淺議養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的作用與管理

任娟

為參保職工服務(wù)，是社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。作為業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)的重要內(nèi)容，養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案以準(zhǔn)確、翔實(shí)、完整和珍貴的紙介和數(shù)字化記載，通過其潛在價(jià)值向現(xiàn)實(shí)價(jià)值的合理轉(zhuǎn)化，為領(lǐng)導(dǎo)決策和為參保職工服務(wù)提供了有利的佐證。因此說，加強(qiáng)檔案管理，是完善業(yè)務(wù)基礎(chǔ)建設(shè)，提高社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的管理服務(wù)水平，促進(jìn)養(yǎng)老保險(xiǎn)工作健康和諧發(fā)展的重中之重。筆者就檔案作用與管理和幾年來從事檔案工作的體會(huì)，談點(diǎn)粗淺的認(rèn)識(shí)。

1.明確養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的概念及構(gòu)成

養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案是養(yǎng)老保險(xiǎn)活動(dòng)中各個(gè)歷史時(shí)期所產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的文件和資料，主要涵蓋文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、業(yè)務(wù)檔案和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備檔案等等。這些檔案構(gòu)成了維護(hù)廣大參保職工根本權(quán)益不可替代的重要依據(jù)。也成為我們養(yǎng)老保險(xiǎn)事業(yè)進(jìn)步和發(fā)展的縮影。

2.明確檔案在養(yǎng)老保險(xiǎn)工作中的地位和作用

依法保障參保職工享受養(yǎng)老保險(xiǎn)待遇是目的，利用檔案資源為參保職工提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)是達(dá)到目的的手段。檔案工作是將養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、計(jì)算機(jī)和黨群行政等活動(dòng)中產(chǎn)生的文件資料，按照一定的管理方法和規(guī)則，歸集、整理、組織和保管起來，從而，搭建起社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)與參保職工溝通和服務(wù)的橋梁，保護(hù)參保職工合法權(quán)益下受損害。如果忽視檔案工作的重要性，缺乏系統(tǒng)的檔案管理機(jī)制和管理手段，那么，基金安全就不會(huì)得到有效保障，給參保職工一個(gè)明白賬就無從談起，為廣大參保職工提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)就難以實(shí)現(xiàn)，養(yǎng)老保險(xiǎn)科學(xué)發(fā)展觀就無法貫徹落實(shí)。所以，養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案在來源于實(shí)踐又服務(wù)于實(shí)踐的過程中，具有不可或缺的基礎(chǔ)地位和舉足輕重的重要作用。

3.切實(shí)加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)管理

夯實(shí)檔案在養(yǎng)老保險(xiǎn)工作中的基礎(chǔ)地位，充分發(fā)揮檔案的服務(wù)作用，應(yīng)該從強(qiáng)化檔案基礎(chǔ)管理入手，重點(diǎn)做好以下幾個(gè)方面的工作。

3.1科學(xué)分類

檔案分類不僅是當(dāng)檔文件整理中的一個(gè)工作程序，更重要的是在整個(gè)歸檔文件整理工作中具有主導(dǎo)的作用。沒有合理的分類，歸檔文件收集整理工作就無法開展下去。歸檔文件只有賦予鮮明的特征，才能加以區(qū)別和聯(lián)系，便于保管和利用。所以，確定養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)分類，是檔案歸集、整理和保管的基礎(chǔ)，同時(shí)又指導(dǎo)著其它各項(xiàng)工作的有序展開。

3.2平時(shí)歸檔

平時(shí)歸檔是立卷人員依照檔案分類與范圍。將已經(jīng)辦理完畢的文件材料，隨時(shí)歸入臨時(shí)卷夾（卷盒）內(nèi)，這就是平時(shí)歸檔。平時(shí)歸檔要“隨辦隨歸”，不得積累到第二年立卷時(shí)再歸卷。這樣，有利于保持文件材料之間的聯(lián)系，保證歸檔文件材料的齊全完整。

3.3有序整理

檔案的整理，應(yīng)按各類檔案的歸檔范圍，由各職能部門負(fù)責(zé)收集整理。歸檔文件材料的排列，要按照各類文件材料歸檔的范圍、發(fā)生時(shí)間、重要程序分門別類地收集和整理，依次進(jìn)行排列。檔案在整理后，要去掉金屬物，對(duì)破損的應(yīng)按裱糊技術(shù)要求進(jìn)行托裱。

3.4合理編號(hào)

整卷裝訂的案卷其全部卷內(nèi)文件要編統(tǒng)一的順序頁(yè)號(hào)。并以“件”為單位在文件材料的首面加蓋歸檔章。

3.5編制目錄

歸檔文件目錄包括件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、所在頁(yè)號(hào)（或件號(hào)）、備注等項(xiàng)目。件號(hào)即文件材料的排列順序號(hào)。責(zé)任者是指制發(fā)文件材料的組織或個(gè)人。文號(hào)即發(fā)文的字號(hào)。題名即文件材料的標(biāo)題。日期即文件材料的形成時(shí)間。頁(yè)數(shù)即填寫一件文件材料的總頁(yè)數(shù)。備注即需要補(bǔ)充和說明的情況，包括密級(jí)、缺損、修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等。

