以項(xiàng)目管理方式組織圖書(shū)館讀者活動(dòng)的思考——以廣西壯族自治區(qū)圖書(shū)館“八桂講壇”為例

曾志文

(廣西壯族自治圖書(shū)館，廣西 南寧 530022)

1 前言

社會(huì)文化體制的逐步完善和文化資源的極大豐富，尤其是社會(huì)公眾對(duì)于文化需求種類的多樣化和質(zhì)量的精品化，使得目前的圖書(shū)館特別是公共圖書(shū)館呈現(xiàn)出多樣化、品牌化、規(guī)?；陌l(fā)展態(tài)勢(shì)。圖書(shū)館積極研究讀者活動(dòng)規(guī)律，有利于組織、管理好讀者活動(dòng)，有利于滿足人民群眾日益增長(zhǎng)的精神文化需求。圖書(shū)館在公共文化服務(wù)體系當(dāng)中占有非常重要的地位，它不僅可以豐富人民群眾的精神文化生活，還可以在提高人民群眾科學(xué)文化素質(zhì)、思想道德素質(zhì)以及保障人民群眾基本文化需求方面發(fā)揮重要作用。管理方法、資金、內(nèi)容、形式等是組織和管理讀者活動(dòng)的關(guān)鍵因素，抓住這些關(guān)鍵因素就能實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理方式在組織圖書(shū)館讀者活動(dòng)中的巧妙運(yùn)用。

2 項(xiàng)目管理內(nèi)涵分析和應(yīng)用情況概述

2.1 項(xiàng)目管理的內(nèi)涵

所謂“項(xiàng)目”，是指為了創(chuàng)造特定的服務(wù)或者特定的產(chǎn)品而產(chǎn)生的一項(xiàng)有時(shí)限的任務(wù)。項(xiàng)目管理，主要是指運(yùn)用各種相關(guān)知識(shí)、技能、方法與工具等，為滿足對(duì)項(xiàng)目的要求與期望，所開(kāi)展的各種計(jì)劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)、控制等方面的活動(dòng)。項(xiàng)目管理不可避免地需要對(duì)相關(guān)因素進(jìn)行分析、研究，并制定出相關(guān)應(yīng)對(duì)策略。

2.2 應(yīng)用情況概述

項(xiàng)目管理不僅擁有悠久的發(fā)展歷史，而且自身具備一個(gè)完整、龐大、系統(tǒng)的理論體系。人類社會(huì)歷來(lái)重視管理，管理基本上伴隨著人類的文明發(fā)展史。今天，項(xiàng)目管理已經(jīng)被應(yīng)用到很多領(lǐng)域當(dāng)中，尤其工業(yè)、商業(yè)、金融、工程、文化等領(lǐng)域。

在文化領(lǐng)域中，文化項(xiàng)目管理已經(jīng)成為進(jìn)行文化管理和文化繁榮的重要手段。我們通常所說(shuō)的文化項(xiàng)目主要是指文化服務(wù)項(xiàng)目和大型文化活動(dòng)。圖書(shū)館讀者活動(dòng)不同于一般的商業(yè)文化活動(dòng)，它更多的是追求通過(guò)舉辦活動(dòng)獲得一種良好的社會(huì)效應(yīng)和文化影響，具有典型的公益性特征。將項(xiàng)目管理的相關(guān)理論和工具應(yīng)用于組織圖書(shū)館讀者活動(dòng)當(dāng)中，需要對(duì)讀者需求、社會(huì)需求進(jìn)行充分地挖掘，而挖掘的基礎(chǔ)主要是社會(huì)人才資源、社會(huì)信息資源以及文獻(xiàn)信息資源的整合與研究，同時(shí)需要實(shí)現(xiàn)共享文化成果、傳播知識(shí)的活動(dòng)目標(biāo)。此外，需要注意的是，廣大讀者是圖書(shū)館讀者活動(dòng)的主體，因此如何有效地調(diào)動(dòng)廣大讀者的熱情和積極性便成為了活動(dòng)是否舉辦成功的重要標(biāo)準(zhǔn)。本文特以廣西壯族自治區(qū)圖書(shū)館(以下簡(jiǎn)稱“我館”)舉辦的“八桂講壇”講座活動(dòng)為例，具體闡述項(xiàng)目管理在組織圖書(shū)館讀者活動(dòng)中的應(yīng)用。

