工程資料編制與管理創(chuàng)新之途徑

溫小艷

【摘 要】工程資料是城市建筑資料的重要組成部分，它對工程項目日后的改造、維修等具有重要作用。工程資料編制與管理工作在發(fā)展過程中逐步完善，但是隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，一些工作方法已經(jīng)較為陳舊。本文具體探討工程資料編制與管理的創(chuàng)新途徑，以此來提高工程資料編制與管理工作的效率。

【關(guān)鍵詞】工程資料；編制與管理；現(xiàn)狀問題；創(chuàng)新途徑

一、工程資料編制與管理現(xiàn)存問題

工程資料編制與管理工作在發(fā)展過程中逐步成熟與完善，但是就目前來看還存在以下問題。首先，工程管理人員對資料編制與管理工作認(rèn)識不足。建筑施工部門管理人員只有在上級監(jiān)管部門進(jìn)行檢查或工程驗收的時候，才開始重視工程資料。另外，建筑施工管理部門往往認(rèn)為工程資料管理工作是資料員的事情，這就導(dǎo)致資料員工作任務(wù)加劇，工作職能混亂。資料員的工作管理水平直接影響到工程資料的管理水平。還有的建筑施工單位沒有設(shè)立專門機(jī)構(gòu)，也沒有安排專業(yè)人員進(jìn)行管理，而是讓其他職位的人員代為管理。最近幾年，社會上出現(xiàn)一種中介組織，專門提供專業(yè)的資料管理服務(wù)，但是由于監(jiān)督管理力度不夠，管理人員的專業(yè)素養(yǎng)高低不同，這就導(dǎo)致資源管理工作情況堪憂。

其次，建筑施工單位資料編制與管理人員的知識結(jié)構(gòu)不合理，大部分資料員沒有掌握必備的法律法規(guī)知識，專業(yè)知識與技能也相對缺乏，這就使得他們很難勝任資料編制與管理工作。有的資料員在一些工程資料管理工作中表現(xiàn)得比較出色，在另一些管理工作中則不盡人意，這就表現(xiàn)出知識結(jié)構(gòu)的不合理。除此之外，建筑施工單位資料員還存在工作責(zé)任心不強(qiáng)的現(xiàn)象。這個現(xiàn)象主要是因為建筑施工單位在管理工作過程中沒有明確崗位職責(zé)，這就導(dǎo)致崗位工作人員對自己的工作職責(zé)不明確，相關(guān)崗位的資料編制與管理工作職責(zé)沒有落實到位，這就導(dǎo)致工作責(zé)任難以追究。這就使得相關(guān)資料編制與管理人員工作責(zé)任心不強(qiáng)，資料編制管理工作也沒有與工程項目的進(jìn)度保持一致，在工作過程中敷衍了事，甚至編造數(shù)據(jù)，這就不利于工程資料編制與管理工作的開展。

再者，工程資料編制與管理工作中還沒有建立健全管理制度，工程管理制度、工程監(jiān)理制度等都沒有進(jìn)一步落實到位，這就間接影響到工程資料編制與管理的工作質(zhì)量。資料編制與管理工作的硬件設(shè)施不完善也是一個問題，有的建筑施工單位沒有設(shè)立專門的場所來放置資料，工程資料的信息化管理水平不高，這些都對工程資料的編制與管理工作造成不良影響。

最后，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，信息數(shù)據(jù)庫的建立成為主要趨勢。我國工程項目資料的信息數(shù)據(jù)化管理程度不高，沒有建立信息數(shù)據(jù)庫，對資料信息數(shù)據(jù)的收集、加工、錄入工作做得也不是很完善，這就導(dǎo)致信息數(shù)據(jù)查詢不便捷。

二、工程資料編制與管理創(chuàng)新途徑

首先，建筑施工單位需要為資料員提供再教育的機(jī)會，資料員通過專業(yè)培訓(xùn)能夠掌握基本的資料編制與管理知識技能，能夠提高工程資料編制與管理工作質(zhì)量。建筑施工單位還需要將單位內(nèi)一個場所作為資料庫，設(shè)置資料存放柜，保持資料庫的干凈整潔，以保證資料的安全。還需要配備工作責(zé)任心強(qiáng)、專業(yè)素養(yǎng)強(qiáng)的資料員，負(fù)責(zé)工程資料的編制與管理工作，做好工程資料的借閱登記，使工程資料編制與管理工作的順利開展。

