對(duì)新時(shí)期強(qiáng)化檔案管理工作的探索

劉青

【摘 要】近年來(lái)，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，作為企業(yè)或者單位發(fā)展的重要信息載體，檔案管理工作顯得至關(guān)重要。本文將對(duì)新時(shí)期檔案管理工作中存在的一些問(wèn)題進(jìn)行研究，并在此基礎(chǔ)上提出一些建設(shè)性建議，以供參考。

【關(guān)鍵詞】新時(shí)期；檔案管理工作；強(qiáng)化；研究

在當(dāng)今時(shí)代，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)逐漸滲透到社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)生的各個(gè)領(lǐng)域，并發(fā)揮著主導(dǎo)作用，為人類(lèi)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展起到了巨大的推動(dòng)作用。對(duì)于檔案管理工作而言，它實(shí)際上是一項(xiàng)技術(shù)性要求非常高的專(zhuān)業(yè)工作，在新時(shí)期加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的研究，具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1.檔案管理工作中存在的問(wèn)題分析

要對(duì)新時(shí)期的檔案管理工作進(jìn)行強(qiáng)化，就必須首先了解當(dāng)前檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題，只有這樣才能有的放矢。從實(shí)踐來(lái)看，很多單位或者企業(yè)的檔案管理工作和模式依然沿襲著傳統(tǒng)的手工方式，該種管理模式所需要的工作量非常的大，且存在很多的繁瑣細(xì)節(jié)問(wèn)題；采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，其信息資料的查閱很不方便，很難滿(mǎn)足實(shí)際需求，顯然與當(dāng)前計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的檔案管理工作要求南轅北轍、格格不入。至于其存在的弊端與歸檔管理模式不足之處，更是難以言傳。

1.1管理理念上存在著一些問(wèn)題

據(jù)調(diào)查顯示，實(shí)際上國(guó)內(nèi)很大一部分人，包括部分領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)于檔案管理工作在管理理念上存在著一些問(wèn)題，通常只是將檔案管理工作簡(jiǎn)單的看作是相關(guān)信息資料的抄抄寫(xiě)寫(xiě)，只是一般的文字性工作；在這種情況下，很大工作人員也并不了解檔案管理工作的基本內(nèi)容，說(shuō)不出檔案管理工作的要領(lǐng)和管理方式，一切都顯得簡(jiǎn)單而又復(fù)雜。造成這一現(xiàn)象的主要原因在于檔案管理無(wú)法為單位或者企業(yè)帶來(lái)直接的經(jīng)濟(jì)效益，沒(méi)有有形的價(jià)值體現(xiàn)；因此，人們對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)知在于只要保證檔案信息不丟失、相關(guān)信息不泄露，有關(guān)部門(mén)和個(gè)人需要這些資料信息時(shí)能夠及時(shí)調(diào)出來(lái)即可，除此之外別無(wú)高層次的認(rèn)知。正是基于這種管理理念上的誤區(qū)，才導(dǎo)致檔案管理人員及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)干部在檔案管理工作中產(chǎn)生了思想認(rèn)知上的偏差，以致于使其難以與新時(shí)期的社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求相適應(yīng)。

1.2檔案管理水平有待進(jìn)一步提高，管理手段相對(duì)比較落后

就當(dāng)前我國(guó)的檔案管理手段和管理人員的業(yè)務(wù)水平來(lái)看，顯然沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)門(mén)的培訓(xùn)，甚至對(duì)歸檔、整理以及裝訂等最基本的業(yè)務(wù)也不熟悉；同時(shí)，檔案管理人員還比較缺乏信息資料的收集意識(shí)，因而可能對(duì)檔案管理產(chǎn)生不良的影響。實(shí)踐中我們經(jīng)常會(huì)看到，部分單位或者企業(yè)對(duì)檔案管理工作不夠重視，因而致使單位的檔案管理過(guò)程中所需要的硬件設(shè)施配備不齊全，甚至一些單位還沒(méi)有設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案管理崗位及工作場(chǎng)所，很多珍貴的檔案資料難以保證其完整性與整潔度，很多檔案資料已經(jīng)出現(xiàn)了霉變或者蟲(chóng)蛀問(wèn)題；據(jù)調(diào)查顯示，有一些單位甚至連最根本的檔案管理設(shè)備也比較匱乏，比如切刀或者檔案夾等基本檔案工具。

2.強(qiáng)化檔案管理工作的有效策略

基于以上對(duì)目前我國(guó)檔案管理工作中存在的問(wèn)題及成因分析，筆者認(rèn)為可從以下幾個(gè)方面著手應(yīng)對(duì)：

2.1加強(qiáng)思想重視，提高管理人員的素質(zhì)

