公路工程檔案管理工作探討

郭占元

【摘 要】伴隨著公路工程技術(shù)的發(fā)展，公路檔案管理已成為公路工程建設(shè)的重要內(nèi)容。公路工程檔案是在公路工程建設(shè)過(guò)程中對(duì)文檔的全過(guò)程管理。文章強(qiáng)調(diào)了公路工程檔案的重要作用，針對(duì)目前我國(guó)公路工程檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，提出了相應(yīng)的解決措施。

【關(guān)鍵詞】公路工程；檔案；管理

公路工程檔案是指在公路工程建設(shè)項(xiàng)目從醞釀、決策到建成交付使用的全過(guò)程中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。近年來(lái)，隨著公路建設(shè)事業(yè)的持續(xù)高速發(fā)展，不斷地產(chǎn)生大量的公路工程檔案。公路工程檔案是真實(shí)記錄公路建設(shè)發(fā)展過(guò)程的第一手資料，也是今后道路規(guī)劃、維修及改擴(kuò)建等不可缺少的科學(xué)依據(jù)。但是公路工程檔案具有內(nèi)容綜合性強(qiáng)、形成時(shí)機(jī)性強(qiáng)、形成周期差異大等一些固有特點(diǎn)，使得公路工程檔案管理水平不高，無(wú)法保證公路工程檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。因此，運(yùn)用科學(xué)管理手段，進(jìn)一步提高對(duì)公路工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，不斷改進(jìn)和加強(qiáng)檔案管理工作，充分發(fā)揮其功能和作用，對(duì)促進(jìn)工程建設(shè)和管理具有重要意義。

一、公路工程檔案管理工作的重要作用

（一）公路工程檔案管理工作是保證公路工程建設(shè)質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

公路工程檔案是公路工程建設(shè)項(xiàng)目管理工作的一個(gè)重要組成部分，是整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)、管理活動(dòng)歷史的真實(shí)記錄，也是項(xiàng)目建成后運(yùn)行、管理、養(yǎng)護(hù)和改造的重要依據(jù)，具有重要的憑證、法律作用。在公路施工過(guò)程中，所有建筑材料的檢測(cè)報(bào)告、出廠合格證、使用說(shuō)明等是公路工程質(zhì)量保證材料的主體，機(jī)械設(shè)備的使用和現(xiàn)場(chǎng)調(diào)度是施工組織設(shè)計(jì)的重要內(nèi)容，對(duì)施工方法和工藝流程的記錄就是施工日志。上述這些工程檔案資料就是整個(gè)工程項(xiàng)目建設(shè)的原始記錄，反映了公路工程建設(shè)的質(zhì)量和水平。

（二）公路工程檔案資料為公路工程交竣工驗(yàn)收提供依據(jù)

公路工程交竣工驗(yàn)收就是交通主管部門根據(jù)各種檔案資料，包括工程可行性研究報(bào)告、施工圖設(shè)計(jì)及批復(fù)、變更設(shè)計(jì)、招標(biāo)文件、各種合同以及各種工程技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等，對(duì)建設(shè)單位、監(jiān)理單位、施工單位所完成的工作情況進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收時(shí)除通過(guò)對(duì)公路實(shí)體工程進(jìn)行檢測(cè)外，更主要是通過(guò)對(duì)各種內(nèi)業(yè)資料進(jìn)行審查，如各種材料質(zhì)量檢驗(yàn)結(jié)果、施工試驗(yàn)數(shù)據(jù)、隱蔽工程記錄、質(zhì)量控制指標(biāo)的試驗(yàn)記錄、遺留問(wèn)題處理資料等，才能完成對(duì)公路工程質(zhì)量鑒定，最后看能否通過(guò)驗(yàn)收。

（三）公路工程檔案的開發(fā)利用可以提高經(jīng)濟(jì)效益

公路工程檔案是公路部門信息資源重要組成部分，是公路部門寶貴的知識(shí)財(cái)富，它含有大量的科技成果，是人們獲取知識(shí)、了解信息的重要途徑。檔案工作者可根據(jù)檔案室存放的公路工程檔案編研開發(fā)地方交通史、公路志、技術(shù)成果匯編等，為公路工程建設(shè)提供技術(shù)資源。因此，開發(fā)利用公路工程檔案可以直接服務(wù)于公路工程建設(shè)，為公路部門創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

二、公路工程檔案管理工作存在的問(wèn)題

由于公路工程檔案具有成套性、階段性、專業(yè)性、內(nèi)容多、范圍廣等特點(diǎn)，所以做好公路工程檔案管理工作難度很大。目前，公路工程檔案管理與公路建設(shè)事業(yè)發(fā)展很不適應(yīng)，公路工程檔案管理工作現(xiàn)狀令人擔(dān)憂。

