xué)等也曾因年查新量偏低(少于100件)而在歷年年檢中受過通報。2012年廣西大學(xué)查新站完成的國內(nèi)外查新報告有60件，僅占總量的15%。由此看出，國內(nèi)外查新報告量少的現(xiàn)象在地方高校具有一定普遍性，一定程度上影響了查新報告的質(zhì)量。究其原因主要是用戶需求不足。首先，該地區(qū)社會經(jīng)濟發(fā)展和研發(fā)能力相對落后，整體上，科研人員跟蹤學(xué)習(xí)國外先進(jìn)理論和技術(shù)的能力不強。其次，該地區(qū)科技主管部門國外查新意識淡薄，如在廣西科研廳計劃項目中，主要以當(dāng)?shù)毓まr(nóng)產(chǎn)業(yè)發(fā)展問題為主攻方向，比較關(guān)注的是課題在國內(nèi)的新穎性，一些省級或市級科技項目研究甚至只要求省內(nèi)新穎性。

1.3.2 兼職查新員查新能力不強。如何應(yīng)對高峰期是所有查新站面臨的難題之一，臨時調(diào)配兼職查新員來彌補人手不足成為主要解決辦法。由于查新任務(wù)忙閑不均的特點，而查新站不可能按高峰情況來配備常規(guī)職數(shù)，因此，兼職查新員作用的發(fā)揮直接影響查新站在高峰期的服務(wù)能力。在實際工作中，兼職查新員能力不強主要表現(xiàn)在:1)工作積極性不高。兼職查新員原崗位的工作亦較繁忙，高峰期加班查新積極性不高。2)業(yè)務(wù)不夠熟練。雖經(jīng)培訓(xùn)持有資格證，但因其崗位業(yè)務(wù)大多與查新無關(guān)聯(lián)，平時少有機會參加查新實踐，因此業(yè)務(wù)不夠熟練，面臨時間緊、任務(wù)重的查新高峰期，他們往往很難發(fā)揮大的作用。如廣西大學(xué)查新站，近年來兼職查新員完成的查新任務(wù)僅占總量的10%左右。3)由于業(yè)務(wù)不夠熟練，兼職查新員完成的查新報告質(zhì)量不高，導(dǎo)致需要耗費更多時間來審核，影響整體效率。

1.3.3 查新管理缺乏激勵機制。對查新工作的特殊性認(rèn)識不足，使高校查新站在建立激勵機制方面一直比較欠缺，導(dǎo)致查新站主動服務(wù)意識不強，查新員積極性不高。與圖書館其他讀者服務(wù)工作相比較，查新工作有其特殊性。1)對查新員專業(yè)素質(zhì)要求高。隔行如隔山，查新員所面臨的每個查新課題有可能涉及不同技術(shù)領(lǐng)域，要求查新員有能力理解課題，并與委托人及查新咨詢專家進(jìn)行有效的專業(yè)化交流、溝通以及合作。2)查新工作質(zhì)量要求高。查新報告不僅要符合教育部查新規(guī)范要求、接受審核員審核、令委托人滿意，還要接受上級主管部門的年檢。3)高峰期查新員勞動強度大?？傮w來說，查新任務(wù)計劃性差，很難估算用戶需求總量。在高峰期，查新員加班加點已成常態(tài)，常常要在2個月的時間內(nèi)完成全年工作總量的一半。與圖書館相對慢節(jié)奏和很少需要加班的工作特點完全不同，這是對查新員腦力、體力和意志力的嚴(yán)重挑戰(zhàn)。因此，必須尊重查新工作的特點，探索科學(xué)的管理辦法和激勵機制。

2 地方高校查新站發(fā)展對策

隨著是高校和社會的查新需求持續(xù)增長，高校查新站作為科技支撐和基礎(chǔ)服務(wù)的作用日趨顯著。因此，建設(shè)一個高水平的查新站，是地方高校圖書館信息服務(wù)發(fā)展的需要，也是高校為地方經(jīng)濟建設(shè)社會發(fā)展服務(wù)的時代要求。

2.1 以教育部的標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)查新站

目前，教育部科技發(fā)展中心負(fù)責(zé)全國高校教育部查新站資質(zhì)的統(tǒng)一認(rèn)定和業(yè)務(wù)指導(dǎo)和管理、年檢并通報情況，教育部查新站的水平代表著我國高校的查新服務(wù)水平。地方高校查新站應(yīng)該依照教育部發(fā)布的查新規(guī)范開展工作，按教育部評估標(biāo)準(zhǔn)和年檢要求，從文獻(xiàn)資源、查新人員隊伍、工作環(huán)境與設(shè)備條件、內(nèi)部管理、年均業(yè)務(wù)量以及查新報告質(zhì)量等方面加強自身建設(shè);同時注意加強同行交流，向先進(jìn)的查新站學(xué)習(xí)，爭取達(dá)到或超過教育部查新站平均水平。

2.2 逐步推進(jìn)國內(nèi)外查新業(yè)務(wù)

