關(guān)于國有企業(yè)檔案工作“目標(biāo)管理”的探討

邱魯

【摘 要】本文對(duì)國有企業(yè)檔案工作“目標(biāo)管理”的提出，通過研究其推行 的過程，執(zhí)行的效果，分析其在國有企業(yè)檔案工作的現(xiàn)實(shí)作用，探尋其可能產(chǎn)生的影響。

【關(guān)鍵詞】國有企業(yè) 檔案 檔案管理 目標(biāo)管理 企業(yè)管理

【中圖分類號(hào)】C29【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A【文章編號(hào)】1672-5158（2013）07-0455-01

前言

國有企業(yè)是我國國民經(jīng)濟(jì)的細(xì)胞，它從事社會(huì)生產(chǎn)、流通、交換、分配等經(jīng)濟(jì)、技術(shù)以及各項(xiàng)管理活動(dòng)。企業(yè)檔案是國家檔案的重要組成部分，企業(yè)檔案是企業(yè)管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，也是國家檔案事業(yè)基礎(chǔ)的主要部分。國有企業(yè)檔案工作“目標(biāo)管理”具有一定的作用。

一、國有企業(yè)檔案工作“目標(biāo)管理”的推行狀況和實(shí)施情況

（一） 加強(qiáng)檔案管理工作，建立國有企業(yè)檔案領(lǐng)導(dǎo)體制

由于國有企業(yè)采取有效措施，檔案工作地位也有穩(wěn)步提高。以佛山水業(yè)為例，為加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的決策、監(jiān)督、執(zhí)法、調(diào)控的力度，成立了檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，定期對(duì)各級(jí)檔案工作進(jìn)行考核，并且將檔案考評(píng)工作納入年度工作計(jì)劃之中。因此證明國有企業(yè)已基本建立起相應(yīng)的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體制并與企業(yè)整體發(fā)展相適應(yīng)。

（二） 加強(qiáng)檔案工作人員隊(duì)伍建設(shè)，科學(xué)管理檔案，推進(jìn)檔案現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程

以國有企業(yè)佛山水業(yè)為例，隨著檔案工作領(lǐng)導(dǎo)體制的加強(qiáng)，已形成由領(lǐng)導(dǎo)分管、部門主管、專職檔案人員負(fù)責(zé)，兼職檔案人員配合的檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系。特別是國企建立了相應(yīng)的崗位責(zé)任制，與考核制度相互制約。檔案干部隊(duì)伍得到重視更趨于年輕化、知識(shí)化、專業(yè)化。因此，國企檔案工作“目標(biāo)管理”的提出更有利于企業(yè)各方面的管理，起到積極的推動(dòng)作用。

（三） 加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)，并與企業(yè)各方面管理保持同步發(fā)展

隨著國有企業(yè)檔案管理制度的不斷完善，通過制度建設(shè)，規(guī)范了國企檔案管理方法和程序。以佛山水業(yè)為例，先后建立了檔案管理程序，對(duì)企業(yè)檔案分類方案、歸檔范圍及保管期限都有規(guī)定，對(duì)會(huì)計(jì)檔案、科學(xué)技術(shù)檔案、輸配水管網(wǎng)檔案，以及公文管理、文書檔案都有相應(yīng)文件，對(duì)特殊載體檔案有相關(guān)要求，在對(duì)檔案的保密、借閱、鑒定和銷毀都做了明文規(guī)定，對(duì)庫房有專門管理文件。這一系列的舉措，都使國企檔案管理制度建設(shè)更加完善，為檔案工作“目標(biāo)管理”與企業(yè)各方面管理保持同步發(fā)展打下良好基礎(chǔ)。

（四）檔案管理工作“目標(biāo)管理”同企業(yè)管理逐步規(guī)范化和科學(xué)化

在國企檔案管理工作得到領(lǐng)導(dǎo)的重視，檔案工作“目標(biāo)管理”同企業(yè)各方面管理會(huì)有積極的推動(dòng)力。企業(yè)在科研成果鑒定，基建項(xiàng)目竣工，設(shè)備開箱驗(yàn)收等重大活動(dòng)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案工作與國企主要職能活動(dòng)同步管理，并且針對(duì)國企的特點(diǎn)，檔案工作“目標(biāo)管理”逐步與實(shí)際工作考核在一起，逐步規(guī)范化和科學(xué)化。

（五） 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，合理開發(fā)利用檔案信息資源

目前國企的檔案管理工作，除不斷提高檔案管理人員專業(yè)識(shí)掌握及運(yùn)用能力的同時(shí)，還加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，不斷豐富檔案檢索工具，提出檔案管理工作創(chuàng)新能力的培養(yǎng)，做出有企業(yè)特色的檔案，多層次的利用檔案，達(dá)到編研的要求，在開創(chuàng)有特色的檔案信息化管理的同時(shí)，更合理開發(fā)利用檔案信息資源。

（六） 加強(qiáng)軟件和硬件兩方面的建設(shè)，使國有企業(yè)獲得雙重收益。目前檔案管理工作在國有企業(yè)中已走出傳統(tǒng)模式，軟件和硬件兩方面的建設(shè)都有提高。以國有企業(yè)佛山水業(yè)為例，檔案工作場所有電腦、復(fù)印機(jī)、掃描儀、空調(diào)、抽濕機(jī)、數(shù)碼相機(jī)等，有專門的檔案庫房，配備具有專業(yè)資格檔案專業(yè)技術(shù)人員隊(duì)伍開發(fā)利用檔案信息資源。實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理的同時(shí)，把檔案工作的“目標(biāo)管理”納入企業(yè)管理的范疇，使檔案部門獲得與其他生產(chǎn)部門等同的位置。接受檔案專業(yè)考評(píng)，從其整體收益不難看出，在國企中檔案目標(biāo)管理不僅是對(duì)企業(yè)管理檔案部門能力的全面考核，而且是幫助企業(yè)檔案部門從檔案管理的初級(jí)階段步入中、高級(jí)發(fā)展階段的轉(zhuǎn)折點(diǎn)。

