淺談檔案信息資源開發(fā)與開放

寇宇可

1.檔案信息資源開發(fā)與開放理論辨析

新時期檔案信息資源開發(fā)不僅包括開發(fā)工作本身，還包括檔案信息資源開發(fā)與檔案信息資源建設(shè)、檔案基礎(chǔ)工作、檔案開放工作、檔案利用工作、檔案信息化建設(shè)、檔案社會化服務(wù)的關(guān)系，研究它們之間的內(nèi)在聯(lián)系，從而解決檔案信息資源開發(fā)的基礎(chǔ)、條件、手段、目的等問題，以便進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息資源開發(fā)工作。

檔案信息資源開放就是將一般可以公開的和保密期滿的檔案信息資源，解除“封閉”，向社會開放，允許檔案用戶在履行簡便的手續(xù)后，即可通過一定的方式，進(jìn)行開發(fā)利用。

2.檔案信息資源開發(fā)與開放策略的制定

2.1在建設(shè)中開發(fā)和開放

2.1.1科學(xué)調(diào)整資源結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)資源整合力度

（1）調(diào)整檔案信息資源結(jié)構(gòu)。檔案信息結(jié)構(gòu)包括檔案資源種類與成分的狀況，所以調(diào)整檔案信息資源的結(jié)構(gòu)應(yīng)從兩方面入手：①增加種類。②增加成分。

（2）加強(qiáng)檔案信息資源整合力度。

一是新時期對檔案信息資源的整理，包括檔案的基礎(chǔ)性整理，即通過系統(tǒng)化和編目工作，保持檔案在來源、時間、內(nèi)容和形式上的固有聯(lián)系；檔案的研究性整理，即通過編纂加工，去偽存真，去粗取精，由表及里，使信息價值得到升值，從而在資政、育人、存史等方面發(fā)揮獨(dú)到的作用；二是新時期對檔案信息資源的組合，是指根據(jù)整合的目標(biāo)，采取法律、行政、技術(shù)、輿論等方面的措施，使國家檔案資源在結(jié)構(gòu)上趨于合理，在配置上趨于優(yōu)化。

2.1.2加快數(shù)字化進(jìn)程

（1）目錄信息數(shù)字化。檔案信息數(shù)字化，必須以目錄信息數(shù)字化為前提，其實(shí)質(zhì)就是建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。做好該項工作的關(guān)鍵是嚴(yán)格規(guī)范檔案信息的著錄標(biāo)引及其機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)的錄入工作，科學(xué)選定檔案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)。

（2）檔案全文數(shù)字化。檔案全文數(shù)字化的技術(shù)實(shí)現(xiàn)分兩種情況：如歸檔文件本身就是某種文本或圖像格式的電子文件，只需將這類數(shù)據(jù)按規(guī)定轉(zhuǎn)換成規(guī)范格式，然后按一定的組織方式存入檔案全文庫，建立全文檢索系統(tǒng)；如歸檔的文件是傳統(tǒng)載體的文字或圖像，這類文件在轉(zhuǎn)化為數(shù)字化文件時可選擇以掃描圖像方式存儲、以文本方式存儲和以文本連接掃描圖像方式存儲三種模式。

（3）數(shù)字化檔案的采集。進(jìn)行數(shù)字化檔案的采集時，不僅要對檔案信息的全文信息內(nèi)容進(jìn)行采集，還要對數(shù)字化檔案的相關(guān)信息，如檔案的元數(shù)據(jù)（電子文件的軟硬件信息等）、背景信息（電子文件產(chǎn)生的背景）、相關(guān)日志（電子檔案產(chǎn)生的時間）等都一并進(jìn)行采集，并實(shí)施前端控制。

2.1.3改善檢索功能

（1）增加新的檢索功能。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，對檔案信息資源的各種加工是對檔案檢索功能的一種改善，利用信息技術(shù)將檔案著錄與標(biāo)引完成，在檔案進(jìn)行檢索時，使檔案信息的查找更加準(zhǔn)確與便捷；（2）利用先進(jìn)的檢索技術(shù)。目前普遍利用的先進(jìn)檢索技術(shù)主要有兩個：全文信息檢索技術(shù)與多媒體信息檢索技術(shù)。

2.2以開放促開發(fā)

2.2.1制定可操作的開放規(guī)則

首先，應(yīng)因檔案的不同類型制定不同的檔案開放年限，公文、經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、軍事的檔案開放年限就不應(yīng)該一概而論；其次，雖然在制定檔案開放限度時，會因密級的不同而不同，應(yīng)及時對限制開放的檔案進(jìn)行鑒定；再次，應(yīng)該根據(jù)社會當(dāng)前的發(fā)展形勢、社會的熱門趨勢來確定檔案的開放年限；最后，就是指規(guī)則的詳細(xì)程度，對于開放規(guī)則也要像法律一樣，依不同情形制定出不同的實(shí)施辦法，對每一類型的檔案都要分得很清楚，并且要制定不同級別的檔案工作人員審查不同級別的檔案，將責(zé)任落實(shí)到人頭。

2.2.2對開放檔案進(jìn)行深層次開發(fā)

（1）挖掘開放檔案的新價值。檔案信息在對社會各行業(yè)開放的同時，也參與了各行業(yè)的社會活動，必然會推動該行業(yè)和社會產(chǎn)生新的價值，檔案管理人員就應(yīng)該積極將其挖掘出來，從而也體現(xiàn)了檔案管理的社會價值的升華；（2）擴(kuò)大開放檔案的信息功能。由于傳統(tǒng)觀念的影響，現(xiàn)行文件的提供對象一直局限于文件的形成者。