（一）公路工程檔案管理模式滯后。

缺乏監(jiān)管長(zhǎng)期以來(lái)，許多參加公路建設(shè)的建設(shè)單位和施工單位都沒(méi)有明確領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理職責(zé)，沒(méi)有建立統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，而是把主要精力放在公路施工建設(shè)上，忙著抓進(jìn)度、趕工期，因而忽視了工程檔案管理工作，等到工程完工要辦理竣工驗(yàn)收時(shí)，才不得不投入大量的人力、物力突擊補(bǔ)充檔案資料，以應(yīng)付工程竣工驗(yàn)收之用，致使工程竣工檔案資料質(zhì)量較差。而有些公路建設(shè)管理單位又沒(méi)有很好地實(shí)行集中統(tǒng)一管理，造成了不少檔案散失嚴(yán)重，即使保存下來(lái)的也不完整，或因保管不當(dāng)，致使現(xiàn)有的圖紙不清，紙張變質(zhì)。這些都將嚴(yán)重地影響到公路工程將來(lái)的改、擴(kuò)建和正常的養(yǎng)護(hù)維修工作。從而影響到公路檔案資源，使之無(wú)法為公路建設(shè)和管理提供有效服務(wù)，為國(guó)家?guī)?lái)?yè)p失。

（二）公路工程檔案開發(fā)利用不夠。

公路工程檔案管理工作的最終目的在于開發(fā)利用，為公路建設(shè)事業(yè)服務(wù)。但是檔案管理部門往往只注重移交后工程檔案的日常管理，卻忽視對(duì)工程檔案的開發(fā)利用。

三、做好公路工程檔案管理工作的幾點(diǎn)措施

為確保公路工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，提高工程檔案質(zhì)量，針對(duì)目前公路工程檔案管理中存在的問(wèn)題，必須采取一系列的措施加強(qiáng)公路工程檔案的管理，充分發(fā)揮公路工程檔案為公路建設(shè)服務(wù)的重要作用。

（一）切實(shí)提高依法管理工程檔案意識(shí)

公路工程檔案是伴隨公路建設(shè)事業(yè)的發(fā)展而建設(shè)起來(lái)的基礎(chǔ)性事業(yè)，它記錄公路工程項(xiàng)目建設(shè)以來(lái)所積累的寶貴經(jīng)驗(yàn)，是一筆不可替代的財(cái)富，它不僅能使我們?cè)诠ぷ髦猩僮邚澛罚瑫r(shí)還能提高工程項(xiàng)目建設(shè)的能力和水平。重視公路工程檔案工作，就是重視公路工程建設(shè)事業(yè)的發(fā)展。因此，我們要求各參建單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員必須統(tǒng)一思想，提高認(rèn)識(shí)，更新觀念，高度重視，將公路工程檔案管理工作作為保證公路工程建設(shè)各項(xiàng)工作健康有序進(jìn)行的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作來(lái)抓，認(rèn)真履行《檔案法》和各種工程檔案管理規(guī)章制度賦予的職責(zé)，提高依法管理公路工程檔案的意識(shí)。檔案的行政管理部門也應(yīng)該主動(dòng)介入，加強(qiáng)與公路建設(shè)單位的溝通，統(tǒng)一公路工程檔案管理規(guī)范，爭(zhēng)取與項(xiàng)目主管部門達(dá)成共識(shí)，建立一個(gè)切實(shí)可行的公路工程項(xiàng)目檔案工作監(jiān)督體系，明確項(xiàng)目參與各方的職責(zé)，齊抓共管，搞好公路工程建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理工作。

（二）逐步形成公路工程檔案超前管理模式

由于公路建設(shè)周期長(zhǎng)，參建單位多，各方的認(rèn)識(shí)不一，致使一些公路工程檔案得不到妥善保管，檔案的質(zhì)量得不到保障，時(shí)間一長(zhǎng)，也容易散失，達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化管理，所以我們要嚴(yán)格執(zhí)行《檔案法》和交通部工程項(xiàng)目檔案管理有關(guān)規(guī)定，建立健全工程項(xiàng)目檔案工作機(jī)構(gòu)及規(guī)章制度。按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)負(fù)責(zé)的原則，由項(xiàng)目部對(duì)工程檔案工作實(shí)施集中統(tǒng)一管理，對(duì)本工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位的檔案工作實(shí)施監(jiān)督、指導(dǎo)，將工程檔案工作納入工程建設(shè)管理程序，納入招投標(biāo)制，與工程建設(shè)同步收集、同步整理、同步歸檔，保證檔案收集、立卷、歸檔及時(shí)、準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)和安全；明確各參建單位有一名領(lǐng)導(dǎo)班子成員分管檔案工作，并配備專職檔案員，落實(shí)各自的職責(zé)；同時(shí)將工程檔案管理納人工程設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理合同管理，按照“誰(shuí)形成、誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，由工程檔案的形成單位負(fù)責(zé)，不得委托他人。這樣就構(gòu)建了一套完整的工程檔案管理網(wǎng)絡(luò)，使工程檔案管理工作在體制建設(shè)上得到保證。

（三）扎實(shí)細(xì)致做好工程檔案收集整理工作

根據(jù)不同的情況，確定相應(yīng)的收集方法，以保證檔案的完整性。例如，對(duì)于周期短、時(shí)間性強(qiáng)的檔案要及時(shí)收集；對(duì)于形成周期長(zhǎng)的檔案，如高速公路建設(shè)檔案，應(yīng)明確劃分收集的時(shí)間區(qū)段，按項(xiàng)目立項(xiàng)審批、招標(biāo)、開工、施工、竣工、驗(yàn)收等時(shí)間段收集，形成完整的檔案；對(duì)現(xiàn)有積存的檔案資料進(jìn)行全面清理，嚴(yán)格按要求進(jìn)行資料的分類、整理、保管，及時(shí)歸檔立卷，使各類檔案資料條目清楚，存放有序，管理規(guī)范。

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