探析新時(shí)期檔案管理的新思路

史維英

【摘 要】本文主要分析了當(dāng)前我國(guó)的檔案管理所遇到的難題以及存在的問(wèn)題，并針對(duì)這些問(wèn)題，提出了做好新時(shí)期檔案故那里工作的相關(guān)對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】新時(shí)期；檔案管理；新思路；新觀念

在我國(guó)構(gòu)建和諧社會(huì)的具體實(shí)踐以及發(fā)展可持續(xù)經(jīng)濟(jì)的具體工作中，常常會(huì)遇到相關(guān)企業(yè)或相關(guān)部門(mén)由于其內(nèi)部檔案工作做得不足，或者由于其對(duì)檔案資源的管理不當(dāng)，造成企業(yè)的檔案服務(wù)和社會(huì)需求發(fā)生矛盾和沖突，從而使得檔案管理工作不能發(fā)揮出其所具有的職能作用。為了使檔案資源能夠充分發(fā)揮其所具有的功能和作用，也為了使檔案服務(wù)和社會(huì)炫舞之間的矛盾能夠得到有效解決，所以，切實(shí)做好檔案管理工作，提高檔案工作人員的檔案管理水平是必須要完成的一個(gè)課題。

1.當(dāng)前檔案管理中存在的問(wèn)題

1.1檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)有待提高

我國(guó)現(xiàn)階段的檔案管理工作還處于一個(gè)不斷發(fā)展的狀態(tài)，就目前來(lái)說(shuō)，雖然我國(guó)已經(jīng)培養(yǎng)并擁有了一批較為穩(wěn)定的檔案干部隊(duì)伍，但隨著新技術(shù)和新知識(shí)的不斷產(chǎn)生與研發(fā)，其社會(huì)信息量也在不斷的增大，這便為檔案管理工作帶來(lái)了一定的難題和挑戰(zhàn)。而隨著新技術(shù)和新知識(shí)的出現(xiàn)，我國(guó)當(dāng)前所擁有的檔案干部隊(duì)伍在其文化教育程度，以及專(zhuān)業(yè)素質(zhì)上的劣勢(shì)便逐漸顯現(xiàn)出來(lái)。尤其是對(duì)一些資歷較老，年齡較大的檔案工作者來(lái)說(shuō)，其第新知識(shí)和新技術(shù)，乃至新觀點(diǎn)、新理念的接受程度和學(xué)習(xí)速度都有著一定的局限性。老化而落后的傳統(tǒng)檔案管理理論已經(jīng)不能再適應(yīng)新時(shí)期對(duì)檔案管理工作的要求，從而導(dǎo)致我國(guó)缺乏可真正派上用場(chǎng)，擁有與時(shí)俱進(jìn)的檔案管理理論以及業(yè)務(wù)技能的管理人員。

1.2檔案管理制度的規(guī)范性較為欠缺

目前，我國(guó)大部分企業(yè)都對(duì)檔案工作的重要性有了較為全面的認(rèn)識(shí)，且多數(shù)企業(yè)和單位部門(mén)等都在其內(nèi)部單獨(dú)設(shè)立了一個(gè)檔案管理部門(mén)，并制定了相關(guān)的檔案管理制度和規(guī)定，或是在原有的管理制度上作了必要的改進(jìn)和更新。但是，在另外一部分企業(yè)，尤其是一些大型的企事業(yè)單位，以及具有國(guó)家性質(zhì)的專(zhuān)業(yè)檔案館中，其檔案管理制度仍然存在著一定的不足和欠缺，主要表現(xiàn)為：檔案工作人員在對(duì)檔案資料進(jìn)行編號(hào)時(shí)，由于疏忽而造成某些檔案信息的檔號(hào)缺失；信息材料的保存較為分散，容易造成信息丟失；相關(guān)檔案卷宗的標(biāo)題不規(guī)范，為后續(xù)的檢索工作帶來(lái)不必要的麻煩等等。

1.3檔案管理的人為色彩較重

我國(guó)檔案管理人員在對(duì)企業(yè)或政府部門(mén)的檔案信息實(shí)施一系列管理工作時(shí)，由于某些外在原因，導(dǎo)致檔案管理人員不能理性的進(jìn)行管理工作，從而造成檔案信息泄密，使得檔案管理工作的公益性不能得到體現(xiàn)，有失公平。

1.4求“多”不求“精”，導(dǎo)致檢索效率低下

檔案檢索是檔案管理活動(dòng)中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，目前，檔案檢索主要有兩種方式：一是手工檢索，二是計(jì)算機(jī)檢索。但在我國(guó)的檔案管理中，其主要采用的檢索方式還是手工檢索。手工檢索的程序較為繁雜，且需要花費(fèi)檔案管理人員大量的時(shí)間，為了簡(jiǎn)化檢索程序，節(jié)省時(shí)間，因此，許多檔案部門(mén)便各發(fā)奇想，編制出了各種不同形式的檢索工具，并利用其檢索工具來(lái)實(shí)現(xiàn)簡(jiǎn)化檢索程序，節(jié)省檢索時(shí)間的目的。但在檢索工具的使用中，往往會(huì)出現(xiàn)一些求“多”而不求“精”的現(xiàn)象，檔案人員完全依靠檢索工具來(lái)完成檔案的檢索任務(wù)，導(dǎo)致其檢索效率低下。

2.把握時(shí)代與實(shí)際工作要求，做好檔案管理工作的對(duì)策

在新的目標(biāo)要求下，我們一方面應(yīng)該提高檔案管理工作的高效性，滿(mǎn)足不同人群對(duì)服務(wù)的訴求。另一方面，更重要的是實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和建立公平正義檔案管理制度的工作目標(biāo)。