3 項(xiàng)目管理組織圖書(shū)館讀者活動(dòng)的應(yīng)用

3.1 “八桂講壇”講座活動(dòng)背景概述

我館為了拓展和延伸圖書(shū)館服務(wù)方式，進(jìn)一步提高圖書(shū)館的文化服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平，滿足廣大讀者日益增長(zhǎng)的文化需求，實(shí)現(xiàn)文化強(qiáng)區(qū)目標(biāo)，特于2006年6月啟動(dòng)了“八桂講壇”這一文化項(xiàng)目。為了辦好這一項(xiàng)目，最大限度地發(fā)揮圖書(shū)館的價(jià)值和積極作用，特將項(xiàng)目管理的相關(guān)理念和方法應(yīng)用于該文化項(xiàng)目當(dāng)中。實(shí)踐證明，這種做法取得了良好的社會(huì)成效。

3.2 項(xiàng)目管理的實(shí)際應(yīng)用

(1)項(xiàng)目啟動(dòng)。成立“八桂講壇”領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)決策有關(guān)“八桂講壇”整體發(fā)展的重大事項(xiàng)，如策劃方案、人員調(diào)配等;監(jiān)督、審核、評(píng)價(jià)“八桂講壇”的整體發(fā)展?fàn)顩r;確立項(xiàng)目總負(fù)責(zé)人，明確成員分工。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人主要負(fù)責(zé)落實(shí)“八桂講壇”策劃方案、審議分項(xiàng)方案、組建團(tuán)隊(duì)、籌措資金、監(jiān)督控制項(xiàng)目的實(shí)施。

(2)項(xiàng)目計(jì)劃?！鞍斯鹬v壇”在以往圖書(shū)館講座的基礎(chǔ)上，重新進(jìn)行了策劃和整合，是一個(gè)以豐富服務(wù)內(nèi)容、營(yíng)造良好學(xué)習(xí)氛圍為目的的公益性講座活動(dòng)。活動(dòng)始終面向社會(huì)、面向公眾，以滿足讀者需求、貼近生活、講究實(shí)際為原則，推出三個(gè)主題系列:“美好生活”“熱點(diǎn)關(guān)注”和“廣西文化”。這三個(gè)系列形成了“八桂講壇”的內(nèi)容架構(gòu)?！懊篮蒙睢毕盗嗅槍?duì)群眾的生活熱點(diǎn)，內(nèi)容包括時(shí)尚潮流、健康消費(fèi)、養(yǎng)生保健、投資理財(cái)?shù)龋I(lǐng)公眾緊隨時(shí)代節(jié)拍，感受進(jìn)步律動(dòng)，提高生活質(zhì)量;“熱點(diǎn)關(guān)注”系列針對(duì)百姓關(guān)心的話題，緊扣時(shí)代熱點(diǎn)，通過(guò)理性分析、客觀評(píng)論，為聽(tīng)眾讀者釋疑解惑，開(kāi)闊視野;“廣西文化”系列講座的內(nèi)容涉及廣西民族精神、廣西戲劇、廣西藝術(shù)、廣西文學(xué)等，通過(guò)本土品牌宣傳、原創(chuàng)成果展示、名人名家介紹，增強(qiáng)公眾對(duì)廣西民族、文化的進(jìn)一步認(rèn)識(shí)。

(3)項(xiàng)目管理。1)團(tuán)隊(duì)合作。引進(jìn)“團(tuán)隊(duì)管理”模式。在“八桂講壇”的組織管理中，弱化部門(mén)概念，突出團(tuán)隊(duì)合作。在“八桂講壇”領(lǐng)導(dǎo)小組的領(lǐng)導(dǎo)下，依據(jù)每期講座主題，集結(jié)組成項(xiàng)目活動(dòng)小組，負(fù)責(zé)項(xiàng)目計(jì)劃和落實(shí)。2)項(xiàng)目調(diào)控。項(xiàng)目運(yùn)作過(guò)程中，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人要對(duì)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)、項(xiàng)目運(yùn)作、人員狀況等進(jìn)行有效控制，根據(jù)項(xiàng)目的運(yùn)作情況，及時(shí)改變思路、調(diào)整策略，確?！鞍斯鹬v壇”活動(dòng)的可持續(xù)發(fā)展。3)后期總結(jié)。每期講座完成后，都要對(duì)講座專家授課情況、聽(tīng)眾人數(shù)與反饋意見(jiàn)等進(jìn)行小結(jié)、評(píng)定，整理材料入檔。每年對(duì)“八桂講壇”的整體運(yùn)作情況都進(jìn)行全面的總結(jié)，并以2～3年為限，將舉辦過(guò)的講座內(nèi)容編印成冊(cè)。

