新時(shí)期檔案的數(shù)字化管理

李佰

【摘 要】現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用與推廣促使檔案管理從傳統(tǒng)的手工管理模式向數(shù)字化、信息化管理模式轉(zhuǎn)變，新理論、新技術(shù)以及新思維的應(yīng)用使檔案事業(yè)邁上了一個(gè)新的發(fā)展平臺(tái)。當(dāng)前，如何做好新時(shí)期檔案的數(shù)字化管理已成為備受關(guān)注的一個(gè)問題。本篇文章從新時(shí)期檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性入手，對檔案數(shù)字化建設(shè)和管理工作開展的意義作深入分析，并針對新時(shí)期的檔案管理要求，對檔案數(shù)字化管理的具體實(shí)施方式進(jìn)行論述。

【關(guān)鍵詞】新時(shí)期；檔案管理；數(shù)字化；建設(shè)；意義

現(xiàn)階段，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展需求，在具體實(shí)施時(shí)出現(xiàn)了大量的弊端和缺陷。為了解決這一問題，克服傳統(tǒng)檔案管理模式所遇到的管理難題，提高檔案管理質(zhì)量，就必須結(jié)合經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展需要，通過對現(xiàn)代化技術(shù)手段的利用，實(shí)現(xiàn)新時(shí)期下檔案管理的信息化和數(shù)字化，從而提高檔案管理質(zhì)量，促進(jìn)檔案事業(yè)的長足發(fā)展。

1.檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性

對檔案進(jìn)行數(shù)字化管理和建設(shè)具有一定的必要性，其主要原因如下：

1.1傳統(tǒng)檔案信息資料存儲(chǔ)困難

在檔案管理活動(dòng)中，我們所搜集、整理、保存和利用的檔案資料都是具有一定價(jià)值意義的，它是人類歷史上所留下的一筆寶貴財(cái)富，需要好好保管、收藏。而對于這些有價(jià)值意義的檔案資料進(jìn)行儲(chǔ)存、收藏以及管理時(shí)，如果還采用傳統(tǒng)的手工檔案管理模式，那么在存儲(chǔ)一些紙質(zhì)資料時(shí)，便很有可能因?yàn)榇鎯?chǔ)方式的不當(dāng)，或者因?yàn)槟甏眠h(yuǎn)而造成資料丟失或破損，導(dǎo)致檔案存儲(chǔ)失敗。另一方面，隨著檔案管理涉及的領(lǐng)域越來越廣，內(nèi)容越來越多，檔案信息資料存儲(chǔ)載體的種類也變得越來豐富。不斷豐富的檔案信息載體種類給檔案的管理帶來了困難，多種存儲(chǔ)方式的結(jié)合與應(yīng)用不但增加了檔案管理的工作量，占用了檔案館或檔案室的大部分空間，還加大了檔案信息資料的存儲(chǔ)難度，增加了檔案管理成本。

1.2檔案信息資料管理和查詢難

傳統(tǒng)的檔案管理的工作量較大，工作步驟繁多，檔案管理人員在工作過程中難免會(huì)因?yàn)榇中亩l(fā)生工作失誤，出現(xiàn)信息資料遺漏、破損等現(xiàn)象。再加上其所進(jìn)行管理的對象多為紙質(zhì)資料，在具體管理時(shí)只能依靠手工操作來建立索引數(shù)據(jù)，并做好記錄；如果有資源利用者前來查詢和檢索某類資料，管理人員往往需要通過查找案卷目錄——查找文件目錄——查找檔案存放位置——調(diào)卷等多流程方式才可實(shí)現(xiàn)檔案資源的正確檢索，這樣的檢索方式對利用者的時(shí)間是一種嚴(yán)重浪費(fèi)。

1.3檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高

從目前狀況看，從事檔案工作的人員中有相當(dāng)一部分人員素質(zhì)偏低，很多部門缺乏專業(yè)技術(shù)人才，尤其是具備檔案管理和計(jì)算機(jī)信息處理的復(fù)合型人才。雖然有些檔案部門對其從業(yè)人員也進(jìn)行過培訓(xùn)，但培訓(xùn)效果甚微。正如有些檔案人員反映說“：培訓(xùn)年年搞，講課老一套，學(xué)員不愿聽，老師不愿教”。所以有些檔案部門雖然引進(jìn)了先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，但是因?qū)I(yè)人才缺乏而未能充分發(fā)揮其作用。檔案人員的素質(zhì)已經(jīng)嚴(yán)重制約了檔案數(shù)字化的發(fā)展。

