淺談學(xué)校檔案工作中存在的幾點(diǎn)問題及整改措施

袁新青

在現(xiàn)代檔案管理中，人們談?wù)撦^多的是常規(guī)的檔案管理方法與理念，但伴隨著信息時(shí)代的到來，無論在現(xiàn)代社會(huì)活動(dòng)還是個(gè)人生活中，大量的資料通過各種途徑傳遞到個(gè)人手中，因此使用最為方便地當(dāng)數(shù)電子信息類檔案資料了。

何謂"電子信息類檔案資料"？就是人們對信息的使用與管理已不僅僅局限在常規(guī)的專業(yè)化檔案管理范疇，而是通過電子計(jì)算機(jī)資料的處理、數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)等程序，將極具保存價(jià)值的檔案資料加以充分的利用。因此有效地管理這些信息成為當(dāng)務(wù)之急。由此可見檔案管理工作的信息化是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的必然趨勢，也是檔案事業(yè)發(fā)展的方向。這就給檔案管理工作提出了更新、更高的要求。

下面，我就從幾個(gè)方面闡述我的觀點(diǎn)。

1.目前檔案管理工作存在的問題

盡管現(xiàn)代科技的發(fā)展為檔案工作的優(yōu)質(zhì)、快速、全面提供了客觀的條件，然而，不容否認(rèn)還有一些單位的檔案管理工作仍處于比較低的層次，僅僅是單純地、被動(dòng)地記錄，檔案的種種功效沒有被開發(fā)和利用。目前，檔案工作存在的問題主要體現(xiàn)在以下幾方面：

1.檔案意識(shí)薄弱

我從事檔案工作雖然10年來，工作緣故接觸了許多同行。他們大多兢兢業(yè)業(yè)、盡職盡責(zé)，然而也有一些人員大局觀念不強(qiáng)，意識(shí)狹窄，責(zé)任心不強(qiáng)，他們認(rèn)為檔案工作只是檔案部門的事，不能將其與學(xué)校發(fā)展及各項(xiàng)建設(shè)密切結(jié)合起來，不能把工作業(yè)務(wù)與自身建設(shè)和發(fā)展緊密結(jié)合起來。眾所周知檔案保護(hù)工作是為學(xué)校各項(xiàng)工作服務(wù)的。然而由于學(xué)校工作存在陳舊觀念，過分強(qiáng)調(diào)為教育教學(xué)服務(wù)，在一定程度上導(dǎo)致了保護(hù)檔案意識(shí)的薄弱，表現(xiàn)在實(shí)際行動(dòng)上就是對檔案工作抓得不緊，管得不嚴(yán)，對檔案資料疏于整理和保護(hù)。

2.管理混亂、不規(guī)范

2.1 主要體現(xiàn)在對檔案資料的收集、整理、錄入不規(guī)范，文書制作格式歸檔不統(tǒng)一

就比如我在剛介入檔案工作時(shí)，發(fā)現(xiàn)對于文書檔案的永久、30年、10年保管期限因?yàn)槔斫獠磺?，收集較為混亂、歸檔目錄同保管期限不符，究其原因在于沒有形成完整的檔案利用和管理體系。

教師業(yè)務(wù)檔案歸類也存在收錄混亂，且自覺、主動(dòng)交個(gè)人材料散漫等問題。一系列的混亂，多次的催繳，使得我在整理、查閱、檢查檔案造成諸多的困難。

2.2 立卷工作不規(guī)范

在收集本單位自制檔案資料的過程中，我就經(jīng)常遇到各部門不給予配合、推三阻四的情況，收集資料時(shí)也經(jīng)常是往返數(shù)多次，終究無法收集齊全資料，這說明在檔案管理工作中許多人意識(shí)薄弱、不規(guī)范。

2.3 檔案存放不合理，保護(hù)不當(dāng)

如果各類檔案排列順序、編號(hào)混亂，就會(huì)給檔案查閱和利用等工作帶來很大的困難；對電子文檔，如光盤、軟盤等介質(zhì)檔案保護(hù)措施不當(dāng)，還會(huì)造成重要檔案數(shù)據(jù)丟失或機(jī)密檔案泄露的嚴(yán)重情況。

3.業(yè)務(wù)人員素質(zhì)普遍低下，思想僵化

長期以來，有的學(xué)校檔案室是"養(yǎng)成過渡""干部晉級"的好去處，又是"貴婦人"和老、弱、病、殘人員的"養(yǎng)尊處優(yōu)"之地。許多人安于現(xiàn)狀，不思進(jìn)取。再者，專職檔案人員大多是"半路出家"， 個(gè)別檔案人員對計(jì)算機(jī)操作、運(yùn)用缺乏專業(yè)知識(shí)的理念功底，又缺乏學(xué)術(shù)研究、史料研究等。這與現(xiàn)在檔案管理工作的信息化的具體要求相距甚遠(yuǎn)。