對(duì)于檔案管理工作而言，最重要的就是要堅(jiān)持以人文本的原則，充分發(fā)揮管理人員的積極性和主觀(guān)能動(dòng)性，加強(qiáng)思想重視，并不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。對(duì)于單位而言，要增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案工作的重視程度和檔案管理隊(duì)伍建設(shè)；在選擇檔案管理人員時(shí)，一定要注意檔案管理人員是否具有責(zé)任心、思想態(tài)度是否端正，最好是選擇作風(fēng)比較的正派的人員，若為黨員則更佳。在日常的工作和生活中，應(yīng)當(dāng)不斷的加強(qiáng)對(duì)這檔案管理人員的教育和培訓(xùn)，通過(guò)崗位管理及檔案管理技能培養(yǎng)，來(lái)提高檔案管理的水平。要在整個(gè)單位加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的尊重，同時(shí)也讓檔案管理人員感受到自己工作的重要性，從而提高他們工作的積極性和主動(dòng)性，使他們?cè)趯?shí)際檔案管理工作中能夠充分的發(fā)揮工作熱情和創(chuàng)新能力。從本質(zhì)上來(lái)講，檔案管理人員自身的工作態(tài)度與綜合素質(zhì)高低，直接決定著檔案管理工作的水平和管理質(zhì)量的優(yōu)劣，因此加強(qiáng)檔案管理人員綜合素質(zhì)的不斷提高顯得至關(guān)重要。除了被動(dòng)的去提高自身素質(zhì)外，檔案管理人員還應(yīng)當(dāng)不斷加強(qiáng)自身專(zhuān)業(yè)技能的提高，主動(dòng)地去接受新知識(shí)、新管理技巧，并且積極的參與各種檔案管理技能培訓(xùn)活動(dòng)中來(lái)，通過(guò)不斷的學(xué)習(xí)和交流，最終實(shí)現(xiàn)自身素質(zhì)的超越和專(zhuān)業(yè)技能的提高。

2.2建立健全檔案管理制度和管理體系

正所謂“無(wú)規(guī)矩不成方圓”。在新的歷史時(shí)期，對(duì)于企業(yè)或者單位的檔案管理工作而言，建立健全管理制度是強(qiáng)化檔案管理的關(guān)鍵所在，只有建立一套科學(xué)完善的檔案管理制度，才能保障各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行。作為企業(yè)或者單位的一種無(wú)形資產(chǎn)，其收集的及時(shí)與否、整理的是否規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)以及保管或儲(chǔ)存的是否安全妥當(dāng)，都與實(shí)際管理情況是分不開(kāi)的，并且管理制度是現(xiàn)行這一活動(dòng)的重要基礎(chǔ)保障。

新時(shí)期強(qiáng)化檔案管理工作，最重要的就是建立和健全檔案管理制度；通過(guò)不斷的完善企業(yè)或者單位的檔案管理制度，可以構(gòu)建一個(gè)高效統(tǒng)一的檔案管理體系。通過(guò)加大對(duì)檔案的執(zhí)法和查檢力度，來(lái)不斷的完善檔案制度的執(zhí)行監(jiān)管制度。對(duì)于單位而言，還應(yīng)當(dāng)不斷的加強(qiáng)對(duì)《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》的宣傳，同時(shí)還要不斷的提高單位全體人員對(duì)檔案法律法規(guī)的遵守意識(shí)。各單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)當(dāng)前的特點(diǎn)，不斷的制定和修改現(xiàn)有的檔案管理制度，使其更加的符合現(xiàn)代檔案管理的要求。制定科學(xué)完善的檔案管理制度，可以使各單位的檔案管理工作能夠有章程可循，照章辦事。通過(guò)建立規(guī)章制度和檔案管理機(jī)制，可以進(jìn)一步規(guī)范檔案管理工作；從一定意義上來(lái)講，檔案管理制度的執(zhí)行，要比制度的建立更為重要，當(dāng)然，前者是基礎(chǔ)。正如筆者所一直堅(jiān)信的那樣，即一項(xiàng)制度真正落實(shí)的意義，要遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于其存在的價(jià)值。基于此，檔案管理工作一定要落實(shí)到位，該交時(shí)一定要交，該審查時(shí)一定要嚴(yán)格審查；在實(shí)際工作中要做到對(duì)事不對(duì)人，所有的工作都要嚴(yán)格按照程序走，這有這樣才能保障檔案管理工作的規(guī)范化與制度化。

2.3加強(qiáng)檔案管理模式和方式方法的改進(jìn)

當(dāng)今已經(jīng)進(jìn)入到了信息化的時(shí)代，尤其是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，在很大程度上促進(jìn)了檔案管理工作的創(chuàng)新和進(jìn)步。實(shí)踐中我們可以看到，原來(lái)的檔案管理模式和方式方法再也不能滿(mǎn)足時(shí)代的要求，無(wú)論是理念還是具體的管理手段在現(xiàn)代社會(huì)總是顯得捉襟見(jiàn)肘。因此，不斷實(shí)現(xiàn)企業(yè)或單位檔案管理的現(xiàn)代化，成為當(dāng)前迫切需要考慮的問(wèn)題?；诖?，筆者建議建立一種以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為核心的現(xiàn)代檔案管理模式，以提高單位或企業(yè)檔案管理工作的效率。在檔案管理工作中，比如信息數(shù)據(jù)的著錄或者標(biāo)引等，可以通過(guò)機(jī)器來(lái)代替人力來(lái)完成。同時(shí)，還要不斷的完善本單位的各種檔案管理硬件設(shè)備，建立網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)，從而可以有效的實(shí)現(xiàn)信息資源的共享和快速流通，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案材料的的本質(zhì)功能。將計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)、光盤(pán)技術(shù)以及多媒體網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，廣泛地應(yīng)用于檔案管理工作中，不僅可以節(jié)省資源，而且還可以有效的提高管理工作的效率。

3.結(jié)語(yǔ)

總而言之，檔案管理工作對(duì)于企業(yè)或者單位的發(fā)展非常重要，尤其是對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)層的決策正確性起到了至關(guān)重要的作用，因此應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)思想重視和管理技術(shù)創(chuàng)新，為企業(yè)和單位的發(fā)展保駕護(hù)航。

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