二、國有企業(yè)檔案工作“目標(biāo)管理”實(shí)施過程中值得探討的幾個(gè)問題：

（一） 國有企業(yè)檔案工作“目標(biāo)管理”應(yīng)納入各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)范圍

國有企業(yè)要按照國家關(guān)于檔案集中統(tǒng)一管理的基本原則，把搞好企業(yè)檔案工作“目標(biāo)管理”作為企業(yè)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)之一，列入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，定期研究解決檔案工作中的問題，要按照有關(guān)規(guī)定，設(shè)置機(jī)構(gòu)，配備干部，建立健全檔案工作，達(dá)到檔案完整、準(zhǔn)備系統(tǒng)安全和有效利用的要求。

（二） 國有企業(yè)檔案工作“目標(biāo)管理”應(yīng)納入生產(chǎn)技術(shù)管理的體制

國有企業(yè)的檔案，承擔(dān)企業(yè)各類檔案的全面管理，作為企業(yè)生產(chǎn)管理、技術(shù)管理、科研管理中的一個(gè)環(huán)節(jié)。它通過對(duì)檔案的管理積極參與企業(yè)有關(guān)的生產(chǎn)技術(shù)管理，行使相應(yīng)的管理職能。針對(duì)各職能部門和各車間班組的科技文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督檔案工作“目標(biāo)管理”指導(dǎo)和檢查，比如，產(chǎn)品設(shè)計(jì)開發(fā)，基建設(shè)計(jì)，施工管理制度，設(shè)備購置，開箱驗(yàn)收等的同時(shí)，把檔案工作“目標(biāo)管理”也隨之落實(shí)到科技、生產(chǎn)部門可以具體到科技人員。在工作任務(wù)結(jié)束或告一段落時(shí)，要認(rèn)真做好各類文件材料的整理和歸檔工作，否則，不算設(shè)計(jì)、研制、施工等任務(wù)的完成。在進(jìn)行新的科研產(chǎn)品或課題的技術(shù)鑒定，基建工程的竣工驗(yàn)收，設(shè)備到貨的開箱驗(yàn)收等及時(shí)接收歸檔，并且明確此項(xiàng)是檔案工作“目標(biāo)管理”考評(píng)的內(nèi)容。

（三） 國有企業(yè)檔案工作“目標(biāo)管理”應(yīng)納入員工技術(shù)基礎(chǔ)教育培訓(xùn)計(jì)劃

在國有企業(yè)檔案工作“目標(biāo)管理”過程中，除對(duì)專職兼職的檔案工作人員，包括集團(tuán)綜合檔案室下屬的分廠、分公司的資料員，以及各級(jí)各類科技人員和管理人員，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行檔案管理和保密工作等不同層次的專業(yè)教育，提高整體檔案管理水平。

（四） 國有企業(yè)檔案工作“目標(biāo)管理”完成情況應(yīng)納入年終獎(jiǎng)懲范圍之內(nèi)

在國有企業(yè)中，在對(duì)科技檔案、管理檔案、人事檔案和專門檔案管理等工作過程中，以佛山水業(yè)為例，每年8月集團(tuán)公司檔案領(lǐng)導(dǎo)小組對(duì)本部及各分公司二級(jí)檔案室進(jìn)行考評(píng)。而且檔案“目標(biāo)管理”已納入三標(biāo)管理的部門目標(biāo)統(tǒng)計(jì)之中，內(nèi)審和外審都要審核。從以上實(shí)例可以看出，無形之中檔案工作“目標(biāo)管理”完成情況提出嚴(yán)竣的考驗(yàn)。若將檔案工作“目標(biāo)管理”完成情況納入年終獎(jiǎng)懲范圍之內(nèi)，無疑會(huì)調(diào)動(dòng)工作人員的積極性，主動(dòng)開發(fā)利用檔案資源，做好節(jié)能降耗，。對(duì)檔案工作“目標(biāo)管理”完成情況好的部門和個(gè)人，應(yīng)給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)，對(duì)檔案工作“目標(biāo)管理”完成情況不好的部門和個(gè)人，出現(xiàn)不負(fù)責(zé)任，對(duì)瀉密，失密，損壞檔案，應(yīng)根據(jù)不同情節(jié)，追究責(zé)任。實(shí)現(xiàn)獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰的有效管理辦法。

三、國有企業(yè)檔案工作“目標(biāo)管理”實(shí)施過程中存在問題：

因?yàn)槠髽I(yè)檔案工作與檔案局、檔案館是有區(qū)別的，所以國有企業(yè)檔案工作“目標(biāo)管理”有特性。國企在實(shí)際考核和驗(yàn)收過程中，似乎比較偏重申報(bào)性文件資料的齊備與否，在申報(bào)文件和自檢報(bào)告上大作官樣文章，而較多的忽略了檔案工作扎實(shí)內(nèi)功的修煉，致使企業(yè)檔案工作“目標(biāo)管理”的效果大打折扣。倘若在近期解決不好，勢必成為阻礙發(fā)展的隱患，其日積月累的負(fù)面效應(yīng)，會(huì)逐漸吞噬檔案工作“目標(biāo)管理”的主體。

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