2.1加強(qiáng)檔案工作人員專(zhuān)業(yè)技能和素質(zhì)的再深造

檔案管理工作深入化有利于經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)，也有利于社會(huì)進(jìn)步、政治穩(wěn)定、更重要的是與構(gòu)建和諧社會(huì)密切相關(guān)。因此，檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)技能與素質(zhì)的提高是保證這一工作深化的基礎(chǔ)。要多充實(shí)有精湛專(zhuān)業(yè)知識(shí)及專(zhuān)業(yè)技術(shù)、技能的人才。但更切合實(shí)際的是加強(qiáng)現(xiàn)有人員的再深造教育。要使現(xiàn)有人員“不甘現(xiàn)狀”，認(rèn)識(shí)到社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，新行業(yè)、新領(lǐng)域的不斷擴(kuò)張，勢(shì)必沖擊原有的檔案業(yè)務(wù)的管理思路和服務(wù)工作。因而加強(qiáng)自身的業(yè)務(wù)及專(zhuān)業(yè)的再深化、再學(xué)習(xí)，拓寬視野，提升對(duì)所涉及工作領(lǐng)域的現(xiàn)狀及發(fā)展動(dòng)態(tài)的了解，將檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)引入現(xiàn)有工作中，對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)的指導(dǎo)和改進(jìn)，將傳統(tǒng)的單一思維轉(zhuǎn)化為多樣復(fù)合思維。

2.2激發(fā)檔案管理人員的工作積極性

2.2.1轉(zhuǎn)變服務(wù)意識(shí)

檔案工作人員面臨的工作是長(zhǎng)期、單調(diào)且枯燥的，工作方法也相應(yīng)地較為傳統(tǒng)而落后，如何應(yīng)對(duì)市場(chǎng)變化的靈活性，超前服務(wù)于市場(chǎng)、社會(huì)和企業(yè)，成為檔案管理工作人員應(yīng)關(guān)注的焦點(diǎn)。因此，改變工作人員的意識(shí)，將主觀意識(shí)中伸手的概念調(diào)整為先行和創(chuàng)造，從而形成新的檔案工作理念。

2.2.2強(qiáng)化激勵(lì)機(jī)制

打破“鐵飯碗”，引進(jìn)適宜競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制，積極推行聘任合同制，通過(guò)這些手段對(duì)現(xiàn)有人員優(yōu)勝劣汰，實(shí)行擇優(yōu)上崗，使得能者上庸者下，從而激勵(lì)檔案工作者重新對(duì)自身工作有新的認(rèn)識(shí)，激發(fā)個(gè)體的潛在工作活力，最大限度地發(fā)揮個(gè)人能力，開(kāi)拓創(chuàng)新工作局面。

2.3加強(qiáng)信息化建設(shè)，發(fā)揮檔案工作在構(gòu)建和諧社會(huì)中的作用

如今在激烈競(jìng)爭(zhēng)的時(shí)代，人們對(duì)檔案服務(wù)的需求越來(lái)越高。我們的專(zhuān)業(yè)標(biāo)準(zhǔn)正在日益趨近發(fā)達(dá)國(guó)家，無(wú)論法律、技術(shù)、物質(zhì)都要和國(guó)際接軌，我們要認(rèn)真努力改變檔案服務(wù)的薄弱環(huán)節(jié)，努力滿(mǎn)足公眾需求。不能只做一些門(mén)面工程、形象工程。要給大眾提供其服務(wù)的實(shí)在性，面向公眾提供具體檔案查詢(xún)利用服務(wù)，使檔案的現(xiàn)代化與企業(yè)的信息化同步。

2.4與時(shí)俱進(jìn)，開(kāi)拓創(chuàng)新，確立檔案工作的新觀念

檔案信息使用周期加快，需求量增多，尤其是科技檔案和經(jīng)濟(jì)類(lèi)的法規(guī)文件的使用率大大提高。大多數(shù)科研部門(mén)面臨著改制，將有更多的科研成果走向市場(chǎng)，怎樣迅速地把科研成果轉(zhuǎn)變?yōu)樯a(chǎn)力，需要檔案部門(mén)提供大量科技檔案資料和經(jīng)濟(jì)類(lèi)的法規(guī)文件，為領(lǐng)導(dǎo)決策、為生產(chǎn)、科研、經(jīng)營(yíng)管理等提供有價(jià)值的信息。同時(shí)，由于經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，要求政府工作提速，也要求檔案工作提速。

3.結(jié)束語(yǔ)

檔案工作是一項(xiàng)帶有嚴(yán)重業(yè)務(wù)性色彩的工作，它對(duì)信息資料的收集、整理、保存以及利用等都是帶有一定目的性和服務(wù)性的，并且這些作用于信息資料之上的一系列工作又屬于管理學(xué)范疇，這便要求檔案管理或檔案工作人員在具備了扎實(shí)、專(zhuān)業(yè)的業(yè)務(wù)技能的同時(shí)，還要具備較強(qiáng)的檔案管理水平和檔案服務(wù)意識(shí)。新時(shí)期下做好檔案管理工作，其除了需要認(rèn)清形勢(shì)，把握住時(shí)代對(duì)檔案管理工作的要求之外，還要建立完善的管理體系，提高檔案管理工作者的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和管理水平，并著重加強(qiáng)其管理人員的創(chuàng)新意識(shí)，使其能夠改進(jìn)和創(chuàng)新檔案管理的新模式，有效提高檔案工作的速度。只有做到了以上這些，才算是真正做好了新時(shí)期下的檔案管理工作。

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