經(jīng)過這幾年我工作的反思、總結(jié)，進(jìn)一步闡述我今后力爭的整改措施 ，敬請批評指正。

3.1 領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵

各單位的一把手應(yīng)該是"領(lǐng)頭羊"，應(yīng)該是第一責(zé)任人，只有領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理意識(shí)建立了，下面各部門負(fù)責(zé)人才會(huì)引起重視，就在收集本部門的資料時(shí)才會(huì)快捷、全面、規(guī)范。加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，實(shí)行領(lǐng)導(dǎo)一把手負(fù)責(zé)制，確定了檔案工作的主管領(lǐng)導(dǎo)和檔案機(jī)構(gòu)責(zé)任人，并把檔案法規(guī)學(xué)習(xí)教育貫穿在學(xué)習(xí)的始終，時(shí)刻貫穿"檔案就在你身邊"，牢固樹立"學(xué)習(xí)檔案法規(guī)，利國利民利己"的思想，應(yīng)該經(jīng)常組織全體教職工學(xué)習(xí)檔案法規(guī)、樹立人人是檔案保護(hù)的主人翁意識(shí)，在單位掀起學(xué)習(xí)熱潮，達(dá)到"知檔案、用檔案"的高潮。

堅(jiān)決防止和克服松懈、僥幸心理，確保檔案管理井然有序。

3.2 提高專職檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

一個(gè)優(yōu)秀檔案員，是單位檔案管理及保護(hù)工作的核心。配備一個(gè)業(yè)務(wù)精、文化高、政治素質(zhì)好、保密意識(shí)強(qiáng)的檔案管理員，是必須且必要的。在干好工作的同時(shí)就要首先清楚自己所處的位置，清楚自己所具備的職責(zé)和應(yīng)盡的責(zé)任。擺正位置，嚴(yán)格遵守職責(zé)。只有把位置任準(zhǔn)，把職責(zé)搞清，從小事做起，踏實(shí)做事、誠實(shí)做人，克服各種困難，腳踏實(shí)地工作，才能做好本職工作。

3.3 建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度

把檔案工作列入全局的長遠(yuǎn)規(guī)劃、年度計(jì)劃及有關(guān)人員的崗位標(biāo)準(zhǔn)和職責(zé)中，把檔案工作作為機(jī)關(guān)管理的一項(xiàng)重要的內(nèi)容納入年度目標(biāo)，與機(jī)關(guān)其它工作同部署、同組織、同考核。同時(shí)，配備了具有較高專業(yè)素質(zhì)工作人員任檔案管理人員，建立檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)，形成了以主管領(lǐng)導(dǎo)掛帥、辦公室主任分管、檔案室具體負(fù)責(zé)、各職能科室協(xié)助抓的四級檔案管理網(wǎng)絡(luò)。

為進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)，規(guī)范學(xué)校的文書檔案管理，強(qiáng)化制定《檔案管理辦法》及有關(guān)規(guī)章制度等，明確了檔案工作職責(zé)和任務(wù)，以及的歸檔范圍及整理要求，使各部門對文件材料的形成、積累、收集、整理有據(jù)可依，同時(shí)，制定了《檔案人員崗位責(zé)任制》和考核、獎(jiǎng)懲制度，并納入機(jī)關(guān)的崗位責(zé)任制，充分發(fā)揮和調(diào)動(dòng)檔案工作人員的積極性。

3.4 加大宣傳教育 全員重視檔案工作

加強(qiáng)宣傳工作力度，提高全員檔案意識(shí)。應(yīng)該人人樹立這種意識(shí)："檔案管理服務(wù)于教育教學(xué)，服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)，服務(wù)于機(jī)關(guān)，服務(wù)于基層。"加大資金投入，強(qiáng)化檔案現(xiàn)代化管理。應(yīng)該進(jìn)一步加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理，有效發(fā)揮檔案的信息功能，做好各項(xiàng)基礎(chǔ)工作，加強(qiáng)檔案的規(guī)范化管理，不斷提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，充分發(fā)揮檔案的作用。

綜上所述，只有人人重視檔案工作，才能更好地為人民服務(wù)，為工作服務(wù)，才能真真正正地利用檔案，才能實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化強(qiáng)校、現(xiàn)代化強(qiáng)國。