其次，工程資料員需要做好工程資料的目錄編寫工作。編寫工程資料的目錄，有助于日后的資料查閱，方便查找。所以，資料員要能夠給每項工程資料都進(jìn)行詳細(xì)分類，更加工程項目的不同來進(jìn)行目錄編寫，并標(biāo)注好資料的頁碼，這樣就能夠使查閱人員通過目錄上頁碼的查詢來快速找到自己想要的材料信息。除此之外，資料員還應(yīng)該做一個總目錄，將所有的工程項目資料都進(jìn)行分類裝盒，并將盒內(nèi)的資料根據(jù)冊碼來進(jìn)行編排，這樣能夠方面根據(jù)冊碼來查找工程資料。這樣的目錄編寫方式能夠使工程資料一目了然，提高借閱人員查找資料的速度。

第三，工程資料編制與管理工作需要設(shè)立信息化目標(biāo)。工程資料所涉及的內(nèi)容雜亂，這就需要規(guī)范資料的填寫、收集與編制工作。資料編制人員要能夠加強(qiáng)監(jiān)督，保證每個資料表格信息內(nèi)容填寫準(zhǔn)確、寫法規(guī)范。建筑施工單位還需要建立健全施工現(xiàn)場資料管理體系，要能夠保證施工現(xiàn)場資料與工程的進(jìn)度相同，要能夠通過各個階段的控制檢查來發(fā)揮施工資料的指導(dǎo)作用。與此同時，資料員還要能夠?qū)⒐こ藤Y料信息輸入到計算機(jī)數(shù)據(jù)庫中，提高檔案資料的編制效率，節(jié)省檔案資料編制時間，而且還能夠保證編制數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，保證數(shù)據(jù)信息的安全。

最后，建筑施工單位需要完善工程資料管理制度。工程資料管理制度包括工程資料存放制度、工程資料安全制度、工程資料查閱使用制度等等，這一制度體系的建立健全對于工程資料管理工作極為重要。在工程資料存放制度中，資料員要能夠?qū)⒐こ探ㄔO(shè)的資料分類整理，及時發(fā)現(xiàn)并補(bǔ)上資料遺漏，同時還要能夠?qū)⒁恍o效的資料及時處理掉，將丟失遺漏的資料補(bǔ)齊，另外還需要保持資料庫的干凈整潔。因為一些工程項目涉及商業(yè)機(jī)密，這就需要建立工程資料安全制度，資料員要能夠?qū)こ藤Y料進(jìn)行保密管理，這就需要進(jìn)一步完善工程資料查閱使用制度。資源員要能夠?qū)Y料文件的借閱進(jìn)行嚴(yán)格的登記，借閱者要辦理相關(guān)的手續(xù)才能夠進(jìn)行資料借閱。另外，資料員需要在借閱的同時，告知使用者要能夠及時歸還工程資料并保持工程資料的完整性。如果有的使用者在借閱資料時提出借出資料原件，那么資料借閱者需要自覺采取措施，來保證資料的完好無損。一些提出對資料進(jìn)行復(fù)印的，則需要報告上級部門，在得到同意后再批準(zhǔn)，以保證檔案資料的保密性。

綜上所述，在工程資料編制與管理工作中，建筑施工單位要能夠提高對工程資料編制與管理工作的重視，要能夠提高資料員的專業(yè)素養(yǎng)與技能，以此來提高工程資料的編制工作水平。資料員要能夠?qū)こ藤Y料進(jìn)行目錄編寫，以此來提高資料信息查詢效率。建筑施工單位還要能夠建立工程資料數(shù)據(jù)庫，建立健全工程資料管理制度，使工程資料信息管理更加科學(xué)規(guī)范化。工程資料編制與管理創(chuàng)新是一項較為復(fù)雜的工作，這需要各單位部門人員加強(qiáng)合作，共同努力。

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