3.3 項(xiàng)目運(yùn)作成效

(1)深入挖掘廣西本土的民族文化資源，突出地域特色文化，體現(xiàn)民族特色。廣西是一個(gè)少數(shù)民族地區(qū)，文化底蘊(yùn)深厚，民族傳統(tǒng)文化資源豐富，通過(guò)圍繞民族文化開(kāi)展講座活動(dòng)，可以使讀者聽(tīng)眾進(jìn)一步地了解與認(rèn)識(shí)廣西本土的民族文化，實(shí)現(xiàn)保護(hù)與傳承廣西優(yōu)秀民族文化的目的，比如廣西著名藝術(shù)家龍杰鋒主講的《歌舞劇〈劉三姐〉創(chuàng)作及賞析》，介紹了歌舞劇劉三姐的創(chuàng)作經(jīng)歷及取得的成就;廣西文藝家梁中驥主講的《一方山水一方戲》談及廣西桂劇的興與衰;廣西文化名人潘其旭主講的《壯族文化特性解讀》闡述了廣西壯族傳統(tǒng)生產(chǎn)方式和生活模式，剖析壯族文化中的獨(dú)特歌圩文化;廣西名壯醫(yī)黃瑾明主講的《壯族奇葩——壯醫(yī)藥》展示了壯醫(yī)藥的特色診療技法。

(2)努力打造精品講座。嚴(yán)格把控活動(dòng)質(zhì)量，對(duì)每一期講座的細(xì)節(jié)都進(jìn)行精雕細(xì)琢，以建設(shè)精品講座作為此項(xiàng)目的目標(biāo)。精挑細(xì)選主講嘉賓，這些嘉賓均為廣西區(qū)內(nèi)外有成就的名家、學(xué)者，保證講座具有較高的可聽(tīng)性與權(quán)威性;根據(jù)實(shí)際情況，采用講、演、展等多種形式，直觀，新穎，比如講座《穿越時(shí)空的承諾:音樂(lè)劇〈桂花雨〉賞析》中，除了介紹該劇的創(chuàng)作歷程與成就，還邀請(qǐng)了主要演員在講座現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行了面對(duì)面地訪談，并在講座現(xiàn)場(chǎng)表演了該劇片段。

(3)突出廣西區(qū)位優(yōu)勢(shì)。南寧成為中國(guó)—東盟博覽會(huì)的永久舉辦城市，中國(guó)—東盟自由貿(mào)易區(qū)在廣西成立，這都給廣西帶來(lái)了巨大的機(jī)遇與挑戰(zhàn)?！鞍斯鹬v壇”充分利用廣西的區(qū)位優(yōu)勢(shì)，舉辦區(qū)域性的經(jīng)濟(jì)、政治等熱點(diǎn)主題講座。如邀請(qǐng)?jiān)侥蠂?guó)家圖書(shū)館副館長(zhǎng)潘氏金蓉女士做“中國(guó)—東盟文獻(xiàn)合作的新機(jī)遇”的主題演講;邀請(qǐng)馬來(lái)西亞駐廣州總領(lǐng)事館馬來(lái)西亞旅游局華南區(qū)旅游推廣部經(jīng)理謝玉勤，以視頻、圖片、音樂(lè)等方式為大家全景式介紹《馬來(lái)西亞:亞洲魅力所在——馬來(lái)西亞的文化和旅游》。