在需求不足的情況下，地方高校查新站推進(jìn)國內(nèi)外查新業(yè)務(wù)需要迎難而上。1)首先要用制度規(guī)范。如華中科技大學(xué)查新站在2011年制定了《關(guān)于規(guī)范科技查新文獻(xiàn)文種范圍的通知》，該通知明確規(guī)定不同級別的項目應(yīng)該對應(yīng)不同的查新文種，凡是國家部委以上的課題申請查新必須同時查中外文種。2)查新站主動服務(wù)，培育用戶。在高校，博士研究生有著強烈的文獻(xiàn)需求，以博士開題查新作為突破口，是地方高校查新站逐步推進(jìn)國內(nèi)外查新業(yè)務(wù)開展的有效途徑。具體措施是:首先與本校研究生處協(xié)商，爭取將開題查新納入本校博士研究生培養(yǎng)計劃中，取得政策上的支持;二是想方設(shè)法為用戶節(jié)省國際聯(lián)機費用，如通過包庫方式訂購Dialog國際聯(lián)機檢索系統(tǒng);三是，在服務(wù)初期可采取免費服務(wù)方式，吸引和培育用戶。

2.3 加強兼職查新人員隊伍建設(shè)

通過設(shè)置兼職查新員崗位，明確其崗位職責(zé)和管理辦法，加強兼職查新人員隊伍建設(shè)。1)設(shè)置兼職查新人員崗。如，在館內(nèi)具有副高職稱館員或具有理工農(nóng)醫(yī)類碩士學(xué)位的年輕館員中設(shè)置兼職查新人員崗;對于開展多元化服務(wù)查新站，站內(nèi)設(shè)專職和兼職查新崗。專職查新崗只是相對而言，查新任務(wù)少時需參與完成其他服務(wù)工作，而兼職查新崗以站內(nèi)查新服務(wù)以外的其他讀者服務(wù)為主，管理上與站外兼職查新人員崗一樣。2)完善兼職查新人員管理制度。制定兼職查新員、審核員崗位職責(zé)和管理辦法，規(guī)定兼職人員查新職責(zé)和任務(wù)、參加培訓(xùn)的權(quán)利以及考核辦法。3)選派兼職人員參加教育部資格證培訓(xùn);兼職人員和專職人員建立一對一的業(yè)務(wù)幫扶關(guān)系，共同參加館內(nèi)查新培訓(xùn)和業(yè)務(wù)討論，其查新報告先由對口幫扶的專職人員初審后，交專職審核員終審。

2.4 引入激勵機制，完善內(nèi)部管理

教育部連續(xù)多年在年檢通報中強調(diào)了激勵機制的重要性和迫切性。廣西大學(xué)查新站大膽探索，通過采用定額管理、實施超額獎勵制度和推行彈性工作制等一系列措施建立了有效的激勵機制，在提高查新員的工作積極性和保證查新質(zhì)量上取得較好效果，2012年完成查新量比上一年度增長了58%。具體做法是:1)業(yè)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化。將多元化服務(wù)的查新站所有業(yè)務(wù)逐項制定標(biāo)準(zhǔn)化工作程序，逐項量化、計算耗時。2)合理分工。明確專職和兼職查新人員兩類崗位主要職責(zé)。3)任務(wù)定額。即設(shè)定專職和兼職查新人員的基本工作量。4)制定獎罰辦法。圖書館將查新收入按一定比例返還查新站，用于超額獎勵和違規(guī)處罰。獎勵同時也與查新員獲得更多學(xué)習(xí)培訓(xùn)機會以及精神獎勵結(jié)合，查新報告有嚴(yán)重錯誤或者受用戶投訴的，按違規(guī)處罰。5)彈性工作制。對專職查新員以任務(wù)管理為主，他們可自由支配部分工作時間，兼職查新員則執(zhí)行坐班制。

地方高校查新工作有其自身特點，需要客觀分析和總結(jié)，因地制宜地加強查新站建設(shè)，才有利于提升服務(wù)質(zhì)量和水平，以便更好地為地方高校的教學(xué)科研以及本地區(qū)科技創(chuàng)新事業(yè)服務(wù)。

［1］謝新洲，李永進(jìn).科技查新與創(chuàng)新評估［M］.北京:科學(xué)技術(shù)出版社，2008.

［2］教育部科技查新服務(wù)平臺［EB/OL］.［2013－02－16］.http://www.chaxin.edu.cn/.

［3］夏 旭，顧 萍，韓 璽，等.探索科技查新工作的科學(xué)發(fā)展［J］.圖書館論壇，2010(6):238—243.

［4］教育部科技發(fā)展中心.關(guān)于通報2011年度教育部科技查新工作站年檢情況的函［EB/OL］.［2013－02－16］.http://www.cutech.edu.cn/cn/kjcg/cgcx/A010404Index_1.htm.

［5］華中科技大學(xué).關(guān)于規(guī)范科技查新文獻(xiàn)文種范圍的通知［C］.第二屆全國高校科技查新研討會會議資料.吉林大學(xué)，2012.