2.2.3積極穩(wěn)妥地進(jìn)行網(wǎng)上傳播

網(wǎng)絡(luò)作為現(xiàn)今社會傳遞信息最為快捷的方式之一，逐漸被運(yùn)用到檔案信息的傳遞中來。但從目前來看，網(wǎng)絡(luò)在檔案信息傳播中的運(yùn)用，并不如傳播其他信息那樣普遍。在新時期，對檔案信息傳播要求快速、便宜，以適應(yīng)社會的快速發(fā)展節(jié)奏，促進(jìn)檔案信息資源開發(fā)的快速進(jìn)行，因此保證檔案信息網(wǎng)上傳播的快速及安全，是急需解決的問題。

2.3多種開發(fā)方式相結(jié)合

2.3.1傳統(tǒng)方式與現(xiàn)代方式結(jié)合

對于傳統(tǒng)的、可以很方便或是易于數(shù)字化的檔案，其中包括近現(xiàn)代形成的一些檔案，例如以紙質(zhì)、膠片、音像、磁帶、光盤為載體的檔案，可以依據(jù)相應(yīng)的轉(zhuǎn)化方法與轉(zhuǎn)化格式，將其轉(zhuǎn)化為PDF等電腦可以識別的模式，在這種模式下將檔案進(jìn)行現(xiàn)代化的檔案信息開發(fā)、傳輸，最終能夠上載到網(wǎng)絡(luò)、或儲存到數(shù)據(jù)庫里提供利用。而對于一些年代較久遠(yuǎn)不可以運(yùn)用現(xiàn)代開發(fā)方式對其進(jìn)行開發(fā)的檔案，如體積較大的實(shí)物檔案、一些年代較久遠(yuǎn)的宣紙載體的檔案等，提供利用的方式只能是進(jìn)行實(shí)物展覽等。因此，傳統(tǒng)檔案的開發(fā)模式將在相當(dāng)長的一段時間內(nèi)與現(xiàn)代檔案開發(fā)方式并存，以互補(bǔ)的方式存在。

2.3.2公益性方式與商業(yè)性方式結(jié)合

檔案信息是社會的公共記錄，社會公眾對檔案具有很強(qiáng)的公共需求，并且提供公共服務(wù)是檔案部門的義務(wù)，因此檔案信息的開發(fā)應(yīng)主要以公益性開發(fā)為主。在進(jìn)行公益性開發(fā)的同時，還要進(jìn)行商業(yè)性開發(fā)。因?yàn)闄n案所具有的知識價值、科技價值、文化價值、藝術(shù)價值以及在開發(fā)過程中附加勞動所形成的附加價值，使得一部分檔案信息資源具有可欣賞性、可研究性、可收藏性、可增值性，從而形成了一定的市場和商業(yè)價值。

2.3.3獨(dú)立方式與合作方式結(jié)合

在目前，檔案信息資源的開發(fā)方式多以獨(dú)立的方式進(jìn)行開發(fā)，獨(dú)立的開發(fā)方式是指各個檔案部門對檔案的開發(fā)只局限于對于本檔案館或本檔案室的檔案進(jìn)行開發(fā)。這種開發(fā)方式有利也有弊，有利的一面是指檔案開發(fā)人員對本檔案館的檔案已經(jīng)非常熟悉，對本館的檔案特色相對來說也很了解，開發(fā)時可以有針對性、系統(tǒng)性地對檔案進(jìn)行開發(fā)。而有弊的一面就是指檔案開發(fā)的局限性，這種獨(dú)立的開發(fā)方式限定了檔案開發(fā)人員的思維模式，提起開發(fā)就想到要依據(jù)本館檔案的特點(diǎn)而開發(fā)，久而久之思想僵化；并且由于本館（室）檔案數(shù)量的有限、結(jié)構(gòu)內(nèi)容的相對單一，使檔案的開發(fā)成果不具有全面性與完整性，這種割裂式、各自為戰(zhàn)的開發(fā)方式必然導(dǎo)致檔案信息開發(fā)成果有缺陷。因此，檔案的開發(fā)要以獨(dú)立開發(fā)與合作開發(fā)方式相結(jié)合進(jìn)行開發(fā)。

2.4以利用促進(jìn)開發(fā)

2.4.1以開發(fā)保障利用

（1）開發(fā)成果要適應(yīng)時代要求，保持與社會所關(guān)注的熱點(diǎn)問題的同步性。當(dāng)社會出現(xiàn)一個新動向，或者是政府發(fā)布了一個新文件新公告等其他類似情況，或可以吸引公眾或政府眼球的事件，那么檔案的開發(fā)就要跟隨這些事件的發(fā)生而開展；（2）開發(fā)要保障利用的易得與暢通。檔案信息開發(fā)出來并不是讓它束之高閣，而是要將檔案開發(fā)成果在社會上公布與流通，所以就要通過各種傳播手段，各種可以讓利用者最容易得到檔案信息開發(fā)成果的手段，將開發(fā)成果傳遞到利用者手中。在新時期，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)延伸到各個角落，那么在網(wǎng)上傳播開發(fā)成果是最為高效的，也更能保障檔案信息開發(fā)成果的利用。

2.4.2開發(fā)時充分考慮利用者的需求

在開發(fā)的最初，檔案的開發(fā)人員必定要根據(jù)利用者的需求來確定開發(fā)的范圍及開發(fā)程度。如果利用者對此問題十分關(guān)注，那么開發(fā)成果就要更為詳細(xì)與周全，開發(fā)所用的資料也要更為充分，如果利用者對開發(fā)的內(nèi)容不是很認(rèn)可與熱心，那就要考慮這個開發(fā)的范圍、程度與所用的時間，甚至應(yīng)該考慮還應(yīng)不應(yīng)該繼續(xù)下去。