3.6標(biāo)準(zhǔn)化裝訂

按照國(guó)家最新的檔案管理辦法，文書類檔案可以不裝訂，可按件和保管期限直接裝盒。而會(huì)計(jì)類和養(yǎng)老保險(xiǎn)業(yè)務(wù)類檔案必須裝訂成冊(cè)。裝訂材料，必須選用經(jīng)檔案行政部門認(rèn)可，符合檔案保護(hù)要求的安全材質(zhì)。裝訂檔案，一律采用案卷左側(cè)裝訂，并將左、下側(cè)對(duì)齊，采用“三孔一線”的方法裝訂。

3.7填寫卷面

案卷封面項(xiàng)目包括：全宗名稱、案卷標(biāo)題、起始時(shí)間、保管期限、件、頁(yè)數(shù)和歸檔號(hào)。案卷封面項(xiàng)目的填寫，要求內(nèi)容完整、概括準(zhǔn)確、字跡整潔、一目了然。這里需要明確幾個(gè)欄次的概念：

（1）全宗號(hào)。全宗號(hào)欄內(nèi)按同級(jí)檔案局給定的全宗號(hào)填寫，暫未給定的此項(xiàng)可空置，待同級(jí)檔案館給定全宗號(hào)后再行填寫。

（2）年度。年度欄內(nèi)填寫盒內(nèi)文件的形成年度。填寫時(shí)要采用公元紀(jì)年，以4位阿拉伯小寫數(shù)字表示，不得簡(jiǎn)化。

（3）保管期限。保管期限欄一般以漢字全稱表示，分為“永久”、“長(zhǎng)期”、“短期”。長(zhǎng)期為16-50年，短期為15年以下。

（4）機(jī)構(gòu)或問題。機(jī)構(gòu)或問題欄是指按哪種類目進(jìn)行分類。如果檔案按科室分就是“機(jī)構(gòu)”，如“辦公室、業(yè)務(wù)科”；如按照業(yè)務(wù)類目分就是“問題”，如“基金核定表”、“業(yè)務(wù)臺(tái)賬”。

3.8檔案裝盒

不同類別、不同年度、不同保管期限的歸檔文件材料不能放入同一檔案盒。檔案盒的厚度與歸檔文件材料的厚度相適應(yīng)，避免歸檔文件材料彎曲受損。

3.9定期移交

按照有關(guān)規(guī)定，凡在工作中形成的在歸檔范圍內(nèi)的文件材料，均由相關(guān)責(zé)任部門進(jìn)行整理、立卷、裝訂，并定期移交檔案部門歸檔。各職能部門應(yīng)在次年初向檔案管理部門移交檔案，交接雙方根據(jù)移交目錄清點(diǎn)核對(duì)，并履行簽字手續(xù)。應(yīng)歸檔的文件材料要齊全完整。

3.10規(guī)范排列

案卷移交檔案室后，管理檔案人員要將一個(gè)年度、一個(gè)類別的案卷進(jìn)行系統(tǒng)化的排列，使卷與卷之間保持一定聯(lián)系，固定順序。便于查找利用。

為了保證檔案的安全完整和檔案工作的順利開展，在完成上述步驟的同時(shí)，社保經(jīng)辦部門還應(yīng)建立健全各類檔案管理制度。如檔案銷毀制度、檔案保管制度、檔案借閱制度和考核與獎(jiǎng)懲制度等等。與此同時(shí)，還要加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的教育和管理，要求檔案工作人員認(rèn)真履行崗位職責(zé)，堅(jiān)決杜絕檔案遺失、毀損、泄密等事件的發(fā)生。如果發(fā)生上述事件，要依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)追究當(dāng)事人和有關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。情節(jié)嚴(yán)重的，將依法追究其法律責(zé)任。

4.養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案工作的發(fā)展方向是逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理

所謂數(shù)字檔案，就是以計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，把紙介文字和數(shù)據(jù)、圖像、聲音等檔案資源存貯在計(jì)算機(jī)和光盤中，以計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)等方式為各項(xiàng)工作服務(wù)，它具有檔案資源共享化、信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化和服務(wù)對(duì)象廣泛化的數(shù)字化的基本特征。相對(duì)傳統(tǒng)紙介檔案以陣地服務(wù)為主，通過檔案室案卷內(nèi)各種文本文件來提供服務(wù)的手工管理辦法，更具有存儲(chǔ)量大、檢索方便、便于提供利用的特點(diǎn)。實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，是我國(guó)社會(huì)保障體系建設(shè)、社會(huì)保障信息化建設(shè)和提高社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)管理服務(wù)水平的必然要求、緊迫任務(wù)和發(fā)展方向。

社保部門的工作人員，都是檔案的形成者、使用者和管理者，讓我們共同攜起手來，肩負(fù)起對(duì)歷史負(fù)責(zé)、為現(xiàn)實(shí)服務(wù)、替未來著想的神圣使命，以嶄新的姿態(tài)和勤奮的工作，為養(yǎng)老保險(xiǎn)事業(yè)的發(fā)展、為維護(hù)廣大參保職工的利益，留下真實(shí)、完美和永恒的軌跡。