2.加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理的幾點(diǎn)建議

2.1建立健全電子檔案管理制度

檔案數(shù)字化建設(shè)應(yīng)該由國家檔案局統(tǒng)一規(guī)劃和組織，由上至下建立起統(tǒng)一的電子檔案管理制度和辦法，統(tǒng)一規(guī)范電子檔案的掃描、制作、收集和歸檔辦法、程序、時(shí)效等內(nèi)容，使各級檔案部門和基層檔案工作者有法可依、有章可循。同時(shí)，對電子檔案要定期整理、分類歸檔、專人負(fù)責(zé)、妥善保管，避免因機(jī)構(gòu)改革、個(gè)人工作崗位調(diào)整、所用計(jì)算機(jī)更迭、工作移交過程中的疏漏等原因引起的電子檔案歷史資料的遺散，確保電子檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性。

2.2建立檔案管理信息化平臺(tái)

將大量的檔案信息數(shù)字化，是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程，首先要做好館藏情況的調(diào)查，包括檔案的類型、狀態(tài)、館藏?cái)?shù)量、檔案信息利用等基本情況。根據(jù)館藏情況制訂檔案電子化的科學(xué)規(guī)劃，包括掃描儀等硬件的購置計(jì)劃和數(shù)字化處理規(guī)劃，而且檔案數(shù)字化是一個(gè)較長的過程，硬件的購置不可能一步到位，也不需要一步到位，因?yàn)閺膶?shí)際和長遠(yuǎn)打算，保證硬件設(shè)備的成龍配套，使其具有較強(qiáng)的支撐力。檔案數(shù)字化實(shí)施應(yīng)貫徹“突出重點(diǎn)，分布進(jìn)行”的原則，對館藏重點(diǎn)和利用率高的檔案先電子化，早日滿足大多數(shù)利用者的需求。同時(shí)，在檔案數(shù)字化的進(jìn)程中，要逐步建立電子檔案應(yīng)用共享平臺(tái)，在內(nèi)部局域網(wǎng)服務(wù)器上開辟專區(qū)，以科室為單位按業(yè)務(wù)類別建立檔案目錄，目錄下按發(fā)生時(shí)間存放相關(guān)電子檔案資料。

2.3加強(qiáng)電子檔案管理人員的培養(yǎng)

電子檔案管理是一個(gè)新事物，從事電子檔案管理人員必須具備既有檔案管理方面的知識(shí)，又懂得并掌握計(jì)算機(jī)信息管理等方面的技術(shù)技能。因此，培養(yǎng)和選用一批電子檔案管理人員是檔案部門的當(dāng)務(wù)之急。就目前各檔案部門來說，一是要有針對性的吸納專業(yè)型的人才充實(shí)到檔案隊(duì)伍中來。二是加大教育投入，培養(yǎng)一批既能熟練計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，又熱愛檔案事業(yè)的專門人才，以滿足電子檔案管理的需求。三是抽調(diào)一部分檔案管理人員，進(jìn)行電子檔案基礎(chǔ)知識(shí)、計(jì)算機(jī)管理技術(shù)、數(shù)字通信技術(shù)的強(qiáng)化培訓(xùn)，使他們迅速掌握電子檔案管理的技能，解決人才缺乏的現(xiàn)狀。

2.4加強(qiáng)電子文件軟、硬件設(shè)施管理

要積極開辟電子文件存儲(chǔ)的新途徑，為檔案管理部門配備必要的計(jì)算機(jī)刻錄設(shè)備，對應(yīng)歸檔的電子文件、數(shù)據(jù)資料采用通用格式的光盤存儲(chǔ)。要及時(shí)修補(bǔ)管理軟件的安全漏洞，對防火墻和防病毒軟件實(shí)現(xiàn)全天候自動(dòng)升級，搞好檔案上傳、下載的安全等級和訪問權(quán)限。在硬件管理上，要進(jìn)一步完善電子文件和計(jì)算機(jī)設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境，強(qiáng)化防磁設(shè)施的完善和維護(hù)，有條件的應(yīng)及時(shí)升級服務(wù)器主機(jī)和數(shù)據(jù)庫的硬件設(shè)施，確保檔案電子信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過程中安全、穩(wěn)定。

3.結(jié)束語

綜上所述，新時(shí)期下的檔案管理工作想要獲得良好的管理成效，就必須借力于現(xiàn)代化數(shù)字信息技術(shù)。通過建立檔案信息化管理平臺(tái)，健全和完善信息化管理機(jī)制，加強(qiáng)檔案管理人員綜合素質(zhì)和專業(yè)能力的培養(yǎng)等方法，全方位做好檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，以確保我國檔案管理工作的正常開展，進(jìn)而促進(jìn)檔案事業(yè)的步步高升。

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