淺談網(wǎng)絡環(huán)境下檔案管理的創(chuàng)新方法

田雪

信息化時代互聯(lián)網(wǎng)絡技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)和多媒體技術(shù)的不斷發(fā)展，對傳統(tǒng)檔案管理帶來巨大挑戰(zhàn)，也給網(wǎng)絡化下的檔案管理帶來了新的壓力與挑戰(zhàn)。

1.打造專業(yè)隊伍

網(wǎng)絡環(huán)境下，檔案信息服務工作的要求不斷提高，尤其是計算機、網(wǎng)絡傳輸技術(shù)等廣泛應用于檔案信息的采集、組織、加工等后，對檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)提出了更高的要求，除了要掌握檔案知識外，還有對計算機網(wǎng)絡等知識運用純熟。因此，檔案管理部門要對現(xiàn)有業(yè)務人員進行知識更新培訓，提高他們的知識含量，業(yè)務水平，使之成為全能的檔案管理人才。特別是以往沉淀下來的傳統(tǒng)檔案紛繁復雜，轉(zhuǎn)換需要一定的時間和人力物力，所以就要求檔案管理部門要配備一支高精尖隊伍，加速實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案到電子檔案的轉(zhuǎn)換。

2.加速傳統(tǒng)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換進程

在網(wǎng)絡環(huán)境下，檔案管理者要正確對待傳統(tǒng)檔案與電子檔案的關(guān)系，畢竟許多網(wǎng)絡檔案信息的主要來源除了在網(wǎng)絡系統(tǒng)中自動生成的電子文件外，還有很多是傳統(tǒng)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換而來的，因此，加快傳統(tǒng)檔案資源數(shù)字轉(zhuǎn)換進程，提高檔案的使用效率，成為當下檔案部門的重要工作之一。檔案部門要針對現(xiàn)有檔案數(shù)量及結(jié)構(gòu)，結(jié)合利用者的需求狀況，有計劃的實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，讓現(xiàn)有檔案實現(xiàn)網(wǎng)上傳閱，使利用者足不出戶就可以得到更多自己所需的檔案信息。

3.不斷轉(zhuǎn)變觀念來完善檔案管理機制

對于我國經(jīng)濟體制改革的不斷發(fā)展，工作也由原來的傳統(tǒng)模式，轉(zhuǎn)變成為如今更適應經(jīng)濟發(fā)展的網(wǎng)絡方式。對于社會福利求助，基層民主政治、消防建設，專項社會事務管理等各個方面都有了明顯的改變。打破固有的傳統(tǒng)思維模式，積極研究檔案資源，改變檔案工作中的職能、性質(zhì)及管理方式，讓檔案管理工作對領(lǐng)導層的決策起著積極的作用。只有不斷完善民政檔案管理機制，才能適應新形勢下的經(jīng)濟體制步伐。從傳統(tǒng)的借閱式檔案利用方式轉(zhuǎn)變成現(xiàn)今的網(wǎng)上共享瀏覽，從原先單一的檔案收集方式轉(zhuǎn)變成為多渠道模式，檔案管理工作都需要緊密結(jié)合工作中新的改革方向，以此實現(xiàn)檔案管理在方法、內(nèi)容及服務上的創(chuàng)新。

4.不斷加快信息化來促進檔案管理數(shù)字化水平

在國家信息化建設不斷加快的情況下，檔案工作也應跟上信息化的步伐，檔案工作信息化是衡量檔案管理服務水平的重要標準。檔案管理的信息數(shù)字化，直接影響著檔案部門的工作。檔案信息系統(tǒng)的集成，為日后有效利用檔案材料起著至關(guān)重要的作用。同機關(guān)的電子檔案管理實行同步，讓文檔一體化成為現(xiàn)實，對于文書檔案進行數(shù)字化的錄入，對于長久保存方便查閱有著不可估量的作用。

5.增加信息服務的意識

在網(wǎng)絡發(fā)展迅猛的今天，檔案部門傳統(tǒng)的信息管理方式已越來越不能滿足人們的需要，社會和公眾需要更加先進的信息汲取方式，這就要求檔案部門一定要增加服務社會、公眾的意識，及時迅速的轉(zhuǎn)變思想，增強服務意識，迅速把檔案信息化管理工作上升到一定的高度，使得檔案信息化水平快速提高。

6.建立完善的檔案管理規(guī)章制度

相關(guān)的檔案管理規(guī)章制度，能夠確保檔案管理工作順利進行。上級領(lǐng)導應對檔案部門進行一定的監(jiān)督管理，能夠?qū)翌C布的相關(guān)檔案法律法規(guī)進行學習，提高全體工作人員對于檔案管理重要性的認識?？梢园凑諜n案的類別，比如檔案歸檔、借閱與利用、保密制度等，來進行相關(guān)檔案管理規(guī)章制度的了解，并匯編成冊，讓各部門各崗位人員都能學習到。在進行考核過程中，可以加入檔案管理人員的績效考核制度，這樣才能提高管理人員的工作積極性，激勵起對檔案管理工作的熱情。

7.注重反饋渠道

檔案信息反饋方法在檔案信息資源開發(fā)利用中起著重要的作用。檔案信息反饋工作主要是通過檔案反饋信息的收集整理并對其中存在的問題進行分析，從而提高信息資源開發(fā)利用的科學性、合理性、系統(tǒng)性。所以做好檔案信息反饋工作主要做好下面二點，一是強化對檔案管理者的職業(yè)道德和業(yè)務知識培訓，增強他們的服務意識，充分發(fā)揮工作的能動性；二是加強對信息使用者的宣傳工作，通過信息使用者反饋出更多更好的建設性意見，從而提檔案信息管理水平。

8.維護檔案信息的網(wǎng)絡安全

互聯(lián)網(wǎng)的應用使公眾對檔案信息的使用更加快捷，但同時網(wǎng)絡環(huán)境下黑客的入侵，病毒的威脅，給檔案信息的安全也帶來了隱患。如何保護好檔案信息安全，也成為檔案管理部門重要工作之一。一是檔案管理部門要加強技術(shù)研究，采用信息安全技術(shù)，如檔案信息加密技術(shù)。通過加密是保障檔案信息安全的最核心的技術(shù)措施。檔案信息加密過程是由形形色色的加密算法來具體實施的，它以較小的代價獲得較大的安全保護。二是要制定嚴密的管理制度，加強檔案信息資源管理。如要建立內(nèi)部檔案信息網(wǎng)站和外部檔案信息網(wǎng)站分別管理，前者只對供檔案信息機構(gòu)內(nèi)部使用，后者可以對公眾分享，在公開的檔案信息網(wǎng)站上發(fā)布。使得檔案信息既得到了共享，又不會泄密，此外對系統(tǒng)運行環(huán)境進行安全管理，也是保證檔案信息資源共享有一個安全的平臺重要因素。