(4)資金籌措到位。圖書(shū)館維持講座活動(dòng)正常運(yùn)行的資金基本上來(lái)自政府的財(cái)政撥款，因此，解決活動(dòng)經(jīng)費(fèi)問(wèn)題是順利舉辦該活動(dòng)的關(guān)鍵，必須多渠道、多途徑籌措活動(dòng)資金。我館的具體做法為:1)將該活動(dòng)定性為公益性講座，爭(zhēng)取有關(guān)部門(mén)最大程度上的資金支持。2)主動(dòng)尋求合作伙伴，爭(zhēng)取高校、企事業(yè)等單位的支持，與他們簽訂長(zhǎng)期共同舉辦講座的協(xié)議，資源互補(bǔ)，以求雙贏。到目前為止，已經(jīng)與廣西—中國(guó)東盟文化研究會(huì)、廣西民間文藝家協(xié)會(huì)、南寧市企業(yè)家協(xié)會(huì)等多家單位簽訂長(zhǎng)期共同舉辦講座的協(xié)議。3)與出版社合作，由出版社邀請(qǐng)作者到“八桂講壇”進(jìn)行講座及新書(shū)簽售儀式。4)與電臺(tái)合作，由電臺(tái)邀請(qǐng)著名歌唱家來(lái)“八桂講壇”進(jìn)行講座、現(xiàn)場(chǎng)演唱與CD簽售等。5)運(yùn)用多種傳播媒介做好宣傳工作。通過(guò)電臺(tái)、報(bào)紙、網(wǎng)絡(luò)、電視臺(tái)、電子屏幕、手機(jī)短信等發(fā)布信息，鼓勵(lì)聽(tīng)眾讀者積極參加活動(dòng)?，F(xiàn)在廣西電臺(tái)、廣西新聞網(wǎng)、廣西時(shí)空網(wǎng)已經(jīng)成為“八桂講壇”的長(zhǎng)期支持單位。6)及時(shí)整理每一期講座的材料。在每年年終時(shí)，組織成員交流對(duì)講座活動(dòng)的想法，提出改進(jìn)的具體建議，形成全面、詳細(xì)的書(shū)面總結(jié)，并做成文檔留存。依據(jù)講座內(nèi)容，現(xiàn)在已經(jīng)出版《八桂講壇錄》第一、第二冊(cè)，近期將出版第三冊(cè)。2011年“八桂講壇”榮獲自治區(qū)黨委宣傳部頒發(fā)的“首屆廣西全民讀書(shū)活動(dòng)優(yōu)秀項(xiàng)目獎(jiǎng)”。

4 結(jié)語(yǔ)

圖書(shū)館的讀者服務(wù)活動(dòng)追求的是社會(huì)效益，屬于公益性文化服務(wù)項(xiàng)目。讀者活動(dòng)項(xiàng)目的管理就是確保策劃方案有效落實(shí)的方法和手段。現(xiàn)代文化活動(dòng)項(xiàng)目是多學(xué)科、多領(lǐng)域知識(shí)的交叉與融合。就“八桂講壇”的運(yùn)作而言，運(yùn)用了策劃學(xué)、營(yíng)銷學(xué)、公共關(guān)系學(xué)、現(xiàn)代管理學(xué)、市場(chǎng)學(xué)、心理學(xué)等多個(gè)學(xué)科的方法和手段，涉及文化、歷史、地理、文學(xué)等多個(gè)領(lǐng)域?？梢?jiàn)，要成功運(yùn)作一個(gè)文化活動(dòng)項(xiàng)目，需要匯集各類人才，整合多種資源，團(tuán)結(jié)各方力量，揚(yáng)長(zhǎng)避短，有效合作。

很多圖書(shū)館基本上沿用金字塔式的管理方式，往往只體現(xiàn)了管理者個(gè)人意志，而被領(lǐng)導(dǎo)者只能被動(dòng)消極地接受，這種低效的管理運(yùn)作模式已經(jīng)不適應(yīng)圖書(shū)館讀者活動(dòng)的時(shí)代要求。在項(xiàng)目管理中，每個(gè)項(xiàng)目無(wú)論大小，都應(yīng)依賴一整套科學(xué)的知識(shí)體系和管理方法來(lái)開(kāi)展，這樣才能夠充分鍛煉和培養(yǎng)管理人員。改變傳統(tǒng)的思維方式，引入新的管理機(jī)制，創(chuàng)新圖書(shū)館服務(wù)模式，達(dá)到優(yōu)化調(diào)配、規(guī)范管理的目的，才能確保圖書(shū)館的讀者活動(dòng)項(xiàng)目高質(zhì)量地實(shí)施。因此，學(xué)習(xí)和應(yīng)用項(xiàng)目管理理論對(duì)推動(dòng)圖書(shū)館讀者活動(dòng)的開(kāi)展具有積極意義。

圖書(shū)館的許多讀者活動(dòng)具有一定的相似性，如展覽、讀書(shū)活動(dòng)、服務(wù)宣傳周活動(dòng)、社區(qū)服務(wù)活動(dòng)等，都可以作為一個(gè)個(gè)項(xiàng)目，利用項(xiàng)目管理的嚴(yán)密、規(guī)范等特點(diǎn)，運(yùn)用項(xiàng)目管理的相關(guān)知識(shí)和方法，使之能夠順利地開(kāi)展。

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